Effizienz und Anpassungsfähigkeit sind der Schlüssel, um im Geschäft wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier kommt Geschäftsprozessmanagement (BPM) ins Spiel. BPM ist nicht nur ein Modewort; Es ist ein wichtiger Rahmen, der es Unternehmen ermöglicht, Abläufe zu rationalisieren, die Effizienz zu verbessern und sich an die sich ständig ändernden Marktanforderungen anzupassen.
Ganz gleich, ob Sie ein kleines Start-up sind, das skalieren möchte, oder ein großes Unternehmen, das seine Prozesse optimieren möchte, das Verständnis und die Implementierung von BPM kann ein entscheidender Faktor sein.
Lassen Sie uns untersuchen, worum es bei BPM geht und warum es für den Erfolg Ihres Unternehmens unerlässlich ist.
Was ist Geschäftsprozessmanagement (BPM) und warum ist es wichtig?
Während manuelles Geschäftsprozessmanagement eine komplexe Aufgabe mit viel Raum für Fehler ist, ebnete künstliche Intelligenz den Weg für Durchbrüche bei BPM-Softwarelösungen.
BPM nutzt IT-Systeme, um Ihre Geschäftsprozesse zu analysieren und Ineffizienzen zu identifizieren. Sobald diese Ineffizienzen identifiziert sind, verwendet BPM Modellierung, um potenzielle Änderungen zu testen und zu testen, wie sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
Der Umfang des Geschäftsprozessmanagements hängt von der Größe und Infrastruktur eines Unternehmens ab. Einige Unternehmen nutzen es, um die Onboarding-Prozesse für Kunden zu verfeinern, während andere es abteilungsübergreifend implementieren, um eine vollständige organisatorische Transformation zu erreichen.
Die Arten des Geschäftsprozessmanagements:
Menschenzentriertes BPM
Das menschenzentrierte BPM konzentriert sich auf Workflows, die menschliche Beteiligung erfordern, bewertet verbesserungswürdige Bereiche und isoliert Möglichkeiten zur Automatisierung. Unternehmen können Geschäftsprozesse optimieren, indem sie intuitive Benutzeroberflächen implementieren und analysieren, wie Mitarbeiter mit Systemen interagieren.
Integrationsorientiertes BPM
Integrationsorientiertes Geschäftsprozessmanagement erfordert keine menschliche Beteiligung. Es automatisiert und rationalisiert Prozesse durch die Integration von Datenquellen, Systemen und Software, wie z. B. Customer Relationship Management (CRM) und HR-Software.
Dokumentenzentriertes BPM
Die Dokumentation kann in einem Unternehmen viel Zeit in Anspruch nehmen – insbesondere bei Verträgen zwischen Anbietern und Kunden. Diese Form des Geschäftsprozessmanagements zielt darauf ab, die Erstellungs- und Genehmigungsworkflows im Umgang mit Dokumentationen zu rationalisieren.
Die Vorteile des Geschäftsprozessmanagements
Die Implementierung von BPM-Lösungen kann kleinen und internationalen Unternehmen dabei helfen, betriebliche Ineffizienzen zu erkennen und Mitarbeitern und Kunden ein besseres Erlebnis zu bieten. Die Verfügbarkeit von BPM-Software bedeutet auch, dass jeder Geschäftsabläufe analysieren und rationalisieren kann.
Effiziente Geschäftsprozesse
BPM ermöglicht es Entscheidungsträgern, ineffiziente Prozesse zu isolieren und Maßnahmen zu ergreifen, um Engpässe im Workflow zu beseitigen. Ob durch die Implementierung von Automatisierung oder den Wegfall unnötiger Schritte, effiziente Prozesse erleichtern die Schonung von Ressourcen.
Dies wiederum führt zu Kosteneinsparungen und höheren ROIs. Untersuchungen von Gartner schätzen, dass 80 % der Unternehmen, die BPM einsetzen, interne Renditen von rund 15 % erzielen ( Process Excellence Network).
Prozesse skalieren
Internationale und abteilungsübergreifende Organisationen haben oft Schwierigkeiten, Geschäftsprozesse zu rationalisieren, aber BPM-Systeme ermöglichen es Ihnen, Rollen zu klären und konsistente Arbeitsabläufe über zahlreiche Standorte oder Abteilungen hinweg zu implementieren.
Während manuelles BPM oft zu einem Mangel an Klarheit führt, kann Software mit Ihren Wachstumszielen übereinstimmen und Schlüsselbereiche für die Automatisierung identifizieren.
Bessere Erfahrungen
Sich wiederholende und alltägliche Aufgaben sind eine erhebliche Quelle für Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern. Laut CV-Library fühlen sich über 44 % der Arbeitnehmer bei der Arbeit gelangweilt, wobei 26,6 % angeben, dass sie die gleichen täglichen Aufgaben erledigen.
