Viele Unternehmen haben mit wiederkehrenden Problemen wie Verzögerungen bei Genehmigungen, verpassten Service Level Agreements (SLAs) oder unerwarteten Compliance-Verstößen zu kämpfen. Trotz Investitionen in Automatisierung und Prozessneugestaltungstechnologie tauchen diese Herausforderungen immer wieder auf und beeinträchtigen die betriebliche Effizienz.
Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, sind Sie nicht allein. Solche Probleme ohne einen strukturierten Ansatz und die richtigen Werkzeuge anzugehen, ist vergleichbar mit dem vorübergehenden Patchen auf einem platten Reifen – es bietet eine kurzfristige Lösung, geht aber nicht an der Ursache des Problems vorbei.
Hier wird die Ursachenanalyse (RCA) zu einem unschätzbaren Werkzeug. RCA hilft Unternehmen, die wahren Treiber hinter Ineffizienzen aufzudecken, und ermöglicht es ihnen, die zugrunde liegenden Ursachen zu verstehen und umsetzbare Pläne für nachhaltige Verbesserungen zu entwickeln.
Es ist an der Zeit, über schnelle Lösungen hinauszugehen und eine Strategie zu implementieren, die dauerhafte Ergebnisse liefert.
Ursachenanalyse im Zeitalter des Business Process Management (BPM)
Während sich die traditionelle RCA auf subjektive Interviews und statische Dokumentationen verlässt und möglicherweise versteckte oder systemische Probleme übersehen, nutzt die moderne RCA strukturiertes, modell- und datengestütztes Denken, um systematisch zu analysieren, wie sich Geschäftsprozesse verhalten – und warum. Durch die Nutzung objektiver und mit Zeitstempel versehener Daten (z. B. aus Ereignisprotokollen) können Benutzer Prozessabläufe entdecken, Ineffizienzen erkennen und sie mit empirischen Beweisen auf die Ursachen zurückführen.
RCA ist kein Rätselraten mehr: Es ist eine digitale Disziplin, die in den BPM-Lebenszyklus eingebettet ist.
Die moderne RCA-Reise beginnt mit der Erkennung von Problemen in Ihrem Betrieb. Process-Mining-Tools können beispielsweise Engpässe, häufige Nacharbeitsschleifen oder Ausreißerverhalten durch Leistungsanalyse und Konformitätsprüfung aufzeigen. Sobald ein Problembereich identifiziert ist, helfen Techniken wie Variantenanalyse oder Decision Rule Mining dabei, die Ursache des Problems zu isolieren – sei es aufgrund von Verzögerungen bei bestimmten Schritten, nicht konformen Pfaden oder Ausnahmen, die durch bestimmte Bedingungen ausgelöst werden. Schließlich können Visualisierungen und Dashboards auch diese Ursachen kontextualisieren und so ihre Auswirkungen auf das Geschäft deutlich machen.
Die RCA-Methodik endet hier nicht unbedingt und kann zu fortgeschrittenen Schritten führen:
- Die Simulation könnte es Unternehmen ermöglichen, verschiedene „Was-wäre-wenn“-Szenarien zu testen, bevor sie sich zu Prozessänderungen verpflichten, Risiken zu reduzieren und die Entscheidungsfindung zu optimieren.
- Die vorausschauende Prozessüberwachung kann dieses Wissen nutzen und Warnung geben, wenn bekannte Ursachen zu erwarten sind.
Nicht alles was glänzt ist Gold
RCA ist zwar eine leistungsstarke Methode, aber ihr Erfolg hängt davon ab, dass einige kritische Fehltritte vermieden werden.
Eine der häufigsten Fallstricke ist die unzureichende Problemdefinition. Ohne eine klare Formulierung des Problems – einschließlich seines Umfangs, seiner Auswirkungen und seines Geschäftskontexts – können Teams Zeit mit der Analyse irrelevanter Daten verschwenden.
Eine weitere Falle besteht darin, sich auf Symptome statt auf Ursachen zu konzentrieren. Prozessineffizienzen wie lange Zykluszeiten oder Fehler sind oft oberflächliche Manifestationen tiefer liegender struktureller Probleme, wie z. B. schlecht gestaltete Arbeitsabläufe oder inkonsistente Datenverarbeitung. Techniken, die sich auf Kausalität statt auf Korrelationen konzentrieren – z. B. kausale Inferenz – helfen, diese Falle zu vermeiden.
Voreilige Schlüsse ohne ausreichende Beweise können zu fehlgeleiteten Interventionen führen. Ist der Datensatz erschöpfend genug? Wurden alle wichtigen Variablen erfasst? Eine effektive RCA erfordert Geduld, iterative Untersuchungen und die Verpflichtung zu datengesteuerter Validierung, bevor Änderungen vorgenommen werden.
Marathon statt Sprint
Die Ursachenanalyse sollte keine einmalige Aktivität sein, sondern als Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung in den BPM-Lebenszyklus eingebettet werden. Sobald RCA die Ursachen für die schlechte Leistung aufgedeckt hat, sollten diese Erkenntnisse in die Neugestaltung von Prozessen und Systemkonfigurationen einfließen. Durch die Schließung des Kreislaufs von der Erkennung bis zur Prävention löst RCA nicht nur die Probleme von heute, sondern trägt auch dazu bei, widerstandsfähigere und agilere Prozesse für die Zukunft aufzubauen.
Durch die Integration von RCA mit BPM und Process Mining können Unternehmen über die reaktive Problemlösung hinausgehen und zu einer proaktiven Optimierung übergehen.
Hands-On Cinch in iGrafx Process360 Live
Um RCA noch näher an den täglichen Betrieb heranzuführen, freut sich iGrafx, eine neue Funktion einzuführen, die es den Anwendern ermöglicht, Ursachenanalysen direkt innerhalb der Process360 Live-Plattform durchzuführen. Mit dieser Technologie können sich Teams entweder auf Vor-Ort-Analysen oder personalisierte Filter verlassen, um bestimmte Prozessausführungen zu isolieren – und sofort die wichtigsten beitragenden Faktoren aufzudecken. Ganz gleich, ob Sie einzelne Fälle beheben oder breitere Trends validieren möchten, diese Technologie bietet schnelle, umsetzbare Erkenntnisse, die durch echte Daten gestützt werden.
Sind Sie bereit, RCA in Aktion zu sehen? Kontaktieren Sie uns noch heute.