Ob Sie Kunden beantworten, ein Produkt oder eine Dienstleistung für den Markt vorbereiten oder die interne Abteilungen täglich managen – Effizienz in Ihrem Unternehmen ist nicht nur ein Vorteil – sie ist eine Notwendigkeit. Unternehmen, die der Konkurrenz voraus bleiben wollen, müssen ihre Abläufe optimieren.
Hier kommt das Design von Geschäftsprozessen ins Spiel. Es ist der strategische Bauplan, um chaotische Arbeitsabläufe in nahtlose, produktive Systeme zu verwandeln.
In diesem Artikel werden wir die Prinzipien und Praktiken des Geschäftsprozessdesigns beleuchten und die Geheimnisse der Entwicklung von Prozessen enthüllen, die die organisatorischen Ziele erfüllen und übertreffen. Egal, ob Sie bestehende Verfahren überarbeiten oder neue von Grund auf neu entwickeln – entdecken Sie, warum Prozessdesign für Ihr Unternehmen unerlässlich ist und welche acht grundlegenden Prinzipien seinen Erfolg ausmachen.
Was ist Geschäftsprozessgestaltung?
Das Design von Geschäftsprozessen umfasst die Planung und Verbesserung von organisatorischen Arbeitsabläufen. Es kartiert jede Aufgabe und optimiert sie, um Verschwendung zu reduzieren, Effizienz zu fördern und den Ressourcenverbrauch zu optimieren. Wenn es richtig durchgeführt wird, ermöglicht das Design von Geschäftsprozessen reibungslosere Abläufe und nahtlose Anpassungen an Kundenbedürfnisse und Marktveränderungen.
Warum ist es wichtig, Prozessdesign zu verstehen?
Prozessdesign ermöglicht es Ihnen zu bewerten, wie sich jeder Prozess auf die Abläufe Ihres Unternehmens auswirkt und ob er zu den Zielen beiträgt. Jeder Prozess – und jede Aufgabe innerhalb dieses Prozesses – trägt zu Produktivität, Effizienz und Mitarbeiterbindung bei.
Das Versäumnis, das Design jedes Prozesses zu verstehen, kann zu einem weniger koordinierten Ansatz in der gesamten Organisation, zu Ressourcenverschwendung und unklaren Arbeitsabläufen führen. Durch die Priorisierung der Entwicklung effektiver Geschäftsprozesse ist es möglich, Wachstum zu erzielen.
Die drei Arten des Prozessdesigns:
- Kernprozesse: Auch als operative Prozesse bekannt, sind dies Workflows innerhalb eines Unternehmens, die Umsatz generieren und Kunden Produkte/Dienstleistungen anbieten. Beispiele sind die Entwicklung eines Produkts und die Verarbeitung von Bestellungen.
- Strategische Prozesse: Strategisches Prozessdesign beinhaltet die Identifizierung von Schwächen in Prozessen, die die langfristigen Ziele und die Vision einer Organisation beeinflussen. Zum Beispiel Marktforschung durchführen und die Strategie neu ausrichten, um Ziele zu erreichen.
- Managementprozesse: Betriebsmanagement, Compliance und Risikoidentifikation sind alles Managementprozesse. Jegliche Lücken oder Ineffizienzen können die gesamte Struktur und Produktivität der Organisation beeinträchtigen. Beispiele hierfür sind die Einführung neuer Geräte oder die Stärkung von Compliance-Rahmenbedingungen.
Die Vorteile der Implementierung effektiver Geschäftsprozesse
Geschäftsprozessgestaltung dreht sich nicht nur darum, Abläufe zu straffen; Es erzeugt positive Effekte in Ihrem Unternehmen. Lassen Sie uns die vielen Vorteile nahtloser Prozesse betrachten.
Synergie
Wenn jeder die Ziele versteht, auf die er hinarbeitet, ist es einfacher, den Fortschritt und die Verantwortlichkeit zu überwachen.
Ob ein neuer Geschäftsprozess erstellt oder bestehende verfeinert wird, die Mitarbeitenden können sehen, wie ihre Handlungen direkt zu den Zielen beitragen und so ein informierteres und produktiveres Umfeld schaffen.
Qualitätskontrolle
Ein klar definierter Prozess reduziert Spekulationen und trägt zu reibungslosen Abläufen im gesamten Unternehmen bei. Standardisierte Prozesse beseitigen Fehler und stellen sicher, dass Managementteams einschätzen können, wie das Unternehmen funktioniert.
