Zum Hauptinhalt springen
Home » Blog » Reiseplanung leicht gemacht mit der Human Workflow Engine

Blog

Reiseplanung leicht gemacht mit der Human Workflow Engine

rpa-big

In meiner Rolle als Pre-Sales Team Lead ist es eine meiner Hauptaufgaben, potentiellen Kunden und denen, die es schon sind, unsere iGrafx BPM Lösungen vorzustellen. Daher gehört auch das Reisen zu meinem Alltag dazu, und so hat es hat mich schon an die verschiedensten Orte verschlagen. Von Manchester nach Slowenien an einem Tag mit einem Zwischenstopp in München, danach weiter nach Dresden und wieder zurück nach München – keine ungewöhnliche Woche. Auch die verschiedensten Auftritte auf Messen in ganz Europa gehören zu meinem Arbeitsalltag: vier Mal London im Jahr? Kein Problem!

Das Reisen hat dabei positive und negative Seiten. Eine positive Sache ist mit Sicherheit, dass man als Frequent Traveler den ein oder anderen Vorteil in der Business Lounge genießen darf. Negativ hingegen ist der immense Zeitverlust und das ständige Umpacken von Koffer A in Koffer B (vom Eintüten in wiederverschließbare Plastikbeutel ganz zu schweigen). Daher sollte man natürlich so wenig Zeit wie möglich mit der Reiseplanung verbringen müssen. Deshalb nutzen wir bei iGrafx bereits seit einiger Zeit unsere iGrafx Process Automation und bilden damit den Reiseantragsprozess ab.

Reiseantragsprozess als Human Workflow – voll automatisiert und in BPMN 2.0

Human Workflow Management bietet sehr viele Vorteile. Als Antragsteller bekomme ich ein webbasiertes Formular in welches ich direkt die wichtigsten Daten eintragen kann: Reisegrund, Reisezeitraum, Hotelempfehlung, etc. So habe ich an einer zentralen Stelle alle wichtigen Infos auf einen Blick. Pflichtfelder stellen zudem sicher, dass ich auch keine Angaben vergesse (wie zum Beispiel einen Abflugs- und Ankunftsort). Bevor ich den Antrag verschicke wird alles noch einmal gegengeprüft und ich kann bei Bedarf auch einen Kollegen auswählen, der mich zu dem Termin begleitet. Das spart an dieser Stelle einen zweiten Antrag.

Der iGrafx Reiseantragsprozess in BPMN 2.0
Der iGrafx Reiseantragsprozess in BPMN 2.0

 

Da die Human Workflow Engine auf der Modellierungssprache BPMN 2.0 basiert, kann natürlich die volle Bandbreite an BPMN-Symbolen für den Prozess verwendet werden. Dazu gehört auch eine automatisierte E-Mail-Versandaktivität. Somit wird aus dem Antragsprozess heraus ein PDF-Dokument mit den wichtigsten Fakten erzeugt und automatisch per E-Mail an das Office Management geschickt. Dort kann dann der Reiseantrag überprüft und die Buchungen getätigt werden. Nach Durchführung der Buchung erhalte ich die Buchungsbestätigungen und kann noch einmal überprüfen, ob alles korrekt gebucht wurde. Sobald ich das bestätigt habe, ist der Prozess abgeschlossen und der Reise steht nichts mehr im Weg. Gerade von unterwegs aus ist das wirklich hilfreich, weil es einfach, schnell und flexibel funktioniert.

PDF-Dokument für den Reiseantrag BPMN
Ausschnitt aus dem PDF-Dokument für den Reiseantrag

 

Das Beste an der ganzen Sache ist aber die Verfügbarkeit von überall in der iGrafx Enterprise Cloud, das heißt ich kann schon während ich in London bin meine nächste Reise in die Schweiz planen, ohne umständliche Logins und VPN-Zugänge zu bemühen. In der Workflow Engine selbst ist auch immer direkt sichtbar, wo sich der Prozess denn gerade befindet wodurch ich auch weiß, was im Prozessablauf als Nächstes passiert. Als Prozessmanager, also als Administrator des Prozesses, kann man zudem auch den Status überwachen und bei Bedarf in den Prozess eingreifen. Rückfragen und adhoc-Aufgaben lassen sich direkt über die Workflow Engine lösen, wodurch ein erheblicher manueller Aufwand eingespart werden kann und zeitintensive Rückfragen per E-Mail oder Office Chat ausbleiben.

