Vor 55 Jahren wurde ein Lied über das Jahr 2525 und darüber hinaus veröffentlicht. Im Jahr 2025, also 500 Jahre vor diesem möglichen zukünftigen Jahr, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie und Ihre Organisation in einer sich schnell verändernden Welt gedeihen können. Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, die Geschäftswelt neu zu gestalten und beginnt bereits, dies zu tun – wir stehen wahrscheinlich vor einer wilden Fahrt. Während KI vielversprechende Perspektiven für die Zukunft bietet, was können Sie jetzt tun, um im Jahr 2025 mit bestehenden Technologien und den bereits getätigten Investitionen einen Return on Investment (ROI) zu erzielen?
Wenn Sie unsere Blogs verfolgt haben, wissen Sie bereits, dass wir glauben, dass Business Process Management-Plattformen ein „Game-Changer“ für den ROI sind, da sie Unternehmen ermöglichen, zu verstehen, was passiert, Ineffizienzen aufzudecken, die Abläufe mit der Strategie abzugleichen und messbare Ergebnisse im gesamten Unternehmen zu erzielen. Sie können nicht ändern, was Sie nicht wissen, und der Aufbau eines „Digitalen Zwillings“ Ihrer Organisation (DTO) kann Ihnen nicht nur helfen, zu sehen, was passiert, sondern es auch zu analysieren und zu verbessern.
Also, was können Sie jetzt tun, am Vorabend von 2025 und der Zukunft? Wie kann Ihre Organisation eine Process Management-Plattform nutzen, um nicht nur sich anzupassen, sondern zu gedeihen und einen bedeutenden ROI zu sichern?
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Nutzen Sie Prozesssimulation, um Risiken zu verringern und Ergebnisse zu optimieren
Prozesssimulation ist ein Schlüsselmerkmal einer modernen Prozessmanagement-Plattform und ermöglicht es Ihnen, kraftvolle „Was-wäre-wenn?“-Fragen zu stellen, mit Prozessen zu experimentieren, wie Sie es in der realen Welt oft nicht tun können. Sie ermöglicht es Ihnen, einen Business Case für Veränderungen in bestehenden Prozessen oder für die erfolgreiche Implementierung neuer Prozesse zu erstellen. Sie haben Statistiken, die die Wahrscheinlichkeit des Erfolgs basierend auf Ihren Simulationsversuchen untermauern. Dieser Ansatz hilft, messbare Ergebnisse zu erzielen, was einen wesentlichen Beitrag zur ROI-Realisation im Jahr 2025 leistet.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben Fragen zur Deckung der Nachfrage aufgrund schwankender Markt-, regulatorischer und anderer Faktoren. Nicht nur können Sie ein Simulationsmodell erstellen, um die Nachfrage zu variieren und die Auswirkungen auf Ihre Fähigkeit zur Deckung dieser Nachfrage zu sehen, sondern Sie können auch untersuchen, wie eine Einrichtung oder sogar die gesamte Lieferkette die Kapazität bereitstellt, um eine gegebene Nachfrage zu decken. Werden Engpässe auftreten? Besteht die Gefahr, dass Materialien überbestellt werden? Wenn Sie einen transaktionsbasierten Prozess haben, sind Sie besorgt, dass Ihre Durchlaufzeiten / Vorlaufzeiten Service Level Agreements (SLAs) oder Marktchancen verpassen? Steigt der Stückpreis der Arbeit stark an? Sie können all diese Faktoren und mehr untersuchen.
Mit Prozesssimulation können Sie Prozesskenntnisse gewinnen, die auf andere Weise schwer oder unmöglich zu erhalten sind. Hilft es, mehr Personal einzustellen oder neue Ausrüstung zu kaufen? Mit Prozesssimulation können Sie diese Frage stellen; es ist keine, die Sie wahrscheinlich in der realen Welt ausprobieren würden; es ist höchstens kostspielig und im besten Fall unpraktisch. Wenn nötig, können Sie sogar Versuche und Fehler in einer kostengünstigen und geringen/no-impact Weise durchführen. Prozesssimulation verwandelt Daten in umsetzbare Einblicke.
