Jedes Unternehmen läuft über Prozesse. Von dem Moment an, in dem ein Kunde eine Bestellung aufgibt, bis zu dem Zeitpunkt, an dem er sein Produkt erhält, von der Einstellung eines neuen Mitarbeiters bis zum vierteljährlichen Abschluss der Bücher, bestimmen Prozesse, wie die Arbeit erledigt wird. Dennoch verlieren die meisten Unternehmen Zeit, Geld und Chancen durch ineffiziente Prozesse.
Ineffiziente Prozesse kosten Unternehmen durchschnittlich 1,3 Millionen US-Dollar pro Jahr, und das ist nicht nur verschwendetes Geld. Es sind frustrierte Mitarbeiter, die sich wiederholende Aufgaben erledigen, Kunden, die zu lange auf Antworten warten, und Wettbewerber, die an Boden gewinnen, während Sie im operativen Treibsand feststecken.
Wie können Unternehmen also die Effizienz in komplexen End-to-End-Arbeitsabläufen verbessern? Moderne Process-Intelligence-Tools bieten eine Antwort. Durch die Kombination von Funktionen wie Prozess-Mining, Modellierung, Mapping, Simulation und Echtzeitüberwachung ermöglicht eine Plattform wie iGrafx Process360 Live Unternehmen, Engpässe zu identifizieren, versteckte Ineffizienzen aufzudecken und ihre Geschäftsabläufe kontinuierlich zu optimieren. Das Ergebnis ist ein Ansatz, der datengesteuert, proaktiv und auf die Geschäftsziele ausgerichtet ist.
In diesem Artikel untersuchen wir, wie Entscheidungsträger Process360 Live nutzen können, um die Effizienz radikal zu verbessern. Wir werden die wichtigsten Funktionen und die Ergebnisse aus der Praxis hervorheben, die wir erzielt haben, darunter End-to-End-Prozesstransparenz, Simulation und Modellierung digitaler Zwillinge, integrierte Kontrollen für Compliance und kontinuierliche Verbesserung.
Warum die traditionelle Prozessverbesserung zu kurz greift
Unternehmen versuchen seit Jahrzehnten, die Prozesseffizienz in den Griff zu bekommen. Sie haben ERP-Systeme implementiert und unzählige Verbesserungsinitiativen gestartet. Warum also liefern 70 % der Prozessverbesserungsprojekte nicht die erwarteten Ergebnisse?
Die Antwort liegt in der Art und Weise, wie wir traditionell an Prozesse herangegangen sind. Die meisten Unternehmen verlassen sich auf fehlerhafte Methoden:
| Methode | Wo es zusammenbricht |
| Punktuelle Lösungen | Spezialisierte Tools neigen dazu, sich eng auf einzelne Aufgaben oder Prozesse zu konzentrieren oder nur auf einen Teil der Gleichung abzuzielen. Process-Mining-, Modellierungs-, Automatisierungs-, Simulations- oder Monitoring-Tools scheitern einzeln daran, Prozesse ganzheitlich zu betrachten. Darüber hinaus kann die Optimierung einer einzelnen Aufgabe Engpässe nach unten verlagern, zusätzliche Übergaben verursachen und die Ursachenanalyse erschweren. Sie können die Rechnungsverarbeitung beschleunigen, aber wenn Bestellungen immer noch verspätet genehmigt werden, haben Sie das Problem an einen anderen Ort verlagert. |
| Regelmäßige Überprüfungen | Diese Überprüfungen führen dazu, dass Unternehmen laufende Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten übersehen. Sie sind in der Regel auch subjektiv und retrospektiv, im Gegensatz zu datenbasiert und proaktiv. |
| Einmalige Veränderungsprojekte | Verbesserungsteams lösen sich auf, sobald das Projekt abgeschlossen ist. Die Dynamik schwindet, die Menschen fallen in alte Gewohnheiten zurück und die Gewinne erodieren, weil niemand für die laufende Optimierung verantwortlich ist. Das Erreichen von Prozessexzellenz erfordert kontinuierliche Anstrengungen. |
