5 Must-Haves einer BPM-Plattform für Wachstum und digitalen Wandel

Das Business Process Management (BPM) hat sich in den letzten Jahren sehr stark weiterentwickelt. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und der damit verbundenen Automatisierung von Geschäftsprozessen setzen immer mehr Unternehmen entsprechende BPM-Software und IT-Lösungen ein. Laut den Ergebnissen einer Studie des Software-Unternehmens New Relic machen internationale Unternehmen bei Projekten zur Digitalen Transformation zwar deutliche Fortschritte, müssen sich aber auch den neuen Herausforderungen der Digitalisierung stellen, wie etwa Cloud, Robotic Process Automation oder KI. Um diese Herausforderungen und den digitalen Wandel erfolgreich zu meistern, bietet der Einsatz von BPM beste Voraussetzungen. Denn die Digitalisierung der Geschäftstätigkeit bedeutet im Kern auch eine Digitalisierung von Prozessen. Aber Vorsicht: man spricht nicht umsonst von der „digitalen Transformation“. Es genügt also nicht, bestehende Prozesse nur digital abzubilden, sondern es muss eine echte Transformation des Geschäftsmodells erfolgen.

Mit der richtigen Business Transformation Plattform lassen sich produktive Prozesse für das gesamte Unternehmen flexibel entwerfen, realisieren, optimieren und automatisieren und somit Geschäftsfunktionen auf Kundenbedürfnisse abstimmen. Eine detaillierte Modellierung aller Prozesse, deren stringente Durchführung, Simulation, Automatisierung und Überwachung sowie ständige Verbesserung bilden die Kernelemente des BPM. Bei richtiger Umsetzung wirkt Business Process Management effizienz- und produktivitätssteigernd, Kosten werden gesenkt und Fehler und Risiken verringert. Das Unternehmen kann also optimale Geschäftsergebnisse erzielen und den digitalen Wandel vorantreiben. Aber was genau macht eine gute BPM-Plattform eigentlich aus? Welche Tools, Features und weitere Eigenschaften sollte sie haben? Folgende fünf unternehmenskritische BPM Must-Haves geben eine Orientierung und machen Unternehmen startklar für Wachstum und Digitalisierung.

1. Prozessoptimierung durch diskrete Simulation

„Was wäre, wenn …?” – Drei einfache Worte, mit so viel Gewicht. Was wäre, wenn wir mehr Leute einstellen, neues Equipment kaufen oder die Qualität verbessern könnten? Welche Auswirkungen hätte das? Was wäre, wenn wir diese Auswirkungen voraussagen könnten, ohne Kosten für zusätzliche Mitarbeiter oder Material zu verursachen oder den realen Prozess zu stören? Genau hier kommt die Simulation ins Spiel: Sie ermöglicht es, mit vielen verschiedenen Szenarien zu experimentieren und viele „Was wäre, wenn…?“-Fragen zu stellen, immer mit dem Ziel, Prozesse zu optimieren und sie an Strategie, Risiko, Ressourcen, KPIs und Technologie des Unternehmens auszurichten. Eine von Oxford Economics durchgeführte globale Umfrage unter 516 CIOs zeigt, wie wichtig die Ausrichtung der Digitalisierungsziele an den Unternehmenszielen ist. Denn laut der Studie geben nur 21 Prozent der deutschen CIOs an, dass sie sehr effektiv Unternehmensziele festlegen, die alle Bereiche des Unternehmens durchdringen.

Reales Abbild und Prozessoptimierung durch diskrete Simulation

Im Wort „Simulation” steckt mehr als man vielleicht denkt. Es gibt verschiedene Arten der Simulation. Die beiden häufigsten sind Monte Carlo (statisch) und ereignisorientierte Simulation (dynamisch). Monte-Carlo-Simulation bedeutet einfach gesagt, eine Formel wiederholt zu lösen, so vereinfacht man die Komplexität in der Praxis. Viele Simulationslösungen auf dem Markt bieten eine Monte-Carlo-Simulation. Wenn ein Unternehmen seine Prozesse vereinfachen möchte, um somit Antworten auf Fragen zu erhalten, ist Monte Carlo möglicherweise der richtige Weg.

In der Regel lässt sich mit einer BPM-Plattform das Simulationsmodell nach Monte Carlo vereinfachen – indem Einflussgrößen, die bei realen Prozessen auftreten, wie etwa Ressourcen oder Zeitpläne, eben nicht modelliert werden – doch es gibt noch so viel mehr, das man tun kann: Wenn ein Unternehmen die Leistungsfähigkeit der Simulation voll ausschöpfen möchte, kann Discrete Event Simulation (DES) Resultate liefern, die Monte-Carlo-Tools nicht liefern können, wie beispielsweise Engpässe, tatsächliche Ressourcennutzung, komplexe Wechselwirkungen zwischen Prozesspfaden oder Prozessoptimierung.