Mit Prozesssimulation können Sie also potenziell große ROI für Ihre Investition in den Aufbau eines „Digitalen Zwillings“ Ihrer Prozess(e) erzielen, die Fragen beantworten, die Sie auf andere Weise nicht beantworten können oder die Sie mit größerem Vertrauen beantworten können.
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Nutzen Sie die Echtzeit-Prozessüberwachung für proaktive Entscheidungen
Wir haben bereits darüber gesprochen, wie Prozesssimulation Daten in umsetzbare Einblicke umwandelt, in einer vorausschauenden „Was-wäre-wenn?“-Weise. Aber was ist mit dem, was gerade jetzt passiert, in der realen Welt, bevor Sie überhaupt die Gelegenheit hatten, Änderungen umzusetzen, die durch Simulationen ermöglicht werden könnten? Wir wollen überwachen, was in Echtzeit passiert, um Ineffizienzen, Compliance-Risiken oder Verbesserungspotenziale zu erkennen, sobald sie auftreten. Hier kommen Process Mining und die Datenvisualisierung durch Dashboards ins Spiel.
Mit Process Mining, bei dem Sie Daten aus Ihren Systemen nutzen, können Sie nicht nur verstehen, was tatsächlich passiert und mögliche Verstöße oder Probleme markieren, sondern Sie können auch leistungsstarke prädiktive Analysen nutzen, um Probleme zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich entwickeln oder schlimmer werden.
Zum Beispiel können Sie in einem Purchase-to-Pay-Prozess Arbeitsabläufe auf Anomalien überwachen, wie etwa einen Verstoß gegen den Prozess bei der Prüfung eines Kaufauftrags oder einer Rechnung vor der Zahlung. Ob das nun die Identifizierung von Abweichungen vom erwarteten Ablauf oder die Erstellung von Alarmbedingungen und die Einrichtung eines Dashboards zur Überwachung und Markierung von Verstößen ist.
Neben der Überwachung von Abweichungen, sobald sie auftreten, können Sie auch leistungsstarke prädiktive Analysen im Process Mining verwenden, um zukünftiges Verhalten vorherzusagen. Werden wir unsere SLAs oder andere wichtige Kennzahlen erreichen? Wenn nicht, warum nicht? Was passiert gerade im Prozess, das unsere Fähigkeit, wie gewünscht und erwartet zu arbeiten, beeinträchtigt?
Außerdem, ob Sie Process Mining nutzen oder nicht, die Fähigkeit, „Leistungsindikatoren“ (ob KPIs oder andere) zu definieren und diese dann auf einem Dashboard zu visualisieren, ist leistungsstark. Zum Beispiel könnten Sie einen „Leistungsbaum“ haben, der eine grüne/gelbe/rote „Ampel“-Bewertung darüber liefert, wie Prozesse performen, und diese Bewertungen hierarchisch für das Senior Management zusammenfasst, damit es diese einsehen und bewerten kann. Sie können Leistungsanzeigen, Diagramme und Tabellen haben, die die aktuelle organisatorische Leistung visualisieren, und diese Daten entweder über eine API laden oder einfach durch manuelles Aktualisieren der Daten – je nachdem, was Ihren Bedürfnissen, Ihrem Budget und Ihren Fähigkeiten entspricht.
Die Fähigkeit, Echtzeit-Prozessüberwachung und Visualisierung durch Dashboards zu nutzen, hilft, proaktive Entscheidungen zu treffen. Eine kontinuierliche Sichtbarkeit dessen, was in Ihrer Organisation passiert, führt zu einer schnelleren Lösung von Problemen, weniger Ausfallzeiten und einer agileren Organisation. Wieder einmal haben Sie einen höheren ROI, indem Sie einfach in eine BPM-Lösung investieren, die es Ihnen ermöglicht, Einblicke in die aktuelle Leistung zu gewinnen und diese Informationen der entsprechenden Zielgruppe zur Verfügung zu stellen.
