Sie implementieren eine Prozessänderung und stellen drei Wochen später fest, dass dadurch ein neuer Engpass entstanden ist, der monatlich 50.000 US-Dollar kostet. Ihr Team hat monatelang geplant, aber Sie hatten keine Möglichkeit, die Auswirkungen vorherzusagen.
Was wäre, wenn Sie die Auswirkungen einer Prozessänderung sehen könnten, bevor Sie Zeit und Geld investieren? Was wäre, wenn Sie frei experimentieren könnten, ohne Ihren Betrieb zu stören? iGrafx Process360 Live bietet genau diese Fähigkeit durch seine Engine zur Simulation diskreter Ereignisprozesse.
Der folgende Artikel zeigt Ihnen, wie die Was-wäre-wenn-Szenariomodellierung von Process360 Live Prozesse ohne Risiko optimiert, Ergebnisse datengestützt prognostiziert und Unsicherheiten bei Transformationsinitiativen beseitigt.
Sie werden echte Ergebnisse von Unternehmen sehen, die diesen Ansatz bereits verwenden, und Sie erhalten einen unkomplizierten Aktionsplan, um jetzt mit der Simulation zu beginnen.
Warum sich die Änderung eines Prozesses wie ein Glücksspiel anfühlt (und wie man es beheben kann)
Wenn ein kritischer Geschäftsprozess unterdurchschnittlich abschneidet, sei es durch Rechnungen, die hängen bleiben, oder durch Serviceverzögerungen, die zu verpassten SLAs führen, stehen Betriebsleiter vor einem Dilemma. Du kannst entweder die Dinge so lassen, wie sie sind (und zusehen, wie der Schmerz weitergeht), oder du kannst eine Veränderung ausprobieren und hoffen, dass sie funktioniert. Allzu oft entscheiden sich die Teams mit gedrückten Daumen für Letzteres, was erklärt, warum 60-70 % der Initiativen zur Prozessverbesserung im Sande verlaufen oder keine Ergebnisse liefern.
Das Kernproblem ist die Unsicherheit. Es scheint unmöglich zu sein, vorherzusagen, wie sich ein Prozess nach einer Änderung verhalten wird. Verringert das Hinzufügen eines Genehmigungsschritts das Risiko oder verlangsamt sich die Sache nur mehr? Wenn Sie zwei zusätzliche Ressourcen einstellen, wird sich der Durchsatz so weit verbessern, dass die Kosten gerechtfertigt sind? Ohne harte Daten setzen Sie Ihre Zeit und Ihr Budget auf fundierte Vermutungen. Es ist schwer, die Ergebnisse zu sehen.
Diese Sichtbarkeitslücke ist auf grundlegende Einschränkungen traditioneller Ansätze zurückzuführen. Statische Flussdiagramme und Tabellenkalkulationsmodelle vermissen die betriebliche Komplexität, manuelle Dokumentation erfasst, wie Prozesse funktionieren sollten, anstatt wie sie tatsächlich funktionieren, und Zeitstudien liefern Momentaufnahmen anstelle umfassender Verhaltensansichten.
Variablen interagieren unerwartet, Engpässe verschieben sich ohne Vorwarnung, Ressourcenkonflikte in Spitzenzeiten und Pilotprogramme testen Änderungen isoliert, während systemweite Auswirkungen übersehen werden. In der Zwischenzeit bricht das, was bei geringen Volumina perfekt funktioniert, zusammen, wenn die Nachfrage steigt, so dass die Teams sich darum bemühen müssen, zu verstehen, was schief gelaufen ist.
Ohne Prozesssimulation wird jede Prozessänderung zu einem Live-Experiment, bei dem Ihr Betrieb als Prüfstand dient.
Process360 Live beseitigt die Prozessunsicherheit
Alexandre Wentzo, CEO von iGrafx, drückt es so aus: “Simulation ist eine Kristallkugel für Ihr Unternehmen, die es Unternehmen ermöglicht, die positiven und negativen Folgen einer Prozessänderung zu verstehen, ohne dass im Voraus Investitionen erforderlich sind.”