Sobald Sie Verbesserungsbereiche identifiziert haben, können Sie alle Regeln anwenden und sicherstellen, dass sie konsistent bleiben.
Digitale Transformation
Die meisten Unternehmen verlassen sich auf eine Vielzahl von Softwarelösungen, um tägliche Aufgaben zu erledigen und Abläufe zu optimieren. Wenn Sie verstehen, wie sich ein neuer Prozess mit aktuellen IT-Systemen und Arbeitsabläufen integriert, können Sie erkennen, wo das Design am besten funktioniert, und das Risiko doppelter Arbeit verringern.
Kostensenkung
Ineffiziente Prozesse können jedes Unternehmen negativ beeinflussen. Laut HR Grapevine verschwendet der durchschnittliche Mitarbeiter jedes Jahr einen Monat mit unnötigen Aufgaben und Arbeitsabläufen, was ein anhaltendes Problem hervorhebt.
Indem Sie unnötige Redundanzen und Arbeitsabläufe eliminieren, können Sie Ressourcen sparen und Ihren Mitarbeitern helfen, mehr mit ihrer Zeit zu erreichen.
Die 7 Prozessdesignprinzipien
Bevor Sie neue Prozesse implementieren oder Ihre aktuellen Prozesse neu gestalten, ist es wichtig, die wichtigsten Prinzipien zu verstehen, die den Erfolg ausmachen. Kleine Unternehmen und große Organisationen mit mehreren Abteilungen sollten bei der Optimierung von Prozessen sieben Prinzipien beachten.
1: Verbraucherzentriert
Als Unternehmen wissen Sie, dass Ihr Erfolg darin liegt, positive Ergebnisse und Mehrwert für Verbraucher oder Kunden zu liefern. Zu verstehen, wie Menschen mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung interagieren, gewährleistet die Kundenzufriedenheit.
2: Zielsetzung
Egal, ob Sie ein neues Produkt einführen, sich auf das Betriebsmanagement konzentrieren oder einen neuen Arbeitsablauf für die Mitarbeiter entwickeln – es muss ein klares Ziel vor Augen liegen.
Lösen Sie ein internes Problem? Welchen Wert sollte Ihr Produkt schaffen? Die Kenntnis Ihrer Ziele erleichtert die Gestaltung effektiver Prozesse.
3: Zusammenarbeit
Prozessgestaltung erfordert Zusammenarbeit zwischen wichtigen Stakeholdern. Abteilungen und einzelne Teams sollten Ideen austauschen und erkunden, wie sich der neue Prozess auf die Organisation auswirken könnte. Durch die Zusammenarbeit können Teams potenzielle Herausforderungen angehen und Verantwortlichkeit sicherstellen.
4: Workflows optimieren
Die Bewertung jedes aktuellen Prozesses und das Erkennen von Engpässen ermöglichen Verbesserungsmöglichkeiten. Gibt es zum Beispiel Verzögerungen in der Lieferkette? Gehen Ihre Mitarbeiter unnötige Schritte durch? Wo kann man bestimmte Arbeitsabläufe automatisieren?
5: Standardisierung
Sobald Sie einen effektiven Geschäftsprozess geschaffen haben, müssen Sie klare Schritte für die Mitarbeiter festlegen. Dies stellt sicher, dass sie wissen, wie sie jede Aufgabe erledigen müssen, und reduziert Fehler. Es ist auch ein integraler Bestandteil der Qualitätskontrolle und der Isolierung potenzieller Trainingsmöglichkeiten.
6: Einhaltung
Jedes Unternehmen muss sich der gesetzlichen Beschränkungen bewusst sein und jeden Prozess auf Compliance-Probleme überwachen. Während einige Branchen strengeren Vorschriften unterliegen, schützt das Compliance-Management auf individueller und organisatorischer Ebene das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen und Reputationsschäden.
7: Fortlaufende Verbesserung
Prozessdesign ist keine einmalige Sache; Es geht darum, jeden Workflow ständig zu bewerten und weiterzuentwickeln, um optimale Ergebnisse sicherzustellen. Ein praktischer Ansatz bei der Überprüfung Ihrer Prozesse und der Beurteilung, ob sie noch funktionsfähig sind, kann die Effizienz steigern und bessere Ergebnisse erzielen.
