Leitfaden zur Robotic Process Automation – Teil 2

Von Gast-Autor Ian Hawkins, Conference Speaker und Redakteur von PEX Network.

Was meinen eigentlich die Experten zu RPA? Goretti Olivié Morgado, Senior Regional Marketing Director bei der Software AG Espania, sagt dazu: „Zu den größten Vorteilen der Einführung von RPA gehören bemerkenswerte Ergebnisse: signifikante Prozessverbesserungen, Kosteneinsparungen, die Umschichtung von Ressourcen in höherwertige Funktionen sowie verbesserte Produktivität, Qualität und Kundenservice. Einer der Nachteile der neuen Technologie ist, dass sie von Experten bedient werden muss und oft nicht rückwärtskompatibel ist.”

Der Bot kommuniziert mit bestehenden Systemen

RPA bietet jedoch die Möglichkeit, mit nicht-technischen Benutzern und Legacy-Systemen einfacher zu arbeiten, als es bisher möglich war. RPA sollte nicht nur repetitive, regelbasierte Prozesse zu einem Bruchteil der bisherigen Kosten ausführen, sondern auch von nicht-technischen Anwendern implementiert werden können und mit allen anderen Unternehmenssystemen kompatibel sein. Dadurch wird sichergestellt, dass organisatorische und technologische Störungen auf ein Minimum reduziert werden, was niedrigere Gesamtbetriebskosten (TCO) und eine schnellere Kapitalrendite (ROI) zur Folge hat.

Goretti Olivié Morgado stellt außerdem fest: „Der Vorteil von RPA für den Kunden besteht darin, dass er einen schnelleren Service bieten kann, der präzise und ohne menschliches Versagen ausgeführt wird. Und unsere Teams profitieren von RPA, da sie keine langweiligen Dateneingaben mehr tätigen müssen und eher wertschöpfende Aufgaben durchführen können.”

Rob King, Autor des Buchs ‘Digital Workforce Reduce Costs and Improve Efficiency using Robotic Process Automation‘, sagt: „Robotic Process Automation (RPA) ist die Anwendung einer Technologie, die es Mitarbeitern in einem Unternehmen ermöglicht, Computersoftware bzw. einen ‘Roboter‘ zu konfigurieren, mit dem bestehende Anwendungen für die Verarbeitung einer Transaktion, die Manipulation von Daten, die Auslösung von Reaktionen und die Kommunikation mit anderen digitalen Systemen erfasst und interpretiert werden können.“

Lassen Sie uns diese Definition einmal in mundgerechte Häppchen zerlegen:

• Die Automatisierungssoftware wird als Roboter bezeichnet.
• Sie muss konfiguriert werden, damit ihre Prozesse automatisiert ablaufen können.
• Sie kommuniziert mit bestehenden IT-Systemen, typischerweise über die gleiche grafische Benutzeroberfläche (GUI), die auch von den Mitarbeitern verwendet wird.
• Die Aufgaben, die von dieser Software/diesem Roboter erledigt werden können, sind repetitiv und leicht verständlich.

King schreibt auch, dass die „meisten modernen Angebote von Automatisierungssoftware gewissermaßen als die natürliche Entwicklung des Endbenutzer-Computing (EUC) betrachtet werden können: Sie bieten einfache Business-Werkzeuge, die es ermöglichen, konsistente, sich wiederholende Aufgaben über eine wachsende Anzahl von verschiedenen zugrunde liegenden Anwendungen hinweg zu automatisieren.“ Die geniale Grundidee von RPA ist, dass genau die gleiche Schnittstelle verwendet werden kann, die eine Person in der gleichen Weise verwenden würde, wenn sie an ihrem PC säße. Man ist also nicht mehr auf die programmierten Verbindungen zwischen einigen Anwendungen beschränkt, denn jetzt ist über diese neuen RPA-Produkte ein Zugriff auf fast alles möglich, was auf dem Windows-PC läuft:

• Wenn Sie etwa eine große Liste von Dateien umbenennen müssen, kann Ihnen die Automatisierung diese Arbeit jetzt abnehmen.
• Wenn Sie Informationen aus Ihrem Stammkundensystem in Ihr Vertragssystem übernehmen, kann die Automatisierung dies für Sie erledigen.
• Wenn Sie Informationen aus mehreren Websites zu einem zusammenfassenden Bericht zusammenstellen müssen, kann dies jetzt mithilfe der Automatisierung erfolgen.

Wie sieht die Zukunft von RPA aus?

