Wenn Sie nach jüngsten Beispielen von Unternehmen fragen, die mit Governance, Risiko und Compliance (GRC)-Themen zu kämpfen haben, könnten Unternehmensleiter Unternehmen wie die Silicon Valley Bank erwähnen. Dies sind Organisationen, die nicht aus lobenswerten Gründen ins Rampenlicht gerückt wurden, sondern wegen ihrer Schwierigkeiten mit GRC. Wenn es darum geht, GRC-Herausforderungen zu bewältigen, ist das Verständnis der Prozessintelligenz für das Management von GRC von größter Bedeutung.
Die Unternehmen, von denen man meist nichts hört, sind diejenigen, die es richtig gemacht haben. Diese Unternehmen sorgten dafür, dass sie konform blieben und sich aus den Nachrichten heraushielten. Fast immer werden wir sie im proaktiven GRC-Prozessmanagement inmitten einer Flut von regulatorischen Änderungen finden.
Bevor wir uns jedoch ihre Strategien ansehen, wollen wir die typischen Herausforderungen betrachten, denen Unternehmen im Bereich des Managements von GRC begegnen.
Riskantes Geschäft
Ein zentraler Teil der Herausforderung für viele Unternehmen ist, dass ihre GRC-Funktion isoliert ist. Das erschwert den Überblick über Risiken und Einhaltung und führt zu mehreren vermeidbaren Problemen.
Mangelnde Ausrichtung: Ein dediziertes, zugriffsbeschränktes GRC-System hat seine Vorteile. Allerdings bedeutet das oft, dass die Geschäftseinheiten an vorderster Front nicht mit den Maßnahmen übereinstimmen, die vom Compliance-Team, das GRC verwaltet, eingeführt werden. Dies kann auch Herausforderungen darstellen, wenn interne Revisionsteams keinen unmittelbaren Zugang zu allen aktuellen Informationen haben.
Mangel an Eigenverantwortung und Verantwortlichkeit: Als Folgeeffekt übernehmen die Teams möglicherweise keine Verantwortung für die Risiken in ihren Abteilungen. Im schlimmsten Fall sind sie sich ihrer Risiken und der eingesetzten Kontrollen nicht einmal bewusst.
Schwierigkeiten, operative Beweise zu liefern: Ohne klare Dokumentation darüber, wie ein Prozess den Risiko- und Compliance-Standards entspricht, stehen Unternehmen bei externen Audits häufig vor Herausforderungen. Klar definierte Risikomanagementstrategien und -kontrollen zu haben, ist großartig. Aber du musst trotzdem nachweisen, dass diese Kontrollen wirksam sind.
Schwierigkeiten, die operativen Auswirkungen neuer Richtlinien zu modellieren: Mit neuer Gesetzgebung kann es schwierig sein, die nachgelagerten Auswirkungen von Änderungen an Arbeitsabläufen und Abläufen vorherzusagen. Im besten Fall verursacht dies Zeit- und Geldkosten. Im schlimmsten Fall führt dies zu Nichteinhaltung und setzt die Organisation einem größeren finanziellen und reputationsbezogenen Risiko aus.
Kartierung von Prozessen zur Minimierung des Risikos in GRC
Diese Herausforderungen teilen ein gemeinsames Thema: einen Mangel an Prozessabstimmung und Transparenz. Wenn die rechte Hand nicht weiß, was die linke Hand tut, können Unternehmen Schwierigkeiten haben, ihre Risiken zu bewältigen und bei der Einhaltung des GRC-Managements zu bleiben.
Um das Problem zu lösen, greifen viele Unternehmen zur Verwaltung von GRC auf Prozessintelligenz zurück. Sie möchten ihre Prozesslandschaft besser verstehen und optimieren, wie ihre Prozesse funktionieren. Sie hoffen, dass dies ihnen ermöglicht, sowohl die Außenvorschriften als auch die interne Richtlinien einzuhalten.
Wichtig wird in dieser Phase jedoch die Auswahl der Prozessintelligenztechnologie durch das Unternehmen. Um echte Prozessausrichtung und Transparenz zu erreichen, sind Software mit Schlüsselfunktionen erforderlich:
Prozessmodellierung in einem zentralen Repository: Die Lösung des Ausrichtungsproblems erfordert, dass alle Beteiligten die Risiken und deren Minderungsmaßnahmen kennen und verstehen. Eine gute Lösung ermöglicht es dem Unternehmen, Prozesse sowohl so zu modellieren, wie sie sind als auch so, wie sie sein sollten, um GRC zu verwalten. Aber sie sollte diese Modelle auch über ein zentral zugängliches Prozess-Repository zugänglich machen. Dies stellt sicher, dass jeder sowohl die Risiken erkennt als auch Vorschläge macht, wie die Prozesse verbessert werden können.
Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder die Befugnis haben sollte, Risiken zu katalogisieren und Kontrollen für das Management von GRC zu schaffen. Ein Großteil dieser Arbeit kann weiterhin im bestehenden GRC-System des Unternehmens stattfinden, das weiterhin als Referenzsystem dient. Aber jeder sollte in der Lage sein, diese Risiken zu erkennen, wo im Prozess sie auftreten und wie man sie mindern kann.
Idealerweise sollten alle Änderungen im Management von GRC automatisch zurück in das zentrale Prozess-Repository importiert werden. Dies gewährleistet eine kontinuierliche Ausrichtung. Prozesse im Repository sollten zudem so verknüpft werden, dass Änderungen an einem bestimmten Prozessschritt ganzheitliche Effekte widerspiegeln. Mit anderen Worten: Es sollte leicht zu erkennen sein, wie Veränderungen andere Geschäftsprozesse, Systeme und einzelne Teams für die Verwaltung von GRC beeinflussen.
Process Mining und Konformitätsprüfungen: Process Mining bietet eine Möglichkeit, zu überprüfen, wie Prozesse ablaufen. Funktionieren die Dinge wie vorgesehen? Und entsprechen die Prozesse den Kontrollen und Kontrollen, die eingeführt wurden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen konform bleibt? Nachweisen zu können , wie ein Prozess funktioniert, löst die Herausforderung, einen operativen Nachweis für das Management von GRC zu liefern. Dies minimiert die Zeit und Schwierigkeit, die mit Prüfungsprozessen verbunden sind.
Überprüfungs- und Genehmigungszyklen: Die gewählte Lösung sollte außerdem sicherstellen, dass alle informiert und rechenschaftspflichtig bleiben. Zum Beispiel sollte es relevante Nutzer benachrichtigen, wenn eine Änderung an einem Prozess vorgenommen wurde. Es könnte dann auch erforderlich sein, dass sie anerkennen, dass sie diese Veränderungen gesehen haben.
Prozesssimulation: Mit Prozesssimulation können vorgeschlagene Prozessänderungen visualisiert und getestet werden, um GRC zu verwalten. Dies befähigt das Unternehmen, die Auswirkungen dieser Änderungen zu minimieren. Wichtig ist, dass es dem Unternehmen ermöglicht, zu testen, ob die Änderungen wie erwartet funktionieren, um Risiken zu kontrollieren und die Einhaltung sicherzustellen, ohne andere Geschäftsziele negativ zu beeinträchtigen.
Prozessberichterstattung und Versionskontrolle: Die Lösung sollte außerdem die Übersicht über den Status und die damit verbundenen Risiken eines Prozesses vereinfachen. Dashboards und Zusammenfassungen können die Prozesstransparenz erhöhen. Und Heatmaps können genutzt werden, um schnell Gebiete oder Teams mit hohem Risiko zu erkennen. Prozessänderungen sollten ebenfalls strukturiert erfasst werden, um eine Versionskontrolle zu ermöglichen. Wenn dann Prozessänderungen vorgenommen werden, die GRC beeinflussen könnten, ist es leicht, das “wer, was und wo” zu bestimmen, das zur Entscheidung geführt hat.
Verwaltung des GRC mit Process360 Live
In einem zunehmend komplexen regulatorischen Umfeld sind diese Fähigkeiten nicht nur angenehm. Sie ermöglichen es Unternehmen, ihre GRC-Landschaft effektiv zu verwalten. Prozessänderungen können vorgenommen werden, die sowohl konform sind als auch darauf ausgelegt sind, den Geschäftswert zu maximieren.
Diese Prinzipien sind auch ein zentraler Bestandteil von iGrafx’ Ansatz für Prozessintelligenz, der GRC unterstützt. Neben den besprochenen Fähigkeiten ermöglicht unsere Process360 Live-Plattform Unternehmen, kontinuierliche Verbesserungen ihrer Prozesslandschaft vorzunehmen, die auf unserer einzigartigen “Discover, Design, Optimize“-Methodik basiert. Process360 Live integriert sich außerdem mit bestehenden GRC-Systemen (z. B. Archer), um bestehende Risiko- und Kontrollkataloge in Ihr Prozess-Repository zu importieren. So bleiben alle im Unternehmen auf dem Laufenden darüber, was passiert und wofür sie verantwortlich sind.
All das führt zu einer Prozesslandschaft, die Sie nicht mit dem nagenden Verdacht zurücklässt, dass die GRC-Bemühungen Ihres Unternehmens vielleicht nicht ausreichen.
Der Beweis, dass alles wie vorgesehen funktioniert, liegt direkt vor dir. Und das lässt allen die Freiheit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: Geschäftswert zu schaffen, der einen aus den richtigen Gründen in die Schlagzeilen bringt.
Interessieren Sie sich dafür, wie die Prozessoptimierungsfähigkeiten von iGrafx die GRC-Funktion Ihres Unternehmens unterstützen können? Kontaktieren Sie uns für eine kostenlose Testphase.