| Manuelle Dokumentation | Prozesse, die in statischen Dokumenten erfasst werden, verlieren an Genauigkeit, sobald sich Systeme oder Verfahren ändern. Diese Verfahren, unabhängig davon, ob sie in Visio, Lucidchart, Word-Dokumenten oder Präsentationsdecks gespeichert sind, spiegeln selten die tatsächlichen Vorgänge wider. Das Wissen bleibt bei den einzelnen Mitarbeitern isoliert und nicht institutionalisiert, was zu Inkonsistenz und Verwundbarkeit führt, wenn Schlüsselpersonal das Unternehmen verlässt. Diesen Methoden fehlen auch Versionskontrolle und Änderungsmanagement, Zugriffskontrolle, Prozessabhängigkeiten sowie Überwachung von Risiken und Kontrollen. |
Wie Prozessintelligenz hilft
Beim Geschäftsprozessmanagement geht es nicht mehr um fundierte Vermutungen oder regelmäßige Verbesserungsinitiativen. Mit Process-Intelligence-Plattformen erhalten Teams Einblick in die tatsächliche Ausführung von End-to-End-Prozessen, decken Engpässe und Ineffizienzen auf und zeigen Verbesserungsmöglichkeiten auf. Dieser fortschrittliche Ansatz stützt sich auf eine Reihe kritischer Funktionen:
| Fähigkeit | Was es bietet |
| Prozess-Mining | Rekonstruiert automatisch End-to-End—Prozesse aus Systemereignisprotokollen, sodass Sie Verzögerungen und versteckte Nacharbeiten leicht erkennen können. |
| Echtzeit-Überwachung | Streamt Live-Prozessdaten an Dashboards und löst Warnungen aus, sobald etwas von der Norm abweicht. z. B. Zykluszeiten, Schlupf oder Konformitätsprüfungen schlagen fehl. |
| Prozesssimulation | Verwendet eine “Was-wäre-wenn”-Szenarioanalyse, um die Auswirkungen der beabsichtigten Änderungen zu prognostizieren, ohne das Risiko oder die Vorabinvestition |
| Modellierung digitaler Zwillinge | Erstellt ein dynamisches, datengespeistes Replikat von Vorgängen, sodass Sie Variablen testen, Optionen vergleichen und den optimalen Entwurf auswählen können, ohne den Live-Betrieb zu gefährden. |
| Konformitätsprüfung | Vergleicht die tatsächliche Ausführung mit dem entworfenen Prozess, deckt Abweichungen sofort auf und generiert revisionssichere Nachweise. |
| Task mining | Durch die Erfassung tatsächlicher Desktop-Interaktionen können Sie von Prozessabläufen auf hoher Ebene bis hin zu einzelnen Tastenanschlägen zoomen. Dies zeigt genau, wo Mitarbeiter Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben verschwenden, und identifiziert die besten Kandidaten für die Prozessautomatisierung, die sofortige Produktivitätssteigerungen ermöglichen. |
| KPI-Dashboards und prädiktive Analysen | Übersetzt rohe Ereignisdaten in umsetzbare Schlüsselmetriken und Next-Best-Actions und leitet so kontinuierliche Verbesserungsschleifen. |
Wie iGrafx Process360 Live zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz beiträgt
Im Folgenden sind die Möglichkeiten aufgeführt, wie Process360 Live Ihrem Unternehmen helfen kann:
Erreichen Sie End-to-End-Prozesstransparenz und -einblicke
Der erste Schritt zur Behebung fehlerhafter Prozesse besteht darin, zu sehen, was wirklich vor sich geht. Allzu oft verstecken sich Ineffizienzen in den Lücken zwischen Abteilungen oder Systemen. iGrafx Process360 Live adressiert dieses Problem, indem es End-to-End-Transparenz durch umfassende Prozessabbildung, -modellierung und -mining bietet. Es bringt jeden Schritt, jede Rolle und jedes System in eine einzige Ansicht, sodass Sie endlich die gesamte Reise und alle ihre Probleme an einem Ort sehen können.
In einem Fall hat beispielsweise ein globales Finanzdienstleistungsunternehmen seinen gesamten Handelsprozess von der Front-Office-Anfrage bis zur Back-Office-Abwicklung mit iGrafx abgebildet. Diese Übung deckte schnell zahlreiche versteckte Ineffizienzen auf, wie z. B. Unterbrechungen im Datenfluss, die Fehler und Verzögerungen verursachten.