Vier Schritte zur Schaffung eines effektiven Geschäftsprozesses
Geschäftsprozesses
Jetzt, wo Sie mehr über Prozessdesign und seine Prinzipien wissen, ist es an der Zeit, zu zeigen, wie Sie einen effizienten Prozess schaffen können, der Ihre Organisation zu festgelegten Zielen führt. Wenn Sie diese wichtigen Schritte befolgen, können Sie den Prozess aufbauen und seine Auswirkungen auf Ihr Unternehmen überwachen.
Schritt 1: Ziele des Prozessdesigns
Der erste Schritt im Prozessdesign besteht darin, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zu identifizieren. Warum denken Sie darüber nach, einen neuen Prozess zu entwickeln? Geht es darum, die operative Effizienz zu verbessern? Oder bringst du ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung heraus?
Das Warum zu verstehen, hilft dir, dich auf das Was zu konzentrieren.
Überlegen Sie, warum Sie einen neuen Prozess schaffen, und bewerten Sie dessen potenzielle Auswirkungen auf Mitarbeiter und Kunden. Untersuchen Sie alle Elemente Ihres Unternehmens, einschließlich seiner Mission, interner Infrastruktur, Zielgruppe und langfristiger Wachstumsziele.
Schritt 2: Prozessabbildung
Process Mapping erstellt eine visuelle Darstellung Ihrer aktuellen Arbeitsabläufe, meist im Mindmap- oder Flussdiagramm-Format. Sobald du die anfängliche Prozesskarte hast, kannst du Schritte hinzufügen, um einen neuen Workflow zu erstellen.
Fortschrittliche Software ermöglicht es Ihnen, eine Prozesskarte zu erstellen, die die folgenden Berührungspunkte identifiziert:
- Wer startet den Prozess?
- Welche Schritte sind enthalten?
- Welche Aufgaben entstehen im Prozess?
- Welche Ergebnisse erzielt der Prozess?
- Wer profitiert von diesem Prozess?
Ein gut durchdachter Prozess sollte Engpässe und Schmerzpunkte beseitigen. Wenn Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe analysieren, bitten Sie die Leute, diese zu überprüfen und eventuelle Probleme zu dokumentieren. Das erleichtert die Schaffung eines effektiveren Geschäftsprozesses.
Schritt 3: Prozessentwicklung
Wenn Sie einen neuen Prozess entwickeln, stellen Sie sicher, dass Sie alle Beteiligten einbeziehen. Manager und Mitarbeitende, die den Prozess regelmäßig nutzen, sollten die Möglichkeit haben, zu erklären, wie jede Aufgabe im Prozess verbessert werden kann, und ihre Bedenken zu äußern.
Suchen Sie nach neuen Ideen und bewerten Sie, wie sie den aktuellen Prozess verbessern können. Innovations- und Automatisierungsmöglichkeiten können langweilige Aufgaben beseitigen und den Mitarbeitern mehr Zeit geben, sich auf die Erreichung breiterer Produktivitätsziele zu konzentrieren.
Schritt 4: Testen, anpassen und weiterentwickeln
Sobald Sie die Ziele des neuen Prozesses kennen, ist es einfacher, Prototypen zu erstellen, die neue Arbeitsabläufe testen. Denken Sie daran, dass diese Phase oft ein Fall von Versuch und Irrtum ist, aber die Integration von Prozesssimulationstools kann Ihnen helfen, digitale Darstellungen jedes Prozesses zu erstellen und zu beurteilen, welche Ergebnisse die besten liefern.
Der nächste Schritt besteht darin, den neuen Prozess zu erstellen und eine transparente Informationskette und Anweisungen für alle Nutzer sicherzustellen. Regelmäßiges Testen, ob Prozesse weiterhin effektiv sind, ermöglicht es Ihnen, sie anzupassen und weiterzuentwickeln.
Potenzielle Herausforderungen des Prozessdesigns
Obwohl Prozessdesign zahlreiche Vorteile bietet, bringt es auch einige Herausforderungen mit sich. Sie sind keine Ausschlusskriterien, aber das Verständnis potenzieller Probleme kann helfen, Risiken zu minimieren und Barrieren zu überwinden.
Überdenkungsschritte
Ein Prozess sollte nicht zeitaufwendig sein; Es sollte dein Team in möglichst wenigen Schritten zum gewünschten Ziel bringen. Du musst die Dinge nicht überkomplizieren, indem du andere Schritte einführst oder Workflows einschränkst.
