Lorsque les processus métier reposent principalement sur des fils de discussion, des feuilles de calcul et des flux de travail manuels, identifier les inefficacités peut donner l’impression de chercher une aiguille dans une botte de foin. En l’absence de journaux système clairs ou de voies automatisées, par où commencer ? Pour de nombreuses organisations, la réponse réside dans la modélisation des processus. Mais pourquoi cette approche est-elle plus efficace dans ces scénarios, et comment l’intelligence des processus peut-elle vous aider à passer de flux de travail manuels à des opérations plus rationalisées ? C’est exactement ce que nous allons aborder dans ce blog.
Pourquoi la modélisation des processus est essentielle pour les flux de travail manuels
La modélisation des processus sert de base à la compréhension et à l’optimisation des flux de travail qui ne disposent pas de pistes de données structurées. Contrairement à l’exploitation minière des processus, qui nécessite des journaux système pour analyser les performances des processus, la modélisation des processus vous permet de documenter le déroulement des tâches d’une étape à l’autre, même lorsque ces étapes se déroulent par e-mail ou Excel.
Les principaux avantages sont les suivants :
- Visibilité : la création d’une carte visuelle de vos processus révèle les tâches redondantes, les retouches, les transferts entre les rôles ou les fonctions, ainsi que les risques potentiels de conformité.
- Standardisation : la documentation des flux de travail permet d’assurer la cohérence, en particulier lorsque les processus sont exécutés différemment entre les équipes.
- Collaboration, gouvernance et conformité : les modèles de processus fournissent un point de référence partagé, ce qui facilite l’alignement des parties prenantes sur le comportement et les améliorations des processus. De plus, la connaissance et les modifications du processus sont gérées tout au long du cycle de vie du processus, et des informations vérifiables sont disponibles à des fins de conformité.
Comment transformer les e-mails et les processus basés sur Excel en modèles de processus
- Recueillir des informations sur le processus : commencez par collecter des e-mails, des feuilles de calcul et d’autres documents qui représentent des flux de travail de processus typiques. Identifiez la séquence des tâches, des points de décision et des transferts.
- Interrogez les principales parties prenantes : Discutez avec les employés impliqués dans le processus pour comprendre les variations, les exceptions et les points faibles qui peuvent ne pas être évidents dans les documents.
- Cartographiez le processus : utilisez un outil de modélisation de processus comme iGrafx Process360 Live Design pour créer une représentation visuelle du flux de travail. Définissez clairement chaque étape, les individus ou les équipes responsables, et les informations échangées.
- Identifiez les opportunités d’amélioration : Mettez en évidence les domaines dans lesquels les tâches manuelles pourraient être automatisées, les transferts rationalisés et les retards réduits.
- Valider les améliorations du modèle : Impliquez les parties prenantes pour assurer l’exactitude et l’alignement avant de mettre en œuvre tout changement.
Utilisation de l’intelligence des processus pour améliorer la modélisation des processus
Les plateformes d’intelligence process, comme iGrafx Process360 Live, peuvent faire passer vos efforts de modélisation de processus au niveau supérieur. En intégrant les informations qualitatives des employés aux données quantitatives des systèmes disponibles, vous obtenez une compréhension plus complète de vos flux de travail.
Voici comment l’intelligence des processus peut vous aider lorsque les processus sont principalement manuels :
- Consolidation des données : même si les journaux ne sont pas disponibles, vous pouvez toujours importer des données structurées à partir de feuilles de calcul et d’autres sources pour analyser les performances via le task mining.
- Simulation de processus : Après avoir modélisé un processus, vous pouvez utiliser la simulation de processus pour tester différents scénarios et identifier l’impact des modifications avant la mise en œuvre. Vous pouvez importer des données à partir de feuilles de calcul pour affiner votre modèle avec des données quantitatives.
- Amélioration continue : Utilisez l’intelligence des processus pour surveiller les indicateurs clés de performance et vous assurer que les modifications apportées aux processus produisent les résultats souhaités.
Passer de la modélisation des procédés à l’exploitation minière des procédés
Au fur et à mesure que votre organisation documente et systématise (ou automatise) davantage de processus, vous pouvez progressivement passer de la modélisation au process mining. Les plateformes d’intelligence des processus accompagnent cette évolution en vous permettant de :
- Connectez-vous aux journaux système dès qu’ils sont disponibles
- Comparer les performances réelles aux processus modélisés
- Identifiez les écarts et optimisez les processus en temps réel
Utilisation de GenAI pour intégrer des processus dans une plateforme d’intelligence des processus
La documentation manuelle des processus peut prendre beaucoup de temps, mais avec Pia, notre assistant d’intelligence de processus alimenté par l’IA générative, les organisations peuvent rationaliser le processus de transformation de sources disparates d’informations sur les flux de travail en modèles de processus structurés. Pia peut transformer automatiquement les SOP, les chaînes d’e-mails et autres documents statiques en diagrammes de processus dynamiques, éliminant ainsi le besoin d’allers-retours entre les propriétaires de processus et les analystes. Cela accélère la transition de la modélisation manuelle des processus à l’intelligence des processus à grande échelle, jetant ainsi les bases de l’automatisation, de la conformité et de l’excellence opérationnelle
Conclusion
Lorsque vos processus sont largement pilotés par les e-mails, Excel et d’autres outils manuels, la modélisation des processus est le point de départ idéal. Il offre la visibilité et la structure nécessaires pour identifier les inefficacités et normaliser les flux de travail. Avec l’aide de l’intelligence des processus, vous pouvez améliorer cette approche et passer en douceur à l’exploration des processus.
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