Prozessmodelle sind ein wesentlicher Bestandteil jeder ERP-Transformationsinitiative, da sie die Abstimmung zwischen den Teams über die heutige Nutzung des Systems fördern, eine fundierte Gestaltung der zukünftigen Prozesse ermöglichen und überzeugende Roadmaps für die Zeit nach der Transformation aufzeigen.
Prozessmodelle werden jedoch allzu oft verworfen, sobald die Transformation abgeschlossen ist, entweder aufgrund von Ressourcen- oder Wissensmangel zu ihrer Pflege oder sogar aufgrund mangelnder Wertschätzung des potenziellen Wertes, den sie für den Lebenszyklus nach dem Projekt bringen.
Wir haben kürzlich ein Webinar mit dem Titel „Achieving a Successful ERP Transformation with Process Modeling“ veranstaltet, in dem wir genau dieses Thema mit Toke Mortensen, Senior Consultant bei Cornerstones, einem der strategischen Partner von iGrafx, untersucht haben, in dem er einen wichtigen Punkt in Bezug auf ERP-Transformationen angesprochen hat, der es verdient, wiederholt zu werden:
„ERP-Transformationen sind Geschäftsprojekte, keine IT-Projekte.“
Eine häufige Falle in jedem Transformationsprojekt – und eine besonders gefährliche bei ERP-Transformationen – ist die Versuchung, das Projekt in erster Linie in Bezug auf seine technischen Komponenten zu betrachten und dabei seine Auswirkungen auf die Geschäftsprozesse zu übersehen.
Es ist leicht, sich für die Installation einer glänzenden neuen Architektur zu begeistern, die resistent gegen Abstürze ist und größere Arbeitslasten bewältigen kann, aber solche Transformationen bringen unweigerlich große Veränderungen an den Kerngeschäftsprozessen mit sich, die berücksichtigt werden müssen, um das Beste aus ihnen herauszuholen.
In dem Webinar, das hier auf Abruf angesehen werden kann, erklärt Mortensen, wie der Aufbau von kritischem Geschäftsprozesswissen eine erfolgreiche ERP-Transformation sicherstellt:
„Sie brauchen ein Vorgehensmodell, das eine gemeinsame Sprache im gesamten Unternehmen ermöglicht. Der Vertrieb muss die Produktion verstehen und umgekehrt. Dies ist entscheidend, um in ERP-Projekten erfolgreich zu sein und sicherzustellen, dass die Lösung im gesamten Unternehmen abgestimmt ist.“
Anschließend skizziert er einen sechsstufigen Projektablauf und die Art und Weise, wie die Prozessmodellierung jede Phase erleichtert:
Phase 1: Unternehmensanalyse
„Durch die Abbildung von Geschäfts- und Prozessmodellen, die die gesamte Prozesslandschaft enthalten, können wir frühzeitig im Projekt Lücken erkennen und Missverständnisse ausräumen, um langfristig nicht darunter zu leiden und kritisches Geschäftswissen aufzubauen, das wir später nutzen können.“
Phase 2: Auswahl
„Dieses wichtige Geschäftswissen kann sogar die Wahl der technischen Lösung beeinflussen und den Prozess der Zusammenarbeit mit Partnern beschleunigen, indem es ihnen ermöglicht, das Geschäft schnell zu verstehen, was die Auswahlphase effizienter macht.“
Phase 3: Modellierung der Lösung
„Wir können die Prozessinformationen, die wir aufgebaut haben, nutzen und beginnen, die zukünftige Lösung mit den zukünftigen Prozessen zu entwerfen, die dann bei der Entwicklung und dem Aufbau des Systems verwendet werden.“
Phase 4: Entwicklung und Test
„Wir nutzen die Soll-Prozesse während der gesamten Testphase, indem wir unsere Testfälle auf die Prozessdokumentation stützen und die Prozessdiagramme als Beschreibung der Testfälle verwenden. Das reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Langtexten für die Schritte, die in diesen Testfällen enthalten sind.“
Phase 5: Schulung und Implementierung
„Die Prozessdiagramme können auch als Grundlage für Schulungsmaterialien verwendet werden, was uns einen Vorsprung verschafft, wenn wir dieses Material am Ende des Projekts erstellen.“
Phase 6: Kontinuierliche Verbesserung
„Auch nach der Implementierung können wir das gesamte Wissen, das wir bei der Untersuchung potenzieller Prozessverbesserungen, Automatisierung und KI aufgebaut haben, nutzen und eine vollständige Verbesserungspipeline aufbauen.“
Wenn Unternehmen durch ERP-Projekte wie diese Prozesswissen erwerben, können sie ihre Prozessmodelle mit dem Entwicklungsmanagement-Tool ihrer Wahl kombinieren, was es ihnen ermöglicht, mehrere wichtige Fragen zu beantworten:
- Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen den Prozessen?
