Wenn Sie hinter die Kulissen eines erfolgreichen Unternehmens blicken, werden Sie feststellen, dass sie die Produktivität maximieren, schnelle Entscheidungen treffen und Geschäftsprozesse optimieren.
Während Unternehmen in der Vergangenheit Geschäftsprozesse manuell bewerten mussten, ist Prozess-Mining heute mit der heutigen Technologie eine effektive Möglichkeit, Daten zu analysieren und zur Steigerung der betrieblichen Effizienz zu nutzen. Laut PEX berichten 90 % der Unternehmen, die Prozess-Mining implementiert haben, von positiven Ergebnissen.
Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht optimieren, könnten Sie Wachstum verpassen. In unserem vollständigen Leitfaden erfahren Sie, was Prozess-Mining bedeutet und warum es von Vorteil ist. Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie das Potenzial von Daten nutzen können, um Ihr Unternehmen auf langfristigen Erfolg vorzubereiten.
Was ist Prozess-Mining?
Prozess-Mining ist eine effektive Methode, um Ereignisprotokolldaten zu extrahieren und sie zum Verstehen, Überwachen und Verbessern von Geschäftsprozessen zu verwenden.
Prozess-Mining-Tools können genaue Darstellungen der tatsächlichen Prozessausführung erstellen, indem sie Daten aus Ihren Systemen nutzen. Diese 100%ige Transparenz ermöglicht es wichtigen Entscheidungsträgern, Ineffizienzen zu beseitigen und Prozesse zu rationalisieren. Es bedeutet auch, dass Teams Ist-Prozesse mit erwarteten oder optimalen Prozessmodellen vergleichen können.
Während Prozess-Mining bis in die 2000er Jahre zurückreicht, ermöglichen moderne Technologien und Algorithmen es Unternehmen heute, hochwertige Tools zu verwenden, die manuelles Data Mining überflüssig machen.
Untersuchungen von Fortune Business Insights schätzen, dass der Markt für Prozess-Mining-Software von heute 2,46 Milliarden US-Dollar auf unglaubliche 46,39 Milliarden US-Dollar im Jahr 2032 wachsen wird.
Wie funktioniert Prozess-Mining?
Alle Unternehmen arbeiten nach einer Reihe von Prozessen. Von der Neukundenakquise über die Erfüllung von Aufträgen bis hin zur Verwaltung der Finanzen werden Prozesse durch eine Reihe von Schritten definiert, die zu einem Abschlusspunkt führen.
Da wir uns auf Technologie verlassen, führt jeder Prozess zu einem digitalen Fußabdruck – auch bekannt als Ereignisprotokolldaten. Prozess-Mining nutzt diese Daten, um eine genaue Darstellung Ihrer Prozesse zu erstellen, Ineffizienzen aufzuzeigen und Entscheidungsträgern zu ermöglichen, proaktive Lösungen für Verbesserungen zu finden.
Automatisiertes vs. manuelles Prozess-Mining
Früher war das Geschäftsprozessmanagement eine mühsame Aufgabe, an der ein ganzes Team von Personen beteiligt war, die alle Bereiche des Betriebs eines Unternehmens manuell überprüfen mussten.
Alle Informationen, die aus dem Prozess-Mining gewonnen wurden, wurden in den Köpfen der Menschen und in den Systemen gespeichert, in denen die Prozesse untergebracht waren, was zu einem Mangel an Transparenz führte.
Prozess-Mining-Software bedeutet heute, dass Unternehmen jeder Größe ihre Effizienz bewerten und auf wettbewerbsintensiven Märkten konkurrieren können.
Lassen Sie uns untersuchen, warum die automatisierte Verarbeitung effektiver ist als die manuelle Prozesserkennung.
| Automatisiertes Prozess-Mining | Manuelle Prozessdatenermittlung |
| Die Software arbeitet in nur wenigen Minuten und ermöglicht es, Daten schnell zu erkennen und zu kartieren. | Das Verstehen und Abbilden von Prozessen dauert Stunden, Tage oder sogar länger. |
| Prozess-Mining-Software nutzt KI und andere fortschrittliche Technologien, um sicherzustellen, dass es keinen Raum für Fehler gibt. | Durch die manuelle Prozessdokumentation gibt es immer Raum für Fehler. Menschen können wichtige Informationen verpassen. |
| Bietet ein genaues Bild Ihrer Prozesse. | Es lässt sich nicht sagen, ob die manuelle Erfassung ein wahrheitsgetreues Bild aller Prozesse liefern kann. |
| Software kann es Ihnen ermöglichen, verschiedene Prozesse zu automatisieren und die Genauigkeit zu erhalten. | Die Automatisierung ist bei der manuellen Prozesserkennung eine größere Herausforderung und kann dazu führen, dass wichtige Schritte übersehen werden. |
| Durch den Einsatz automatisierter Prozess-Mining-Tools können Sie automatisch Prozessdefinitionsdokumente (PDD) erstellen. | Das manuelle Erstellen von PDDs kann Zeit und Geld in Anspruch nehmen. |
Warum ist Prozess-Mining wichtig?