Die statistische Versuchsplanung (Design of Experiments, DoE) ermöglicht mehrere zufällige Simulationen, die sich jeweils geringfügig von der tatsächlichen Prozessvariation unterscheiden. Des Weiteren kann man durch die Integration statistischer Tools wie Minitab oder JMP den „optimalen” Punkt innerhalb der Ergebnisse aus der statistischen Versuchsplanung finden.

Ein kleiner Hinweis für Nerds

Für diejenigen, die detailverliebt sind: Die dynamische Analyse ist in einer statischen Analyse (deterministisch oder stochastisch) wie der von Monte Carlo einfach nicht möglich. Ein gutes Simulationstool sollte folgendes können:

• Analyse von Ressourcenkonflikten zwischen mehreren Prozessaktivitäten
• Analyse der Arbeitsregeln, z. B. Warten, wenn Ressourcen nicht verfügbar sind, und Regeln für Überstunden
• Aufteilung der Ressourcen zwischen Swimlanes (mono- oder bidirektional) je nach Arbeitsbelastung
• Die Auswirkungen von Warteschlangenarbeit und Warteschlangenregeln (z. B. FIFO, LIFO). Dies ist besonders wichtig, wenn Transaktionen dargestellt werden, die unterschiedliche Produkte oder Dienstleistungen darstellen
• Routing nach Transaktionsattributen (Produkt- oder SKU-Typ, Verarbeitungsdauer, Ressource, Geräteauswahl basierend auf einem Attribut der Arbeit und/oder dem aktuellen Status eines Schritts)
• Maschinen- oder andere Prozesswechsel, die durch das dynamische Eintreffen von Transaktionen mit unterschiedlichen Attributen mit Laufwerkseinstellungen oder Umschaltungen ausgelöst werden.

2. Risiken identifizieren – schnell, direkt und nachhaltig

 Ein workflowbasiertes Risikomanagement gehört ebenfalls zu einem wichtigen BPM Must-Have.  Risiken erfassen ist nur die eine Seite der Medaille. Wie oft hat man selbst schon etwas dokumentiert und festgehalten und dann folgte…. Ja genau das ist die Frage, was  folgt dann? Wenn Dokumentation Selbstzweck bleibt, hat man nicht viel gewonnen. Daher sind neben der reinen Erfassung eine konsequente Schlussfolgerung sowie geeignete Maßnahmen auch so wichtig. Auf diese Weise entsteht eine stetige Entwicklung und man verharrt nicht im Stillstand.

Risiken sollten sich nicht nur erfassen, sondern mit einem maßgeschneiderten Workflow direkt bewerten und monitoren lassen – und zwar alles auf einer zentrale BPM-Plattform, mit der Unternehmen Geschäftsprozesse einfach dokumentieren, optimieren und verwalten können. Die Bewertung von Risiken ermöglicht schließlich die Generierung einer passenden Maßnahme und in letzter Konsequenz eine nachhaltige und unternehmensweite Risikoidentifizierung.

Risikomatrix und maßgeschneiderte Workflows

Mithilfe einer workflowgestützten Risikoeinreichung kann die Schwarmintelligenz des Unternehmens genutzt werden, denn alle Mitarbeiter beteiligen sich daran, Risiken zu identifizieren. Der Risikomanager kann das Risiko nun bewerten und in die globale Prozesslandschaft einordnen. Ab diesem Punkt startet das Monitoring der Risiken und erleichtert die Erstellung von Maßnahmen. Eine sich automatisch generierte Risikomatrix unterstützt die Übersicht und erleichtert die Identifizierung der Auswirkung des Risikos auf den jeweiligen Prozess. Maßnahmen können nun erstellt und ebenso am Risiko gekoppelt im Prozess überwacht werden. Auf diese Weise lässt sich zum einen eine Lückenanalyse erstellen, gleichzeitig kann aber auch nachverfolgt werden, ob die Maßnahmen greifen. Kurzum: ein umfangreiches Risiko-Reporting.

Da ein workflowbasiertes Risikomanagement klar erkennen lässt, welche Aktivitäten Aufmerksamkeit erfordern und welche Abläufe man noch automatisieren könnte, fallen auch strategische Entscheidungen viel leichter. Durch die Optimierung und Kontrolle der Kernprozesse und deren Automatisierung stellt man sicher, dass alle Prozesse unternehmensweit regelkonform ablaufen. So entwickelt man sich von der reinen Dokumentation hin zu einer positiven Entwicklung.

