Perspektive 4: Geschäftsregeln

Perspektive 4 – Geschäftsregeln (Teil 1)

Es ist Zeit für unsere nächste Perspektive, nämlich „Perspektive 4, Geschäftsregeln.“

Für all jene, die das erste Mal hier sind: Dieses Jahr habe ich mich auf unterschiedliche Perspektiven in Bezug auf das Verständnis Ihres Unternehmens konzentriert. Bisher haben wir 3 der Perspektiven behandelt, nämlich: Das Unternehmen, Der Kunde und Der Prozess. Heute geht es mit Teil 4 weiter, in dem es um die Definition, Identifizierung und das Verfassen von Geschäftsregeln geht.

Wenn Sie sich diese unterschiedlichen Perspektiven ansehen und einen Einblick darin gewinnen, wie Ihr Unternehmen arbeitet, stolpern Sie über einige Geschäftsregeln. Und ob Sie es wissen oder nicht: Sie haben wahrscheinlich einige davon identifiziert, wenn Sie über die Kundenerfahrung diskutiert haben und Prozesse abgebildet/entwickelt haben. Sie sollten aber immer daran denken, dass es keine gute Praxis ist, Geschäftsregeln in Form einer Prozesslandkarte oder eines Prozessmodells abzubilden. Die Prozesslandkarte/das Prozessmodell würde dadurch viel komplexer werden und dem Publikum das Verständnis erschweren. Es ist aber sehr wichtig, Geschäftsregeln festzulegen; diese können Ihnen viel über Ihr Unternehmen sagen.

Beginnen wir damit, zu erklären, was eine Geschäftsregel eigentlich ist. Die einfachste Definition lautet: Es ist eine Regel, die Teile des Unternehmens definiert oder beschränkt. Das Ergebnis der Regel sollte entweder wahr oder falsch sein. Geschäftsregeln sind für die Erfassung und das Verständnis Ihres Unternehmens äußerst wichtig, da viele dieser Regeln Organisationen dabei helfen können, Richtlinien oder Vorschriften, denen sie gegebenenfalls unterliegen, einzuhalten.

Sehen wir uns das Ganze noch etwas genauer an, insbesondere wie Geschäftsregeln identifiziert, geschrieben und gespeichert werden können.

Wie Sie Geschäftsregeln identifizieren können

Wie oben definiert, ist eine Geschäftsregel eine Regel, die Teile des Unternehmens definiert oder beschränkt. Für Geschäftsregeln ist normalerweise das Unternehmen verantwortlich, es sei denn die Organisation, in der Sie arbeiten, ist ein Hybrid aus Business und Technologie. Typischerweise sollte aber das Unternehmen für die Regel verantwortlich sein. Geschäftsregeln sind normalerweise statisch und ändern sich im Verlauf der Zeit nicht wirklich. Das heißt aber nicht, dass sie sich nie ändern.

Eine Art und Weise, um eine Geschäftsregel zu identifizieren, ist die Beurteilung, ob der Geschäftseigentümer eine Entscheidung treffen muss. Das ist nicht immer der Fall, da nicht alle Geschäftsregeln Entscheidungen sind, aber deswegen sieht man Geschäftsregeln häufig in Prozesslandkarten/Prozessmodellen, denn die Person, die die Prozesslandkarte erstellt, versucht, jede einzelne Entscheidung, die in Bezug auf den Prozess getroffen wird, zu dokumentieren. Lassen Sie mich eine Geschichte darüber erzählen, wie ich das hautnah miterlebte.

Ich arbeitete an einem Projekt, im Rahmen dessen das Unternehmen einen neuen Prozess für die Organisation abbildete. Dieser Prozess sollte ein sogenannter Game Changer in der Branche werden, daher war sehr viel Druck damit verbunden und alles sollte richtig gemacht werden. Ich erinnere mich daran, dass ich in den Raum eintrat, in dem der Prozess mit Haftnotizen dokumentiert werden sollte (Damit im Laufe der Diskussionen der Prozess einfacher bewegt und verändert werden konnte), und sah über 20 Entscheidungssymbole. Der Prozess nahm den halben Konferenzraum in Anspruch. Als ich begann, zu den unterschiedlichsten wichtigen Entscheidungspunkten Fragen zu stellen, wurde klar, dass hier Geschäftsregeln dokumentiert werden. Wie Sie sehen, dokumentierte das Team jede einzelne Regel, die einen Kunden für ein gewisses Darlehen berechtigen könnte. Ich schlug vor, alle Regeln in eine einzige Aktivität zusammenzufassen , die wir „Run Eligibility Rules“ benennen. Davon ausgehend erstellten wir ein Dokument, in dem alle Geschäftsregeln aufgelistet wurden, und verlinkten dieses Dokument mit der Prozessaktivität. Von dieser Aktivität ausgehend würden die Regeln entweder erfolgreich laufen oder fehlschlagen – und der Prozess würde eine bestimmte Richtung einschlagen. In diesem Fall wurde die Prozesslandkarte so verkleinert, dass sie schließlich nur noch ein Viertel des Konferenzraums einnahm anstatt einer Hälfte. Somit konnte auch das Publikum dem Prozess leichter folgen. Wenn Sie also Prozesslandkarten/-modelle erstellen, legen Sie fest, ob Ihre Entscheidungspunkte wirklich besser als eine Geschäftsregel funktionieren und in einem Sammelwerk oder anderswo als Geschäftsregel abgespeichert werden sollten, oder ob die Entscheidung Gegenstand einer Prozesslandkarte bzw. eines Prozessmodells sein sollte.