Fragen Sie wichtige Teammitglieder, welche Schritte am wichtigsten sind, und bewerten Sie, wie unnötige Aufgaben reduziert werden können.
Ausbildung
Die Schulung der Mitarbeiter in neuen Prozessen kann herausfordernd sein, besonders wenn sie Technologie einsetzen. Die Entwicklung umfassender Schulungsprogramme und das Einholen von Feedback der Teilnehmer können Bereiche identifizieren, die mehr Klärung benötigen.
Wenn Mitarbeiter ihre Anliegen äußern und Fragen zu den neuen Prozessen stellen können, verringert ihr Widerstand gegen Veränderungen.
Niedrige Akzeptanzraten
Ein Mangel an Ausbildung und Widerstand gegen Veränderungen können zu niedrigen Akzeptanzraten beitragen. Weitere Faktoren sind die Befürchtungen, dass Technologie zu Arbeitsplatzverlusten führen könnte, und das Unverständnis, warum der neue Prozess für die Produktivität unerlässlich ist.
Die Klarstellung des Zwecks jedes Prozesses und die Erläuterung seiner Vorteile hilft Ihrem Team, seine Fähigkeiten zu entwickeln und zur Erreichung der organisatorischen Ziele beizutragen.
Bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren?
Geschäftsprozessmanagement ermöglicht zukünftiges Wachstum und stellt sicher, dass Ihre Organisation der Entwicklung voraus ist. Wenn Sie bestehende Prozesse neu gestalten, kann dies die Produktivität steigern und Ihr Team befähigen, Arbeitsabläufe zu übernehmen, die Wachstum fördern.
Die heutige Technologie beseitigt manuelle Prozessüberwachung und ermöglicht Unternehmen jeder Größe, maximale Effizienz und Produktivität zu optimieren.
Mit einem umfassenden Geschäftsprozessmanagement-Tool wie Process360 Live kann Discovery, Prozesskarten, Design und Simulationen in einer praktischen Plattform integriert werden.
Wenn Sie eine Demo oder eine kostenlose Testphase wünschen, nehmen Sie uns bitte noch heute kontaktiert.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet Prozessdesign?
Prozessdesign beinhaltet die Planung und Verbesserung von Arbeitsabläufen innerhalb einer Organisation. Es erstellt einen Fahrplan für Aufgaben zur Erreichung von Zielen, darunter Abfallreduzierung, Ressourcenoptimierung und optimierte Abläufe.
Was ist grundlegendes Prozessdesign?
Einfach ausgedrückt ist das grundlegende Prozessdesign vergleichbar damit, eine Gliederung zu skizzieren, aber die Details nicht auszufüllen. Es bewertet die grundlegenden Schritte in jedem Prozess und identifiziert wichtige Entscheidungspunkte. Sobald Sie die Grundlage für jeden Workflow geschaffen haben, können Sie die Details für ein umfassendes System ausfüllen.
Was ist ein Prozessdesignmodell?
Prozessmodelle sind visuelle Darstellungen eines einzelnen Prozesses und seiner Aufgaben. Diese Flussdiagramme zeigen Schritte, Entscheidungspunkte und wie Informationen zwischen den jeweiligen Kontaktpunkten fließen. Die Visualisierung des Prozesses ermöglicht es Ihnen außerdem, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen.
Wofür kann ich Prozessdesign-Tools verwenden?
Prozessdesign kann interne und externe Prozesse verbessern. Sie können beispielsweise bewerten, wie Mitarbeiter Kundenanfragen bearbeiten oder Probleme in Ihrer Lieferkette identifizieren.
Industrieunternehmen können Verzögerungen im Produktionsprozess verstehen und Automatisierung umsetzen, um die Arbeit zu beschleunigen.
Warum Prozessdesign-Software verwenden?
Die manuelle Kartierung und Neugestaltung von Geschäftsprozessen ist eine mühsame Aufgabe, die einen erheblichen Zeit- und Fachaufwand erfordert. Es gibt auch mehr Spielraum für Fehler. Prozessmanagement-Software visualisiert jeden Prozess genau und ermöglicht es Ihnen, Änderungen zu simulieren.
Es kann Automatisierungstools integrieren und wichtigen Stakeholdern ermöglichen, den Zweck jedes Prozesses zu verstehen.