Leitfaden zur Robotic Process Automation – Teil 1

Von Gast-Autor Ian Hawkins, Conference Speaker und Redakteur von PEX Network.

Die Robotic Process Automation (RPA) ist eine softwarebasierte Technologie, bei der Software-Roboter eingesetzt werden, um die Ausführung eines Geschäftsprozesses durch Menschen zu simulieren. Das bedeutet, dass der Roboter die Aufgabe auf einem Computer durchführt, die gleiche Schnittstelle benutzt, die ein menschlicher Sachbearbeiter benutzen würde, Mausklicks tätigt, Daten eintippt, Anwendungen öffnet, Tastenkürzel verwendet usw.

Robotic Process Automation (RPA), wie das Unternehmen UiPath sie definiert: Software-Roboter, die menschliche Handlungen nachahmen und in digitale Systeme integrieren, um Geschäftsprozesse zu optimieren. RPA erfasst Daten, ruft Anwendungen auf, löst Reaktionen aus und kommuniziert mit anderen Systemen, um eine Vielzahl von Aufgaben durchzuführen. Diese Art der Automation wird überwiegend zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und -aufgaben eingesetzt, was für das Unternehmen zu Kostensenkungen und Wettbewerbsvorteilen führt.

RPA ist erstaunlich vielseitig und flexibel, sodass sie in Unternehmen jeder Größe sinnvoll eingesetzt werden kann, von Start-ups bis hin zu großen Unternehmensorganisationen. Auf dem Markt sind derzeit in diesem Zusammenhang einige Produkte erhältlich, die sich einem oder beiden der folgenden gängigen Typen zuordnen lassen:

1. Programmierbare Bots – Die Arbeitsweise eines programmierbaren Roboters wird durch festgelegte Regeln und Anweisungen bestimmt. Bevor ein Bot an die Arbeit gehen kann, müssen Programmierer Parameter festlegen. Letztendlich geht es darum, einen Prozess Schritt für Schritt darzustellen, was bei komplexeren Aufgaben sehr zeitaufwändig sein kann.

2. Intelligente Bots – Bots mit künstlicher Intelligenz können Daten – sowohl historische als auch aktuelle – analysieren, um zu erfahren, wie Mitarbeiter einen Prozess ausführen. Der Roboter folgt ihren Klicks, Mausbewegungen und Aktionen. Nach einer Anlaufzeit, in der hinreichend viele Daten analysiert wurden, steht dem Bot genügend Datenmaterial zur Verfügung, um den Prozess selbständig abzuschließen. Intelligente und selbstlernende Bots sind besser geeignet, Prozesse mit unstrukturierten Daten und schwankenden Parametern durchzuführen.

Aber wie funktioniert RPA nun genau?

Die Automatisierungstechnik ist bereits seit über einem Jahrzehnt ein Grundpfeiler der Geschäftsabläufe, aber in den vergangenen Jahren hat die RPA-Technologie ein beeindruckendes Maß an Raffinesse entwickelt, ohne dabei die Benutzerfreundlichkeit zu vernachlässigen. Sie ist nicht mehr nur ein Werkzeug, das ausschließlich dazu dient, die Automatisierung einfacher und sich wiederholender IT-Aufgaben zu erleichtern. RPA befindet sich in einem Reifungsprozess, und mit der Konvergenz anderer Technologien – wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen (machine learning, ML) – beginnen wir, neue Möglichkeiten zu erschließen.

RPA im Vergleich zu traditionellen Ansätzen der Prozesstransformation:

Quelle: Deloitte Analysis

Das Nutzungspotenzial von RPA ist beträchtlich, aber es besteht – wie bei jeder neuen Technologie – das Risiko, dass man aus solchen neuen Ansätzen mangels eines vollständigen Verständnisses nicht in der Lage ist, den bestmöglichen Nutzen zu ziehen. Im Gegensatz zu anderen Automationsformen besitzt RPA die Intelligenz, zu entscheiden, ob ein Prozess stattfinden soll oder nicht. RPA kann die vorgelegten Daten analysieren und eine Entscheidung auf Basis der vom Entwickler festgelegten Logikparameter treffen. Im Vergleich zu anderen Formen der Automation ist keine Systemintegration erforderlich.