Eine andere Möglichkeit, um eine Geschäftsregel zu identifizieren, besteht, wenn die Regel sehr spezifisch dahingehend ist, wie eine gewisse Aktivität oder ein gewisser Betriebsprozess innerhalb des Unternehmens funktionieren muss. Das bedeutet, dass der Geschäftseigentümer einfach festlegen kann, wie er die Geschäfte führen möchte. Untenstehend finden Sie einige Beispiele und dann wird alles für Sie Sinn machen – wenn es das nicht schon tut.

Hinweis: Ich sollte auch erwähnen, dass Sie auch im Kontext der Datenbankverwaltung von Geschäftsregeln hören werden. Dies betrifft nicht nur die Speicherung und Analyse von Geschäftsregeln. Vielmehr können Datenbank-Administratoren von Geschäftsregeln profitieren, da sie sie darauf aufmerksam machen, wie Beziehungen innerhalb von Datenbankmodellen ablaufen sollten.

Sprechen wir nun ein bisschen darüber, wie Geschäftsregeln verfasst werden können.

Wie Sie Geschäftsregeln verfassen können

Wenn Sie Geschäftsregeln verfassen, sollten Sie sicherstellen, dass die Geschäftsregeln spezifisch und klar sind. Ich würde auch empfehlen, dass Sie sie so prägnant, spezifisch und erzielbar wie möglich formulieren. Denken Sie daran, dass Ihnen diese Regeln helfen, zu definieren, wie Geschäftseigentümer ihr Unternehmen oder Prozesse führen. Daher sollten Sie so spezifisch und klar wie möglich sein. Zudem sollten Sie sicherstellen, dass Technologieteams eine klare Vorstellung davon haben, was es zu entwickeln gilt, wenn sie Geschäftsregeln implementieren oder Lösungen unter Nutzung der Geschäftsregeln entwickeln. Vielen von Ihnen ist bereits bekannt, wie eine Geschäftsregel zu verfassen ist, da Sie sie vielleicht schon in der Vergangenheit verfassen mussten. Ich möchte aber unten einige Beispiele bereitstellen, falls Sie noch nicht so mit Geschäftsregeln vertraut sind.

Beispiele:

• Eine Bonitätsprüfung muss durchgeführt werden, bevor ein Autokredit genehmigt werden kann.
• Eine Einzahlung eines Kunden muss bis 14:00 PST erfolgen, damit sie noch am selben Tag für den Kunden verfügbar ist.
• Ein Kunde muss seine Genehmigung erteilen, bevor sein Kreditbericht erstellt werden kann.

Wie Sie oben sehen können, sind die Regeln sehr spezifisch und leiten die Geschäftseigentümer bei der Führung ihrer Geschäfte. Diese Regeln würden wahrscheinlich auch in einer Arbeitsbeschreibung oder Standardarbeitsanweisung dargelegt werden, insbesondere wenn die Regeln potenziell zu einer Nichteinhaltung der Vorschriften seitens der Organisation führen könnten. Wenn Sie Ihre Geschäftsregel formuliert haben, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

• Ist die Geschäftsregel klar?
• Ist die Geschäftsregel spezifisch?
• Ist die Geschäftsregel erzielbar?
• Kann die Geschäftsregel getestet werden?

Wenn Sie auf irgendeine dieser Fragen mit „Nein“ geantwortet haben, gehen Sie einen Schritt zurück und sehen Sie sich Ihre Geschäftsregel nochmal an. Diese Aspekte sollten auf jeden Fall zutreffen.

Wie bereits besprochen, können Sie Geschäftsregeln auf verschiedene Arten identifizieren. Zudem können Sie sehen, warum es so verlockend ist, diese Regeln in Form von Prozesslandkarten/-modellen aufzuzeichnen, insbesondere wenn sie mit einer Vorschrift zusammenhängen, um sicherzustellen, dass aufgezeigt wird, wo es Berührungspunkte mit Vorschriften gibt.  Es ist durchaus berechtigt, einige Regeln in Form einer Prozesslandkarte bzw. eines Prozessmodells zu erfassen – nicht aber alle. Zum Beispiel könnte Punkt 2 oben ein Beispiel einer Geschäftsregel darstellen, die nicht in eine Prozesslandkarte bzw. ein Prozessmodell inkludiert wird, wohingegen die Punkte 1 und 3 eventuell inkludiert werden müssen, bevor die nächste Aktivität stattfinden kann. Allerdings hängt das davon ab, wie die Prozesslandkarte bzw. das Prozessmodell erstellt wird und was der Zweck davon ist.

