Im Bereich der Schifffahrt ist MSC das weltweit größte Containerunternehmen und verwaltet eine Flotte von 730 Schiffen in 155 Ländern mit einem globalen Netzwerk von über 600 Niederlassungen. Während die Wurzeln von MSC UK auf ein bescheidenes Schuhgeschäft in Hull zurückgehen, ist das Wachstum organisch und unterstreicht die Tradition und die Werte, die der Schifffahrtsbranche innewohnen.
Business Process Excellence: Komplexität bewältigen
Mit der Expansion von MSC UK wurde die Komplexität der Tätigkeit in verschiedenen Branchen und der Einhaltung verschiedener Vorschriften deutlich. Der Umgang mit globalen Compliance-Anforderungen, einschließlich GDP-Regeln und Lebensmittelstandards, erforderte einen strategischen Ansatz. Die Dienstleistungen von MSC UK gehen über den maritimen Betrieb hinaus und umfassen Landbewegungen und maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Kundenkreise.
In den Anfangstagen verlief die Kommunikation zwischen den vier Gründern über einem Schuhgeschäft reibungslos. Das Wachstum führte jedoch zu erhöhter Komplexität, unbeabsichtigten Silos und Herausforderungen beim Verständnis von End-to-End-Prozessen. Um dieses Problem zu überwinden, wusste MSC UK, dass sie einen neuen Ansatz für Business Process Excellence (BPE) benötigten, um die Transparenz zu verbessern und organisatorische Barrieren abzubauen.
Implementierung von Business Process Intelligence & Management bei MSC UK
MSC UK erkannte die Notwendigkeit eines strukturierten Ansatzes und wandte sich an iGrafx Process360 Live, um die Feinheiten seiner Geschäftsprozesse zu verwalten. Bei der Umsetzung ging es darum, klare Regeln festzulegen, einen digitalen Zwilling der Organisation zu etablieren und einheitliche Standards zu gewährleisten. Dieser Übergang von einem Labyrinth miteinander verbundener Prozesse zu einer klaren Roadmap markierte einen bedeutenden Wandel für MSC UK.
Das Unternehmen erkannte, dass bei einem so hohen Maß an Komplexität innerhalb des Unternehmens ein starkes Prozessmanagementsystem erforderlich war und nicht die wenigen Prozesslandkarten, die ursprünglich im Einsatz waren. MSC UK wusste, dass, als sie immer wieder auf Kontinuitätsprobleme stießen, “es ein bisschen wie eine Schüssel Spaghetti war, die versuchte, das Geschehen zu enthüllen”.
Als MSC UK nach einer Technologie suchte, die zu seiner Lösung für Business Process Intelligence and Management werden könnte, dachten sie zunächst an Visio-Diagramme und -Dokumente. Da jedoch eine Lösung für das gesamte Unternehmen und mit einem hohen Maß an Komplexität erforderlich war, wurde nach einem robusteren Tool gesucht.
MSC UK hat sich mit dem Beratungsunternehmen BPM-D zusammengetan, um das Unternehmen durch die Einrichtung zu führen und sicherzustellen, dass der Weg zur Prozessexzellenz reibungslos verläuft. Rachel Bellinger, Qualitätsmanagerin bei MSC UK, sagte: “Wir kennen den Versand, wir kennen unser Geschäft, aber wir wissen nicht immer, wie wir Geschäftsprozesse am besten implementieren und wie wir das Beste daraus machen können.” Mit BPM-D und iGrafx hatte MSC UK den Weg zur Etablierung einer zentralisierten internen Geschäftsprozessmanagement-Funktion begonnen.
Process Governance bei MSC UK: Klare Rollen etablieren
Um einen nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten, hat MSC UK ein Governance-Modell eingeführt, das Rollen und Verantwortlichkeiten definiert. Das gesamte Unternehmen fungiert als Content Owner und bietet Einblicke in den täglichen Betrieb, während ein dedizierter Framework-Designer die Ausrichtung der Prozesse an den Geschäftszielen überwacht. Dieser Ansatz sorgt für eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit und klare Kommunikationskanäle.
MSC UK benötigte eine Plattform für Prozessintelligenz und -management, um Transparenz zu gewinnen und zu verstehen, was sowohl vor- als auch nachgelagert passiert, ohne die Arbeit physisch selbst erledigen zu müssen. Rachel sagt: “Unser digitaler Prozesszwilling ermöglicht es uns, viele Informationen an einem Ort zu verbinden, um die einzige Version der Wahrheit zu werden. Das bedeutet, dass das, was iGrafx in sechs Monaten leisten kann, etwas ist, wofür ich manuell Jahre gebraucht hätte.”
