Das Transparenz-Modell
Transparenz ist eine tolle Sache. Sie ist von Vorteil bei kniffligen Situationen wie zum Beispiel einem Familienpicknick, bei dem Tante Wilma, die mit Kusine Agathe um den Titel „Bester Apfelkuchen der Welt“ im Wettstreit steht, Ihnen ganz unorthodox ihren orthopädischen Schuh an den Kopf knallt. Und das nur, weil Sie eine unvorsichtige Äußerung von sich gegeben haben. Wenn Sie doch nur vorher gewusst hätten, in was Sie da hineingeraten…
Transparenz durch Geschäftsprozessmodellierung
Prozessmodelle, fester Bestandteil des Unternehmensmodells und der Enterprise Architecture, sind mehr als nur Abbildungen oder Diagramme. Sie sind vielmehr ein ganz klarer Fall, in dem Transparenz gefragt ist, vor allem, wenn sie mit anderen Initiativen innerhalb des Unternehmens verknüpft sind. Sie haben zahlreiche Dimensionen und Facetten. Je komplexer das Process Model, desto mehr Dimensionen umfasst es und desto mehr betrifft es zentrale Bereiche des Geschäfts. Wenn man also ein bestimmtes Prozessmodell erfasst, mit einem Unternehmensmodell in Beziehung setzt und dabei Daten aus dem gesamten Unternehmen mit einfließen lässt, ermöglicht das transparente Einblicke in das Business. Dies ist eine wichtige Essenz für ganzheitliches Business Process Management (BPM) zur Optimierung der Geschäftsergebnisse.
Der Prozessverantwortliche muss die vielen Facetten innerhalb eines einzigen Prozessmodells sehen und verstehen können, um so Problembereiche, Verbesserungspotenziale und Wartungsbedarf zu erkennen. Ein Blick auf das Prozessdiagramm ist daher äußerst nützlich. Doch selbst mit hervorragenden Standards zur Diagrammerstellung wie BPMN (Business Process Model and Notation) bzw. BPMN 2.0, Dimensionen wie Versionshistorien, Modellhierarchien, Verknüpfungen zu weiterführenden Erläuterungen und Dokumentationen oder fallspezifischen Eigenschaften sind diese Diagramme rein anhand der grafischen Darstellung nicht sehr einfach visualisiert oder verständlich.
Business Process aufschlüsseln
Um den Grad an Transparenz zu erreichen, der benötigt wird, um alle Nuancen eines komplexen Modells darzustellen, ist ein breit angelegter Ansatz erforderlich. Generell muss Prozessmanagement ganzheitlich und systematisch betrachtet werden: Und genau hier kommt das praktische Konzept der Modellbeschreibung ins Spiel. Man kann sich diese als Querschnitte des Process Models vorstellen, die in einem Dokument dargestellt sind, das den Hintergrund zu dem gesamten Modell schildert. So entsteht die nötige Transparenz in Bezug auf wichtige Aspekte des Modells, die andernfalls häufig übersehen werden. Diese Modellbeschreibungen können bearbeitet, veröffentlicht und über Hyperlinks mit anderen relevanten Daten verknüpft werden, so dass sie auch zur Navigation verwendbar werden. Sie schildern die komplette Entwicklung des Prozesses mit all seinen Schwierigkeiten und Vorteilen zentral an einer Stelle.
Die Modellbeschreibungen sind eine enorm wertvolle Ressource für das Management eines Unternehmens. Ohne sie und die mit ihnen einhergehende Transparenz könnten bestimmte Aspekte eines Prozessmodells übersehen werden und viele Möglichkeiten zur Optimierung blieben ungenutzt. Durch einen Querschnitt durch alle gewünschten Dimensionen sorgen die Modellbeschreibungen für die Transparenz, die man braucht, um bestimmte potenziell brenzlige Situationen zu erkennen und zu vermeiden. So lässt sich ein Prozessmodell effektiv in ein Transparenz-Modell verwandeln und außerdem die Akzeptanz für die Prozessmanagement Software an sich erhöhen.