Mit RPA und Human Workflow zur Business Transformation

Es wurde schon viel über Robotic Process Automation (RPA) gesprochen, und es besteht sicher auch kein Zweifel daran, dass RPA in den nächsten Jahren einen wesentlichen Beitrag zur Effizienz des Arbeitskräfteeinsatzes leisten kann und dies sicherlich auch tun wird. Allerdings liegt das Problem darin, dass viele Leute, die über RPA reden, den Prozess an sich als das ultimative Endziel betrachten: „Hey, wir haben einen Prozess automatisiert!“ oder „wir haben RPA implementiert!”.

Eines muss man sich jedoch bewusst machen, nämlich dass RPA eigentlich nur ein Schritt im Transformationsprozess sein kann. Einige werden es ‘Business Transformation’ nennen, andere sprechen von der ‘digitalen Transformation’. Ich würde behaupten, es ist beides. Warum und wie genau dieser Wandel eigentlich aussieht, erkläre ich Ihnen in diesem Blog Post.

Schritt 1 – Erfassen und Verstehen der Prozesse

Das bedeutet, dass Sie Ihre Prozesse nicht nur dokumentieren, sondern diese auch wirklich verstehen müssen. Das heißt, Sie müssen alle W-Fragen – wer, was, wann, warum, wo und wie – beantworten können. Dieser erste Schritt ist recht detailliert und dient einzig der Erfassung des Prozesses. Er erfordert die Unterstützung durch die Führungsebene, da dies unter Umständen ein grundsätzliches Umdenken bedeuten kann (wie etwa die Einbettung in die Unternehmenskultur). Bevor wir den Weg der Transformation also weiter beschreiten können, müssen wir folgende Schritte beachten.

• Wer führt es aus?
• Welche Kapazitäten werden geschaffen?
• Wann wird es ausgeführt?
• Warum tun wir es? (Das zielt auf die Unternehmensstrategie ab)
• Wo wird es gespeichert?
• Wie wird es gemessen und wird es überhaupt gemessen oder ausgeführt?

Für Audits gilt Folgendes:

• Wer sind die Verantwortlichen?
• Welche Probleme (Risiken) können entstehen?
• Welche Risikominderungsmaßnahmen (Kontrollmechanismen) sind vorhanden?
• Wann wurde es zuletzt überprüft/aktualisiert?
• Warum wurde es ausgeführt?
• Wo wird es gespeichert?
• Wie wurde diese Überprüfung/Änderung umgesetzt und genehmigt?

Für den Datenschutz:

• Wer hat Zugriff auf den Prozess oder die damit verbundenen Daten?
• Welche Daten oder Informationen werden benötigt, erfasst, eingesehen usw.?
• Wann greifen sie darauf zu?
• Warum greifen sie darauf zu?
• Wo werden diese gespeichert?
• Wie überwachen Sie den Zugriff?

Für das Change Management:

• Wer muss informiert werden (Ausführende, Verantwortliche, betroffene Unternehmensgruppen usw.)?
• Worüber werden Sie informiert?
• Wann sollten Sie informiert werden?
• Warum werden sie informiert (müssen sie bestimmte Aspekte genehmigen oder nur darüber in Kenntnis gesetzt werden)?
• Wo wird es gespeichert?
• Wie werden sie informiert (E-Mail, Change Advisory Board, Abteilungsmeeting)?

Schritt 2 – Her mit den Bots

Jetzt, da unser Prozess erfasst, einzelne Aspekte definiert und präzisiert sind und auf einer soliden Grundlage fußen, kann über RPA nachgedacht werden. Nur damit eins ganz klar ist: Bei RPA handelt es sich um eine Software, die auf einem Computer ausgeführt wird und menschliches Handeln „nachbildet“. Deshalb ist es wichtig, dass der Prozess stabil und nach klar definierten Regeln strukturiert ist. Dies schließt folgende Vorgänge ein, ist jedoch nicht auf diese begrenzt: das Verschieben von Dateien, das Treffen von If/Then-Entscheidungen sowie das Eingeben, Extrahieren und Überprüfen von Daten.