Zum ersten Mal hatte das Team ein Top-Level-Bild des gesamten Prozesses, das es ihm ermöglichte, genau zu erkennen, wo etwas schief lief und worauf sich die Verbesserungsbemühungen konzentrieren sollten.
Risikofreie Prozessoptimierung
Sobald Sie Einblick in Ihre Prozesse haben, besteht der nächste Schritt darin, etwas Besseres zu entwerfen und zuversichtlich zu sein, dass es funktioniert. Hier kommen die Simulation und das Konzept eines digitalen Zwillings Ihres Prozesses ins Spiel. Mit iGrafx Process360 Live können Sie ein virtuelles Modell eines Prozesses (einen “digitalen Zwilling”) erstellen und realistische Simulationen durchführen, um Änderungen zu testen, bevor Sie sie in der realen Welt umsetzen.
Durch digitales Experimentieren können Sie die optimalen Verbesserungen finden, ohne die derzeit laufenden Prozesse zu gefährden, und Ergebnisse wie Zykluszeitverkürzung und Kosteneinsparungen oder Kapazitätserhöhungen vorhersagen.
So wandte sich beispielsweise ein großes Krankenhaus an iGrafx, um die Arbeitsabläufe im Patientenservice zu verbessern. Dieses Krankenhaus hatte Schwierigkeiten, die Wartezeiten der Patienten zu verkürzen, was sich negativ auf die Einnahmen auswirkte, die es generieren konnte. Mit Hilfe von iGrafx erstellte das Prozessteam ein detailliertes digitales Modell der Patientenaufnahme- und Pflegeprozesse und wandte parallel die Six-Sigma-Analyse an. Sie fanden zum Beispiel heraus, dass das Hinzufügen einer Triage-Krankenschwester zu Beginn des Prozesses und die Anpassung der Personalpläne die Zykluszeiten der Patienten drastisch verbessern können. Um diese Ideen zu validieren, führte das Team iGrafx-Simulationen zusammen mit statistischen Tools (Minitab) durch, die es ihnen ermöglichten, verschiedene Was-wäre-wenn-Szenarien zu modellieren und die Auswirkungen auf Wartezeiten und Arbeitslasten zu ermitteln. Dieser datengesteuerte Ansatz beseitigte das Rätselraten; Bevor sie irgendwelche Veränderungen im Krankenhaus vornahmen, wussten sie, welche Verbesserungen die größte Wirkung haben würden.
Die Simulationen erwiesen sich als richtig. Das Krankenhaus setzte die empfohlenen Änderungen um (Hinzufügen der Triage-Krankenschwester, eines zusätzlichen Anbieters während der Stoßzeiten und anderer Personaländerungen) und sah sofortige Ergebnisse. Die Rate der Patienten, die das Krankenhaus ohne Behandlung verlassen – ein wichtiger Frustrationspunkt – sank um 50 %, was auf einen viel schnelleren Service und eine enorme Steigerung der Kundenzufriedenheit hindeutet.
Dieses Beispiel zeigt, wie leistungsfähig ein digitaler Zwilling für Ihren Betrieb ist. Die Simulations-Engine von iGrafx kann reale Variabilität (z. B. Patientenankunftsraten oder Maschinenausfallzeiten oder Nachfragespitzen) berücksichtigen und Ihnen zeigen, wie sich vorgeschlagene Änderungen auswirken werden. Sie können das Hinzufügen von Personal, das Neuanordnen von Aufgaben oder eine beliebige Anzahl von Anpassungen testen und sofort die Auswirkungen auf Zykluszeit, Kosten und Leistung sehen.
Indem sie zunächst die Geschäftsprozesse in der virtuellen Welt optimieren, vermeiden Unternehmen kostspielige reale Trial-and-Error-Experimente. Wie das Krankenhaus erkannte, ermöglichte dies intelligentere Entscheidungen, die den Betrieb rationalisierten und den Umsatz steigerten.
Kontinuierliche Prozessverbesserung durch Echtzeitüberwachung und Einblicke
Führende Unternehmen verfolgen einen kontinuierlichen Ansatz zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Process360 Live unterstützt dies mit Echtzeitüberwachung, Performance-Dashboards und Analysen, die Ihnen helfen, nachhaltige Gewinne zu erzielen und neue Chancen proaktiv zu identifizieren.
