Warum erfordert eine echte Optimierung von Geschäftsprozessen ein Prozessdesign? 

Von Shoeb Javed, Produktmanager bei iGrafx 

Es ist kein Geheimnis, dass es im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld nicht ausreicht, einfach so weiterzumachen wie bisher. Die Unternehmen stehen heute vor einer neuen Reihe von Herausforderungen. Sie stehen unter dem wachsenden Druck des Marktes, die Kundenzufriedenheit zu verbessern, die Leistung anzukurbeln und das Versprechen wahrhaft rationalisierter und digitaler Angebote zu halten. 

Um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, führen viele Unternehmen datengestützte Entscheidungsprozesse ein. Tools für Prozessintelligenz und Data Mining haben an Popularität gewonnen, da die Unternehmen versuchen, ein besseres Verständnis ihrer eigenen Prozesse zu erlangen. Gleichzeitig nutzen Unternehmen die Prozessautomatisierung, um Kosten zu senken, ihre Geschäftsprozesse zu vereinfachen und die Effizienz zu steigern. 

Im Prinzip ist dieser Ansatz logisch: Nutzen Sie Prozessintelligenz, um zu verstehen, was vor sich geht, und Prozessautomatisierung, um die Abläufe zu vereinfachen und zu rationalisieren. 

In der Praxis wird jedoch in dem Maße, in dem Unternehmen auf der ganzen Welt diese Lösungen einführen, eine Tatsache immer deutlicher: Der Nutzen von Intelligenz und Automatisierung als eigenständige Lösungen ist begrenzt. 

Mit Prozessintelligenz allein lassen sich keine bedeutenden Veränderungen herbeiführen. Ebenso bringt eine Automatisierung, die nicht mit den täglichen Veränderungen in der Art und Weise, wie Sie Geschäfte machen, verbunden ist, keinen wirklichen Wert. 

Diese Diskrepanz hat dazu geführt, dass viele Anbieter von Software für Geschäftsprozesse versuchen, ein ganzheitlicheres Angebot zu schaffen, das die beiden Hälften direkt miteinander verbindet, um ein synergetisches Produkt zu schaffen. 

Von der Extraktion bis zur Automatisierung 

Anstelle des historischen Ansatzes, bei dem sich die Anbieter in der Regel auf die Erforschung von Prozessen und Aufgaben oder auf die Automatisierung konzentrierten, ergreifen viele nun Maßnahmen, um den Teil des Angebots zu erwerben, den sie nicht haben. 

So interessieren sich Unternehmen, die sich auf die Automatisierung von Prozessen spezialisiert haben, nun auch für Prozessintelligenz und den Bergbau. Ebenso springen die Bergbauunternehmen auf den Zug der Automatisierung auf. Das ist ein Schritt nach vorn, aber die Wahrheit ist, dass die direkte Kombination dieser Elemente das Optimierungspuzzle nicht löst. 

Der Mitte fehlt etwas Lebenswichtiges. 

Ein Problem des Prozesses 

Das Problem bei der direkten Kopplung von Prozessautomatisierung und Intelligenz (oder der unabhängigen Anwendung) besteht darin, dass es unmöglich ist, die Prozesse in Echtzeit zu verfeinern und zu verbessern. Mit anderen Worten: Es gibt keine kontinuierliche Verbesserung. 

Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen, das seine Prozesse mithilfe des Bergbaus abbildet. Das Unternehmen hat einige seiner größten Hindernisse identifiziert und gute Prozesse gefunden, die Kandidaten für eine Automatisierung sind. Es nutzt, was es gelernt hat, wendet die Automatisierungselemente an und wartet auf den massiven Produktivitätsgewinn. 

Und ja, es ist sehr wahrscheinlich, dass es eine gewisse Verbesserung – vielleicht sogar eine große Verbesserung der Abläufe geben wird. 

Doch im Laufe der Zeit ändern sich die Dinge. Die Prozesse verändern sich. Die strategische und taktische Ausrichtung des Unternehmens ändert sich, und das bestehende System passt nicht mehr ganz. Manche Leute fangen wieder an, die Dinge “auf die alte Art” zu erledigen, weil das einfacher ist als der Versuch, neue Prozesse an das bestehende System anzupassen. 

Das Problem ist, dass sie versuchen, neue Entscheidungen und neue Führungskräfte an ein statisches Modell anzupassen – eine Momentaufnahme dessen, was ihr Unternehmen früher gemacht hat. 