Process360 Live erstellt einen dynamischen Teil des digitalen Zwillings Ihres Betriebs. Dies funktioniert als funktionierende Replik, die sich wie Ihre tatsächlichen Prozesse verhält, einschließlich Variabilität, Ressourcenbeschränkungen und realer Komplexität.
Sie können Prozess-Mining verwenden, um sich ein Bild davon zu machen, wie der Prozess tatsächlich funktioniert, einschließlich des Sammelns und Analysierens von Daten, die Ihnen helfen können, Hypothesen zu erstellen, die in der Simulation getestet werden können, und um einige der Daten zu sammeln, die für die Verwendung der Simulation erforderlich sind. Die Mining-Plattform beginnt damit, Daten aus Ihren bestehenden Systemen zu nutzen, um herauszufinden, wie die Arbeit tatsächlich abläuft, und bildet dann jede Aktivität, jeden Entscheidungspunkt und jede Übergabe mit statistischer Genauigkeit ab. Dieser entdeckte Prozess wird zur Grundlage für diesen Teil Ihres digitalen Zwillings.
Von dort aus können Sie ein gültiges Prozessdiagramm erstellen oder aktualisieren und es zu einem Simulationsmodell erweitern. Mit Ihrem Simulationsmodell können Sie jede vorgeschlagene Änderung in einer risikofreien digitalen Umgebung testen, bevor Sie Ihre tatsächlichen Abläufe berühren. Sie sehen genau, wie sich Änderungen durch Ihre Prozesse ziehen, messen präzise Auswirkungen auf Zykluszeit, Kosten und Ressourcenauslastung und identifizieren, welche Änderungen Ergebnisse liefern und welche neue Probleme verursachen.
Mit anderen Worten, Sie sehen genau, welche Verbesserungen sich auszahlen (und welche nicht), bevor Sie Ressourcen einsetzen, um den Prozess zu verbessern (oder zu entwerfen / neu zu gestalten).
Durch die Vorschau von Änderungen in einer risikofreien digitalen Umgebung lösen Sie das Unsicherheitsproblem. Es gibt keine Unterbrechung des Live-Betriebs, keine kostspieligen Pilotprogramme, die scheitern könnten, und wenn eine Idee nicht so effektiv ist wie erhofft, erfährt man es in der Simulation, nicht nachdem man Geld ausgegeben hat, um sie in der realen Umgebung zu ändern.
Sehen Sie jeden Blickwinkel: Zeit, Kosten, Ressourcen und Risiken in einem Modell
Eine große Stärke der Simulation von Process360 Live ist ihre Komplexität. In einer einzigen Simulation können Sie Zeit-, Kosten-, Qualitäts- und Ressourcenauswirkungen gleichzeitig untersuchen. Das bedeutet, dass Sie nicht nur eine enge Metrik erhalten, sondern ein vollständiges Bild davon erhalten, wie eine Änderung Ihre Abläufe verändert.
Zeit & Durchsatz
Die Zykluszeit erhöht die Kundenzufriedenheit und den Bedarf an Betriebskapital. Process360 Live simuliert die zeitliche Dynamik mit einer Präzision, die Tabellenkalkulationen nicht erreichen können, indem die Zeit auf mehreren Ebenen modelliert wird, einschließlich der Dauer einzelner Aktivitäten, der Wartezeiten zwischen den Schritten, der Wartezeiten für die Ressourcenverfügbarkeit und der Verzögerungen bei der Systemverarbeitung. Diese Elemente werden kombiniert, um Ihre tatsächliche End-to-End-Zykluszeit zu bestimmen.
Die Zeitsimulation berücksichtigt Variabilität und Abhängigkeiten, die die meisten Bemühungen zur Prozessverbesserung zunichte machen. Eine Genehmigung, die in der Regel zwei Stunden dauert, dehnt sich auf zwei Tage aus, wenn der Genehmiger reist, während ein Prozess, der bei normalem Volumen reibungslos abläuft, während des Monatsabschlusses vollständig ins Stocken gerät. Die Simulation erfasst diese Muster aus Ihren historischen Daten und projiziert ihre tatsächlichen Auswirkungen auf die Leistung.