Mit iGrafx können Sie Ihre Prozesse, sobald sie abgebildet, verbessert und bereitgestellt sind, nicht nur beiseite legen. Mit Hilfe von Prozess-Mining können Teams auf robuste Prozessüberwachungs- und Analysefunktionen zugreifen. Sie können Key Performance Indicators (KPIs) für jeden Prozess in Echtzeit verfolgen. Wenn ein Prozess aus der Spezifikation herauszudriften beginnt oder sich ein Rückstand aufbaut, macht das System ihn sichtbar. Manager können beispielsweise erkennen, ob ein bestimmter Schritt zu lange dauert oder ob ein Compliance-Checkpoint fehlschlägt. Das bedeutet, dass Sie aufkommende Engpässe oder Compliance-Risiken frühzeitig erkennen können, bevor sie sich zu großen Problemen entwickeln.
Darüber hinaus fördert die Process360 Live-Plattform die Zusammenarbeit zwischen der IT, den Prozessexzellenz-Teams und den Geschäftsbereichen. Alle Beteiligten können mit denselben Live-Prozessmodellen arbeiten, Probleme identifizieren, Verbesserungen vorschlagen und die Auswirkungen simulieren, wodurch eine leistungsstarke Feedbackschleife für Verbesserungen entsteht.
Es ist üblich, KPI-Dashboards für Prozessverantwortliche einzurichten, damit sie visuell verfolgen können, wie sich Änderungen auf die Leistung auswirken. Wenn eine neue Verordnung auf den Markt kommt oder eine Marktverschiebung eine Prozessänderung erfordert, können Sie das Modell in Process360 Live schnell anpassen, die Änderung an alle Benutzer kommunizieren, sicherstellen, dass sie übernommen wird, und die Einhaltung überwachen.
Standardisierung und Kontrolle von Prozessen für Compliance und Qualität
Bei der Verbesserung der Effizienz geht es nicht nur um Geschwindigkeit, sondern auch darum, die Dinge richtig und konsequent zu erledigen. In großen Unternehmen besteht eine der großen Herausforderungen darin, sicherzustellen, dass jede Abteilung, Region oder jedes Team die gleichen Best Practices befolgt und die gleichen Standards einhält. Dies ist ein weiterer Bereich, in dem Process360 Live glänzt. Es bietet eine zentrale Anlaufstelle für Ihr gesamtes Prozesswissen, Ihre Dokumentation und Ihre Geschäftsregeln, sodass Sie aktuelle Prozesse im gesamten Unternehmen standardisieren und Kontrollen einbauen können, um die Einhaltung von Vorschriften oder Qualitätsstandards sicherzustellen. Jeder hat Zugang zu derselben einzigen Quelle der Wahrheit darüber, “wie wir Dinge tun”, was Konsistenz und Verantwortlichkeit fördert.
Denken Sie an die Erfahrung eines großen Automobilzulieferers, der in mehreren Ländern tätig ist. Dieses Unternehmen musste strenge Qualitätsprozesse aufrechterhalten, um die Normen der ISO 9001 und der Automobilindustrie zu erfüllen, aber jede seiner europäischen Niederlassungen hatte ihre eigenen Prozesse und Verfahren auf leicht unterschiedliche Weise durchgeführt.
Sie führten Process360 Live als einheitliche Prozessmanagementlösung ein, um ihre Abläufe zu zentralisieren und zu harmonisieren. Während des Rollouts waren sie in der Lage, die bestehenden Prozesssysteme von sieben verschiedenen europäischen Niederlassungen in einem Repository zu konsolidieren. Alle Geschäftsprozesse, rund 250 Workflow-Diagramme und Hunderte von unterstützenden Dokumenten, wurden in der zentralen Datenbank der Plattform erfasst. Der Nutzen war unmittelbar: Nun konnte jeder Mitarbeiter und Manager über ein gemeinsames Portal auf relevante Prozessinformationen zugreifen, egal ob er sich in Deutschland, England, Italien oder anderswo befand. Dadurch war es möglich, einen konsistenten Satz von Prozessen über alle Regionen hinweg durchzusetzen.