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Fördern Sie die Zusammenarbeit mit einem einheitlichen Prozess-Repository
Wie viele „Quellen der Wahrheit“ gibt es in Ihrer Organisation? Wie viele Stellen muss jemand aufsuchen, um zu wissen, was er tun sollte und/oder wie er es tun soll? Während es keine „One-size-fits-all“-Lösung (oder „Ein Ring, um sie alle zu beherrschen“) gibt, die mir bekannt ist, gibt es möglicherweise eine „One-size-fits-most“-Lösung oder vielleicht eine „eine Lösung löst viele Probleme“, die Ihnen zur Verfügung steht. Fokussiert auf BPM-Lösungen bietet eine besondere Funktion ein zentrales Repository für Prozesse und verwandte Daten.
Ein zentrales Prozess-Repository bietet eine zentrale „Quelle der Wahrheit“ für Prozess- und verwandtes Wissen. Ein Ort, an dem Sie Wissen über Ihre Prozesse finden, verstehen und verwalten können, auch wenn diese Quelle Links zu anderen Informationsquellen enthält. Das Ziel muss nicht sein, alles an einem Ort zu speichern; das Ziel kann sein, einen Ort zu haben, an dem Sie „alles“ finden und darauf zugreifen können, was Sie in Bezug auf Prozesswissen benötigen.
Ein zentrales Prozess-Repository enthält die Strukturen, Vorlagen und Funktionalitäten zur Standardisierung, Verbesserung und Verwaltung der Prozesse der Organisation. Alles in einer sicheren, zugriffs- und berechtigungsverwalteten und auditierten Umgebung. Informationen sind an einem Ort enthalten und gehen nicht mehr so leicht „verloren“, wenn die Personen, die die Arbeit erledigen, das Unternehmen verlassen.
Ein zentrales Prozess-Repository fördert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, indem es Ihnen ermöglicht, über funktionale Grenzen hinweg zu sehen, welches Prozesswissen vorhanden ist, wie End-to-End-Prozesse oder „Wertströme“ dieses funktionale Prozessumfeld nutzen und sogar „Journey Mapping“ oder „Value Stream Mapping“, um sich auf das „Gesamtbild“ zu konzentrieren und es auf den spezifischen Prozess und das benötigte Wissen zu beziehen, um vom Überblick zur Ausführung zu gelangen. Ein zentrales Repository hilft sicherzustellen, dass alle mit einer einzigen Quelle arbeiten, um die benötigten Informationen zu finden.
Ein Beispiel: Angenommen, Sie implementieren ein neues ERP-System (oder eine neue Version eines bestehenden ERP-Systems). Welche Prozesse können das System nutzen und/oder tun dies bereits und könnten es besser nutzen? Welche Personen sind von einer Systemänderung betroffen? Welche Anpassungen am System wurden vorgenommen oder sind notwendig? Wie vermeiden wir doppelte Arbeit bei der Implementierung oder Anpassung und halten alle unterschiedlichen Teams „auf dem gleichen Stand?“ Ein zentrales Repository, das diese „Hauptquelle der Wahrheit“ bietet, fördert die Zusammenarbeit und das Reporting, um den Teams zu helfen, effektiver zusammenzuarbeiten.
Die Zusammenarbeit, die ein zentrales BPM-Repository bietet, hilft, Silos zwischen Organisationen und Prozessen abzubauen, Ineffizienzen zu reduzieren und die Kommunikation zu verbessern. Dies wiederum verbessert die Projektergebnisse und steigert direkt den ROI.
Fazit
Ich habe einige der Möglichkeiten vorgestellt, wie Prozesssimulation, Echtzeit-Datenüberwachung und Dashboards sowie ein zentrales Repository innerhalb einer Prozessmanagement-Plattform gemeinsam den ROI im Jahr 2025 freisetzen können. Auch wenn ich nur an der Oberfläche der Macht und der Vorteile einer Business-Process-Management-Plattform gekratzt habe, gibt es noch viel mehr, das Ihnen und Ihrer Organisation von Prozessintelligenz zugutekommen kann.
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