Auf dieser realistischen Grundlage können Sie verschiedene Strategien zur Zeitreduzierung systematisch testen, indem Sie parallele Verarbeitungspfade, Express-Lanes für einfache Transaktionen, die Optimierung der Batchgröße, Änderungen der Ressourcenplanung usw. erstellen.
Jedes Szenario zeigt genaue Auswirkungen auf die durchschnittliche Zykluszeit, die Variation und das Erreichen des Service-Levels, sodass Sie genau wissen, welche Verbesserungen funktionieren, bevor Sie sie implementieren.
Kostensimulation, -analyse und -ROI
Jeder Schritt und jede Ressource im Modell kann Kosten verursachen, sodass Sie während der Ausführung der Simulation die Kosten pro Fall, die Arbeitskosten, die Ausrüstungskosten und vieles mehr berechnen können. Dies ist entscheidend für die Erstellung eines Business Case.
Process360 Live liefert Ihnen die Zahlen, um den ROI zu untermauern (oder in Frage zu stellen). Tatsächlich kann die Plattform verwendet werden, um die Ergebnisse verschiedener simulierter Szenarien nebeneinander zu vergleichen und Metriken wie Gesamtkosten, Leistung und Dauer für jedes Szenario hervorzuheben. Dies macht es einfach, Kompromisse zu visualisieren.
Beispielsweise kann ein Szenario eine um 20 % schnellere Zykluszeit zu 10 % höheren Kosten erreichen, während ein anderes Szenario etwas langsamer, aber viel billiger ist. Wenn Sie diese Vergleiche in der Hand haben, können Sie den Weg wählen, der den besten ROI oder das richtige Gleichgewicht zwischen Kosten und Geschwindigkeit für Ihre Ziele liefert.
Ressourcenauslastung
Process360 Live ermöglicht es Ihnen, Ressourcenverfügbarkeit, Kapazität, Arbeitspläne und Abwesenheitszeiten zu modellieren, sodass Sie Fragen wie “Wenn wir zwei Analysten hinzufügen, beseitigt sich der Engpass oder bleiben sie ungenutzt?” testen können. Die Berichte zeigen Auslastungs- und Warteschlangenmuster pro Szenario an.
In einem Durchlauf kann die Engine unzählige Fälle ausführen und effektiv viele Monte-Carlo-Versuche innerhalb einer einzigen diskreten Ereignissimulation durchführen, um Engpässe und Nutzungsmuster aufzudecken, die Tabellenkalkulationen oder Schätzungen aus dem Bauch heraus übersehen würden. Darüber hinaus können Sie mit realen Zeitplänen, Ressourcen, Einschränkungen usw. eine weitaus realistischere und aussagekräftigere Analyse durchführen als bei Monte-Carlo-Prozessen.
Eine iGrafx-Simulation für einen Fertigungskunden zeigte, dass der Kauf einer teuren neuen Maschine den Engpass nur an eine andere Stelle im Prozess verlagern würde, ohne einen wirklichen Gewinn zu bringen. Infolgedessen vermied das Unternehmen, über 180.000 US-Dollar für diese Maschine auszugeben. Stattdessen nutzten sie das Modell, um andere Anpassungen auszuprobieren, und entdeckten Änderungen wie die Neuverteilung der Besetzung zwischen den Schichten, die potenzielle Einnahmen in zweistelliger Millionenhöhe durch einen verbesserten Durchsatz freisetzten.
Risiko & Variabilität
Die Simulations-Engine von Process360 Live kann reale Prozessvariationen einbeziehen, um Risikoanalysen für Ihre Prozessänderungen durchzuführen.
Sie können z. B. einen Variabilitätsbereich für die Ankunftszeiten der Arbeit eingeben (um einen unvorhersehbaren Zustrom von Support-Tickets oder Patienten zu modellieren) oder Wahrscheinlichkeiten von Nacharbeitsschleifen oder zufälligen Ausfallzeiten einbeziehen. Die Simulation zeigt dann eine Variabilität der Ergebnisse; z. B. Leistung im besten Fall, im schlimmsten Fall und im wahrscheinlichen Fall. Möglicherweise stellen Sie fest, dass eine Änderung im Durchschnitt gut funktioniert, aber ein inakzeptables Worst-Case-Ergebnis hat (z. B. überschreitet die Zykluszeit in 5 % der Simulationen aufgrund einer bestimmten Kombination von Verzögerungen Ihr SLA).
