Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

In der großen, wunderbaren Welt der Robotic Process Automation (RPA) gibt es immer noch Unsicherheiten darüber, was es eigentlich ist und vor allem was es tut. Zum Teil kommt diese Verwirrung von dem Terminus selbst. Lassen Sie mich also Klarheit schaffen.

Was ist RPA?

Robotic Process Automation besteht aus verschiedenen Software-Tools oder Bots, die konfiguriert sind, um routinemäßige, wiederholbare Systemaufgaben im Namen eines menschlichen Mitarbeiters auszuführen. Diese Anwendungen ahmen also eine menschliche Interaktion mit Benutzerschnittstellen von Softwaresystemen nach. Dies geschieht in der Regel, indem das System den Nutzer beobachtet, wie dieser seine Aufgabe erledigt, und alle dazugehörigen Schritte mit Tools wie Process Mining und Process Discovery erfasst. Das RPA-System kann dann so eingestellt werden, dass es eben diese Aufgaben automatisch wiederholt. Solange sich der Prozess oder die Systeme nicht ändern, wird der Bot diese Arbeit immer und immer wieder ausführen.

Was ist RPA nicht?

Und an dieser Stelle kommt die Verwirrung ins Spiel: Das „P“ im Namen impliziert, dass ein Prozess automatisiert wird. Die Wahrheit ist, dass RPA nicht für Ihren End-to-End-Prozess zuständig ist. RPA ist eher als Erfassung der Schritte zur Ausführung einer Aufgabe innerhalb eines Prozesses zu verstehen. Lassen Sie uns diesen sehr einfachen Bewerbungsprozess als Beispiel genauer betrachten:

Hier reicht der Antragsteller seine Bewerbung über ein webbasiertes Formular oder ein PDF ein. Der HR-Mitarbeiter muss diese Informationen nun manuell in das ERP-System eingeben und dann den Bewerber prüfen, um festzustellen, ob er qualifiziert ist. Mit RPA können wir einen Bot einsetzen, um die Bewerberdaten von einem System in ein anderes zu kopieren. Zwar wird der HR-Mitarbeiter die Qualifikationen der Bewerber immer noch selbst überprüfen müssen, aber er wird von der banalen Arbeit der Dateneingabe befreit sein. Möglicherweise haben wir sogar mehrere RPA-Bots in einem einzigen Prozess, die die Arbeit erledigen und von einem Bot zum anderen wechseln. In diesem Beispiel könnten wir einen Bot verwenden, um die E-Mail zu generieren, wenn der Bewerber nicht qualifiziert ist, oder sogar, um die Interviewanforderung zu senden, wenn der Kandidat gut passt.

RPA ist allerdings nicht intelligent! Menschen sind in der Lage, mit Bildern und Allgemeingültigkeiten zu arbeiten, um Aufgaben auszuführen. Wenn ich Ihnen zum Beispiel sagen würde, dass ich Hunger habe, und Sie bitten würde, mir ein Sandwich zu machen, und Ihnen dann ein Bild eines Sandwiches zeigen würde, hätten Sie eine Vorstellung davon, was Sie tun sollten. Selbst wenn Sie noch nie ein Sandwich gemacht hätten, würden Sie in die Küche gehen und das Brot dazu finden. RPA-Bots sind nicht so. Ihnen muss sehr genau gesagt werden, was zu tun ist und wie es zu tun ist. In etwa so:

1. Gehen Sie Richtung Westen geradeaus den Flur 3 Meter entlang

2. Biegen Sie um 90 Grad nach links ab

3. Gehen Sie 2 Meter, um in die Küche zu gelangen

4. Biegen Sie um 20 Grad nach rechts ab

5. Gehen Sie dann 1 Meter geradeaus

6. Heben Sie Ihren rechten Arm in einem 80-Grad-Winkel über Ihrem Kopf an

7. Öffnen Sie Ihre Hand

8. Bewegen Sie Ihre Hand 12 Zentimeter nach vorne

9. Schließen Sie die Hand, um die Brottüte zu fassen

10. Heben Sie den Arm in einem 90-Grad-Winkel, um die Brottüte hochzuheben

11. Und so weiter und sofort…

Ich denke, Sie haben jetzt eine Vorstellung davon, was ich meine. Ein durchschnittliches Kleinkind könnte so etwas noch besser als ein Bot. Die Entwicklung von RPA braucht also Zeit und erfordert ein völlig anderes Verständnis der Prozesse und Aufgaben.

Fazit

RPA befasst sich also nicht wirklich mit Prozessen, sondern mit Aufgaben. RPA ist nicht intelligent und lernt nicht. Aus diesem Grund müssen wir anders denken. Es ist wichtig, dass wir unseren Prozess verstehen und wissen, wann, wo und warum RPA eingesetzt wird – das wird auch Thema meines nächsten Artikels sein. Also bleiben Sie dran!