Digitalisierung Teil 3 – Die richtige Methodik für die digitale Transformation

In meinem letzten Blog-Post „Die Must-haves für die digitale Transformation“ im September habe ich beschrieben, welche Tools zur Steuerung und Optimierung Ihrer digitalen Transformationen unerlässlich sind. Dazu gehören, wie Sie sich vielleicht erinnern, Prozessdefinition und Assessment, Automatisierung, Change Management, Collaboration, Model Based Reporting und Monitoring. Wie man dieses Toolkit nun optimal einsetzt, möchte ich Ihnen heute gerne erklären.

Je nachdem, inwieweit Sie die Integration von Bots bereits vorangetrieben haben, können Sie selbst entscheiden, mit welchem Schritt Sie beginnen und sich eingehender beschäftigen möchten.

Identifizierung und Priorisierung: Beispiel Customer Journey

Wenn die Bot-Integration in Ihrem Unternehmen noch in den Kinderschuhen stecken sollte, besteht der erste Schritt der Methodik darin, zu identifizieren, mit welchen Prozessen Sie beginnen sollten. Zuallererst benötigen Sie dazu eine Bestandsaufnahme Ihrer Prozesse, um so herauszufinden, welche Prozesse digitalisiert werden sollen. Unter Umständen ist es lohnenswert, dabei einen mehrstufigen Priorisierungsprozess zu verwenden. Das bedeutet: Priorisieren Sie Ihre Prozesse auf Grundlage Ihrer strategischen Initiativen. Lassen Sie mich dies am Beispiel der Customer Journey kurz erklären: Jeder Touchpoint steht in Beziehung zu einem konkreten Prozess. Die Identifikation von Problemen hilft Ihnen dabei, herauszufinden, welche Prozesse Hauptkandidaten für eine digitale Transformation darstellen.

Als nächstes sollten Sie diese Prozesse bewerten und alle darunter liegenden Aufgaben beschreiben. Die einzelnen Schritte und Prozesse können dann im Anschluss zum Beispiel hinsichtlich Risikominderung, Kompetenzlücken oder Ähnlichem analysiert werden. Darüber hinaus sollte man auch die Steuerungsprozesse mit Hebelwirkung auf die größten Risiken genauer beleuchten.

Assessment

Nachdem Sie Ihre Prozesse identifiziert und priorisiert haben, besteht der nächste Schritt darin, diese hinsichtlich ihrer Eignung für eine Prozessautomatisierung zu beurteilen. Diese Beurteilung ist wirklich wichtig, denn viele Unternehmen gehen automatisch davon aus, dass Robotic Process Automation (RPA) für alle Prozesse in Frage kommt, was bei Weitem nicht der Fall ist! Im Gegenteil, der Schlüssel zum Erfolg Ihrer digitalen Transformation besteht darin, zu verstehen, für welche Aufgaben RPA geeignet ist und für welche nicht. Wiederholbare Prozesse sind beispielsweise ideale Kandidaten für den Einsatz von RPA; Prozesse mit einer Vielzahl von Ausnahmen, für die es viele Beispiele gibt, stellen auf der anderen Seite in den meisten Fällen keine idealen Kandidaten dar. Bei RPA geht es immer darum, die größtmögliche Wirkung zu erzielen. Dies bedeutet auch, dass Sie Prozesse unter Umständen umgestalten müssen, damit Sie nicht von Anfang an einen schlechten Prozess implementieren und kodieren.

Die einzelnen Schritte verstehen

Nach der Identifikation, Priorisierung und Beurteilung Ihrer Prozesse müssen Sie als Nächstes die damit verbundenen Schritte und Geschäftslogik validieren. Somit können Sie herausfinden, an welchen Stellen Bots implementiert werden können. Dazu werden Sie wahrscheinlich zuerst Prozessdiagramme oder -modelle zu Rate ziehen, aus denen Sie ablesen können, wie die Prozesse *wahrscheinlich* funktionieren. Mit Process Mining lassen sich diese Annahmen schließlich überprüfen, da das erhobene Model mit dem angenommenen Modell verglichen wird. Im Anschluss können Sie mit dem Mining Tool außerdem analysieren, an welchen Punkten genau der Einsatz von Bots am sinnvollsten ist. Im Wesentlichen bedeutet dies, die Bot-Objekte in den Modellen zu identifizieren und diese mit Ihrer Compliance zu verknüpfen.

Wenn die Bot-Integration in Ihrem Unternehmen schon weiter vorangeschritten ist, stellt dieser Punkt der Methodik wahrscheinlich den idealen Ausgangspunkt dar – jetzt müssen die Bot-Objekte im Modell erstellt werden. Dies ist außerdem der Zeitpunkt, um die Systeme oder Anwendungen zu identifizieren, die von den Bots verwendet werden sollen. Nur so können Sie auch verstehen, welche Auswirkungen Änderungen an diesen Systemen oder Anwendungen auf die davon abhängigen Bots haben werden.

Risikoerkennung

Sobald Sie Ihre Prozesse verstehen und wissen, an welchen Stellen Sie Bots einsetzen werden, ist es an der Zeit, mögliche Risiken zu identifizieren. Wenn Ihr Bot beispielsweise mit Daten in Berührung kommt, spielt das Thema Datenschutz eine wichtige Rolle. Identifizieren Sie die Risiken und bündeln Sie sie mit Ihren allgemeinen Compliance-Fragen. Setzen Sie die Verarbeitungsaufgabe in Beziehung zum Modell, um Übersicht zu behalten und darüber berichten zu können. Verknüpfen Sie danach die Bot Governance mit der Business Governance: Sehen Sie sich die Risikominderungsstrategie an, und stellen Sie sicher, dass die für diesen Bot eingerichteten Steuerelemente aufeinander abgestimmt sind – und es auch bleiben. Außerdem ist es unerlässlich, alle wichtigen Kennzahlen zu identifizieren. Sie möchten doch den einzelnen Bot oder mehrere Bots oder sogar den gesamten Prozess selbst überwachen, um so Compliance gewährleisten zu können.

Implementierung

Nach den oben genannten Schritten sollten Sie nun bereit für die Implementierung sein. Manchmal ist es sogar ratsam, für eine solche Umsetzung Servicepartner mit an Bord zu holen. Natürlich ist jede Ausführung individuell und anders, wichtig dabei ist aber die Überwachung von Zugangspunkten, an denen Daten extrahiert und über ein Dashboard betrachtet werden können.

Monitoring

Das abschließende Element der hier besprochenen Methodik ist das Monitoring. Dabei ist folgendes zu beachten: 1.) Binden Sie die Metriken in ein Dashboard ein. 2.) Verfolgen Sie die Effektivität der Risikosteuerung. 3.) Überwachen Sie die Grenzen der Bots. Wenn ein Bot Governance-Grenzen überschreiten sollte, untersuchen Sie das Problem, identifizieren Sie den Bot-Verantwortlichen und finden Sie heraus, wie Sie diese Herausforderung meistern können. Wichtig und entscheidend ist ein Modell, das Ihnen eine einfache Identifizierung ermöglicht.

Die digitale Transformation ist keine leichte Aufgabe, sie hat jedoch das Potenzial, ein unglaublich starker Katalysator für Unternehmen jeder Größe zu sein. Wir haben Ihnen nun die Elemente der digitalen Transformation, die wichtigsten Tools und die korrekte Methodik näher gebracht, mit denen auch Sie Ihre digitale Transformation erfolgreich vorantreiben können. Wenn Sie weitere Fragen haben sollten oder mehr Unterstützung benötigen, können Sie jederzeit Kontakt mit einem unserer Experten aufnehmen.