- Welche relevanten Variationen und Szenarien gibt es innerhalb eines Prozesses?
- Welche Prozesse sind an welchen End-to-End-Abläufen beteiligt?
- Welche Rollen werden von welchen Systemen unterstützt?
- Welche Systeme unterstützen welche Prozesse?
- Welche Prozesse und Aktivitäten enthalten ERP-Anpassungen?
Selbst nachdem die Implementierung abgeschlossen ist und sie in die Post-Projektphase übergehen, ist es immer noch möglich, einen Mehrwert aus den Prozessmodellinformationen zu ziehen, die während des Projekts gesammelt wurden.
Verwaltung von Berechtigungen
Prozessmodelle ermöglichen es Unternehmen, das Berechtigungsmanagement gründlich zu analysieren und zu untersuchen, welche Rollen Zugriff auf welche Systeme benötigen, wodurch Lizenzkosten gesenkt und eine effiziente Zugriffsverwaltung geschaffen wird. Auf diese Weise können Unternehmen sicherstellen, dass die Berechtigungen kontinuierlich aufrechterhalten werden und eine zu breite Lizenzbasis für die Benutzer vermieden wird.
Dies alles kann mit Informationen erfolgen, die im Laufe des Projekts aufgebaut wurden – nicht mit zusätzlichen Informationen, die hinzugefügt werden müssen.
Systemaktualisierungen
Viele Unternehmen bevorzugen die Verwendung von Cloud-Lösungen, bei denen jedes Jahr kontinuierliche Updates eintreffen. Auch hier wird das durch die Prozessmodellierung erworbene betriebswirtschaftliche Wissen es ihnen ermöglichen, zu analysieren, welche Arten von Anpassungen verwendet werden, in welchen Prozessen sie verwendet werden und welche Testfälle sie betreffen.
Von dort aus können sie effiziente Testpakete für jedes ERP-Update erstellen, die sich auf die richtigen Testfälle konzentrieren und die richtigen Teile des Systems testen, um sicherzustellen, dass nach dem Update alles läuft.
Dies reduziert das Risiko von Systemausfällen nach dem Update, da relevante Prozessvarianten präventiv identifiziert und getestet werden können.
Kontinuierliche Verbesserung
Sobald ein Unternehmen eine ERP-Implementierung abgeschlossen hat, richtet es seine Aufmerksamkeit auf die kontinuierliche Verbesserung und die Identifizierung potenzieller Optimierungsbereiche.
Dies kann durch Prozessworkshops oder Brainstorming-Sitzungen erfolgen, bei denen die Prozessdiagramme und Daten aus dem Prozessmodell verwendet werden, um aufzuzeigen, wo zuerst Verbesserungen vorgenommen werden müssen, und dann eine Verbesserungs- und Automatisierungspipeline innerhalb des Prozessmodells aufzubauen.
Während der Aufbau eines umfassenden Prozessmodells in der Anfangsphase eines ERP-Transformationsprojekts die Durchführung der Transformation selbst rationalisieren kann, ist die Beibehaltung dieses Prozessmodells und seine Verwendung als Werkzeug zur Steuerung von Aktivitäten nach dem Projekt etwas, das viele Unternehmen übersehen. Dennoch spielt sie eine wichtige Rolle bei der Sicherstellung einer kontinuierlichen Verbesserung und der Information über kritische Geschäftsentscheidungen in den Monaten und sogar Jahren nach Abschluss des Projekts.
Aus diesem Grund ist es so wichtig, die Aussage von Mortensen zu Beginn unseres Webinars – „ERP-Transformationen sind Geschäftsprojekte, keine IT-Projekte“ – zu berücksichtigen.
Um das vollständige Webinar „Achieving a successful ERP transformation with process modeling“ auf Abruf zu sehen, klicken Sie bitte auf diesen Link.
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