Dokumentenmanagement: Ziel zu hundert Prozent erreicht.

Die hubergroup hat ihr Dokumentenmanagement effizienter gemacht und den Aufwand halbiert

Effizienzsteigerung ist das Gebot der Stunde. In großen Unternehmen mit mehreren Standorten heißt das nicht zuletzt, dass alle Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle für sie relevanten Prozess-Dokumente haben – in der jeweils aktuellen Version, versteht sich. Die hubergroup, einer der weltweit führenden Druckfarbenhersteller, hat das Dokumentenmanagement für ihr Integriertes Managementsystem (IMS) erheblich vereinfacht und den Pflegeaufwand um 50 Prozent verringert. 

In unserer Zeit der schnellen Online-Kommunikation gilt mehr denn je: Gedrucktes hat Bestand. Während die digitale Informations- und Bilderflut vor allem eins ist: flüchtig, gewinnt das gedruckte Wort an Bedeutung und schaffen hochwertig gedruckte Bilder bleibende Eindrücke. Einen wesentlichen Beitrag dazu leistet die hubergroup. Der Verbund von 40 Unternehmen, verteilt über den ganzen Globus, zählt zu den weltweit führenden Druckfarbenherstellern. Die Firmengruppe produziert jährlich mehr als 340.000 Tonnen Druckfarbe und -lacke für fast jedes Anwendungsgebiet wie beispielsweise Verpackungen.

Der Erfolg des seit 250 Jahren familiengeführten Unternehmens kommt nicht von ungefähr. Er ist vielmehr das Ergebnis einer gelungenen Symbiose von Tradition und Innovationskraft. Heute unterhält die hubergroup weltweit mehr als 130 Filialen, Verkaufsbüros und Außenlager. Ihre Position im Markt für Offset- und Verpackungsdruck behauptet sie unter anderem durch intensive Forschungs- und Entwicklungsarbeit und höchste Qualitätsstandards – getreu dem Firmenmotto „More than just ink“.

Weniger Aufwand und mehr Transparenz

Um seine Prozesse zu visualisieren, arbeitet das Unternehmen seit mehr als zehn Jahren mit iGrafx FlowCharter, wie Konrad Pscheidl, Director IT, Product Safety & IMS Europe, erklärt. „Mit dem FlowCharter haben wir Flussdiagramme von unseren Prozessen erstellt. Diese wurden als Bild in Word-Dokumente mit textbasierten Informationen zum jeweiligen Prozess eingebunden.“ In dieser Form wurden die Dokumente den Mitarbeitern innerhalb der selbst entwickelten IMS Intranet Homepage zur Verfügung gestellt. „Das war natürlich ein riesiger manueller Aufwand, nicht nur beim Erstellen der Dokumente, sondern erst recht bei der Pflege.“ Vor allem die Archivierung alter Versionsstände war zeitintensiv.

Kein Wunder, dass Konrad Pscheidl den Aufwand für das Dokumentenmanagement reduzieren und zugleich die Arbeit mit den Dokumenten einfacher und transparenter gestalten wollte. „Zu Beginn unserer Evaluierungsphase haben wir drei zentrale Ziele definiert. Erstens: Ein effizientes Dokumentenmanagement, das sicherstellt, dass sämtliche Prozessdokumente auf einer Plattform in der identischen, aktuellen Version verfügbar sind. Zweitens: Der Aufbau einer unternehmensweiten Process Map auf Basis des neuen Dokumentenmanagements. Drittens: Die Anbindung an den SAP Solution Manager.“

Für die Evaluierung bediente sich Pscheidl eines wissenschaftlichen Instruments: „Ein Student, der bei uns seine Bachelor-Arbeit schreiben wollte, sollte im Rahmen seiner Arbeit den Markt nach Lösungsmöglichkeiten sondieren und deren Tauglichkeit und Praktikabilität so konkret wie möglich bewerten.“

Dabei habe sich schon früh gezeigt, dass es wenige Programme im Markt gab, die generell überhaupt geeignet waren, die gestellten Anforderungen abzudecken. „Bei genauerer Prüfung stellten wir fest, dass iGrafx die Komplexität der Aufgabe mit Abstand am besten im Griff hatte. Außerdem hat uns das einfache, sehr durchgängige Bedienkonzept überzeugt. Schließlich ist es für die Einführung eines neuen Systems und den täglichen Umgang damit enorm wichtig, dass die Mitarbeiter schnell und intuitiv damit arbeiten können.“

Zugriff für Mitarbeiter stark verbessert

Die Entscheidung lag auf der Hand: Konrad Pscheidl und sein Team entschlossen sich, das Projekt mit iGrafx umzusetzen. Im ersten Schritt galt es, eine gemeinsame Methodik zu definieren, nach der jeder Prozess aufbereitet und angelegt werden sollte. Man einigte sich auf das Standardverfahren BPMN (Business Process Modeling and Notation) 2.0.