Konformitätsprüfung
Ein weiterer Vorteil von Process360 Live ist die Möglichkeit, zu überwachen, ob die reale Prozessausführung einem entworfenen Prozess entspricht. Beispielsweise kann eine Finanzabteilung einen Kreditorenbuchhaltungs-Workflow modellieren, der einen bestimmten Schritt (z. B. eine Genehmigung) umfasst, und Prozess-Mining kann Teams überwachen und warnen, wenn dieser Schritt übersprungen wurde. Durch die Überprüfung des tatsächlichen Verhaltens anhand des erwarteten Prozesses können Teams Abweichungen, Ineffizienzen oder Bereiche mit Nichteinhaltung identifizieren und Problemen zuvorkommen, bevor sie negative Auswirkungen haben.
Erste Schritte mit betrieblicher Effizienz
Der Weg zu Prozessexzellenz und betrieblicher Effizienz erfordert keine massiven Umwälzungen. Unternehmen sehen in der Regel innerhalb weniger Wochen nach der Implementierung von iGrafx Process360 Live einen erheblichen Mehrwert.
So fangen Sie an:
- Beginnen Sie mit einem kritischen Prozess, der sichtbare Schmerzen verursacht. Vielleicht ist es Ihr Order-to-Cash-Zyklus, der das Betriebskapital bindet. Vielleicht ist es ein Kunden-Onboarding-Prozess, der zu Geschäftsverlusten führt. Oder es könnte sich um einen Compliance-lastigen Prozess handeln, bei dem Fehler schwerwiegende Folgen haben.
- Nutzen Sie Prozess-Mining und Prozessabbiuldung/Modellierung, um zu verstehen, was passiert. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass sich der tatsächliche Prozess erheblich von dem unterscheidet, was Sie dachten. Allein diese Offenbarung deutet oft auf schnelle Erfolge hin, die einen unmittelbaren Mehrwert liefern.
- Testen Sie Verbesserungen durch Simulation, bevor Sie sie implementieren. Dadurch wird das Risiko von Prozessänderungen beseitigt und das Vertrauen in Ihre Verbesserungen gestärkt.
- Überwachen Sie kontinuierlich, um sicherzustellen, dass Verbesserungen bestehen bleiben, und identifizieren Sie neue Möglichkeiten.
Transformieren Sie Ihre Abläufe mit Prozessintelligenz
Die Kluft zwischen Unternehmen, die sich auszeichnen, und solchen, die Schwierigkeiten haben, hängt zunehmend von der Prozesseffizienz ab. Während Ihre Konkurrenten Ressourcen für fehlerhafte Prozesse verschwenden, Reibungsverluste für Kunden verursachen und Mitarbeiter mit ineffizienten Prozessen frustrieren, können Sie einen nachhaltigen betrieblichen Vorteil aufbauen.
Process360 Live bietet Ihnen die Transparenz, Einblicke und Kontrolle, um die Art und Weise, wie die Arbeit in Ihrem Unternehmen erledigt wird, zu transformieren. Von der Auswertung Ihrer bestehenden Prozesse über die Simulation von Verbesserungen bis hin zur Überwachung der Leistung in Echtzeit bietet die Plattform alles, was Sie brauchen, um operative Exzellenz zu erreichen. Die Plattform ist auch so konzipiert, dass sie sich in Ihre bestehenden Systeme und Automatisierungstools integrieren lässt, sodass Sie Menschen, Prozesse und Technologien in einer reibungslos laufenden Maschine aufeinander abstimmen können.
Die Frage ist nicht, ob Sie es sich leisten können, in Prozessintelligenz zu investieren. Es geht darum, ob Sie es sich leisten können, es nicht zu tun. Jeden Tag, an dem Sie mit ineffizienten Prozessen arbeiten, lassen Sie Geld auf dem Tisch liegen, frustrieren Kunden und verschaffen Wettbewerbern einen Vorteil.
Wenn Sie bereit sind zu sehen, was eine moderne Process-Intelligence-Plattform leisten kann, laden wir Sie ein, eine personalisierte Demo zu buchen oder das iGrafx-Team zu kontaktieren. Lassen Sie uns Ihnen live und in Aktion zeigen, wie Sie Ihre Arbeitsabläufe transformieren, Ihre Mitarbeiter mit besseren Prozessen unterstützen und letztendlich Ihre Kunden mit effizienteren Abläufen begeistern können.