Immer mehr Unternehmen planen die Einführung von RPA bis ins Jahr 2019 hinein. Mit zunehmender Verbreitung werden auch die Einsatzmöglichkeiten immer vielfältiger. Wir sehen bereits Anzeichen dafür, dass RPA durchaus weit über die Dateneingabe hinaus zum Einsatz kommt. RPA kann für andere zeitaufwändige Prozesse wie E-Mail-Erkennung und Dateikonvertierung verwendet werden. Es werden bereits maschinelles Lernen und kognitive Algorithmen integriert, um immer genauere Analysen zu erhalten und auf diese Weise zu lernen, wie man Prozesse schneller durchführt. Durch RPA wird sich wahrscheinlich auch das Outsourcing reduzieren, da sich RPA zu einer kostengünstigeren Lösung entwickeln wird.

Eine der wichtigsten Diskussionen in der Technologiewelt dreht sich derzeit darum, wie sich RPA auf die Arbeitsplätze von Menschen auswirken wird. Kritiker argumentieren, dass es zu einem weitgehenden Abbau von Arbeitsplätzen kommen wird und dass die Arbeitswelt dabei ziemlich umgekrempelt wird. Zweifellos werden einige Jobs durch RPA ersetzt werden – wahrscheinlichste Kandidaten sind Datenerfasser. Dies würde jedoch das Gesamtbild nicht richtig darstellen, da es andererseits eine Vielzahl von Aufgaben gibt, die sich aus der RPA ergeben können. In der Vergangenheit hatte neue Technologie erfahrungsgemäß fast immer die Schaffung von mehr Arbeitsplätzen zur Folge, und bei der weit verbreiteten Einbeziehung von RPA wird es nicht anders sein. Beispielsweise sind RPA-Engineering und RPA-Entwickler Rollen, die es ohne diese Technologie gar nicht gäbe.

RPA wird nicht nur neue Arbeitsplätze schaffen, sondern ist auch in der Lage, die derzeitigen Arbeitsplätze zu verbessern, indem RPA den Mitarbeitern die notwendigen Werkzeuge für eine robotergestützte Prozessautomatisierung zur Verfügung stellt, damit sich diese auf hochwertigere Aufgaben konzentrieren können.

Häufig gestellte Fragen

1. Ist RPA teuer? RPA ist oft preiswerter als herkömmliche Automatisierungsansätze, da sie mit der bereits vorhandenen IT-Infrastruktur zusammenarbeiten kann. Bei RPA brauchen Unternehmensführer keine Kopfschmerzen mehr zu fürchten, wenn sie über die Kosten für den Umbau der Infrastruktur, eventuelles Outsourcing oder die manuelle Offshore-/Onshore-Verarbeitung nachdenken.

2. Ist RPA ein Cybersicherheitsrisiko? Wir haben die Vorteile von RPA für die Cybersicherheit kurz angesprochen, aber was ist mit den Risiken? Wie bei vielen neuen Technologien werden potenzielle Nachteile im Rausch der ersten Begeisterung über die bestimmt vorhandenen Vorteile häufig gerne übersehen. Wie bei vielen anderen Technologien stellt auch der Missbrauch von Daten – jene sensitiven Daten, die Software-Roboter anvertraut werden – ein großes Sicherheitsproblem dar. Probleme können in Form von Malware, Trojanern und Hackern auftreten, aber auch durch Rouge-Entwickler, die Software-Roboter böswillig programmieren. Auf Sorgfalt bedachte Unternehmen werden daher zusätzliche Cybersicherheitsmaßnahmen einführen, zu denen auch Datenverschlüsselung und rollenbasierter Zugriff auf vertrauliche Daten gehören werden.

3. Wie priorisieren Sie Projekte, die für RPA geeignet sind? Die Wahl der besten Aufgaben für eine Unternehmens-Automatisation ist in der Tat eine Herausforderung: Wählen Sie die Aufgaben aus, die sich am einfachsten automatisieren lassen – oder diejenigen, die Ihnen den größten Gewinn bringen? iGrafx empfiehlt Ihnen, sich die folgenden Fragen zu stellen, bevor Sie mit einem Automatisierungsprojekt beginnen:

• Haben Sie ein datengesteuertes System oder Verfahren, das Sie durch die Identifizierung und Priorisierung von zu automatisierenden Aufgaben führt?
• Gibt es in Ihrer Organisation Widerstand gegen Veränderungen? Gibt es einen guten Grund für diesen Widerstand? Welche kleineren Automatisierungen können Sie bei geringem Risiko realisieren?
• Wie binden Sie andere in den Entscheidungsprozess über die Automatisierung ein?
• Gibt es einen allgemeinen Konsens – oder Dissens – über die Gründe für die Automatisierung?
• Besteht bei Meinungsverschiedenheiten eine Möglichkeit, beide Seiten zu testen?
• Können Sie darüber Einigung erzielen, wie ein Erfolg aussähe?

Ich denke, dass die zunehmende Akzeptanz von RPA zur Verbesserung der Unternehmensleistung und zur Kosteneinsparung das Wachstum des RPA-Marktes in Zukunft sehr stark vorantreiben wird.