Die Bestandsaufnahme ist ein entscheidender Schritt zur Optimierung Ihrer Prozesse, besonders wenn Sie ein klares Verständnis Ihres “Warum” und “Wer” haben. Dabei werden die Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen, die bereits vorhandenen Kernsysteme und die derzeit genutzten Anwendungen bewertet.
Egal, ob Sie von vorne anfangen oder bestehende Investitionen verbessern möchten – eine gründliche Inventur hilft Ihnen, das Rad nicht neu zu erfinden, Ihre bestehenden Vermögenswerte zu maximieren und fundierte Entscheidungen zur Prozessverbesserung zu treffen.
Mit Ihrem “Warum” und “Wer” klar im Hinterkopf ist es Zeit, mit der Bestandsaufnahme zu beginnen.
- Welche Ressourcen stehen Ihnen zur Verfügung?
- Welche Kernsysteme und -lösungen werden bereits verwendet?
- Welche Anwendungen nutzen die Leute bereits?
Natürlich hängen die Antworten auf diese Fragen davon ab, wo du dich auf deiner Prozessreife-Reise befindest. Wenn Ihr Unternehmen sich in den ganz frühesten Phasen der Prozessverbesserung befindet, gibt es möglicherweise nur sehr wenige vorhandene Ressourcen und Systeme. Oder vielleicht hat Ihr Unternehmen bereits viel investiert, aber die Ergebnisse waren unterdurchschnittlich.
Vermeiden Sie es, das Rad neu zu erfinden
Ein Teil der Bedeutung der Bestandsaufnahme ist sicherzustellen, dass man das Rad nicht neu erfindet. Wenn es bereits Ressourcen und Systeme gibt, gibt es gute Gründe, Wege zu finden, sie zu nutzen.
Erstens könnte es einfach Zeit- und Energieverschwendung sein, bestehende Systeme zu ersetzen. Wenn das Unternehmen bereits über Business-Intelligence-Tools verfügt, ist es oft effizienter, diese oder deren Daten zu nutzen, um Ihre Prozess-Intelligence-Bemühungen zu unterstützen.
Der zweite Grund, sorgfältig darüber nachzudenken, wie Sie mit bestehenden Systemen umgehen, ist, dass ein Versuch, sie zu ersetzen, zu Reibung führen kann. In vielen Fällen sind diese Systeme das “Baby” von jemandem. Das kann ein Projekt sein, das sie über die Jahre unterstützt haben, oder sogar eine karriereentscheidende Entscheidung, die sie auf Basis der bestmöglichen Informationen zu diesem Zeitpunkt umgesetzt haben. Du kommst nicht weit, wenn du ihr Baby hässlich nennst. Oder ihnen zu sagen, dass sie ein neues brauchen!
Bestandsaufnahme bestehender Technologien
Vor diesem Hintergrund ist ein guter Ausgangspunkt für die Bestandsaufnahme, bestehende Prozesswerkzeuge zu inventarisieren – insbesondere solche, die im gesamten Unternehmen aktiv eingesetzt werden. Beispiele könnten sein:
- Diagrammierungswerkzeuge wie Visio oder Lucidchart,
- Robotische Prozessautomatisierung (RPA),
- Low-Code-Anwendungsplattformen (LCAPs),
- Business-Intelligence-(BI)-Tools und
- Kernsysteme: GRC, CRM, ERP, ITSM usw.
Wenn Ihr Unternehmen einige dieser Tools bereits ausgiebig nutzt, hören Sie häufig Einwände von anderen: “Aber wir haben bereits Business Intelligence. Warum brauchen wir das?” Oder: “Wir haben bereits RPA und ein Diagrammwerkzeug.”
Ein wichtiger Punkt ist, dass eine Sammlung von Prozesswerkzeugen nicht dasselbe ist wie eine vollständige Prozessintelligenzlösung.
Echte Prozessintelligenz ermöglicht es dem Unternehmen, Prozesse von Anfang bis Ende zu optimieren, ideale Prozessversionen zu entwickeln und die Kernprobleme von Kosten, Compliance und Effizienz anzugehen.