Auswirkungen der Prozesssimulation auf die Praxis
Das globale Beratungsunternehmen ZS stellte Process360 Live in den Mittelpunkt seiner Arbeit an Process Excellence.
Sie brauchten eine schnellere Möglichkeit, Was-wäre-wenn-Fragen zu beantworten, Business Cases mit echten Zahlen zu erstellen und von statischen Karten zu lebenden Modellen zu wechseln. Mit der ereignisdiskreten Simulation erstellt das Team einen partiellen digitalen Zwilling des Prozesses, legt Ankunftsraten, Schrittzeiten und Ressourcenkalender fest und vergleicht dann Szenarien in Bezug auf Zeit, Kosten und Kapazität nebeneinander. Auf diese Weise validieren sie Änderungen vor der Einführung und wählen mit Zuversicht den besten Weg.
Sie teilten mit, dass traditionelle Werkzeuge dies schwierig machten. Berater kartierten den aktuellen Zustand in Visio oder Lucid, führten Zeit- und Bewegungsstudien durch und verarbeiteten Schätzungen in Tabellenkalkulationen. Es hat Wochen gedauert. Als ein Stakeholder fragte: “Was wäre, wenn wir diesen Schritt früher machen?”, musste das Team alles neu berechnen. Die Simulation beseitigte diese Nacharbeit und Verzögerung.
Jetzt modellieren sie den Prozess einmal und iterieren dann schnell. Wenn sie Ressourcen hinzufügen, das Routing ändern oder Aufgaben parallelisieren, zeigt das Modell die Auswirkungen auf Warteschlangen, Zykluszeit und Auslastung in Minuten und nicht in Monaten an.
Klinische Forschung und Entwicklung. Die ZS modellierte die Phase vom letzten Patienten-letzten Besuch bis zur Einreichung. Sie suchten nach Schritten, die parallel ablaufen konnten, bei denen die Teams die gleichen Eingaben verwendeten, aber aus Gewohnheit sequenziell arbeiteten. Im digitalen Zwilling sequenzierten sie die Übergaben neu, verengten die Abstimmungsfenster und testeten verschiedene Besetzungsmuster. Der simulierte zukünftige Zustand verkürzte die Zeitachse um etwa 48 %. Da das Modell reale Kalender und Variabilität widerspiegelte, waren die Beteiligten zuversichtlich, voranzukommen.
Anreizvergütung. Prognosezyklen verschlangen eine große Anzahl von manuellen Stunden. ZS erstellte ein Modell der End-to-End-Arbeit und simulierte dann die Automatisierung und die Verarbeitung außerhalb der Geschäftszeiten. Sie testeten, wo RPA sich wiederholende Aufgaben übernehmen kann und wann Aufträge über Nacht ausgelöst werden müssen, um den effektiven Arbeitstag zu verlängern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen. Im besten Fall konnte der manuelle Arbeitsaufwand um etwa 40 % reduziert werden, und die Spezialisten konnten sich auf die Analyse konzentrieren, anstatt sich mit der Arbeit zu beschäftigen.
Order to Cash (Medizinprodukte). Die Geschäftsleitung setzte sich das ehrgeizige Ziel, den Durchsatz um das Zehnfache zu steigern. ZS nutzte Simulationen, um den aktuellen Prozess bei diesem Volumen einem Stresstest zu unterziehen. Das Modell deckte versteckte Rückstände auf, die über die Auftragserfassung hinausgehen, und zeigte, wo Systemintegration und Übergaben unter Last zusammenbrechen würden. Durch die Neuausrichtung der Arbeit, die Bereinigung von Übergaben und die Beseitigung von Verschwendung beseitigte das Team etwa 55 bis 70 % der Ineffizienzen während des Prozesses, bevor es mit der Produktion in Berührung kam.