Die Technologie hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, verändert und ermöglicht es ihnen, Prozesse zu rationalisieren und mehr Produktivität zu erzielen. Viele Aspekte des täglichen Betriebs sind jedoch für die wichtigsten Stakeholder nicht immer sichtbar.
Sei es aufgrund mangelnder Kommunikation und isolierter Abteilungen, mangelndem Verständnis, wie jeder Mitarbeiter seine Arbeit erledigt, oder unzureichender Datenerfassung und -analyse, Unternehmen haben oft keine ausreichende Transparenz. Prozess-Mining-Lösungen hingegen tauchen tief in Ihre Abläufe ein und sammeln wichtige Erkenntnisse.
Laut CIO Dive verlieren Unternehmen aufgrund ineffizienter Prozesse rund 1,3 Millionen US-Dollar pro Jahr. Sie denken vielleicht, dass Ihr bestehendes Prozessmodell linear ist, aber die Implementierung der richtigen Software kann Inkonsistenzen aufzeigen.
Die Vorteile von Prozess-Mining:
- Absolute Klarheit: Prozess-Mining stellt genau dar, wie jeder Prozess in Ihrem Unternehmen funktioniert, von Anfang bis Ende. Anstatt sich auf das Feedback des Teams zu verlassen und die Situation manuell zu bewerten, haben Sie konkrete Fakten.
- Datengesteuerte Entscheidungen: Wenn wichtige Stakeholder auf konkrete Informationen zugreifen können, können sie sich auf die Prozessverbesserung konzentrieren und die Produktivität steigern. Das Ergebnis? Zufriedenere Kunden und höherer ROI.
- Risikomanagement: Verstöße gegen Compliance-Gesetze können zu Reputationsschäden und rechtlichen Problemen führen. Prozess-Mining-Tools können bewerten, wie Ihre Prozesse mit Compliance-Richtlinien übereinstimmen, und Ihnen helfen, Änderungen vorzunehmen.
- Niedrigere Kosten: Wenn Sie bedenken, wie viel Zeit Ihr Team für den Betrieb aufwendet, wird schnell klar, dass diese Stunden an anderer Stelle genutzt werden könnten. Prozessautomatisierung bedeutet, dass sich Abteilungen auf andere Aufgaben konzentrieren können, was die Produktivität verbessert.
- Bleiben Sie wettbewerbsfähig: Prozess-Mining hilft Ihrem Unternehmen, einen Wettbewerbsvorteil zu erhalten, sei es durch proaktives Kundenbeziehungsmanagement, Systemtransformation oder praktische Ressourcenzuweisung.
- Kontinuierliche Verbesserungen: Durch die Implementierung der richtigen Softwarelösung können Sie die Prozesse in einzelnen Abteilungen oder in der gesamten organisatorischen Infrastruktur ständig überwachen und verbessern.
Prozess-Mining mit Automatisierung
Automatisierung bringt das Versprechen mit sich, die Arbeit schneller und effizienter zu machen und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sinnvollere Arbeit zu leisten. Die Automatisierung kann jedoch auch bestehende Probleme verschlimmern, indem sie die Geschwindigkeit, mit der sie auftreten, beschleunigt.
Prozess-Mining zeigt auf, wo Prozesse unterbrochen werden, und hilft dabei, den ROI der Automatisierung zu messen, um sicherzustellen, dass die Automatisierung zur richtigen Zeit an den richtigen Stellen eingesetzt wird, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen.
Laut Strategic Market Research nutzten 85 % der großen Unternehmen die RPA im Jahr 2022, und die Marktgröße wächst jährlich weiter.
Prozess-Mining mit BPM
Prozess-Mining und Geschäftsprozessmanagement (BPM) sind Ihr Dreamteam. Während Mining-Techniken Ermittlungsarbeit leisten, können Sie mit BPM-Tools wichtige Leistungsindikatoren identifizieren und ideale Prozesse für Ihr Unternehmen definieren.
Betrachten Sie sie als Blaupausen für das Erreichen besserer Geschäftsergebnisse. Die Kombination beider Lösungen bedeutet, dass Sie wissen, in welche Richtung Sie gehen müssen, sodass Mining-Tools nahtlose Geschäftsprozessinformationen liefern können.
Prozess-Mining-Schritte
Jetzt, da Sie wissen, wie Prozess-Mining funktioniert, ist es an der Zeit, zu enthüllen, wie es in Aktion aussieht. Wenn Sie neu im Bergbau sind, kann es einige Zeit dauern, bis Sie sich an die Software gewöhnt haben. Wenn Sie diese Prozess-Mining-Schritte befolgen, können Sie das Beste aus Ihrer Investition herausholen.