Darüber hinaus erhöht Prozessintelligenz den bereits vorhandenen Werkzeugen einen Mehrwert. Wenn das Unternehmen beispielsweise bereits Geld für RPA ausgibt, sollte betont werden, dass Prozessintelligenz die Leistung und den Mehrwert von RPA steigern kann. Automatisierung allein macht Prozesse einfach schneller. Aber wenn es zugrundeliegende Probleme gibt, könnte das einfach Benzin ins Feuer werfen! Prozessintelligenz begründet Automatisierung, indem sie intelligenter wird, ohne dass das Unternehmen mehr Geld für RPA ausgeben muss. Und der daraus resultierende Mehrwert erleichtert es, Unterstützung von den Menschen zu gewinnen, die am meisten in das RPA-Tool investiert sind.
Ein weiteres häufiges Beispiel ist die Umwandlung statischer Geschäftsprozessdiagramme in Live-Prozessmodelle, die von anderen Systemen verwendet werden können. Viele bestehende Diagrammwerkzeuge entsprechen nicht den Business Process Modeling Notation (BPMN)-Standards, was bedeutet, dass ihre Ausgaben nicht einfach in das standardisierte Format übersetzt werden können, das für Prozessoptimierungsinitiativen erforderlich ist.
Ein gutes Prozessintelligenz-Tool kann dieses Problem lösen, indem es Prozessdiagramme in eine BPMN-Struktur umwandelt. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, seine vorhandenen Informationen zur weiteren Prozessoptimierung zu nutzen. Es fügt außerdem eine zusätzliche Versorgungsschicht für Stakeholder hinzu, die bereits in die Erstellung nützlicher Prozessdiagramme investiert sind.
Bestandsaufnahme des Humankapitals
Die zweite Überlegung bei der Bestandsaufnahme sind die Personen in und mit Ihrem Unternehmen verbunden, die über das relevante Wissen verfügen, um ein Projekt voranzubringen. Wir haben oben bereits die Prozess- und Tech-“Eigentümer” angesprochen – die Einzelpersonen und Teams, die bereits in bestimmte Aspekte von Prozessen oder Prozesswerkzeugen investiert haben. Weniger offensichtliche Quellen von Prozesswissen und -unterstützung sind:
Erfahrene Teammitglieder: Dies sind Personen, die schon lange im Unternehmen sind, mit der Prozesslandschaft bestens vertraut sind und daher wertvolle Fachwissen einbringen können. Dies ist besonders wichtig in Fällen, in denen Prozesse oder Teile von Prozessen in verschiedenen Teams isoliert sind. Die Leute, die am längsten in diesen Teams sind, sind die perfekten Kollaborateure, um Ihnen den Einstieg in ihre Prozesse zu erleichtern.
Unternehmensberater: Eine weitere großartige Informationsquelle und Ratschläge sind Berater, die bereits über umfangreiches Fachwissen verfügen und die Frameworks, mit denen Sie arbeiten werden, in- und auswendig kennen. Die Projekte, an denen diese Personen bereits beteiligt sind, zu notieren und sich als Verbündeter zu positionieren, kann freie Sichtbarkeit für deine eigenen Bemühungen sein.
Innovationschampions: Beachten Sie schließlich Mitglieder anderer Teams, die mutige neue Ideen und Ansätze entwickeln. Oft sind das Menschen, die du engagieren kannst, um deine eigenen Bemühungen zu unterstützen. Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass jemand im Marketing sein Team fast überzeugt hat, GenAI für die Werbeproduktion zu nutzen, steigen Sie auf den Zug auf und versuchen Sie, den Umfang für einige Ihrer Zwecke zu erweitern.
Ein wichtiger Punkt, den Sie beachten sollten, wenn Sie beginnen, Informationen zu sammeln und mit verschiedenen Personen im Unternehmen zusammenzuarbeiten, ist, Ihren Ansatz prinzipientreu und objektiv zu halten. Das bedeutet, dem zu vertrauen, was die Leute sagen, aber es auch zu überprüfen, um sicherzustellen, dass man alle Seiten des Bildes bekommt. Oft ist die Art, wie jemand denkt, ein Prozess funktioniert nicht so, wie er tatsächlich funktioniert. Nutzen Sie also wo immer möglich Daten, um Ihre Hypothesen dazu zu validieren.
