Glatter Umstieg ohne Verlust von Prozessinformationen

LBS Nord wechselt zu iGrafx mit Hilfe des eProcessConverters von e-FACT

 Cross-Selling-Potenziale ausnutzen, die Cost-Income-Ratio verbessern und Rationalisierungsprojekte vorantreiben – an Herausforderungen für Prozessmanager herrscht in der Bankenwelt kein Mangel. Ohne die passenden Tools steht so mancher BPM-Profi allerdings auf verlorenem Posten. Die LBS Norddeutsche Landesbausparkasse Berlin-Hannover entschied sich jetzt für den Wechsel zu den Analysetools von iGrafx.

Die LBS Nord gehört zur Sparkassen-Finanzgruppe und ist mit einem Marktanteil von über 44 Prozent die Nummer Eins der Bausparkassen in Niedersachsen. So betreut die LBS rund eine Million Kunden und weist einen

Bestand von 1,5 Millionen Bausparverträgen mit einem Volumen von mehr als 30 Milliarden Euro auf. Allesamt gute Gründe, die Prozessanalyse und –optimierung mit dafür speziell angepassten Tools zu betreiben.

Vor über 15 Jahren hatte sich die LBS Nord für die BPM Plattform ARIS entschieden. Dabei handelt es sich um eine sehr umfangreiche Lösung für alle Prozessmodellierungsaufgaben der Bausparkasse. Genau hier lagen laut Thomas Runge, Methodenverantwortlicher bei der LBS Nord, allerdings auch die Schwierigkeiten. Zusammen mit zwölf Kollegen kümmert er sich um alle Prozess-Belange der LBS Nord. „Das Produkt war für unsere Ansprüche einfach zu übermächtig.“ So hätten die Mitarbeiter des Instituts kaum Zeit und Muße gehabt, sich in das ausgedehnte Universum der „erweiterten ereignisgesteuerten Prozesskette” zu begeben. Entsprechend gering, so Thomas Runge, war die Motivation. „Die komplexe Methodik, die dahinter steckt, mag wissenschaftlich sehr ausgereift sein. Für den praktischen Einsatz in unserem Haus brauchten wir allerdings eine Software, die von jedem Mitarbeiter mit BPM-Verantwortung auch ohne langwierige Schulung einsetzbar ist”, so der ARIS-Verantwortliche.

Nach insgesamt 15 Jahren wurde die Tool-Strategie bei der LBS Nord komplett neu überdacht. Ausschlaggebend für einen Wechsel war am Ende unter anderem die teure Wartung der ARIS-Plattform: Die bevorstehende Umstellung auf Java hätte zudem hohe Migrationskosten nach sich gezogen.

“Letztlich hätten wir uns mit steigenden Infrastruktur- und Betriebskosten abfinden müssen. Eine komplett neue Lösung schien uns vor diesem Hintergrund die bessere Alternative zu sein”, erklärt Runge.

Die Herausforderung

Gesucht wurde eine einfach zu bedienende Windows-Lösung, mit der sich Swimlane-Diagramme in kurzer Zeit anlegen lassen. Besonders wichtig war zudem eine File-basierte Ablage, die sich skalieren lässt und auch innerhalb unterschiedlicher Umgebungen funktioniert. Um für die Zukunft gerüstet zu sein, sollte auch der Weg zu einem Client-Server-System innerhalb einer erweiterten BPM-Umgebung nicht verbaut sein. Besonders die Simulation unterschiedlichster Prozesse – so der Anspruch der Anwender – musste ohne Schwierigkeiten bei der Bedienung einfach umzusetzen sein. Nicht zuletzt wünschte sich die LBS Nord eine preiswerte Lösung.

Mit diesen Vorgaben im Pflichtenheft machte sich die Bausparkasse auf die Suche nach einem geeigneten Partner. Die LBS Nord stellte dazu viereinhalb Monate lang eine ganze Reihe unterschiedlichster BPM-Tools auf den Prüfstand. Sogar den Einsatz des eigentlich für andere Zwecke konzipierten Visio wollten die BPM-Experten nicht kategorisch ausschließen. Über einige Add-Ons lässt es sich zu einer Art Prozesssoftware ausbauen. Letztlich kam es aber in Sachen Funktionsumfang und Bedienbarkeit nicht an die übrigen Lösungen im Rennen heran.