RPA ist ein weites Feld, und es gibt auf dem Markt eine Vielzahl von Technologien, die sich erheblich voneinander unterscheiden. Die meisten RPA-Produkte scheinen jedoch aus RPA-Entwickler-Tools, einer Steuerung und dem Roboter selbst zu bestehen. Unternehmen können RPA auf vielfältige Weise nutzen. Da sie flexibel ist und sich einfach implementieren lässt, können einige Unternehmen feststellen, dass sie RPA auf eine für ihre Organisation spezifische Weise nutzen. Die Festlegung, welche Prozesse automatisiert werden sollen, ist ein wichtiger strategischer Punkt. Es macht keinen Sinn, einen Prozess nur deswegen zu automatisieren, weil man dazu in der Lage ist.

Obwohl RPA einen hervorragenden Beitrag leisten kann, die operative Exzellenz eines Unternehmens zu steigern, eignen sich einige Prozesse besser für die Automatisierung als andere. Es ist immer eine empfehlenswerte Praxis, RPA zunächst nur langsam einzuführen, um Anfangsprobleme, die häufig mit der Implementierung neuer Technologien einhergehen, etwas abzumildern. Die am besten geeigneten Kandidaten für diese Art der Automatisierung sind solche Prozesse, die tendenziell einfach und wiederholt ablaufen und sich auch noch leicht definieren lassen. Diese Prozesse werden wahrscheinlich regelbasiert sein und relativ einfach definierbare strukturierte Daten verwenden.

Die drei größten Vorteile der Robotic Process Automation

1. Automatisierbare Aufgaben – Eines der charakteristischen Merkmale von RPA ist die Möglichkeit der Ausführung automatisierbarer Aufgaben – RPA entlastet menschliche Sachbearbeiter von eintönigen, sich ständig wiederholenden Büroaufgaben wie Dateneingabe und Datenmanipulation, sodass sich diese mehr auf komplexe wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können, die dem Unternehmen Nutzen bringen.

2. Reduktion menschlicher Fehler und Kosten – Fehler bei der Arbeit, zu denen menschliche Arbeiter – insbesondere bei langen, sich wiederholenden Aufgaben – durch Müdigkeit und Langeweile neigen, werden mit RPA weitestgehend verringert. Das führt zu einem präziseren, zeitnahen und konsistenten Arbeiten, mit dem sichergestellt ist, dass Zeit und Geld nicht durch die Korrektur alter Arbeiten oder die Erstellung von Duplikaten verloren gehen.

3. RPA arbeitet Hand in Hand mit der bestehenden IT-Infrastruktur und ist nicht invasiv – RPA arbeitet mit der bestehenden IT-Infrastruktur zusammen; lediglich die Verwendung ist zu erlernen. Dies ist ein großer Vorteil für Unternehmen, die Legacy-Systeme einsetzen. RPA ist mit der Front-End-Infrastruktur verbunden und verwendet die gleiche grafische Benutzeroberfläche (GUI), mit der menschliche Sachbearbeiter eine Aufgabe erledigen würden, wodurch sichergestellt ist, dass die IT-Landschaft für die Anpassung an RPA nicht geändert werden muss und sich die Kosten auf ein Minimum reduzieren.

Zusammengefasst ist RPA der Einsatz von Software als virtuelle Arbeitskraft. RPA wird durch festgelegte Regeln und die Business-Logik der RPA-Entwickler gesteuert und kann komplexe Aufgaben genauso ausführen wie ein menschlicher Mitarbeiter, indem RPA die Interaktion über eine GUI simuliert und Entwicklern die Möglichkeit gibt, eine Arbeitskraft zu erschaffen, die für einen Bruchteil der Kosten den gleichen manuellen Weg nachahmt, den ein Mensch dabei gehen würde.

In meinem nächsten Blog Beitrag möchte ich ein paar namhafte Experten zitieren und Ihnen einen Ausblick in die Zukunft der RPA geben. Also bleiben Sie dran :-)!