Der im badischen Oberkirch ansässige Automobilzulieferer PWO ist ein echter Global Player mit mehr als 3.400 Mitarbeitern weltweit. Das Unternehmen fertigt auf drei Kontinenten Hightech-Metallteile und Leichtbaukomponenten für die Automotive-Branche. Mit iGrafx hat PWO sein Dokumenten- und Prozessmanagement konzernweit vereinheitlicht und transparent gemacht.
Die Progress-Werk Oberkirch AG, kurz PWO, gehört zum kleinen Kreis der weltweit lieferfähigen Automobilzulieferer. Die Kunden des Unternehmens, das auf eine fast 100-jährige Erfolgsgeschichte verweisen kann, schätzen dessen Exzellenz in der Umform- und Verbindungstechnologie metallischer Werkstoffe. Der traditionsbewusste, global agierende Konzern ist stolz auf seine herausragende Präzision im Werkzeugbau, seine profunde Erfahrung in Schweißverfahren und im strukturellen Kleben, aber auch auf die familiäre, von Wertschätzung, Leistung und Nachhaltigkeit geprägte Unternehmenskultur. Auf dieser soliden Basis deckt PWO die gesamte Wertschöpfungskette bis zur Serienfertigung ab.
Mitte der 90er-Jahre des vergangenen Jahrhunderts leitete der Konzern eine dynamische Entwicklung ein, die ihn heute zum gefragten Global Player in seiner Branche macht: Nach ersten internationalen Kooperationen im Jahr 1996 startete PWO bereits 1997 seine Geschäftsaktivität in Kanada. Im Jahr 2005 folgte der Markteintritt in der Tschechischen Republik, und schon ein Jahr später erweiterte das Unternehmen seine Geschäftsbasis nach China und Mexiko. Mittlerweile verfügt PWO über neun Produktions- und Montagestandorte in Europa, Nordamerika und Asien.
Klar, dass eine solch massive Ausweitung der weltweiten Präsenz auch eine Neuordnung der internen Konzernstrukturen verlangt. „Das Prozess- und Dokumentenmanagement war alles andere als einheitlich“, erklärt Philipp Feger, Geschäftsprozessmanager und Teamleiter in der Organisation. So hatte jeder Standort seine eigene Organisationsstruktur und seine eigenen Verfahrensanweisungen. Weder die Art der Darstellung noch die Prozesse selbst waren wirklich miteinander vergleichbar.
Hinzu kam: Die ursprünglich am Heimatstandort in Oberkirch vorhandenen Dokumente wie Organisations-, Qualitäts- und Managementhandbücher waren ebenso wie die Organisations- und Verfahrensanweisungen nur in Deutsch vorhanden. Ein konzernweiter Einsatz in mehreren Sprachen war zu diesem Zeitpunkt nicht möglich. Außerdem existierte kein automatisiertes Freigabeverfahren. Papierdokumente wurden unterschrieben und eingescannt, Prozess- und Qualitätshandbücher in MS Word, Prozessabläufe in Excel-Dateien dargestellt. All diese Dokumente wurden über die Software „Folio Views“ im Unternehmen veröffentlicht.
Diese über lange Jahre gewachsenen Strukturen waren nicht geeignet, ein über drei Kontinente verteiltes Unternehmen straff zu führen und dessen Prozesse zu vereinheitlichen. Das aber ist die Grundvoraussetzung, um im harten globalen Wettbewerb zu bestehen.
Also machten sich die Geschäftsprozessmanager in Oberkirch auf die Suche nach einem Tool, mit dem sich der vorhandene Wildwuchs eindämmen und ordnen ließ. Das Ziel: Sämtliche Prozesse und zugehörigen Organisationsdokumente im Konzern sollten in weitgehend einheitlicher Form auf einer zentralen Plattform gespeichert und administriert werden können. „Auf diese Weise wollten wir die konzernweite Kontrolle über alle bestehenden und künftigen Prozesse und Dokumente sicherstellen und natürlich auch die zugehörigen Aktualisierungs-, Überprüfungs- und Freigabeprozesse vereinheitlichen und automatisieren“, so Philipp Feger.
