COX Communications geht mit iGrafx BPM Software in die Cloud

Andrew Pfeiffer managt das BPM Center of Excellence bei Cox Communications. Er ist ein ASQ-zertifizierter Six-Sigma-Blackbelt, ein ABPMP-zertifizierter Business Process Professional sowie ein PMI-zertifizierter Project Management Professional und hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Prozessmanagement (BPM).

Er hat im Frühjahr 2020, über einen Zeitraum von ungefähr drei Monaten, die Umstellung von der Business Process Management Desktop Software auf die iGrafx Enterprise BPM Cloud bei Cox Communications geplant und durchgeführt.

Warum haben Sie sich für die Migration zu einer Prozessmanagement Lösung in der Cloud entschieden? Welche Probleme/Herausforderungen/Triebkräfte gab es bei der Migration?

• Der Wunsch nach häufigeren Feature-Updates für die iGrafx-Plattform
  • Die Desktop-Software wird weniger häufig upgedatet als die Plattform – insbesondere wenn man es mit der Cloud-Version der Plattform vergleicht
  • Nahtlose Integration von neuen Features bei Cox Communications
• Die iGrafx Diagrammerstellungs- und Modellierungsmöglichkeiten auf der Cloud-basierten Plattform haben die Möglichkeiten der Legacy-Desktopsoftware eingeholt
  • Version 17.7 des BPM Tools erfüllte unsere Minimalanforderungen für die Migration bei Cox
• Der Wunsch nach einem benutzerfreundlicheren Erlebnis für iGrafx-Nutzer bei Cox Communications
  • Eine insgesamt einfachere Anwendung, mit einer modernen, webbasierten Schnittstelle
• Einfachere Führung und Kontrolle der iGrafx-Instanz
  • Eliminierung von IT-Abhängigkeiten, insbesondere in Anbetracht der Stilllegung der Desktopsoftware (Software Retirement)
  • Viewer-, Collaborator-, Designer- und Architect-Lizenzen für die Webplattform machen die Benutzerverwaltung sowie das Management der entsprechenden Funktionen/Berechtigungen rationeller

Welche iGrafx BPM Software Lösung wurde bei Cox Communications implementiert?

• iGrafx Enterprise Cloud, Version 17.7.0, am 16. April 2020.

Welche Erfahrungen haben Sie, als Leiter der Migration bei Cox Communications, gemacht?

• Die technischen Aspekte der Migration waren sehr problemos und klar – ein einfaches „Lift & Shift” an nur einem Wochenende. Wir lieferten iGrafx eine Kopie unserer Datenbank sowie unser Schema für die Benutzerauthentifizierung, was innerhalb von 24 Stunden in der BPM-Cloud-Umgebung einsatzbereit war. Als die Nutzer am Montag zu Cox Communications zurückkehrten, war der einzige festzustellende Unterschied eine Änderung der zu verwendenden URL.
• Wir führten mehrere Wochen vor der Echtmigration der Business Process Management Software in die Cloud beziehungsweise Produktivsetzung eine Testmigration der Datenbanken durch. Dieser Test wurde durchgeführt, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten wussten, was zu erwarten war und was benötigt wurde, sowie um einen Einblick in den zeitlichen Ablauf zu vermitteln. Wir waren im Hinblick auf die Produktivsetzung und darauf, was zu erwarten war, sehr zuversichtlich, und es traten keine Probleme auf.
• Alle komplexeren Elemente waren in der Planung, im Forecast und im Changemanagement enthalten. Im Großen und Ganzen, und das wird kaum jemanden überraschen, der in einem großen Unternehmen gearbeitet hat, war es wie einen Sack Flöhe zu hüten, denn jede Abteilung hat unweigerlich unterschiedliche Prioritäten:
  • Die Prozessdesigner-Community, obwohl relativ unkompliziert, benötigte dennoch Training im Hinblick darauf, was sich veränderte, warum die Umstellung stattfand und welcher Nutzen erkennbar sein würde, sowie im Hinblick auf die einfache Logistik einer neuen iGrafx-Login-URL. Zur Unterstützung erstellten wir für die Nutzer ein „How To“-Dokument und andere Basisdokumentationen.
  • Die IT zur Migrationsunterstützung zu verpflichten, war mit mehr Aufwand verbunden:
    • Die Sicherstellung der Finanzierung für die Durchführung der Umstellung (Stilllegung der selbst gehosteten Legacy-Plattform und Einrichtung einer Überwachung für die neue Cloud-basierte Instanz) war der umstrittenste Punkt, da das erste Angebot der IT hoch angesetzt zu sein schien und mit einer Investition verbunden war. Mittel, die nicht zur Verfügung standen.
    • In Absprache zwischen der IT und der Finanzabteilung konnte glücklicherweise geklärt werden, welche Kosten kapitalisiert und welche in den betrieblichen Aufwand gebucht werden müssten. Dabei stellte sich heraus, dass solche Cloud-Migrationen nicht kapitalisiert werden, womit der Migration nichts mehr im Wege stand.
    • Schließlich waren mehrere Gespräche zwischen dem Sicherheitsteam der Cox IT-Abteilung und dem iGrafx Team nötig, um die Anforderungen des Sicherheitsteams der Cox IT-Abteilung bezüglich Integration für Active Directory (Benutzerverwaltung) für Cloud-/SaaS-Anbieter zu erfüllen.