Dies sollte mit einer Analyse Ihrer Prozesse beginnen, um entsprechende Kandidaten zu identifizieren. Bei dieser Analyse werden die Komplexität, die Regeln, die Systeme und die Prozessstabilität überprüft, um ein mögliches Einsparungspotential zu ermitteln. Sie sollte Ihnen auch ermöglichen, diesen Prozess auf die Unternehmensstrategie sowie die Prozessverantwortlichen auszurichten, um sicherzustellen, dass Sie an einem Projektlaunch arbeiten, der die nötige Präsenz und finanzielle Unterstützung erhält. Sobald die Analyse abgeschlossen ist, haben Sie auch schon eine erste Liste an geeigneten RPA-Kandidaten. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten: Gehen Sie nicht unbedingt gleich das größte Ziel an: „Think Small“, also zuerst in kleinen Dimensionen denken.

Das Pilotprojekt sollte mit geringen Risiken verbunden sein und eine kostengünstige Möglichkeit der Validierung des Konzeptes gewährleisten. Im Ergebnis soll dadurch die Zustimmung für künftige, größere Maßnahmen generiert werden. Das Problem: Viele Menschen gelangen an diesen Punkt und haken das Ganze als erledigt ab: „Wir haben RPA implementiert und sind nun digital transformiert.“ Möglicherweise generieren Sie sogar einen exzellenten ROI, aber das ist lange nicht das Ende der Fahnenstange. Es nennt sich zwar Robotic „Process“ Automation, aber in Wirklichkeit haben wir bis jetzt nur einzelne Vorgänge automatisiert. Nun können wir mit der Transformation beginnen und in größeren Dimensionen denken.

Schritt 3 – Automatisieren Sie mehr als nur einzelne Vorgänge

Unser Fokus liegt nun nicht mehr länger ausschließlich auf der Automatisierung einzelner Vorgänge, sondern auf unseren zentralen Geschäftszielen. Prozesse können so automatisiert werden, dass wir damit konkrete Geschäftsergebnisse erzielen können. Prozessautomatisierung funktioniert mithilfe von Silos, wodurch ein Unternehmen Anfragen, Transaktionen und Arbeit end-to-end betrachten kann. Das heißt nicht, dass Menschen vollständig aus dem Prozess entfernt werden. In einigen Fällen können bestimmte Aktivitäten von Systemen ausgeführt und daraufhin an den Menschen weitergegeben werden, der wiederum andere Vorgänge ausführt, bevor ein entsprechender Vorgang wieder in das System eingespeist wird. Wir bezeichnen diesen Prozess als Human Workflow Automation (Automatisierung menschlicher Arbeitsprozesse). Damit wird Folgendes ermöglicht:

• Transparenz beim Status
• Meldung eines bestimmten Arbeitsprozesses
• Verbessertes Kundenerlebnis
• Bessere Prozess- und Ressourceneffizienz

Wie Human Workflow Automation funktioniert, sehen Sie in diesem Erklärvideo:

Die Herausforderung: Unternehmen wollen große Probleme lösen und auf Anhieb große Gewinne erzielen. Setzten Sie NICHT hier an. Denn somit werden Sie Ihre Prozesse nicht korrekt erfassen und stabilisieren können. Nehmen Sie sich für die Schritte 1 und 2 Zeit, um sicherzustellen, dass Sie gute Grundlagen geschaffen haben, auf denen Sie aufbauen können. „Groß denken, klein anfangen“ lautet die Devise.

Schritt 4 – Be Transformed

Ob Sie nun den Begriff „Business“ oder „digital“ voranstellen – letztendlich wird Transformation innerhalb eines Unternehmens vollzogen. Die Automatisierung ist eine Kernkompetenz. Sie dient nicht nur der Steigerung der Prozesseffizienz, sondern eröffnet zudem neue Geschäftschancen und Innovationen.

Unabhängig davon, wo Sie sich gegenwärtig befinden, stellt der iGrafx RPA Accelerator alle erforderlichen Komponenten bereit, um Ihren Weg der Automatisierung zu identifizieren, zu bewerten, zu priorisieren, auszuführen und zu steuern.