iGrafx 17.8: Prozesse auditierbar machen

Wenn Sie schon einmal ein Prozessaudit durchlaufen haben, wissen Sie, was für eine Herausforderung es sein kann, die gesamte erforderliche Dokumentation lückenlos zusammenzustellen. Sie müssen nicht nur aufzeigen, wie die Dokumentation in ihrem aktuellen Zustand aussieht, sondern es muss auch eine Buchführung über all die verschiedenen Änderungen geben, die seit dem letzten Audit stattgefunden haben. Dazu gehört unter anderem, wann die Prozesse geändert wurden, wer sie genehmigt hat und wann und wie lange sie wirksam waren. Viele Wissensmanagementsysteme bieten mittlerweile Funktionen, die die verschiedenen Änderungen versionieren und einen Genehmigungsworkflow bereitstellen. Leider ist dies auch oftmals der Punkt, an dem sie versagen.

Wenn es um das Management von Prozesswissen geht, brauchen Sie eine Lösung, die die Vorteile der “einfachen kollaborativen” Änderung mit der felsenfesten Sicherheit des “nur genehmigten” Änderungsstatus in Ihrem gesamten Prozess-Repository verbindet. Wenn Sie garantieren können, dass die richtigen Personen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit sehen und Sie in Ihre “Zeitmaschine” springen können, um jeden historischen Status zu sehen, dann wird das Bestehen von Audits ein Kinderspiel! Lassen Sie uns tiefer blicken…

Wenn die Dokumentation in einer Plattform lebt, in der Beziehungen zur Geschäftsarchitektur enthalten sind, leben diese Architektur-Prozessobjekte außerhalb des Kontexts des Dokuments selbst. Sie können sich ändern oder aktualisiert werden, ohne dass diese Änderungen in den Prozessen und der Dokumentation, die sie beeinflussen, vermerkt werden. Ein Beispiel: Ein Call Center-Prozess kann derzeit eine Beziehung zu einem identifizierten Leistungsindikator haben, der die “Call Volume Rate” verfolgt. Der Prozess ist im Besitz des Customer Support Managers. Wenn beschlossen wird, den Eigentümer auf den Chief Operations Officer zu aktualisieren, sehen Sie bei der Anzeige des Prozesses zwar den aktuellen Eigentümer, aber Sie haben keine Sicht darauf, dass es sich um eine Änderung handelt oder wann sie wirksam wurde. Wenn der neue Eigentümer beschließt, die Leistungskennzahlen “Call Resolution Rate” und “Call Hold Times” zu ändern, und dass es auch ein Risiko für “Calls Abandoned” gibt, würden Sie dies wiederum im Kontext des aktuellen Prozesses sehen, aber dieses Hinzufügen und Löschen würden nicht in der Zeitleiste der Prozessdokumentation erfasst werden. Warum ist das wichtig? Lassen Sie uns dies aus drei verschiedenen Blickwinkeln betrachten:

• Content Consumer / Viewer: Dies sind die Personen, die nur auf die aktuelle, genehmigte Version der Prozesse und der Dokumentation Zugriff haben müssen. Wenn Änderungen, die sich im Entwurf befinden oder vorgeschlagen werden, sichtbar sind, führt dies zu Verwirrung darüber, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten, um den Prozess korrekt abzuschließen, und schafft das Risiko, aus der Prozesskonformität herauszufallen.
• Content Manager / Editoren: Diese Personen arbeiten daran, neue Prozessverbesserungen zu identifizieren oder Prozesse für neue oder kommende regulatorische Anforderungen zu aktualisieren. Sie müssen nicht nur den bestehenden Prozess sehen, sondern auch in der Lage sein, über mehrere Teams hinweg zusammenzuarbeiten, um alle vorgeschlagenen Änderungen zur Genehmigung zu sehen.
• Prozess-Auditoren: Diese Personen müssen Zugang haben, um nicht nur den aktuellen Stand des Prozesses zum Zeitpunkt des Audits zu überprüfen, sondern auch sicherzustellen, dass alle Änderungen seit dem letzten Audit erfasst, dokumentiert und genehmigt wurden. Sie benötigen den Nachweis, dass die Inhaltskonsumenten nur mit der aktuellen, genehmigten Version der Dokumentation arbeiten und Zugriff darauf haben.

iGrafx bietet seit jeher einen sehr umfassenden Genehmigungs-Workflow, indem es nicht nur die Genehmigung, sondern auch Zyklen für die Überprüfung, Befürwortung und Bestätigung beinhaltet. Wir stellen außerdem sicher, dass Prozessaktualisierungen immer zur richtigen Zeit für die richtigen Personen verfügbar sind, indem wir die einzigartige Möglichkeit bieten, Prozesswirkungsdaten zu definieren, sodass Prozessänderungen vorgenommen und erst zu einem späteren Zeitpunkt veröffentlicht werden können oder nur zwischen bestimmten definierten Daten sichtbar sind.

Mit der neuesten Version 17.8 von iGrafx freuen wir uns, Ihnen mitteilen zu können, dass wir die einzige Lösung sind, die auch die Beziehungen zur Geschäftsarchitektur zum Zeitpunkt des Eincheckens und der Freigabe erfasst und einloggt, wodurch sichergestellt wird, dass Content User den aktuellen Stand sehen, aber auch Content-Manager und -Editoren Einblick in die vorgeschlagenen Änderungen haben. Darüber hinaus können wir Unternehmen jetzt unzählige Stunden Zeit bei der Erstellung von Audit-Dokumentationen und der Einhaltung verschiedener Compliance-, Audit- und Qualitätsmanagement-Standards sparen. Dieselbe Fähigkeit erstreckt sich auch auf unsere Process Narrative und SOP-Funktionalität. Das heißt, wenn Sie sich entscheiden, eine frühere Version Ihres Prozesses anzusehen und zu drucken, haben Sie nicht nur die frühere Version des Prozessdiagramms, sondern auch alle definierten Architekturbeziehungen, wie sie zu diesem Zeitpunkt bestanden.

Wenn Sie weitere Informationen wünschen oder diese neuen Funktionen in Aktion sehen möchten, zeigen wir Ihnen gerne, wie Sie mit iGrafx Ihre Prozesslandschaft auditieren können.

Mehr Infos zum Thema Audit:

Erfahren Sie in unserem nächsten Webinar am 15. April 2021 um 11h, wie wie Unternehmen die iGrafx Business Transformation Platform nutzen können, um den Audit-Aufwand zu verringern und jeder Zeit auditierbar zu sein. Jetzt kostenlos anmelden!