Die Einführung eines Geschäftsprozessmanagementsystems kann alltägliche Aufgaben erträglich machen und gleichzeitig Arbeitsabläufe automatisieren. Mit steigendem Engagement der Mitarbeiter steigt auch die Produktivität. Das Ergebnis? Zufriedenere Kunden und proaktive Abteilungen.
Transparenz und Rechenschaftspflicht
Geschäftsprozessmanagementsysteme identifizieren Eigentümer für bestimmte Aufgaben und ermöglichen es Managern, zu isolieren, wer für Ineffizienzen verantwortlich ist. Dies hilft Unternehmen nicht nur, KPIs zu erfüllen, sondern deckt auch Engpässe in aktuellen Systemen auf.
Erhöhte Transparenz und Verantwortlichkeit können die abteilungsübergreifende Kommunikation unterstützen und gleichzeitig die Einhaltung der Vorschriften überwachen.
Der BPM-Lebenszyklus
Das Verständnis des Lebenszyklus des Geschäftsprozessmanagements ist von entscheidender Bedeutung, um zu erkennen, welche Arbeitsabläufe verbessert werden müssen, und um die Auswirkungen Ihrer Änderungen zu verfolgen. Es gibt fünf BPM-Lebenszyklusschritte, von denen jeder eine wichtige Rolle dabei spielt, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen positive Ergebnisse erzielt:
- Prozessdesign: Der erste Schritt besteht darin, jeden Meilenstein innerhalb eines Prozesses zu identifizieren und zu skizzieren und ihn dann mit den Verantwortlichen in einzelne Aufgaben aufzuteilen. Dies erleichtert die Isolierung von Workflow-Schritten und das Aufzeigen von Verbesserungsbereichen.
- Modellierung: Bei der Modellierung geht es darum, eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses zu erstellen, einschließlich Aufgabengliederungen, Datenflüssen und Zeitplänen. Eine Software für das Geschäftsprozessmanagement ist in dieser Phase von entscheidender Bedeutung, da sie den Spielraum für Fehler beseitigt und umfassende Modelle erstellt.
- Durchführung: Proof-of-Concept-Tests ermöglichen es Unternehmen, neue Prozesse innerhalb einer kleinen Gruppe zu bewerten, wodurch Raum für Fehler beseitigt und Unterbrechungen vermieden werden. Wenn der neue Prozess positives Feedback erhält, können Sie ihn abteilungs- oder standortübergreifend implementieren.
- Überwachen: Alle Prozesse sollten überwacht werden, um zu sehen, wie sie die Geschäftsergebnisse verbessern. Die Monitoring-Phase ermöglicht es Ihnen auch, weitere Engpässe zu beseitigen.
- Optimieren: Sobald ein Prozess eingerichtet ist, können Sie ihn bewerten, um zu beurteilen, ob bestimmte Elemente gestärkt werden müssen. Wenn Sie bestehende Prozesse optimieren, ist es einfacher, Ihre Ziele zu erreichen und die Effizienz zu gewährleisten.
Anwendungsfälle für BPM
Die Integration eines Geschäftsprozessmanagement-Tools in Ihre Abläufe ist ein positiver Schritt bei der Priorisierung von Veränderungen und Transformationen. Die schiere Leistungsfähigkeit dieser Lösungen bedeutet jedoch oft, dass Unternehmen die Anwendung von Geschäftsprozessmanagement auf bestimmte Arbeitsabläufe als Herausforderung empfinden.
Hier sind einige Anwendungsfälle, die die Anwendungen von BPM deutlich machen.
Personalabteilung
Die Einführung der Automatisierung von Geschäftsprozessen in Personalabteilungen kann das Onboarding beschleunigen, indem Papierkram und Verträge optimiert werden. Auch die Kommunikation zwischen HR und Mitarbeitern kann sich verbessern, da automatisierte Geschäftsprozesse Urlaubsanträge entgegennehmen und die persönliche Entwicklung überwachen können.
Finanzsektor
Die Finanzbranche ist stark reguliert, so dass eine Compliance-Überwachung in allen Abteilungen unerlässlich ist. BPM-Systeme können das Workflow-Management bewerten und Problembereiche identifizieren. Sobald Unternehmen robuste Prozesse implementieren, können sie Bußgelder, rechtliche Schritte und Reputationsschäden vermeiden.
Kundendienst-Teams
Die Kunden von heute erwarten einen nahtlosen Service, weshalb der Support wichtiger denn je ist. Prozessmanagement kann zu höheren Bindungs- und Loyalitätsraten führen, indem Onboarding-Prozesse automatisiert und Kunden an die richtigen Ressourcen weitergeleitet werden.
