Redéfinir l’optimisation des processus métier : pourquoi le Process Mining seul ne suffit pas

Commençons par l’évidence. Pour toute entreprise qui tente de maîtriser ses processus métiers, le Process Mining offre un énorme avantage.

Le Process Mining peut aider les entreprises à répondre à des questions clés sur leurs systèmes et leurs opérations. Il aide les dirigeants à comprendre le fonctionnement de leur entreprise afin qu’ils puissent améliorer les opérations de manière éclairée. Cela permet d’économiser du temps et de l’argent, d’augmenter l’efficacité et d’aider l’entreprise à atteindre ses objectifs et tenir ses délais.

De nombreuses entreprises se tournent vers cette technologie pour traiter tous types de processus clé, des paiements à la gestion de la relation client, en passant par le traitement des commandes et la production.

Mais une question centrale est parfois oubliée dans ces tentatives d’amélioration: à quoi ressemble la version idéale et optimisée du processus?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, évaluons les avantages du Process Mining.

Pourquoi analyser les processus métiers?

Voici ce que le Process Mining peut faire pour une entreprise :

En collectant des données à partir de différents systèmes informatiques, le Mining met en lumière les étapes d’un processus. Il peut alors, par exemple, mettre en évidence les inefficacités ou trouver des domaines où l’automatisation peut être un bon choix.

En bref, le Process Mining vous indique ce qui se passe en temps réel et ce que font les différents employés ou départements de l’entreprise.

Super, j’ai mes données prêts. Que se passe-t-il ensuite?

Voici ce que le Mining ne peut pas faire :

Il ne peut pas permettre une optimisation directe et continue des processus. En d’autres termes, vous pouvez obtenir une photographie de vos processus, ce qui vous permet de trouver des opportunités d’optimisation. Mais cette photographie seule ne peut pas vous dire si vos idées d’optimisation se traduiront réellement par un résultat bénéfique.

Il est possible d’analyser les processus, puis d’apporter des modifications en fonction de ce qui, selon vous, améliorera les performances et les résultats, mais le résultat réel pourrait être différent. La façon dont le processus se déroule après ces changements pourrait même être pire. Surtout s’il y a eu des hypothèses qui n’ont pas été prises en compte dans les modifications effectuées.

Et il y a un autre problème. Les technologies de Process Mining examinent les systèmes, explorent les données et vous aident à identifier les inefficacités. Mais ils le font sans jamais s’arrêter pour fournir un plan sur la façon dont ils devraient être optimisés.

Pour vraiment savoir si vous tirez partie de tous les systèmes nécessaires et de toutes les étapes, vous devez d’abord avoir une vue d’ensemble de votre processus – une cartographie qui montre ce que le processus est censé accomplir et comment.

L’obtention de cette cartographie nécessite une autre fonctionnalité, complémentaire au Process Mining: la modélisation de processus

L’optimisation par la modélisation des processus

Le module de modélisation de processus d’iGrafx propose une source unique de vérité sur la façon dont les processus doivent fonctionner, ainsi qu’un endroit pour élaborer la version idéale de chaque processus. Vous entendrez peut-être parler ailleurs de cette fonctionnalité sous le nom de “mapping” ou de “cartographie des processus métiers.

Dans le cas d’iGrafx, cependant, la fonctionnalité s’étend bien au-delà de la simple représentation schématique du fonctionnement d’un processus. L’espace de modélisation est également un référentiel d’informations accessible à toute l’entreprise. Il montre exactement quels systèmes, employés et ressources sont impliqués dans les différentes étapes de chaque processus et fournit un enregistrement des versions actuelles et passées des processus. Il est donc incroyablement simple de comparer votre état actuel avec ce que vous avez fait auparavant.

Il est important de noter que les processus cartographiés lors de la modélisation sont également toujours présentés sous forme de graphiques faciles à interpréter. Cela ouvre l’espace de modélisation, en s’éloignant des résultats du Process Mining que seuls les analystes et les experts peuvent comprendre, et en s’orientant vers une véritable démocratisation des processus.

Chaque employé est ainsi en mesure de voir et comprendre les changements apportés, ce qui permet à la direction de l’entreprise de s’appuyer sur l’expertise d’une plus grande partie de la main-d’œuvre.

Risque et conformité

La modélisation des processus apporte une valeur ajoutée si les opérations d’une entreprise impliquent un niveau élevé de conformité et de gestion des risques. Par exemple, une entreprise travaillant dans le secteur financier devrait généralement s’assurer que des étapes spécifiques d’un processus se déroulent avant les autres, afin d’éviter les erreurs ayant des conséquences financières ou même juridiques.

À l’aide de la modélisation, les processus en question peuvent être cartographiés pour s’assurer que les étapes nécessaires sont terminées avant les autres.

La cartographie de processus peut également être utilisée comme point de référence afin de s’assurer que ce qui est fait continue de répondre aux normes de conformité en suivant le chemin tracé lors de la modélisation. Cela signifie qu’il est beaucoup plus facile pour cette entreprise de prouver plus tard aux auditeurs qu’elle a coché toutes les bonnes cases.

La simulation de processus et la synergie entre le Process Mining et la modélisation

En plus du module de modélisation, quelques outils supplémentaires sont nécessaires pour réussir ce type d’initiative. Notamment la capacité de simuler les résultats des changements, surveiller les processus en direct et prédire le déroulement d’un processus donné.

Avec la simulation en particulier, la solution de modélisation de processus devient un véritable banc d’essai pour l’optimisation.

Avant qu’une nouvelle version d’un processus ne soit déployée, elle peut être testée, affinée et itérée jusqu’à ce que la meilleure version possible soit découverte. Il est donc beaucoup plus simple de répondre à la question : « Ce processus fonctionnera-t-il comme prévu ? »

Cela permet également d’arriver plus rapidement et à moindre coût à une version du processus qui convient le mieux à l’entreprise. Une fois le processus mis en ligne, le contrôle en temps réel permet de s’assurer que rien n’a été oublié et que le processus modélisé fonctionne comme prévu.

Ajoutez à cela l’analyse prédictive, et vous avez l’ensemble complet. L’entreprise peut désormais déterminer comment les processus sont susceptibles de se dérouler et résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils ne se manifestent réellement.

Soutenues par ces capacités supplémentaires, la modélisation et le Process Mining deviennent un ensemble synergique. Ils permettent aux entreprises de combiner les informations et l’action, d’améliorer et d’itérer continuellement leurs processus pour en tirer le meilleur parti possible.

Parvenir à une véritable optimisation des processus

Pour la plupart des entreprises qui cherchent à optimiser leurs processus, les fonctionnalités ci-dessus ne sont pas “en option”. Ce sont les composants essentiels d’une solution complète de gestion des processus qui peut permettre à la direction de l’entreprise d’apporter des améliorations continues.

Pour atteindre la véritable “Process Excellence”, il faut l’adaptabilité qu’introduit la modélisation des processus et les capacités itératives rapides de la simulation. Cela signifie être capable de pivoter et d’évoluer selon les besoins et de contrôler de manière proactive les résultats des processus métiers.

Plus important encore, cela signifie s’éloigner de l’idée que le process mining détient à lui seul toutes les réponses. On ne peut nier la valeur que le Process Mining apporte à une organisation. Mais ce n’est encore qu’un outil parmi d’autres.

Pour en savoir plus sur la façon dont la plateforme iGrafx Process360 Live combine le Process Mining, la modélisation de processus, l’analyse prédictive et la simulation, visitez notre site Web.