Das neue Tool sollte vor allem die grafische Prozessmodellierung unterstützen und eine große Zahl von Modellierungsmöglichkeiten bieten. Philipp Feger: „Wir wollten möglichst viele Freiheiten im Rahmen fester Modellierungskonventionen haben. Die Modellierungskonventionen sollten jedoch durch PWO selbst zu definieren sein.“
Darüber hinaus sollte die künftige Lösung die Arbeit in mehreren Sprachen unterstützen, eine effiziente Suche und Navigation erlauben und in der Lage sein, ein einheitliches Überprüfungs- und Freigabeprozedere darzustellen. Sämtliche Dokumente sollten in einem zentralen Repository mit webbasiertem Portalzugang abgelegt werden. „Das alles bei einer hohen Usability – in der Modellierung ebenso wie in der Anwendung. Schließlich wollten wir die verbesserte Transparenz und Vereinheitlichung nicht mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand beim Umgang mit dem System bezahlen.“
Nach eingehender Sichtung des Marktes kamen die Geschäftsprozessmanager von PWO zu dem Schluss, dass iGrafx die größten Schnittmengen mit ihrem Anforderungskatalog aufweist. „Das System bietet einen hohen Funktionsumfang wie Mehrsprachigkeit, Überprüfungs- und Freigabeprozedere, zentrales Repository und mehr. Außerdem ist iGrafx weitestgehend ungebunden an Modellierungskonventionen. Das gibt uns die gewünschte Freiheit bei der Darstellung unserer Prozesse.“
Eine Freiheit allerdings, die nicht nur Vorteile bringt, wie er feststellt. „Einerseits müssen wir uns an keinen Standard halten, damit lässt sich die Darstellung sehr gut auf unsere Wünsche und Bedürfnisse zuschneiden. Andererseits stellen wir fest, dass diese Freiheitsgrade durch die unterschiedlichen Autoren auch zu unterschiedlichen Lösungen führen. Das System selbst prüft, wie von uns gewünscht, nicht, ob die Darstellungen konsistent sind.“
Das Ergebnis ist eine Vielfalt an Darstellungsformen, die es schwer macht, die differierenden Darstellungen miteinander zu vergleichen. Deshalb habe man inzwischen ein internes Regelwerk aufgesetzt, wie Prozesse darzustellen sind. „Wir haben sozusagen einige Leitplanken in Form von Modellierungsstandards eingeführt.“
Lediglich die Arbeit mit Freitexten sei etwas umständlich, erklärt Philipp Feger. „Die großen Stärken des Systems liegen ohne Zweifel im Modellieren von Prozessen – und dafür haben wir es ja auch implementiert. Unterschiedliche Formatierungen von Freitexten wie Unterstreichungen, Absätze oder Einrückungen sind nicht ganz einfach.“
Eingeführt wurde die erste Version von iGrafx in der Konzernzentrale am Standort Oberkirch. „Das war eine Riesenaufgabe, weil wir zunächst alle vorhandenen Dokumente sichten und auf Aktualität prüfen mussten.“ Zugleich habe man die eigenen Standards einer Prüfung unterzogen, „wir wollten keinen alten Wein in neuen Schläuchen.“
Die Implementierung von iGrafx selbst sei recht unkompliziert und schnell gewesen, stellt Philipp Feger fest. „Die Suchfunktion von iGrafx haben wir in unsere interne SharePoint-Umgebung integriert. Der Zugriff auf die Repository Datenbank läuft über unsere Intranet-Anwendungen.“
Im nächsten Schritt rollten Feger und seine Kollegen das Tool in den Tochtergesellschaften in Kanada, Tschechien, Mexico und China aus. „Auch das war technisch relativ einfach. Unsere komplette IT läuft in der privaten Cloud, damit war iGrafx für unsere Tochtergesellschaften technisch sofort verfügbar.“
Die Hauptaufgabe bestand auch hier darin, die vorhandenen Dokumente zu sichten, zu prüfen, mit dem unternehmensinternen Standard abzugleichen und daran auszurichten. „Die eigentliche Herausforderung war, alle Prozesse konzernweit in Form und Inhalt zu standardisieren.“
Die wesentlichen Geschäftsprozesse waren zu Beginn für jeden Fachbereich vorhanden. Mithilfe von iGrafx wurden sie gemeinsam mit den Fachbereichen in Form von weiteren Prozessen detailliert. „Und natürlich haben wir auch die Forderungen der Automobilindustrie, wie sie im Rahmen der International Automotive Task Force IATF festgelegt sind, in die Prozesswelt implementiert.“
Inzwischen setzt PWO iGrafx sowohl im administrativen als auch operativen Bereich in allen Konzerngesellschaften und allen Abteilungen ein. Erstellt und gepflegt werden die Prozesse von den Geschäftsprozessmanagern. An jedem PWO-Standort gibt es mindestens einen Geschäftsprozessmanager, der die lokale Prozesswelt betreut.
