Geschäftsprozesse optimieren mit der SWOT Analyse

Von Gast-Blogger Pedro Robledo, BPM-Berater und Professor an der International University of La Rioja.

Gute Geschäftsprozesse sind wichtig, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die derzeitige digitale Wirtschaft erfordert daher eine Neugestaltung und Verbesserung unserer Prozessabläufe. Für Unternehmen ist dabei die Agilität sowie die Konzentration auf die Erreichung der strategischen Ziele besonders wichtig. Einen Prozess erfolgreich zu verbessern, bedeutet folgendes: Sie müssen sicherstellen, dass jedes Investment, das Sie tätigen, Ihnen einen Vorteil bei der Erreichung Ihrer wichtigsten Unternehmensziele verschafft.

Die SWOT-Analyse (Abkürzung für Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), die in den 1960er Jahren von Albert S. Humphrey entwickelt wurde, wird normalerweise im Rahmen eines strategischen Planungsprozesses angewandt. In diesem Blog Post möchte ich Ihnen aber zeigen, wie Sie einen Geschäftsprozess mit Hilfe der SWOT-Analyse analysieren und optimieren können. Meiner Meinung nach ist dies ein guter Ansatz zur Geschäftsprozessanalyse: Man kann damit den IST- sowie den SOLL-Zustand eines Prozesses untersuchen, um dann die Prioritäten bezüglich der Prozessoptimierung zu bestimmen. Diese Analyse muss an Hand der aktuellen Performance des Geschäftsprozesses, der klaren strategischen Unternehmensziele und des Feedbacks der Stakeholder und Kunden durchgeführt werden.

Wie funktioniert das?

Die Methodik besteht darin, die relevanten Stärken und Schwachstellen im Zusammenhang mit dem IST-Prozess sowie die Chancen und Risiken im Zusammenhang mit dem SOLL-Prozess zu identifizieren. Das Ergebnis ist eine SWOT-Analyse des Geschäftsprozesses, in der Sie alle Informationen dazu finden, welche Verbesserungen in einem Prozess vorgenommen werden müssen. Sie sollten den Geschäftsprozess mit BPMN (Business Process Model & Notation) modelliert haben, und Sie benötigen aktuelle relevante Daten über den Prozess (KPIs – Key Performance Indicators). Die vier Quadranten der SWOT-Matrix untersuchen dann Folgendes:

Das „IST“-Geschäftsprozessmodell

STÄRKEN:

Was ist die aktuell beste Performance des Geschäftsprozesses in Bezug auf die strategischen Ziele und was sind die Vorteile dieses Prozesses? Die üblichen KPIs basieren auf den folgenden vier grundlegenden Messgrößen:

• Zeit: Sie gibt die Dauer eines Prozesses an
• Kosten: Sie messen den mit einem Prozess verbundenen wirtschaftlichen Wert in Bezug auf die für die Fertigstellung des Prozesses erforderlichen Ressourcen- und Opportunitätskosten, d.h. den Wert, der verloren geht, wenn kein Ergebnis erzielt wird.
• Kapazität: das realisierbare Volumen, das ein Prozess erzeugen kann
• Qualität: Zufriedenheit, Variation und die Fehler- bzw. Fehlerquote

SCHWÄCHEN:

Was sind die aktuellen Nachteile des Geschäftsprozesses im Sinne von Fehlern, Ineffizienzen und Problemen? Um das herauszufinden, kann man Methoden zur kontinuierlichen Prozessverbesserung anwenden, wie etwa die Theorie der Constraints (um Restriktionen oder Engpässe zu erkennen), Six Sigma (um Variabilität und Verschwendung zu eliminieren) und Lean (um alles zu eliminieren, was keinen Wertbeitrag zum Produktionsprozess leistet).

Das „SOLL“-Geschäftsprozessmodell

CHANCEN:

Wie kann der Geschäftsprozess optimiert und verbessert werden? Hier könnten Ihnen beispielsweise Feedback und Vorschläge von Stakeholdern und Kunden helfen. Sie können auch Schwachstellen genauer untersuchen und dann beurteilen, welche Korrekturmaßnahmen anzuwenden sind. Sie können prüfen, ob eine Automatisierung von sich wiederholenden und routinemäßigen Aufgaben möglich wäre, die ohne menschlichen Einsatz gelöst werden können (zum Beispiel durch RPA – Robotic Process Automation). Es besteht außerdem die Möglichkeit, disruptiven Technologien wie Machine Learning einzusetzen.

RISIKEN:

An welche Risiken und Hindernisse müssen Sie denken? Welche Ereignisse könnten den Geschäftsprozess beeinträchtigen? Risikomanagement ist erforderlich, um die Unsicherheiten eines Geschäftsprozesses zu kontrollieren. Sie müssen aktuelle Strukturen, Trends und Abhängigkeiten untersuchen, damit Sie wissen, wie sich diese auf Ihr Unternehmen auswirken werden und wie Sie proaktiv damit umgehen können.

Die Prozesssimulation

Sobald Sie diese vier Quadranten in Ihrer SWOT-Analyse fertiggestellt haben, sollten Sie jedoch noch folgendes tun: Sie müssen dann die Technik der Prozesssimulation anwenden, um das mögliche Verhalten des Prozesses sehen und nachweisen zu können. Nur so lässt sich ein Prozess schließlich auch verbessern. So können Sie entsprechend Ihren Prioritäten, Kriterien, strategischen Zielen und Ihrem Budget entscheiden, welche Geschäftsprozessverbesserungen Sie wie und wann umsetzen möchten. Aber denken Sie daran, dass sich eine Prozessoptimierung vor allem dann lohnt, wenn Sie Probleme lösen müssen, die den Erfolg Ihrer strategischen Geschäftsziele beeinträchtigen können.