Seit 2014 ist das neue Dokumentenmanagement in die tägliche Arbeit bei den fünf Stammwerken der hubergroup integriert. Aktuell greifen rund 1.000 Mitarbeiter darauf zu. Für Konrad Pscheidl besonders erfreulich: „Wir brauchen jetzt nur noch etwa 10 bis 15 Minuten, um ein Dokument einzustellen und die dafür relevanten Links zu setzen. Das geht superschnell. Damit haben wir heute halb so viel Aufwand für das Einstellen und vor allem für die Pflege der Dokumente.“

Möglich machte dies erst eine neue Funktion, die es erlaubt, ein Dokument nur einmal einzustellen und über eine Link-Funktion an verschieden Stellen in einer Baumstruktur anzuzeigen. „Unser Pool an Dokumenten, für das Qualitäts-Management, das Umwelt-Management und das Arbeitsschutz-Management, ist sehr groß. Jede Abteilung im Unternehmen hat ihren eigenen Pool und ihre eigene Struktur auf der IMS Intranet Homepage. Mit Process Central greifen sie immer auf die aktuellen Prozessdokumente zu, die sie dann so in ihre Struktur einbinden können, wie es für sie sinnvoll erscheint. Dabei ist jedes Dokument mit dem dazugehörigen Prozess verknüpft und zusätzlich mit allen Abteilungen und Gesamtprozessen, für die es relevant ist.“

Durch diese neue Link-Funktion habe sein Unternehmen jetzt ein komplettes Dokumentenmanagement-System, das die tägliche Arbeit erleichtert und unterstützt. „Ich kann jedes Dokument in das System einbinden und per Link jedem Mitarbeiter, der darauf zugreifen muss, verfügbar machen. Damit haben wir unser Ziel in Sachen Dokumentenmanagement zu hundert Prozent erreicht.“

Umstellung auf das neue System ohne Schulungen

Im Übrigen habe sich bei der Umstellung vom bisherigen auf das neue System gezeigt, dass die iGrafx-Lösung nicht nur die gewünschte Funktionalität in herausragender Qualität biete, sondern auch sehr einfach zu bedienen sei. „Die Umstellung war völlig problemlos, wir haben keine Schulung gebraucht, und es kamen fast keine Anrufe mit Fragen, wie das System funktioniert. Das zeigt, es erschließt sich wirklich intuitiv.“

Derzeit sind Konrad Pscheidl und sein Team dabei, eine vernünftige Process Map zu erstellen. Was die hubergroup bisher hatte, sind nicht verknüpfte Prozess-Flussdiagramme. So den Überblick über das Zusammenwirken aller Unternehmensprozesse zu behalten, ist auf Dauer viel zu aufwändig und nur schwer zu steuern. Mit den in iGrafx Process Central integrierten Funktionen lässt sich das wesentlich eleganter lösen. Der Hauptaufwand bei dieser Aufgabe besteht in der Kommunikation mit den Fachabteilungen, weil die Process Map natürlich vor allem deren Anforderungen gerecht werden muss.

Transparenz durch die Anbindung an den SAP Solution Manager

Denkbar ist als weiterer Schritt die Anbindung an den SAP Solution Manager. „Dann werden wir unsere Prozesse in iGrafx entwickeln und ins SAP-System überspielen können – oder umgekehrt. Dass das problemlos funktioniert, wissen wir bereits, weil wir in der Evaluierungsphase ein komplettes Testsystem aufgebaut hatten, mit dem wir alle Vorgänge durchspielen konnten.“ Der große Vorteil neben dem einfachen Erstellen neuer oder der einfachen Änderung bestehender Prozesse wird eine wesentlich höhere Transparenz sein. „Der SAP Solution Manager kann Prozesse aus iGrafx importieren. Vor allem: Wir haben dann auch eine Abbildung aller in SAP ablaufenden Geschäftsprozessanteile in unserer Standard-Prozessdokumentation.“

Insgesamt sei er höchst zufrieden mit dem Verlauf, der Umsetzung und den bisher erzielten Ergebnissen des Projekts, resümiert der IT-Direktor. „Das System läuft sehr stabil.“ Und er verteilt zum Schluss noch ein großes Lob an seine Ansprechpartner bei iGrafx. „Die Zusammenarbeit war in jeder Phase total unkompliziert und die Unterstützung sehr kompetent. Ich bin überzeugt, den richtigen Partner ausgewählt zu haben.“