3. Warum Performance und Skalierbarkeit für ein BPM-System so wichtig sind

 In einem größeren Unternehmen hat man bei unternehmensweiter Nutzung eines BPM-Systems sehr schnell Nutzerzahlen im fünfstelligen Bereich. Aber auch in kleineren und mittelständischen Unternehmen ist die Erwartungshaltung an ein System natürlich, dass es in Echtzeit und fehlerfrei reagiert, denn nur so kann Effizienz bei der Arbeit gewährleistet werden – man möchte ja schließlich auch in effizienten Prozessen arbeiten. Eine makellose Performance unterstützt somit auch die allgemeine Akzeptanz des BPM-Systems, da sowohl Modellierer als auch lesende Benutzer natürlich viel lieber in einem System ohne endlose Ladezeiten und „Bitte warten…“-Meldungen arbeiten. Laut den Ergebnissen der Studie von New Relic wünschen sich außerdem 46 Prozent der Führungskräfte tägliche Updates, wie leistungsstark Software-Systeme für Mitarbeiter und Kunden sind. 40 Prozent der CEOs wollen sogar detaillierte Informationen zu Ausfällen oder Performance-Problemen.

Große Datenmengen problemlos und revisionssicher archivieren

Zum Prozessmanagement wiederum gehören nicht nur Prozesse als solches, sondern auch jede Menge Dokumente, wie etwa Arbeitsanweisungen, Formulare oder Anleitungen. Daher ist es unerlässlich, dass eine BPM-Plattfrom skalierbar ist und Dokumente jeglicher Art in beliebiger Anzahl verwalten kann. Benutzer erwarten typischerweise eine reibungslose Dokumentation und Verknüpfung – idealerweise in einem System ohne Medienbrüche. Besonders hervorzuheben ist zudem die Möglichkeit, dass es keine Beschränkung bei der Größe eines einzelnen Dokumentes geben sollte und dass alle Dokumente voll versioniert und freigegeben werden können. Damit ist auch sichergestellt, dass lesende Benutzer die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit sehen können, die entsprechende Berechtigungsstufe vorausgesetzt. Eine BPM-Software sollte dies alles ohne versteckte Extra-Kosten bereitstellen und sehr flexibel mit hohen Nutzerzahlen und großen Datenmengen umgehen können. Eine schnelle Reaktion des Tools, geringe Ladezeiten und eine revisionssichere Verwaltung sind also weitere wichtige BPM Must-Haves.

4. Maßgeschneiderte Lösung für die Anforderungen im Unternehmen

Wir leben in einer zunehmend datengetriebenen Welt. McKinsey nennt es „The Age of Analytics“ und behauptet, dass Unternehmen die Analytik in ihre strategische Entscheidungsfindung aufnehmen müssen, um die Vorteile großer Datenmengen zu nutzen. Das Datenvolumen verdoppelt sich alle drei Jahre und führende Unternehmen nutzen diese neuen Informationen zur Verbesserung ihrer Kernaktivitäten und zur Entwicklung brandneuer Geschäftsmodelle. Führende Unternehmen benötigen ein kohäsives Instrument, um Kerndaten aus verschiedenen Speichersystemen zu erfassen und diese aggregierten Daten zur akkuraten Fortschrittsmessung zu nutzen.

Idealerweise sollte ein Unternehmen ein Kontrollzentrum aufbauen, um diesen aggregierten Daten Herr zu werden. Ein solches Kontrollzentrum erlaubt umfassende Einblicke in alle operationellen Aspekte der Geschäftsaktivitäten und eine konsolidierte Echtzeitansicht der Leistung und Verlässlichkeit von Menschen, Prozessen und Technologie.

Kein Unternehmen gleicht dem anderen. Die Dynamik, Bedürfnisse und Fähigkeiten – mit anderen Worten die DNA des Unternehmens kann die Herangehensweise und den Umgang mit Implementierungen, Problemen oder Projekten verändern, sogar bei Unternehmen derselben Branche. Anpassungswünsche an die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens, selbst wenn es sich dabei um etwas so Einfaches wie das eigene Logo oder die Unternehmensfarben handelt, können bei manchen BPM-Anbietern unmöglich oder sehr kostspielig sein. Ein BPM-System sollte daher immer einen individuellen Look, persönliche Datenfelder und verschiedene Datentypen ermöglichen. Außerdem sollten diese Datenpunkte nicht nur innerhalb der BPM-Plattform definiert, sondern wiederverwendet und wiedergegeben werden können. Es sollte die Möglichkeit geben, Dokumente und Berichte an einem zentralen Ort abzuspeichern, um kollaborative Prozessverbesserungsinitiativen anzustoßen. Jedes Unternehmen hat seine eigene DNA und aus diesem Grund auch seine spezifischen und individuellen Bedürfnisse.