Folglich fügen sich die beiden Aspekte Intelligenz und Automatisierung nicht zu einem kohärenten, sich gegenseitig verstärkenden System zusammen. Was fehlt, ist die kontinuierliche Verfeinerung und Verbesserung, die durch ein drittes Element bewirkt wird: das Prozessdesign. 

Eine bessere Gestaltung 

Die Idee hinter der Gestaltung von Geschäftsprozessen ist, dass Sie, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen, ständig verstehen müssen, was in Ihren Prozessen vor sich geht. Das bedeutet, dass Sie die Prozesse in Echtzeit überwachen, die Leistung und die Ergebnisse überprüfen und die Prozesse proaktiv verfeinern und verbessern müssen.   

Das Gestaltungselement ist also zwischen Intelligenz und Automatisierung angesiedelt. Es bildet eine Brücke, die es ermöglicht, die Ergebnisse der Prozesse und den durch jede Veränderung erzielten Wert kontinuierlich abzubilden. 

Dadurch wird ein weitgehend statisches System in ein dynamisches System umgewandelt. Die Prozesse passen sich dem Wachstum und der Entwicklung des Unternehmens an. Neue Prozesse werden bedarfsgerecht gestaltet und laufend auf ihre Effizienz hin überprüft. 

Noch besser: Durch die Integration von Predictive Analytics und Prozesssimulation wird es möglich, Entscheidungen auf der Grundlage dessen zu treffen, was man für die Zukunft vorhersagt. Diese Fähigkeiten kommen zur Prozessintelligenz hinzu und verbinden sich mit deren Gestaltung. Das Ergebnis ist echte betriebliche Intelligenz, die Daten über vergangene Prozesse mit zukunftsorientierten Vorhersagefähigkeiten kombiniert. 

Für Unternehmen bedeutet dieser Ansatz der Prozessoptimierung, dass sie nicht mehr auf das reagieren, was sich geändert hat. Stattdessen können sie ihre Strategie und ihre Prozesse so planen, dass sie den neuen Anforderungen gerecht werden. 

Wert für das Unternehmen schaffen 

Nehmen wir wieder das Beispiel eines Unternehmens, das versucht, seine Produktivität und seine Prozesse zu verbessern, indem es die Elemente Design und betriebliche Intelligenz hinzufügt. 

Der Zugriff auf Daten über laufende Prozesse eröffnet dem Unternehmen neue Möglichkeiten. Zunächst einmal kann das Unternehmen so die Wege der Kunden nachvollziehen und Verbesserungen an den Prozessen vornehmen, um ein besseres Kundenerlebnis zu gewährleisten. Nicht erst in der nächsten Woche oder im nächsten Jahr, sondern jeden Tag. 

Wenn das Unternehmen in einer Branche tätig ist, in der es strenge Compliance- und Regulierungsstandards einhalten muss, z. B. im Gesundheitswesen, profitiert es von zusätzlichen Vorteilen. Es kann nun seine Compliance in Echtzeit überwachen, Risiken dokumentieren und verwalten und seine Betriebsabläufe entsprechend anpassen. 

Durch die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse kann ein Unternehmen auch seine Kapazitäten erhöhen und sicherstellen, dass seine Ressourcen effizient genutzt werden. Durch die Koordination von Prozessen zwischen Büros und Abteilungen besteht beispielsweise ein enormes Potenzial zur Rationalisierung von Abläufen und zur Verbesserung der Rentabilität – potenziell um Hunderte Millionen Dollar. 

Achten Sie auf Abweichungen! 

Entscheidend ist, dass das Prozessdesign mit den beiden anderen Elementen zusammenarbeitet, um diese Vorteile zu ermöglichen. Um eine echte Prozessoptimierung zu erreichen, braucht man das komplette Trio aus betrieblicher Intelligenz, Prozessdesign und Automatisierung, das von einer Plattform bereitgestellt wird, die sich auf den gesamten Lebenszyklus der Prozesse konzentriert. 

Ansonsten bleiben die Unternehmen mit einer vorübergehenden Lösung zurück, etwas, das kurzfristig das Geschäft ankurbeln kann, aber nicht das eigentliche Versprechen einer kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse und der digitalen Transformation einlöst. 

In der heutigen nachfrageorientierten und digitalen Welt kann diese Lücke einen enormen Unterschied machen – den Unterschied zwischen einem Unternehmen, das die nötige Agilität besitzt, um auf den Markt zu reagieren, und einem anderen, das Gefahr läuft, von seinen Konkurrenten abgehängt zu werden. 

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