Gesundheitswesen
Das Gesundheitswesen ist mit zahlreichen Komplexitäten konfrontiert, vom Datenschutz über die Versorgungskoordination bis hin zu medizinischen Fehlern. Die Integration von BPM-Tools kann die administrativen Arbeitsabläufe optimieren und die Patientenerfahrung verbessern. Sie wirkt sich auch erheblich auf die Ressourcenzuweisung aus, und die Automatisierung reduziert Fehler.
Wie passt BPM zur IT?
Geschäftsprozessmanagement und IT sind leistungsstarke Kombinationen. Stellen Sie sich das so vor: BPM ist der Architekt, der Prozesse analysiert und modelliert, um betriebliche Effizienz zu erreichen. Die IT ist das Bauunternehmen, das das Design zum Leben erweckt und für optimale Ergebnisse sorgt.
IT-Systeme spielen bei jedem Schritt des BPM eine wichtige Rolle und verbessern die Agilität und die Ergebnisse. So funktioniert die leistungsstarke Partnerschaft.
- Integration: BPM unterstützt die Integration von IT-Systemen in allen Abteilungen, sodass sie Daten austauschen und die Genauigkeit verbessern können.
- Prozessverbesserung: IT-Systeme sammeln und analysieren Daten, um Klarheit über verschiedene Prozesse zu schaffen. Dies ermöglicht es Entscheidungsträgern, Engpässe zu identifizieren und ihre Geschäftsstrategie zu verfeinern.
- Risikomanagement: Die manuelle Compliance-Überwachung ist ein zeitaufwändiger Prozess, der Fachwissen erfordert. Die Integration von BPM-Software bedeutet, dass Unternehmen Echtzeit-Risikoaktualisierungen erhalten und diese mindern können, bevor sie zu erheblichen Compliance-Verstößen werden.
- Customer Experience: IT-Anwendungen erleichtern die Verwaltung von Kundenbeschwerden und verbessern die Servicequalität. Das Sammeln von Einblicken in Prozesse unterstützt organisatorische Veränderungen und bewertet, ob Ihre Workflows Ergebnisse liefern.
BPM und Automatisierung
BPM und Automatisierung sind zwar getrennte Technologien, aber ihre Zusammenarbeit kann die Genauigkeit, Effizienz und das Projektmanagement verbessern.
Geschäftsprozessmanagement bietet einen ganzheitlichen Ansatz. Robotic Process Automation (RPA) nutzt fortschrittliche Technologie, um alltägliche und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Die Integration beider ermöglicht die Verfeinerung bestehender und neuer Prozesse.
Automatisierung von Aufgaben
Der Einsatz von BPM-Optimierungsanwendungen ermöglicht es Ihnen, manuelle Prozesse zu automatisieren oder sich auf einzelne Workflow-Aufgaben zu konzentrieren. Wenn ein Prozess beispielsweise die Datenerfassung oder das Versenden von Verträgen umfasst, spart RPA Ressourcen, indem diese Aufgaben automatisiert werden.
Effizienz und Flexibilität
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann Zeit sparen und es den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die menschliche Kreativität erfordern. So kann beispielsweise die RPA-Funktionalität in Projektmanagement-Software Arbeitsabläufe rationalisieren und es Projektmanagern ermöglichen, sich auf strategische Initiativen und die Führung zu konzentrieren.
Genauigkeit
Die Datenerfassung und selbst einfache Verwaltungsaufgaben lassen Raum für Fehler, aber die Automatisierung kann die Genauigkeit verbessern und Compliance-Probleme überwachen. RPA kann Audit-Trails erstellen, die es Unternehmen erleichtern, Vorschriften einzuhalten.
Analyse
Das Sammeln von Erkenntnissen über verschiedene Prozesse, von Echtzeit- bis hin zu prädiktiven Analysen, ist ein wesentlicher Bestandteil der kontinuierlichen Verbesserung. RPA kann Daten über einen gesamten Prozess und Aufgaben innerhalb dieses Prozesses sammeln, sodass Entscheidungsträger isolieren können, welche Elemente verfeinert werden müssen.
Häufige Herausforderungen bei der Implementierung von BPM
Geschäftsprozessmanagement ist eine komplexe Aufgabe, die einen mehrgleisigen Ansatz erfordert. Es gibt zwar zahlreiche Herausforderungen, aber jede ist einfach zu meistern. Dazu gehören:
- Unklare langfristige Ziele und unmittelbare Ziele.
- Unbegeisterte Mitarbeiter aufgrund mangelnder Klarheit über BPM-Anwendungen und Angst vor Arbeitsplatzverlust.
- Ein Mangel an Testprotokollen und -infrastrukturen.
- Unklarheit darüber, wie geeignete Tools und Maßnahmen für jeden Prozess identifiziert werden sollen.
- Schlecht dokumentierte Prozesse, die verborgen bleiben.