Sie teilten auch Lektionen, die die Simulation im Gedächtnis behalten. Perfekte Daten sind keine Voraussetzung. Richtungseingaben von KMU, unterstützt durch Spot-Time-Studien, reichen aus, um ein nützliches erstes Modell zu erstellen. Sie legen minimale und maximale Zeiten für jeden Schritt fest, reflektieren Schichten, Feiertage und Verfügbarkeiten und erhalten dennoch vertrauenswürdige Ergebnisse.
Auch das funktionsübergreifende Buy-in ist wichtig. Business und IT setzen sich zusammen, um sicherzustellen, dass der zukünftige Zustand umsetzbar ist. Die meisten Pilotprojekte erreichen in sechs bis zwölf Wochen einen entscheidungsreifen Business Case und gehen dann mit einer klaren Roadmap zur Aktivierung des Wandels über.
So beginnen Sie jetzt mit der Simulation Ihrer Prozessänderungen
Inzwischen sollten die Vorteile des virtuellen Testens von Geschäftsänderungen klar sein. Die nächste Frage ist, wie Ihr Team sofort mit der Nutzung der Simulation von Process360 Live beginnen kann. Hier ist ein einfacher Schritt-für-Schritt-Aktionsplan, um klein anzufangen, das Tool zu erlernen und schnell einen Mehrwert zu erzielen:
1. Wählen Sie einen schmerzhaften Prozess als Ziel aus
Identifizieren Sie einen Prozess, der erhebliche Probleme verursacht, idealerweise etwas mit klaren Ineffizienzen oder verfehlten Zielen (z. B. ein zu langsamer Workflow für die Rechnungsgenehmigung oder ein Kundendienstprozess mit hohen Eskalationen). Es ist hilfreich, wenn Sie einige Daten über die aktuelle Leistung (Zykluszeit, Lautstärke, Fehlerraten) haben, aber machen Sie sich keine Sorgen, wenn sie nicht perfekt ist.
2. Bilden Sie den aktuellen Prozess ab und sammeln Sie Daten
Mit iGrafx Process360 Live können Sie den aktuellen Status dieses Prozesses abbilden. Dies ist die Grundlage für Ihren digitalen Zwilling. Wenn Sie den Prozess bereits in Visio oder einem BPMN-kompatiblen Tool dokumentiert haben, können Sie ihn importieren, um Zeit zu sparen.
Wenn nicht, arbeiten Sie mit Prozessverantwortlichen und KMUs zusammen, um wichtige Daten zu erhalten, oder nutzen Sie die Mining-Funktion von Process360, um den Fluss aus Systemprotokollen zu erfassen. Sammeln Sie gleichzeitig grundlegende Daten für die Simulation, z. B. durchschnittliche Aufgabenzeiten, Ankunftsraten (wie oft neue Aufträge eingehen), beteiligte Ressourcen und deren Kapazitäten sowie etwaige Wahrscheinlichkeiten (z. B. “20 % der Aufträge müssen nachbearbeitet werden”). Sie können mit Schätzungen oder groben Zahlen von Fachexperten beginnen. Denken Sie daran, dass Sie die Daten später jederzeit verfeinern können.
3. Erstellen und Ausführen des Simulationsmodells
Geben Sie nun dieses Prozessmodell und die Daten in das Simulationsmodul von Process360 Live ein. Definieren Sie Ihre Ressourcen, Verarbeitungszeiten, Kosten und jegliche Variabilität oder Verzweigungslogik. Die Benutzeroberfläche führt Sie mit einfachen Dialogen durch die Einrichtung dieser Parameter.
Sobald alles eingestellt ist, führen Sie die Simulation für Ihren aktuellen Zustandsprozess aus. Die Software wird viele (z. B. Tausende bis Millionen) von virtuellen Fällen (Token) durchforsten, um eine Leistungsbasis zu schaffen. Überprüfen Sie die Berichte und Dashboards. Notieren Sie sich die Basismetriken wie durchschnittliche Zykluszeit, Durchsatzrate, Ressourcenauslastung, Kosten pro Einheit usw. Dies ist Ihr Steuerungsszenario.
