Veränderungsprojekte und Navigationsgeräte

Von Gast-Blogger Bernd Ruffing, Managementberater & Prozessmaler.

Stellen Sie sich vor, Sie müssen zu einer unbekannten Adresse fahren. Höchstwahrscheinlich setzen Sie sich in Ihr Auto und stellen zuerst einmal das Ziel in Ihrem Navigationsgerät ein. Aus irgendeinem Grund kann das Auto aber Ihren aktuellen Standort nicht erkennen. Was wird wohl passieren? Genau, es wird nichts passieren. Denn wenn das Navigationsgerät den Standort nicht kennt, dann kann es auch die passende Route zum Ziel nicht berechnen.

Veränderungsprojekte

In allen Projekten geht es eigentlich immer darum, etwas zu verändern. Entweder wird etwas Bestehendes abgeändert, oder es wird etwas Neues eingeführt. Wenn man von Zielprozessen, oder Soll-Prozessen, spricht, meint man dann meist, wie die Situation nach der Veränderung aussehen soll. Das Ziel kennt man dabei mal mehr, mal weniger. Aber das soll uns jetzt mal nicht kümmern.
Geht es los mit den Projekten, werden die verschiedenen Aktivitäten definiert. Was dabei meist fehlt: sich einen genauen Überblick über die Ausgangssituation zu verschaffen, also die Ist-Prozesse aufzunehmen. Argumentiert wird hier meistens, dass man das ja alles kennt und man sich diesen Aufwand ruhig sparen kann. Dafür will man sich gleich auf die Zielprozesse kümmern.
Und schon haben wir den Bezug zum Navigationsgerät, denn was ist dann das Ergebnis:

• Die Route kann vorab nicht genau berechnet werden, da der Startpunkt fehlt
• Es können auch keine alternativen Routen geprüft werden
• Es gibt zwar einen zeitlichen Projektplan, aber keinen klaren inhaltlichen Weg
• Man erreicht vielleicht sein Ziel, aber niemals auf dem besten Weg.
• Man muss Umwege, Staus und Einbahnstraßen in Kauf nehmen, die am Ende nicht nur Nerven, sondern auch Geld kosten

Die Route bei Veränderungen

Geschäftsprozesse stellen nicht nur Arbeitsabläufe für das tägliche Arbeiten dar, sondern sind vor allem in der Projektarbeit und bei Veränderungen ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Überträgt man die Logik eines Navigationsgeräts auf die Projekt- und Prozessarbeit, so sollte man folgendes Vorgehen einhalten, um optimale Vorschläge der passenden Routen zu erhalten:

• die Ist-Prozesse werden detailliert beschrieben
• die Soll- und Zielprozesse werden definiert
• es wird genau geprüft, ob es Gemeinsamkeiten gibt bzw. wo Unterschiede vorliegen
• es wird für die einzelnen Tätigkeitsschritte geprüft, wie man vom Ist- zum Soll-Prozess gelangen kann. Hier gibt es viele Möglichkeiten, z.B. durch Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse oder durch organisatorische Anpassungen
• die verschiedenen Möglichkeiten werden bewertet
• nun kann entschieden werden, welche „Wege“ man gehen will
• Hierzu können dann die passenden Schritte und Maßnahmen festgelegt werden (hier befinden wir uns dann mitten im Projektmanagement)

Fazit

Ziele sind sehr wichtig und sollten auch mit voller Konsequenz angestrebt werden. Dennoch zeigt uns das Beispiel des Navigationsgeräts, dass wir bei der Verwirklichung der Ziele auch immer einen Startpunkt brauchen. In Unternehmen sprechen wir dann von Ist-Prozessen, die zu Soll-Prozessen entwickelt werden sollen.