Neben dem reinen BPM-System ist ein globales Team aus Beratern und Partnern unabdingbar, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ziele zu erreichen, den Fahrplan für den Erfolg zu definieren, ihre Strategie zu operationalisieren und schnelle und nachhaltige Gewinne zu erzielen.

5. An der Sicherheit kommt keiner vorbei

Laut Forbes werden sich 83 Prozent der Arbeitslasten von Unternehmen bis 2020 in der Cloud befinden, und 94 Prozent der Unternehmen nutzen die Cloud schon heute für Teile ihres Business. Fragen, die in Verbindung mit Software-as-a-Service (SaaS) und Cloud Computing immer wieder auftauchen, beziehen sich meistens auf die IT-Sicherheit: Wo etwa wird die SaaS-Lösung gehostet und wie sieht ihre Architektur aus? Aufgrund staatlicher Regulierungen ist das Hosting in einer spezifischen geographischen Region für viele Unternehmen besonders wichtig. Deutschland und Japan sind gute Beispiele hierfür.  Zudem müssen gerade große, multinationale Organisationen das Hosting in Regionen auf der ganzen Welt koordinieren und abstimmen.

Nicht alle Cloud-Lösungen sind gleich gestaltet, und aus Security-Perspektive lassen viele Alternativen zu wünschen übrig. Um Sicherheitsrisiken zu verringern und Compliance sicherzustellen, sollte bei der Wahl einer SaaS-Lösung auf folgendes geachtet werden:

• Unternehmen sollten klein einsteigen und wachsen können. Wenn Niederlassungen Standorte wechseln, muss das Unternehmen die Dienste oftmals in dutzende Datenzentren, die allesamt anhand der höchsten Standards zertifiziert sind, weltweit umsiedeln.
• Notfallwiederherstellung und globale Redundanz muss auf allen vom jeweiligen Unternehmen gewünschten Ebenen sichergestellt werden.
• Für Pharmaunternehmen sind branchenspezifische Umgebungen wichtig, die mit der medizinischen und pharmazeutischen Computerized System Validation kompatibel sind.
• Eine Business Process Management Software sollte die vollständige Datenisolierung pro Mandant ermöglichen, um Server und Bandbreite nicht teilen zu müssen.
• Wenn Kunden heute SaaS-Lösungen nutzen, müssen sie darauf vertrauen können, dass ihr geistiges Eigentum und ihre personenbezogenen Daten in der Cloud sicher aufbewahrt werden. Zertifizierungen wie etwa SOC 2 oder ISO27001 gewährleisten das.

Heute kann es sich kein Unternehmen oder SaaS-Anbieter mehr erlauben, in Bezug auf die Datensicherheit den Kopf in den Sand zu stecken. Mit der Einführung der DSGVO im Mai 2018 rückte der Datenschutz in den Mittelpunkt und der Fokus wird sich weiter verschärfen.

Was die Einbettung der IT in das Unternehmen betrifft, zeigt die Studie von Oxford Economics auch hier Aufholbedarf: Nur wenige CIOs in Deutschland binden die IT im gesamten Unternehmen ein. Nur magere 9 Prozent geben an, dass ihr Unternehmen funktionsübergreifende Teams aufbaut, um die digitale Transformation durchzuführen. Cloud Computing könnte hier eine große Unterstützung sein!

Fazit: BPM-Plattform als wichtiger Enabler der digitalen Transformation

Zweifelsohne stellt die digitale Transformation eine strategische Herausforderung für Unternehmen dar. Wer sich dabei aber für die richtige BPM Plattform oder BPM Cloud Lösung entscheidet, kann den Schritt zur digitalen Firma weitaus erfolgreicher gehen. BPM ist ein wichtiger Enabler, um Prozesse ganzheitlich zu modellieren, zu analysieren und zu automatisieren und bisherige Strukturen und Geschäftsmodelle in die digitale Welt zu überführen. Eine durchgängige Prozessautomatisierung treibt dabei nicht nur eine erfolgreiche digitale Transformation voran. Sie sorgt auch dafür, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu etablieren und die fortlaufende Anpassung des Unternehmens an künftige weitere Marktveränderungen sicherzustellen. Ein umfassendes Prozessmanagement unterstützt außerdem die Customer Journey, indem es die Kundenorientierung durch die Verknüpfung interner und externer Prozesse sowie die Reaktionsfähigkeit bei Veränderungen der Kundenerwartungen stärkt.