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Prozessinformationen effizient zentralisieren und verwalten

Komponenten:

iGrafx hilft Unternehmen, Geschäftsprozesse produktiver zu entwickeln, zu kommunizieren und zu managen. Durch seine webbasierte Plattform speichert und verwaltet iGrafx Prozesse sowie alle damit zusammenhängenden Informationen als wiederverwendbares Wissen -. so beschleunigen Sie Ihre Projekte und sorgen für Prozesstransparenz und damit besseres Verständnis.

Passgenau zugeschnittenes Prozesswissen. Kurz: Jeder kriegt was er braucht

Sehen und arbeiten Sie immer mit den aktuellen Informationen und kontrollieren Sie, wer diese sehen kann.

  • Die webbasierten Prozesse sorgen für Transparenz; jeder hat flexibel Zugriff, so wird eine optimale Leistung gefördert.
  • Alle Informationen sind für eine breite Zielgruppe verfügbar - ganz ohne zusätzlichen Viewer oder extra Schritt zur Veröffentlichung der Dateien.
  • Sensible Dokumente bleiben privat, indem einer Person oder einer Personengruppe gezielt Zugriff gegeben wird.

Verwalten und regeln Sie Änderungen und haben dabei immer die Historie im Blick

Indem Sie die Historie Ihrer angelegten Prozesse kennen, wissen Sie bei Änderungen immer genau über das "wer", "weshalb" und "was" Bescheid. Verwenden Sie Life-Cycle Management, um Ihre Updates ohne Aufwand einer breiten Zielgruppe mitzuteilen.

  • Erstellen und finden Sie historische Prozessdokumentationen und vermeiden Sie konfuse Namensgebungen, um die frühere Version beizubehalten.
  • Vergleichen Sie aktuelle und ältere Versionen, um genau zu verstehen, was abgeändert wurde.
  • Sichern Sie Entwürfe, ohne, dass sie von allen Nutzern eingesehen werden können oder versenden Sie diese zur Durchsicht an ausgewählte Kollegen. Diese können ihre Anmerkungen direkt in das Dokument einfügen. Auf diesem unkomplizierten Weg lässt sich ein Dokument einfach und Schritt für Schritt verfeinern.
  • Nutzen Sie den Freigabezyklus für die automatische Veröffentlichung sowie das Bestätigungsverfahren, um sicher zu gehen, dass alle Beteiligten von den vorgenommenen Änderungen erfahren.

Rollen und Verantwortlichkeiten zielführend einrichten

Modellieren Sie ihre Unternehmensstruktur. Erstellen Sie Dokumente, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und behalten Sie Ihre Zuständigkeiten im Blick.

  • In ihrem personalisierten Portal werden Ihnen alle Dokumente angezeigt, in die Sie involviert sind; abhängig von Ihrer Nutzer- oder Rolleneinstellung.
  • Setzen Sie wirksam eine Bibliothek an Unternehmen und Rollen ein und verwenden Sie diese direkt als Swimlanes.
  • Aktualisieren Sie Dokumente nahtlos, falls sich Begriffe im Unternehmen ändern.

Fehler vermeiden und Schlüsselinformationen effektiv wiederverwenden

Indem Sie Links und Verweise in ihren Prozessdokumenten stets aktuell halten, sind alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und sprechen somit "dieselbe Sprache".

  • Bewegen Sie Dateien innerhalb ihres Repositories ohne die Querverweise zu beschädigen
  • Zentralisieren Sie URL-Verweise außerhalb des Repositories, so können externe Änderungen leichter verwaltet werden.
  • Erfassen Sie verbreitete Begriffe und referenzieren Sie diese in der Prozessdokumentation, das fördert eine effektive Kommunikation und allgemeines Verständnis.

Über die Such- und Reportingfunktion Prozess- und Informationslücken aufdecken

Sehen Sie schnell und einfach den Status ihrer Prozessdokumentation ein. So haben Sie alle vorausgegangenen Infos zu Zugehörigkeiten und Einflüssen im Blick und können mögliche Lücken zwischen den unterschiedlichen Dimensionen identifizieren und effektiv angehen.

  • Wissen, welche Dokumente geändert werden, wo sich diese im Lifecycle befinden und wer dafür verantwortlich ist.
  • Einfach Dokumentenlisten anhand von Schlüsseleigenschaften, wie Erstellungs- und Freigabedatum, filtern.
  • Sichern Sie das konsistente Erfassen von Schlüsseleigenschaften, sobald Dokumente erstellt und geändert werden.

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