Perspektive 4 – Geschäftsregeln (Teil 2)

Jetzt, da Sie wissen, wie eine Geschäftsregel erstellt werden kann, sprechen wir darüber, wie diese Regeln nach deren Identifizierung gespeichert werden sollen.

Technik 7: Wie Sie Geschäftsregeln speichern können

Es gibt viele verschiedene Tools, die Sie für die Speicherung Ihrer Geschäftsregeln nutzen können. Sie können eine Datenbank, eine Excel-Tabelle oder sogar ein Word-Dokument dafür nutzen. Egal, welchen Mechanismus Sie nutzen: Im Folgenden finden Sie ein paar Aspekte, die Sie berücksichtigen sollten:

• Einzigartige Kennung– Jeder Geschäftsregel sollte eine einzigartige Kennung zugewiesen werden. Dies ist eine einfache Möglichkeit, um das Geschäft nachzuverfolgen und die Geschäftsregeln in Form von Prozessen, Anforderungen, Architektur- oder Testdokumentationen festzulegen.
• Geschäftsregel– Sobald Sie die einzigartige Kennung haben, müssen Sie die Beschreibung der Geschäftsregel dokumentieren. Wir haben oben darüber gesprochen (in Teil 1), wie Geschäftsregeln zu verfassen sind.
• Bedingungen– Wenn gewisse Bedingungen erfüllt werden müssen, damit die Geschäftsregel abgerufen oder ausgelöst wird, sollten Sie diese Informationen ebenfalls integrieren, da diese Informationen sehr aussagekräftig sind.
• Verantwortung– beschreibt, welcher Bereich des Unternehmens oder Geschäftes für die Regel verantwortlich ist.
• Datum der Hinzufügung– Es muss festgehalten werden, wann die Geschäftsregel in der Datenbank/Anwendung hinzugefügt wurde.
• Änderungsdatum– Es muss erfasst werden, wann die Geschäftsregel das letzte Mal abgeändert wurde, da sich Regeln mit der Zeit ändern.
• Status– beschreibt den Status der Geschäftsregel. Zum Beispiel, ob die Geschäftsregel aktiv ist oder ausgesetzt wurde. In einigen Fällen möchten Sie eine Geschäftsregel vielleicht nicht aus der Anwendung/Datenbank entfernen, da die Möglichkeit besteht, dass sie später wieder Verwendung findet, oder weil sie für Prüfungszwecke benötigt wird.
• Nachverfolgbarkeit– Die Geschäftsregel sollte zu einer Aktivität in einem Prozess oder zum Prozess generell zurückverfolgt werden können. Dies wird auch oben unter „einzigartige Kennung“ erläutert. Sofern Anforderungen dokumentiert wurden, sollte eine Nachverfolgbarkeit dieser Anforderungen ausgehend von den Geschäftsregeln sichergestellt werden. Darüber hinaus kann die Geschäftsregel auf Testskripte oder technische Dokumentation zurückverfolgt werden. Geschäftsregeln können auch auf andere Geschäftsregeln verweisen.
• Revisionsverlauf– Wenn Geschäftsregeln aktualisiert werden oder sie der Anwendung, in der sie gespeichert werden, hinzugefügt werden, möchten Sie vielleicht irgendeine Art von Versionsverlauf anlegen. Dies hängt wiederum davon ab, welches Tool Sie dafür verwenden. Wenn Sie diese aber manuell speichern müssen, sollten Sie diesen Punkt für Prüfungszwecke berücksichtigen. Somit kann nachverfolgt werden, wer auf die Daten zugegriffen hat und warum.

Hier finden Sie ein Beispiel dazu, wie es in einer Excel-Tabelle aussehen könnte.

In Abhängigkeit von der Anwendung, die Ihnen in Ihrer Organisation zur Verfügung steht, müssen Sie auch noch andere Aspekte berücksichtigen. Wenn Sie eine Excel-Tabelle verwenden, sind die obigen Überlegungen ein guter Ausgangspunkt. Diese Liste ist nicht allumfassend und Ihre Bedürfnisse können die Speicherung weiterer Attribute erfordern.

Wenn Sie ein Tool wie iGrafx verwenden, können diese Regeln oder Anforderungen auch auf der Plattform gespeichert werden und alle entsprechenden Beziehungen können dynamisch identifiziert und einfach gemeldet werden.

Wie Sie sehen können, sind Geschäftsregeln sehr einflussreich. Sie beraten Sie dahingehend, wie die Organisation ihre Geschäfte führt. Die Regel hilft auch dabei, Risiken für die Organisation zu verringern, was die Einhaltung von Richtlinien, Regeln oder Vorschriften betrifft. Es ist wesentlich, dass sie gut formuliert und korrekt gespeichert werden, und sie können den Personen, die davon Gebrauch machen müssen, viel Einblick und Wissen bieten.