Die Lösung

Hilfreiche Tipps und Unterstützung bekam die Bausparkasse vom Bundesverband Öffentlicher Banken Deutschlands, kurz VÖB. Dort ist das Institut schon seit langer Zeit aktives Mitglied. Der VÖB wiederum verlässt sich in Sachen Prozessoptimierung ganz auf die Expertise seines strategischen BPM Partners, der e-FACT GmbH. Das Unternehmen berät Firmen bei der Integration von prozessorientierten IT-Lösungen. Dazu setzt es Software aus den Bereichen Business Process Management, Workflow, Enterprise Application Integration und Business Intelligence ein, die mit eigenen Integrationswerkzeugen den Kundenbedürfnissen angepasst werden. Konkret empfahlen die Kölner Prozessexperten den Einsatz der Produkte von iGrafx: Der FlowCharter hilft, Prozesse grafisch zu modellieren und bietet darüber hinaus die Möglichkeit, Abläufe zu analysieren und optimieren, um zu ermitteln an welchen Punkten der Ist-Zustand verbesserungswürdig ist. Sobald der optimale Prozessablauf gefunden ist, lässt er sich in Diagrammen und Flowcharts mit den entsprechenden Querverweisen beispielsweise in einem Organisationshandbuch festhalten. Die nahtlose Integration der erstellten Prozessmodelle in iGrafx Process trägt entscheidend dazu bei, ohne Medienbruch in die Simulation von Prozessen zu wechseln. Bei der Prozesssimulation werden „What-if“-Szenarien erstellt, in denen ein Prozess mit verschiedenen Parameterwerten und Ausprägungen durchgespielt wird. Dies kann in grafischer oder rein tabellarischer Form geschehen. Der entscheidende Nutzen besteht darin, dass der Benutzer den Prozess optimieren kann, ohne in den Prozess und damit in die Produktion beziehungsweise das echte Tagesgeschehen eingreifen zu müssen. Die so gewonnenen Daten helfen dabei, auftretende Engpässe und Warteschlangen offenzulegen und die Höhe der Ressourcenauslastung und Prozesskosten zu errechnen.

Der Bankenverband bietet seinen Mitgliedern diese Software über ein Rahmenabkommen zu einem Sonderpreis an.

Um Bestandsdaten problemlos in diese Lösung überführen zu können, hat e-FACT einen Converter entwickelt, der mit den ARIS-Prozessmodellen arbeiten kann. Eine gute Voraussetzung, die zusammen mit der einfachen, sich visuell selbst erklärenden Benutzeroberfläche von iGrafx den Ausschlag für den Kauf der iGrafx-Lösung gab. „Uns hat der iGrafx FlowCharter und die Simulationskomponente iGrafx Process von Anfang an überzeugt. Die Bedienung beider Tools ist einfach, so dass wir uns aufwändige Schulungen sparen konnten“, erklärt Runge.

Im Zuge der Implementierung nahm e-FACT die Prozesslandschaft der LBS Nord kritisch unter die Lupe. Schließlich ging es darum, sämtliche in ARIS dokumentierten Abläufe über den eProcessConverter nahtlos, sowohl methodisch, als auch in einer 1:1 Darstellung, in iGrafx zu überführen. Das Software- und Beratungshaus hatte dazu seinen Converter auf die spezifischen Konventionen der LBS angepasst. So war es in kürzester Zeit möglich, rund 500 Prozessmodelle inklusive aller vorhandenen Attribute zu importieren. „Wir waren erstaunt, wie einfach das ging“, sagt Runge.

Die Vorteile

Nach einer kurzen Schulung durch e-FACT war die Bedienung von iGrafx FlowCharter und iGrafx Process den Mitarbeitern in Fleisch und Blut übergegangen. „Die visuelle Struktur macht es ziemlich einfach, auch komplexe Prozesse abzubilden“, erklärt Runge. Heute möchte keiner der Prozessverantwortlichen das neue Tool missen. Und auch finanziell hat sich der Umstieg von ARIS laut Runge gelohnt: „Wir konnten unsere Betriebskosten erheblich senken. Zusammen mit der effizienten Bedienung von iGrafx sind das Vorteile, die kaum zu überbieten sind.“

“ARIS” ist ein eingetragenes Warenzeichen der IDS Scheer AG, Saarbrücken. „iGrafx“ ist eingetragenes Warenzeichen der COREL Corp, eProcessConverter ist eingetragenes Warenzeichen e-Fact GmbH, Köln.