4. Stellen Sie “Was-wäre-wenn”-Szenarien auf und experimentieren Sie
Hier beginnt der Spaß! Brainstormen Sie über einige Änderungen oder Verbesserungen, die Sie testen möchten. Beginnen Sie mit offensichtlichen Ideen, die das Team eingebracht hat. Erstellen Sie für jede Idee ein neues Szenario im Tool. Dies ist in der Regel so einfach wie das Kopieren des Basismodells und das Vornehmen der Änderung (z. B. Hinzufügen einer Person zu einem 3-köpfigen Team oder Anpassen einer Routing-Regel). Führen Sie die Simulation für jedes Was-wäre-wenn-Szenario aus. Process360 Live vergleicht die Ergebnisse jedes Szenarios automatisch mit der Baseline und untereinander.
5. Validieren und präsentieren Sie die Ergebnisse
Sobald Sie eine vielversprechende Verbesserung in der Simulation entdecken, überprüfen Sie sie. Geht das Szenario von realistischen Annahmen aus? (Wenn z. B. davon ausgegangen wird, dass Mitarbeiter eingestellt werden, überprüfen Sie, ob die Kosten und die Verfügbarkeit korrekt modelliert wurden. Wenn davon ausgegangen wird, dass ein Schritt eliminiert wird, vergewissern Sie sich, dass dieser Schritt für die Konformität usw. nicht erforderlich ist.) Verfeinern Sie das Modell bei Bedarf, und führen Sie es erneut aus.
Wenn Sie zufrieden sind, stellen Sie die Ergebnisse in einem kurzen Bericht oder einer Präsentation für die Stakeholder zusammen. Fügen Sie Diagramme oder Statistiken aus der iGrafx-Ausgabe hinzu, um Glaubwürdigkeit zu verleihen. Diese datengestützte Geschichte wird dazu beitragen, die Zustimmung für die Zukunft zu gewinnen.
6. In der realen Welt implementieren (und überwachen)
Setzen Sie die Änderung im Konsens im realen Prozess um. Da Sie es virtuell getestet haben, können Sie mit der Gewissheit fortfahren, dass Sie die erwartete Verbesserung sehen werden. Behalten Sie dennoch die Live-Metriken im Auge, um sicherzustellen, dass die Simulationsvorhersagen wahr sind. In vielen Fällen liegen sie sehr nahe beieinander, und wenn es geringfügige Unterschiede gibt, können Sie Ihr Modell aktualisieren, um beim nächsten Mal eine noch bessere Genauigkeit zu erzielen.
Entscheidend ist, dass die Simulation von Process360 Live nicht nur für Programmierer oder Statistiker, sondern auch für Geschäftsanwender konzipiert ist. Es bietet eine dialoggesteuerte Einrichtung und eine intuitive Benutzeroberfläche zum Erstellen von Modellen.
Sind Sie bereit, das Rätselraten bei Ihren Prozessänderungen zu beenden?
Der beste Weg, die Leistungsfähigkeit von Process360 Live zu verstehen, besteht darin, es in Aktion zu sehen. Wir laden Sie ein, eine Demo mit iGrafx zu buchen und zu entdecken, wie einfach Sie Ihre eigenen Prozessszenarien und digitalen Zwillinge erstellen können.
Bringen Sie Ihre schwierigste Prozessherausforderung in die Sitzung ein und erfahren Sie, wie die Simulation sie ohne Risiko und mit hoher Belohnung bewältigen kann. Sie können sich auch an unser Team von Prozessexperten wenden, um über Ihre Ziele zu sprechen und darüber, wie iGrafx Ihnen helfen kann.
Lassen Sie nicht zu, dass ein weiteres Verbesserungsprojekt auf einem Flügel und einem Gebet ausrollt. Rüsten Sie sich mit einem bewährten, modernen Ansatz aus, um das Risiko von Veränderungen zu verringern, die Effizienz zu steigern und Ihre Leistungsziele zu erreichen.