- Probleme bei der Navigation und dem Umgang mit Verträgen mit Dritten.
Best Practices bei der Verwendung von Tools für das Geschäftsprozessmanagement:
- Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele idealistisch, aber erreichbar sind. Ehrgeiz ist für Innovation und Wachstum von entscheidender Bedeutung, aber es ist wichtig, das Gleichgewicht zwischen Möglichem und Unerreichbarem zu verstehen.
- BPM sollte sich immer auf die Verbesserung der Leistung konzentrieren – sei es bei der Automatisierung bestimmter Prozesse, der Verfeinerung des Aufgabenmanagements oder der Verbesserung des Kundenerlebnisses.
- Alle Beteiligten verdienen Transparenz bei der Implementierung von BPM-Software. Lassen Sie sie wissen, wofür die Software gedacht ist, und stellen Sie sicher, dass sie ihre Arbeitsplätze nicht ersetzt.
- Konzentrieren Sie sich zuerst auf die Kernprozesse, die den größten Einfluss auf die Unternehmensziele haben.
- Beurteilen Sie, welche BPM-Tools sich am besten in Ihre aktuellen IT-Systeme integrieren lassen, und konzentrieren Sie sich auf die langfristigen Vorteile, die jedes einzelne bietet. Was für ein Unternehmen richtig ist, entspricht möglicherweise nicht den Anforderungen Ihres Unternehmens.
- Verfolgen Sie jeden Schritt des BPM-Lebenszyklus und stürzen Sie sich nicht in die Änderungen. Die Implementierung von Automatisierung und die schrittweise Änderung von Geschäftsregeln ermöglicht es Ihnen, deren Auswirkungen zu überwachen.
- Testen Sie jedes Prozessmodell, bevor Sie es in Abteilungen oder der gesamten Organisation einführen. Auf diese Weise können Sie beurteilen, ob die gewünschten Ergebnisse erzielt werden.
- Dokumentieren Sie neue Prozesse, einschließlich ihrer Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Die Möglichkeit, Ihre Änderungen zu rechtfertigen, wird die Mitarbeiter inspirieren und externen Stakeholdern die positiven Ergebnisse jeder Prozessverbesserung zeigen.
- Denken Sie daran, dass BPM eine fortlaufende Investition ist, die eine regelmäßige Überwachung und Anpassung erfordert. Es ist keine einmalige Lösung.
Verfügbare BPM-Softwarelösungen
Zahlreiche Technologien machen BPM für Unternehmen jeder Größe zugänglicher. Während einige Anwendungen separat sind, können Sie durch die Investition in eine komplette BPM-Suite Geld sparen und End-to-End-Prozesse verwalten.
Prozess-Mining-Tools
Prozess-Mining findet in der Discovery-Phase statt und ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäftsprozesse zu erkennen und zu analysieren. Viele Prozess-Mining-Tools enthalten auch Task-Mining-Funktionen, um einzelne Aufgaben abzubilden und zu überwachen.
Design-Tools
Design-Tools modellieren ideale Prozesse und ermöglichen es Ihnen, potenzielle Ergebnisse zu simulieren. Sie sind eine leistungsstarke Methode, um Risiken zu identifizieren und sicherzustellen, dass Ihre zukünftigen Prozesse mit den Unternehmenszielen übereinstimmen.
Optimierungs-Tools
Der Einsatz von Optimierungstools ist der letzte Schritt bei der Transformation Ihrer Prozesse. Sie automatisieren und integrieren Ihre Systeme und ermöglichen so eine einwandfreie Prozessüberwachung.
Die Zukunft des Geschäftsprozessmanagements
Geschäftsprozessmanagement ist kein neues Konzept, aber der technologische Fortschritt bedeutet, dass Unternehmen jeder Größe es in ihre Abläufe integrieren können. Generative KI wird auch in Zukunft eine entscheidende Rolle bei der Optimierung und Verfeinerung von Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen spielen.
In Zukunft können wir mit der Automatisierung komplexerer Geschäftsprozesse anstelle von alltäglichen und sich wiederholenden Aufgaben rechnen, die Arbeitsabläufe weiter optimieren und zur Entscheidungsfindung beitragen.
Am wichtigsten ist, dass BPM-Software bereits für nicht-technische Personen zugänglich ist, aber die Technologie wird sie weiter vereinfachen.
Wie Sie sehen können, wird BPM weiterhin eine wichtige Rolle für Effizienz und Produktivität spielen. Organisationen, die es nicht übernehmen, könnten zurückgelassen werden.
Wenn Sie für die Zukunft planen und sicherstellen möchten, dass Ihr Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Umfeld erfolgreich ist, buchen Sie bitte eine kostenlose Demo unserer umfangreichen BPM-Suite, die End-to-End-Prozessmanagement bietet.