Etablierung eines Governance-Interaktionsmodells
Als Reaktion auf die sich entwickelnde Landschaft der operativen Komplexität von MSC UK wurde ein Governance-Interaktionsmodell entwickelt, um bestehende Plattformen und Meeting-Strukturen zu erläutern. Die Vorstandssitzung dient als wichtigste Quelle für Richtlinien und leitet die Geschäftsüberprüfungssitzung, an der Sponsoren teilnehmen. Diese Interaktion erstreckt sich über die einzelnen Abteilungen hinweg und fördert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Bemerkenswert ist die Einbeziehung lokaler Prozessverantwortlicher und PMOs, die die Anpassungsfähigkeit an Veränderungen gewährleisten, die sich über mehrere Funktionen erstrecken. Der Prozess erstreckt sich dann auf Teams innerhalb der Abteilungen, wobei Prozessverantwortliche und Mitarbeiter einbezogen werden, um umfassende Einblicke in den laufenden Betrieb zu erhalten. Diese nahtlose Kommunikationsstruktur, integriert in bestehende Organisationsforen, verwandelt Geschäftsprozesse in einen strategischen Tagesordnungspunkt und nicht in eine zusätzliche Besprechungspflicht.
Über das Governance-Modell hinaus ist MSC UK daran interessiert, eine kollaborative Gemeinschaft innerhalb der Organisation zu pflegen und Personen zu vereinen, die bereits für die Feinheiten von Geschäftsprozessen geneigt sind. Diese Community fungiert unter der Anleitung von Geschäftsprozessmanagern als Bindeglied zwischen den Abteilungen und den übergeordneten Unternehmenszielen. Gleichzeitig spielt das Integrierte Managementsystem (IMS) eine entscheidende Rolle, indem es Geschäftsprozesse mit Risiko-, Compliance-, Qualitäts-, Sicherheits-, Gesundheits- und Nachhaltigkeitsrahmen verzahnt. Dieser kollaborative Ansatz stellt sicher, dass die Entscheidungsfindung mit den Geschäftsstrategien übereinstimmt und sich an die Feinheiten der globalen Aktivitäten von MSC UK anpasst, um letztendlich den Weg für eine agile und informierte Zukunft zu ebnen.
iGrafx spielte eine entscheidende Rolle bei der Neugestaltung der Art und Weise, wie MSC UK seine Geschäftsprozesse anging. Unter Ausnutzung seiner Fähigkeiten modellierte MSC UK 302 Prozesse und erreichte einen Detaillierungsgrad, bei dem Prozesse, die als “Kontinente, Länder und Landkreise” bezeichnet wurden, unterscheidbar wurden. Process360 Live ermöglichte ein anklickbares Dashboard, das ein klares Verständnis der Prozesse, ihrer Zusammenhänge und des Informationsflusses förderte.
Prozess-Mining: Aufdeckung operativer Erkenntnisse
Im Streben nach kontinuierlicher Verbesserung erforscht MSC UK Prozess-Mining von iGrafx, um Echtzeit-Einblicke in die Prozessleistung zu erhalten. Dabei geht es darum, die tatsächliche Auslastung von Prozessen zu verfolgen, Engpässe zu identifizieren und das Nutzerverhalten im Vergleich zum wahrgenommenen Prozess zu verstehen, die in der Prozessmodellierung erfasst werden. Eine solche Prozessintelligenz ermöglicht eine fundierte Entscheidungsfindung und gezielte Verbesserungen.
Simulieren von Veränderungen: Planung für Auswirkungen
Als Teil seiner Zukunftsvision zielt MSC UK darauf ab, die Prozesssimulation zu nutzen, um die Auswirkungen von Prozessänderungen vor der Implementierung vorherzusagen und sicherzustellen, dass die richtigen und optimalen Entscheidungen getroffen werden. Bei diesem strategischen Schritt geht es darum, sich vorzustellen, wie sich Prozessänderungen, auch wenn sie scheinbar geringfügig sind, im gesamten Unternehmen auswirken könnten. Durch Simulation zielt MSC UK darauf ab, Entscheidungsprozesse zu rationalisieren und unvorhergesehene Herausforderungen zu mildern.
Fazit: Der Weg in die Zukunft
Unabhängig von den eingesetzten Tools und Technologien – ob es sich um traditionelle Papierkarten, moderne Modellierung oder futuristische Simulationen handelt – bleibt Governance ein Dreh- und Angelpunkt bei MSC UK. Das Unternehmen verfügt nun über klare Einsatzregeln, die einen harmonischen und gut koordinierten Ansatz gewährleisten, um die Komplexität der Schifffahrtsbranche zu bewältigen.
Während MSC UK seinen Weg in Richtung operativer Exzellenz fortsetzt, liegt der Schwerpunkt weiterhin auf der Kombination von historischem Geschäftswissen mit modernsten Prozessintelligenz-Tools. Ziel ist es, nicht nur Prozesse abzubilden, sondern Erkenntnisse für eine fundierte Entscheidungsfindung zu nutzen, die es MSC UK ermöglicht, sich in der komplexen Schifffahrtslandschaft agil und widerstandsfähig zurechtzufinden.
Möchten Sie herausfinden, wie sich bewährte Prozessintelligenz und -management auf Ihr Unternehmen auswirken können?Kontaktieren Sie uns