In ähnlicher Weise sollten Sie vermeiden, Annahmen über den Fortschritt der Prozessoptimierungsbemühungen anderer zu treffen. Konzentriere dich stattdessen darauf, kritisch über ihre bisherigen Bemühungen nachzudenken. Haben sie irgendwelche Daten, die den Fortschritt zeigen, den sie gemacht haben? Und wenn sie auf Hindernisse stoßen, überlegen Sie, wie Sie helfen können, diese abzubauen und gleichzeitig mit Prozessintelligenz einen Mehrwert für ihre Bemühungen zu schaffen.
Während Sie den Inventarisierungsprozess durchlaufen, ist es möglich, dass die Antworten auf einige der in diesem Abschnitt gestellten Fragen lauten: “Ich weiß es nicht.” Das ist völlig in Ordnung. Es geht darum, so transparent wie möglich über die Informationen und Ressourcen zu sein, die Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie in die nächsten Schritte Ihrer Prozessoptimierungsreise gehen.
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Optimierung Ihres Prozesses für den Erfolg in der realen Welt
Mit Ihrem neuen und verbesserten Prozess, der entworfen, simuliert und modelliert ist, sind Sie endlich bereit, ihn im echten Leben einzusetzen. Wenn alles gut läuft, sollte alles wie vorgesehen laufen, was dem Unternehmen Ressourcen und Zeit spart und Ihre Optimierungsmaßnahmen auf einige C-Suite-Radaren setzt.
Was viele Unternehmen jedoch nicht erkennen, ist, dass die Arbeit zu diesem Zeitpunkt noch nicht erledigt ist. Um sicherzustellen, dass Ihr Prozess wie vorgesehen läuft und Sie in den anderen Phasen nichts übersehen haben, gibt es einige zusätzliche Funktionen und Überlegungen, die Sie beachten sollten.
Überwachung und Messung Ihres Prozesses
Die erste davon ist die Notwendigkeit einer konsistenten Prozessüberwachung. Erinnern Sie sich an die Kennzahlen, die Sie in den frühen Phasen definiert haben, um den Erfolg verschiedener Stakeholder zu quantifizieren? Das Ziel der Prozessüberwachung ist herauszufinden, ob Ihre Prozessänderungen die von Ihnen beschriebenen KPIs und Ergebnisse erreicht haben.
Das Hinzufügen eines Prozessüberwachungstools zu Ihrer Prozessintelligenzsuite ermöglicht es Ihnen, den Erfolg Ihrer Prozessverbesserungsinitiativen genau zu messen und zu quantifizieren, wie Ihr neuer Prozess abläuft.
Wichtig ist, dass Überwachung fortlaufend stattfinden sollte. Ein Fehler, den viele Unternehmen machen, ist, einen neuen Prozess über Wochen oder Monate durchzuführen, bevor sie eine Bestandsaufnahme machen, wie er funktioniert. Daher bleiben negative Trends oder Engpässe im neuen Prozess unbemerkt, bis sie zu größeren Problemen werden.
Dies bringt das Unternehmen in die Lage, auf Probleme immer verspätet zu reagieren, und kann Reputations-, Finanz- und Produktivitätsrisiken verursachen.
Es gibt auch unvorhergesehene Risiken und Veränderungen, die unvorhersehbar sind und die alle beeinflussen können, wie ein Prozess im Laufe der Zeit funktioniert. Zum Beispiel ein wichtiger Mitarbeiter, der das Unternehmen verlässt, umgeleitete Ressourcen oder ein missglücktes System-Upgrade, das dabei einen neuen Engpass erzeugt.
Das Unternehmen sollte darauf abzielen, Probleme frühzeitig zu erkennen. Dafür müssen Prozesse nahezu in Echtzeit überwacht werden – das heißt, relevante Kennzahlen sollten entsprechend der Häufigkeit überwacht und aktualisiert werden, die für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, sei es wöchentlich, täglich oder minutengenau.