Um sicherzustellen, dass die Organisation und Darstellung konzernweit einheitlich bleibt, gibt es wöchentlich eine Telefonkonferenz. „Dabei ist von jedem Standort mindestens ein Geschäftsprozessmanager dabei. Wir besprechen jeden neuen Prozess und dessen Darstellung. Und erst wenn wir uns einig sind, dass das passt, wird die jeweilige Prozessdarstellung in iGafx veröffentlicht.“
Als durchaus erwünschte Nebenwirkung der verbesserten Transparenz und Einheitlichkeit stellen Philipp Feger und seine Kollegen ein wachsendes Prozessbewusstsein fest. „Je größer der Konzern wird, desto stärker ist das Interesse der Mitarbeiter an einheitlichen und verlässlichen Standards. Und genau das unterstützen wir mit iGrafx. Nicht zuletzt deshalb erfreut sich das Tool einer sehr hohen Akzeptanz bei den Nutzern.“
Auf dieser Basis hat PWO inzwischen viele Abläufe optimiert und transparent gemacht. Hinzu kommt, dass alle Prozesse für jeden Mitarbeiter einsehbar sind. „Damit hat jeder die Möglichkeit, auf Optimierungspotenzial in Prozessen aufmerksam zu machen. Dadurch entsteht eine konstruktive Unruhe, und das ist durchaus erwünscht.“
Das System laufe sehr stabil und minimiere die Suchzeiten durch die integrierten Such- und Filterfunktionen. „Und wir haben mit der PWO- Prozesswelt alle Zertifizierungen – auch die jüngste gemäß IATF – mit Erfolg bestanden.“
Nicht zu vergessen: Mit iGrafx kann PWO jetzt alle für den Konzern relevanten Prozesse und Dokumente zentral verwalten. „Dadurch haben wir einen hohen Standardisierungsgrad erzielt.“ Durch die ständige Optimierung von Prozessen entstehen immer transparentere und bessere Strukturen – „und die Prozesse sind leichter zu pflegen.“
Heute stellt das Repository eine zentrale Wissensdatenbank für die Anwender innerhalb des PWO-Konzerns dar. Es dient als Grundlage für die Schulung und Ausbildung von Mitarbeitern, die konzernweite Speicherung von Knowhow, für Audits und Zertifizierungen und als zentrale Kommunikationsplattform.
Kurz: Mit der Einführung von iGrafx ist der Konzern einen wichtigen Schritt in Richtung digitale Transformation gegangen. „Ohne die bereitgestellten Funktionen, wie sie iGrafx bietet, wäre die Verwaltung von Prozessen und Dokumenten in einem international agierenden Unternehmen wie PWO nur mit einem exorbitanten Aufwand abbildbar“, resümiert der Geschäftsprozessmanager. „Die Funktionalität hat sich bewährt, wir wollten sie definitiv nicht mehr missen.“
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