Schneller Turnaround durch Human Workflow Management

Als sogenannte „no code/low code“-Automation kann das Prozessmodell direkt aus der iGrafx Plattform an die Workflow Engine übertragen werden. Es ist kein BPMN-Export nötig. Alle Änderungen an Prozessen werden auch direkt im Modellierungswerkzeug gemacht, bevor der Prozess erneut bereitgestellt wird. Verantwortlich für die Modellierung und das Deployment von diesem Prozess weiß ich aus eigener Erfahrung, wie schnell das Ganze geht und kann Ihnen sagen, dass kleine Änderungen sowohl am prozessbegleitenden Formular als auch am Modell selbst binnen Minuten umgesetzt sind. Das ermöglicht uns als Organisation natürlich einen schnellen Turnaround und stellt zudem sicher, dass alle Beteiligten immer die aktuelle und freigegebene Prozessversion nutzen. So ist die Zusammenarbeit natürlich noch leichter.

iGrafx BPM Suite
Die iGrafx Suite umfasst den kompletten KVP von Modellierung über Automatisierung bis hin zur Verbesserung

Im Sinne des Kontinuierlichen Verbesserungsprozess kann ich auch das Feedback meiner Kollegen aufnehmen und direkt im Prozess verarbeiten. Dadurch entwickeln wir uns als Organisation stetig weiter und steigern kontinuierlich unseren Prozessreifegrad. Natürlich ist das Ganze wie immer im Leben auch ein Lernprozess und erfordert Commitment auf allen Ebenen (besonders aber auf Management-Ebene). Nur so kann der Wandel hin zur Digitalisierung gelingen. Frägt man aber jetzt nach knapp sechs Monaten Produktionsbetrieb alle Prozessbeteiligten, so ist die Meinung eindeutig, dass durch das Human Workflow Management der Prozess mittlerweile viel einfacher und intuitiver ist und auch jedem klar ist, welche Aufgabe wann und wie zu erledigen ist. Prinzipiell eignen sich sehr viele Prozesse für eine Automatisierung, vor allem aber solche, in denen ein hoher Abstimmungsaufwand besteht. Wir bei iGrafx haben für uns intern schon viele weitere Umsetzungsideen – als Nächstes wird vermutlich der Prozess von einer Anfrage bis hin zu einer Produktdemo inklusive Vorbereitung umgesetzt.

Sollten Sie sich auch für unsere Human Workflow Software interessieren, freuen wir uns, von Ihnen zu hören. Und wer weiß, vielleicht sieht man sich dann bald schon bei einer Produktdemo – sei es remote oder sogar bei Ihnen vor Ort, denn mit Sicherheit wird die Reise zu Ihnen gut geplant sein!

 

Ähnliche Posts

1. #bestbpmplatform: Risiken identifizieren – schnell, direkt und nachhaltig

  • clock November 13, 2019
  • author-icon Kathrin Sudyka
  • 0 Kommentare

Risiken erfassen ist nur die eine Seite der Medaille. Wie oft hat man selbst schon etwas dokumentiert und festgehalten und dann folgte…. Ja genau das...

Read More

Digitalisierung Teil 1 – Die Explosivität der digitalen Transformation

  • clock June 26, 2019
  • author-icon Ed Maddock
  • 0 Kommentare

Erster Teil einer dreiteiligen Blog-Reihe von iGrafx CTO Ed Maddock. „Digitale Transformation“ ist seit Jahren der wohlmöglich am übermäßigsten gebrauchte, aber gleichzeitig auch am meisten...

Read More

Über 200 Robotik-Fans im Jagdschloss Kranichstein

  • clock June 12, 2019
  • author-icon Linda Holz
  • 0 Kommentare

„Die Digitale Transformation ist auch eine Transformation in unseren Köpfen“. Dieses schöne Zitat war Teil des beeindruckenden Grußwortes der hessischen Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus...

Read More

iGrafx Demo

Lernen Sie unsere Business Transformation Plattform live kennen!

Close Icon