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Automatisieren oder nicht automatisieren, das ist hier die Frage

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Es besteht kein Zweifel daran, dass wir alle gerne unser Business vorantreiben und erweitern möchten. Aber haben Sie sich schon einmal die Zeit genommen und überlegt, ob Ihr Unternehmen mit diesem Wachstum überhaupt umgehen kann? Sobald Ihr Business anfängt, zu wachsen, sollten Sie unbedingt Ihre Geschäftsprozesse genauestens verstehen. Sie sollten effizient sein, und die Zuordnung des Prozesseigners und des potenziellen Risikos müssen eindeutig sein. Irgendwann werden Sie feststellen, dass es wahrscheinlich Sinn machen würde, eine BPM- oder Workflow-Lösung zu implementieren. Leider erfolgt diese Erkenntnis in vielen Fällen erst nach einem Umsatzausfall oder Kundenverlust. Wenn Sie also den Sprung zur Automatisierung wagen, machen Sie sich zunächst ein klares Bild von der Situation.

Der erste Schritt bei der Prozessautomatisierung sollte es sein, herauszufinden, welche Prozesse überhaupt in Frage kommen. Im Folgenden finden Sie einige Punkte, auf die Sie achten sollten:

1. Ressourcenfehlzuweisung – automatisierte Workflows können helfen

Für jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe, ist die Ressourcenzuweisung sehr wichtig. Die Fehlzuordnung oder Fehlallokation von Ressourcen kann zu Zeit- und Geldverlusten führen. Wenn Ihre Prozesse ständig mehr Ressourcen benötigen, als Sie budgetiert haben, ist etwas in Ihrem Prozess nicht in Ordnung. Durch automatisierte Workflows können Sie genau vorhersagen, welche Ressourcen für eine Aufgabe benötigt werden, und die Entwicklung in Echtzeit überwachen.

2. Probleme bei der Kommunikation durch Prozessautomatisierung beheben

Was soll ich machen? Wann ist die Deadline? Wie geht es weiter? Fehlkommunikation kann in vielen Formen auftreten, und E-Mails lösen das Problem auch nicht immer. Wenn Sie dies in Ihrem Prozess wiedererkennen, ist es Zeit, über Automatisierung nachzudenken. Wir alle werden jeden Tag mit Nachrichten, Junk- oder Spam-E-Mails bombardiert. Dass dann eine wichtige Nachricht auch mal verloren geht oder übersehen wird, ist nicht verwunderlich. Nur einmal angenommen, Ihr Projektmanager sendet eine E-Mail mit neuen Anforderungen für eine Anwendung an das Entwicklungsteam, die jedoch unter einem Stapel anderer E-Mails verschwindet. Das Ergebnis wird eine erhebliche Verzögerung bei der Fertigstellung des Projekts oder der Anwendung sein. Intern ist das möglicherweise kein großes Problem, aber was ist, wenn dieses Update für einen Kunden bestimmt ist? Durch die Prozessautomatisierung wird dieses potenzielle Problem beseitigt, indem für jede Aufgabe eine sofortige Benachrichtigung bereitgestellt wird. Alle Informationen, die benötigt werden, um die Aufgabe zu erfüllen, erreichen die richtige Person zur richtigen Zeit und machen den gesamten Prozess effizienter.

3. In welchem Status befinden wir uns?

Ein Problem bei manuellen Prozessen besteht darin, dass sie von manuell erstellten Berichten abhängig sind, um Updates über die Entwicklung von Aufgaben bereitzustellen. Diese Berichte liefern keine Echtzeitinformationen über den Status und machen es daher unmöglich, rechtzeitig entsprechende Entscheidungen zu treffen, da die Informationen mehrere Stunden oder sogar Tage alt sein können. Um die Kundenzufriedenheit verbessern und Fristen einhalten zu können, müssen Sie die Entwicklung und die Fortschritte einer Aufgabe in Echtzeit kennen. Durch die Automatisierung von Prozessen erhalten Sie Echtzeit-Updates zum Aufgabenfortschritt, zur individuellen Leistung und zur Teamleistung und können die wichtigsten Key Performance Indicators der Prozesse überprüfen.

4. Wer ist verantwortlich oder rechenschaftspflichtig?

Keiner von uns ist perfekt, Fehler können immer passieren. In der Geschäftswelt können diese Fehler jedoch sehr kostspielig sein. Wenn Sie Ihren Prozess manuell verwalten, um sicherstellen, wer für welchen Schritt in diesem Prozess verantwortlich ist, macht das die Sache ganz schön langsam. Wenn Sie Zeit damit verbringen, Prozesseigner zuzuordnen oder nach Verantwortlichen in einem Prozess zu suchen, haben Sie einen weiteren Grund, die Automatisierung in Betracht zu ziehen. Wenn Sie Prozessautomatisierung betreiben, können Sie der richtigen Person oder dem richtigen Team Aufgaben klar definieren und zuweisen und deren Fortschritt in Echtzeit anzeigen lassen. Sie haben die Möglichkeit, jedem Schritt im Workflow eine Verantwortlichkeit zuzuweisen, ohne damit die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu erhöhen.

Haben Sie eines dieser beschriebenen Probleme in Ihrem Business wiedererkannt? Wenn ja, sollten Sie über Prozessautomatisierung als Lösung nachdenken. Das sind sicherlich noch lange nicht alle Anzeichen, die einen Prozess als Kandidaten für die Automatisierung identifizieren, aber zumindest haben Sie schon einmal ein paar Gründe, um loszulegen.

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