Die Hochschule München ist mit 17.500 Studenten Bayerns größte Hochschule für angewandte Wissenschaften und die zweitgrößte Deutschlands. Sie bietet derzeit etwa 70 Bachelor- und Masterstudiengänge an und beschäftigt ca. 500 Professoren, 660 Mitarbeiter und wissenschaftliche Angestellte sowie 750 Lehrbeauftragte. Diese kommen aus der Berufspraxis und pflegen exzellente Kontakte zu Handel und Wirtschaft. Wohl auch deshalb belegen viele Fakultäten der Hochschule München Spitzenplätze in aktuellen Hochschul-Rankings von Zeit, Handelsblatt und Wirtschaftswoche.
Seit 2006 ist zudem die Forschung in den Aufgaben der bayerischen Hochschulen für angewandte Wissenschaften auch gesetzlich verankert. Die Summe an jährlich eingeworbenen Drittmitteln hat sich seit 2002 verzehnfacht. Innovationen werden dabei in Kooperation mit der Wirtschaft entwickelt, damit sie in Unternehmen ideal umgesetzt werden. Dabei spielt es eine wichtige Rolle, dass die Hochschule München ausgezeichnet vernetzt ist. Zu den Partnern zählen leistungsstarke kleine und mittelständische Unternehmen aus der Region genauso wie international agierende Global Player. Auch mit anderen Bildungseinrichtungen kooperiert die Hochschule München auf deutscher und internationaler Ebene. So wird nicht nur der Austausch von Studenten, Lehrkräften und Forschenden immer leichter, sondern auch der nationale und internationale Dialog über Methoden und Trends in Lehre, Forschung und Hochschulpolitik gefördert.
Angesichts dieses breiten Spektrums an Themen und Schnittstellen ist ein erstklassiges Prozessmanagement für die Hochschule sehr wichtig. Seit 2011 setzt sie dabei auf Software der Firma iGrafx. Die zentrale Komponente einer ganzen Suite aus Prozessoptimierungstools ist die Lösung FlowCharter. Diese hilft, Prozesse grafisch zu modellieren und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Abläufe zu analysieren und optimieren, an welchen Punkten der Ist-Zustand verbesserungswürdig ist. Sobald der optimale Prozessablauf gefunden ist, lässt er sich in Diagrammen und Flowcharts mit den entsprechenden Querverweisen in einem Qualitätsmanagementhandbuch festhalten. „Wir kümmern uns in der Regel in Arbeitsgruppen um die Prozesserfassung und versuchen im gleichen Schritt, die optimale Lösung zu finden. Um die so entstandenen Prozesse darzustellen, eignet sich der FlowCharter sehr gut, da sich die einzelnen Prozessschritte mit wenigen Mausklicks anlegen lassen“, berichtet Dr. Lilian Ulhaas, Qualitätsmanagementbeauftragte der Hochschule München.
Als weitere Lösung von iGrafx kommt Process Central zum Einsatz. Dieses Produkt dient als Repository für alle relevanten Prozesse mit ihren zugehörigen Informationen. iGrafx Process Central arbeitet Hand in Hand mit dem FlowCharter und erweitert damit die Möglichkeiten in den Bereichen Dokumentenkontrolle, Lifecycle Management, Zusammenarbeit im Team und Speicherung nützlichen Prozesswissens. „Wir planen den Einsatz dieses Werkzeuges in den kommenden Monaten sukzessive auszubauen“, berichtet Ulhaas.
Ein Prozess, der mit Hilfe von iGrafx optimiert wurde, war das Beschaffungswesen. Als Behörde ist die Hochschule in dieser Hinsicht an eine Reihe von Vorschriften und Reglementierungen gebunden. Um die einzelnen Schritte mit den jeweils richtigen Ansprechpartnern transparent darzustellen, war der FlowCharter das ideale Werkzeug. „Wir haben uns mit verschiedenen Mitarbeitern aus den betroffenen Bereichen, also etwa Vertretern der Finanzabteilung, aber auch Juristen, zusammengesetzt“, sagt Ulhaas. Die Ergebnisse dieser Arbeitsgruppe konnten schnell in die FlowCharter-Welt überführt werden. „Über die intuitive, grafische Oberfläche ist das problemlos möglich“, beschreibt Ulhaas die Vorzüge des Systems.
Zur Veröffentlichung der Prozesse nutzt das QM-Team derzeit noch kein besonderes Tool. Die Ergebnisse werden von Hand aufbereitet als PDF ins Intranet der Hochschule gestellt. Dies ändert sich jedoch schon bald. Dann kommt Process Central auch in diesem Bereich zum Einsatz. Damit lassen sich die Ergebnisse und Analysen direkt auf einer Webseite publizieren.
Einen direkten Return on Investment mag Ulhaas nicht beziffern. Mittel und langfristig werde sich der Einsatz der iGrafx-Lösung jedoch vor allem dadurch lohnen, dass sich die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, aber auch zwischen dem Lehrkörper und der Verwaltung verbessert. „Wir wollen vor allem das Prozessdenken etablieren. Bislang haben viele nur über die Abläufe ihrer eigenen Abteilung nachgedacht“, so Ulhaas. „Das Thema Prozesse bekommt jedenfalls bei der täglichen Arbeit der Hochschule eine immer größere Bedeutung. Mit den iGrafx-Lösungen haben wir dafür die richtigen Werkzeuge zur Hand.“
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