Es ist auch hilfreich, wichtige Kennzahlen über ein Dashboard anzuzeigen, auf das alle Beteiligten leicht zugreifen können. So bleibt jeder informiert und kann alle Risiken oder Anliegen markieren, die speziell für ihr Team relevant sind. Es ermöglicht Ihnen auch, auf Probleme zu reagieren, sobald sie auftreten, und Ihren Prozess schnell weiterzuentwickeln und zu verbessern.
Erweiterung und Integration
Ein weiterer Faktor bei der Optimierung Ihrer Prozesslandschaft ist, ob die Werkzeuge oder Lösungen, die Sie implementieren möchten, mit dem integriert werden können, was Sie bereits haben.
Die Wahl einer Prozessintelligenzlösung, die sich leicht in gängige Systeme wie LCAPs und Automatisierung integrieren lässt, macht es viel einfacher, die Zustimmung anderer im Unternehmen zu gewinnen, besonders wenn man einen Mehrwert zu dem schaffen kann, was sie bereits tun.
Hinzufügen von Analytics
Eine letzte Fähigkeit, die in der Prozessoptimierungs-Toolbox jedes PEX-Fachmanns enthalten sein sollte, ist: prädiktive Analyse.
Prädiktive Analytik fügt maschinelles Lernen in die Prozessintelligenz hinzu. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, aus Mustern vergangener Daten zu lernen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, und sie zu markieren, damit der Prozess umgeleitet werden kann.
Wenn zum Beispiel ein Prozess wahrscheinlich einem bestimmten Weg folgt, der zu einer Verzögerung führt, kann ein auf diesem Prozess trainierter Algorithmus eine Warnung erstellen, bevor etwas schiefgeht. Oder es könnte ein Risiko erkennen, das dazu führen könnte, dass ein Prozess nicht konform ist.
Mit anderen Worten: Das ist wie eine Kristallkugel, die Ihr Unternehmen befähigt, die richtigen Entscheidungen zu treffen, bevor etwas schiefgeht. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, seine Haltung von reaktiv zu proaktiv zu verschieben.
Schaffung einer Umgebung für kontinuierliche Verbesserung
Das Schöne an einem Prozessintelligenzansatz ist, dass er bei Bedarf skaliert werden kann. Fang also mit etwas Einfachem an, dann erweitere und wende das Gelernte auf einen größeren Prozess oder ein größeres System an. So können Sie Ihre Ideen testen und Ihre Prozesslandschaft so gestalten, dass sie für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
Wichtig ist, dass Sie einen systematischen Ansatz verfolgen – einen, der die Einbeziehung relevanter Stakeholder priorisiert und dann Ihren Prozess entdeckt, gestaltet und optimiert, sodass er für alle Beteiligten einen Mehrwert schafft.
Während der Arbeit solltest du auch bedenken, dass Prozesse nicht statisch sind. Egal, wie gut Ihr Prozess derzeit läuft, im Laufe der Zeit wird sich Ihr Geschäftsumfeld verändern. Ihre Prozesse müssen angepasst und verbessert werden, um die in jeder Phase erzielten Vorteile zu maximieren.
Diese Idee der kontinuierlichen Verbesserung steht im Zentrum dessen, was wahre Prozessintelligenz zu bieten hat. Mit diesem Ansatz entfernt sich Ihr Unternehmen von der Vorstellung, dass ein Prozess in einem Sitzung kartiert und optimiert werden kann und dann dauerhaft gleich abläuft.
Stattdessen befähigt die durch Prozessintelligenz ermöglichte kontinuierliche Verbesserung das Unternehmen, ein neues Paradigma anzunehmen, das es dabei unterstützt, langfristigen Erfolg zu erzielen, indem es Ihre Prozesslandschaft als das erkennt, was sie wirklich ist: ein lebendiges, atmendes Systemsystem, das angepasst, verbessert und im Einklang mit den sich wandelnden Bedürfnissen Ihres wachsenden Unternehmens neu gedacht werden muss.
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