Gab es unerwartete Herausforderungen bei der Migration von der BPM Software zur Cloud?

• Es ist wichtig, die eigene Benutzerverwaltungsstrategie zu berücksichtigen und mit der IT-Abteilung zusammenzuarbeiten, um deren Anforderungen zu verstehen. Wenn sich Anforderungen ändern, kann dies in der Folge zu Komplikationen und viel manueller Arbeit führen.
• Die Migration der Legacy – „iGrafx Desktop“-Dateien ins webbasierte Diagrammformat lief nicht reibungslos ab, da bei der Konvertierung eine „brandneue“ Datei erstellt wurde und der Verlauf nicht sichtbar war. Dies ist offenbar notwendig, um die Rückverfolgbarkeit aller Aktionen (Audit-Traceability) der älteren Dokumentation sicherzustellen, was aber bedingt, dass die alte Version der Datei geöffnet werden muss, um Änderungen zu sehen. Die gute Nachricht ist jedoch, dass die Plattform ein super Dienstprogramm zur „Bulk Conversion“ (Massenkonvertierung) bietet, was den Konvertierungsprozess sehr einfach macht.

Gab es einen unerwarteten Nutzen und/oder anderes Feedback, der/das anderen bei der Durchführung der Migration helfen könnte?

• Insgesamt war der Wechsel in die BPM Cloud eine relativ einfache und nahtlose Erfahrung. Seien Sie darauf vorbereitet, die Geschäfts-/Finanz-/IT-Bürokratie Ihrer Organisation überwinden zu müssen, aber im Wissen, dass, wenn dies erst einmal geregelt ist, die eigentliche Migration unkompliziert ist.
• Kommunikation ist der Schlüssel. Ich habe vor der Umstellung vier verschiedene, 60-minütige Webinare für zwei verschiedene Zielgruppen unserer Nutzer-Community veranstaltet, die mehrere Zeitzonen abdeckten und an verschiedenen Tagen stattfanden.
  • Ein Thema war ein allgemeiner Überblick über die Möglichkeiten der Plattform, sowohl für Designer als auch für Collaborators.
  • Das andere war spezifisch zum Thema Designer und webbasierte Diagramme.
• Wir haben mehrfach Vorankündigungen an die gesamte Community versendet („Noch ein Monat, noch zwei Wochen, noch eine Woche, noch drei Tage bis zum Go-Live!“) Aber, trotz aller vorausschauenden Benachrichtigungen wussten ungefähr 10% meiner Nutzer-Community bis nach erfolgter Umstellung nicht, dass die Umstellung auf Prozessmanagement in der Cloud stattfand. Sie waren schnell mit an Bord, aber der springende Punkt ist, dass einige Leute mehr Unterstützung benötigen werden.
• Wir sind nun seit drei Monaten auf der iGrafx Enterprise Cloud und ich hatte bereits die Möglichkeit des Roll-outs vieler neuer Features an meine Nutzer-Community und freue mich auf weitere in diesem Quartal. Das Team ist extrem interessiert an regelmäßigen neuen Upgrades.
• Ich war im Hinblick auf die Wahrnehmung und Akzeptanz der neuen, webbasierten Diagrammerstellungs-Möglichkeiten besorgt, vor allem was die langjährigen Desktop-Nutzer betraf, aber die Resonanz und das Feedback waren positiver als ich es mir hätte erhoffen können, was unsere Pläne, den Desktop stillzulegen, vorangetrieben hat.