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Menschen sind faul – Fluch und Segen für die Geschäftsprozesse

rpa-big

Von Gast-Blogger Bernd Ruffing, Managementberater & Prozessmaler.

Ja, Menschen sind faul! Das ist keine Frechheit und keine Behauptung, sondern Fakt. Ich meine allerdings jetzt nicht die „faulen“ Menschen, die sich keine Arbeit suchen (wollen), oder „Drückeberger“. Nein, ich meine hier alle Menschen, explizit jeden arbeitenden Menschen. Das ist aber weit nicht so negativ, wie es sich vielleicht anhört.

Warum Menschen faul sind

Die Antwort ist recht simpel: kein Mensch macht sich gerne unnötig Arbeit. Keiner investiert mehr Mühe und Energie, als es wirklich sein muss! Ausnahmen bestätigen bestimmt auch hier die Regel.
Der Hintergrund liegt in der Natur der Sache, oder in diesem Fall „im“ Menschen. Und ich meine tatsächlich „im“! Denn alles im Menschen wird vom Gehirn gesteuert. Und jeder dieser „Denkvorgänge“ kostet Energie. Jeder weiß, dass unser Gehirn auch richtig viel zu tun hat. Nun passiert etwas, das dafür sorgt, dass das Gehirn im wahrsten Sinne des Wortes nicht „heiß läuft“: Tätigkeiten, die wir immer und immer wieder erledigen, werden zur Routine und so im Kopf gespeichert, dass die Erledigung der Aufgaben nur minimale Energie kostet.

Ist ja auch verständlich: stellen Sie sich vor, jede einzelne menschliche Aktivität müsste von dem Gehirn durchdacht werden. Vom Anziehen, Zähneputzen bis hin zum Atmen und Schlucken. Da wäre sicherlich bald Game Over.

Das Positive für das Arbeitsleben

Der Mensch ist es also von Haus aus gewohnt, Energie zu sparen und möglichst effizient zu arbeiten. Man beachte, dass ich hier von Effizienz spreche, also die Dinge richtig zu tun, und nicht von Effektivität, also die richtigen Dinge zu tun. Oder anders formuliert: Faulheit kann durchaus dazu führen, die falschen Dinge richtig zu tun.

Was aber immer wieder zu beobachten ist: einzelne arbeitende Menschen haben ihren eigenen Arbeitsablauf meist schon sehr gut selbständig optimiert. In Unternehmen mit zum Beispiel einem betrieblichen Verbesserungswesen sind es auch genau diese Mitarbeiter, die den meisten (und oft besten) Input liefern. Das alles lässt sich sogar oft noch eine Stufe höher heben: die Optimierung durch Faulheit trifft nicht nur auf einzelne Menschen zu, sondern auch auf Gruppen von Menschen mit den gleichen Aufgaben, Vorgaben und Zielen. In den Unternehmen sind das dann kleine Teams oder Abteilungen.

Die Kehrseite

Das traurige ist: sobald der eigene Dunstkreist verlassen wird, ist es vorbei mit der Optimierungs-Herrlichkeit. Was interessiert es denn mich (biologisch), ob ein anderer seine Energien unnötig verbraucht?! In Firmen sind das dann genau die Szenarien, wenn Team-, Abteilungs- oder Bereichsgrenzen überschritten werden (manchmal sogar die Seite zum Kunden!). Der Fachmann spricht in diesem Fall von Prozess-Schnittstellen, also wo die Abläufe Verantwortungsbereiche überschreiten.
Hier stellt man schnell fest, dass einiges gar nicht mehr so optimal läuft. Das berühmt berüchtigte „die linke Hand weiß nicht was die rechte macht“ quasi. Der eine macht Sachen, mit denen der andere so nichts anfangen kann. Der andere braucht eigentlich Sachen, von denen der eine nichts weiß oder es so gar nicht hinbekommt. Die Folgen sind bekannt: Missverständnisse, Verdruss, suboptimale Ergebnisse. Die Katastrophe setzt sich meist über viele Abläufe und Abteilungen hinweg, so dass manchmal die „Fehler“ erst viel später auffallen und schwer zu lokalisieren sind. Man schaut ja gerne immer zuerst zu den Nachbarn.

Solche Mängel haben natürlich nicht ausschließlich mit der Faulheit des Menschen zu tun. Ein wichtiger Faktor ist ebenfalls, dass viele Menschen eines ihrer wichtigsten Organe nicht nutzen. Und nein, hier meine ich nicht das Gehirn, sondern den Mund. Denn viele Themen wären schnell erledigt, wenn man einfach mal mit einander redet: was machst du? Was kannst du mir liefern? Was bräuchtest du von mir noch? Wie können wir so zusammenarbeiten, dass jeder seine Faulheit bekommt? Kommunikation kann Wunder bewirken und Abläufe optimieren, ohne dass man mit den trendigsten Tools und Methoden Prozessoptimierung aus dem Lehrbuch macht!

Fazit

Wenn uns die Natur eins lehrt: der Mensch ist Überlebenskünstler und von der Natur damit ausgestattet, möglichst effizient und ressourcenschonend zu arbeiten. Das ist eine gute Sache, die man auch im Prozessmanagement berücksichtigen sollte. Wenn man dazu noch die Kehrseite kennt, ist das optimal. Denn dann kann man schon mit einigen wenigen und einfachen Maßnahmen darauf einwirken. Etwas, das man durchaus auch Prozessoptimierung nennen kann.


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