1: Datenerfassung
Prozess-Mining-Tools stützen sich auf die Daten in Ihren Quellsystemen wie ERPs, CRMs, HRMs und anderen, um visuelle Prozesslandkarten zu erstellen. Um schnell zu starten, können Ereignisprotokolldaten im CSV- oder Excel-Format aus Systemen extrahiert werden. Die einzigen Daten, die für den Einstieg erforderlich sind, sind eine Fall-ID (z. B. Auftrags-ID), eine Aktivität (z. B. ein erhaltener Auftrag) und ein Zeitstempel für die Aktivität.
Wenn Sie immer fortschrittlicher werden, können Sie APIs nutzen, um Live-Verbindungen zu diesen Systemen für eine kontinuierliche Prozessüberwachung und kontinuierliche Bewertungen zu erstellen. Sie können auch damit beginnen, neue Attribute hinzuzufügen (z. B. Auftragswert oder beteiligtes Vertriebsteam).
2: Entdeckung & Analyse
Sobald Sie die Daten für Ihre Prozesse haben, wird Ihnen eine visuelle Prozesslandkarte angezeigt, die den gesamten Prozess und alle verschiedenen Arten seiner Ausführung zeigt. Dies kann verwendet werden, um Hypothesen über Stärken oder Schwächen zu validieren und eine offenere Entdeckung von Prozessengpässen zu ermöglichen. Sie können dann tiefer einsteigen, um die Ursachen dieser Engpässe zu verstehen.
Wenn Sie beispielsweise Ihre Kunden-Onboarding-Prozesse untersuchen, kann die Prozesslandkarte zeigen, dass ein bestimmter Schritt, wie z. B. eine Hintergrundüberprüfung, zu lange dauert und den gesamten Prozess verlangsamt.
In dieser Phase können Sie auch die tatsächliche Prozessausführung mit definierten Best Practices vergleichen, um sicherzustellen, dass Richtlinien für Produktivität und Risikominderung eingehalten werden.
3: Optimierung
Die Prozessoptimierung ist der schwierigste Schritt, da Sie die datengesteuerte Analyse nutzen müssen, um Änderungen an Ihren Prozessen vorzunehmen, z. B. die Neuausrichtung von Teams oder die Implementierung von Automatisierung. Es ist am besten, sich zuerst auf kritische Prozesse zu konzentrieren, da diese oft die größten Auswirkungen auf das Geschäft haben.
4: Monitoring
Die Investition in fortschrittliche Prozess-Mining-Lösungen bedeutet, dass Sie die Vorteile einer ständigen Überwachung ohne menschliches Eingreifen nutzen können. Das Tool gibt Warnungen aus, wenn Probleme vorhergesagt werden, indem es einen kontinuierlichen Datenstrom aus Ihren Systemen in Echtzeit analysiert, während Ihre Prozesse ausgeführt werden. So wird sichergestellt, dass Probleme rechtzeitig oder idealerweise schon vor ihrem Auftreten behoben werden.
Beispiele für Prozess-Mining in der Praxis
Während Prozess-Mining-Lösungen auf die meisten Prozesse in allen Geschäftstypen und Branchen anwendbar sind, erfahren Sie hier, wie einige Branchen sie nutzen, um Prozesse zu optimieren, schnelle Entscheidungen zu treffen und ihr Endergebnis zu verbessern.
Die Gesundheitsbranche
Gesundheitsdienstleister wissen, dass die Patientenerfahrung der Schlüssel zu ihrem Erfolg ist, aber Abteilungssilos, strenge Datenschutzbestimmungen und eine sich ständig verbessernde Technologielandschaft können den Betrieb verlangsamen. Prozess-Mining kann dazu beitragen, die Kommunikation und optimierte Prozesse zu fördern, die Effizienz zu verbessern und Risiken zu minimieren.
Prozess-Mining kann:
- Verbessern Sie die Patientenversorgung
- Unterstützung des klinischen Workflow-Managements
- Ressourcen schonen
- Compliance sicherstellen
- Reduzieren Sie das Betrugsrisiko
Die Finanzindustrie
Unternehmen im Finanzsektor wissen, dass Genauigkeit und Effizienz für ihr Überleben unerlässlich sind. Da es sich um eine der am stärksten regulierten Branchen handelt, können kleine Prozesslücken zu schwerwiegenden finanziellen und reputationsschädigenden Auswirkungen führen.
Prozess-Mining kann dabei helfen:
- Compliance sicherstellen
- Optimieren Sie die Prozesse für die Anwendung von Finanzprodukten
- Beschleunigen Sie das Kunden-Onboarding
- Erhöhen Sie die Sicherheit
- Erleichtern Sie die Entscheidungsfindung
Konsumgüter
Unternehmen, die sich auf die Herstellung und Bereitstellung von Konsumgütern spezialisiert haben, sind auf Effizienz in ihren Abläufen angewiesen. Eine geringfügige Unterbrechung kann sich auf die gesamte Lieferkette auswirken, was zu einer schlechten Kundenzufriedenheit und Kundenbindung führt.
Die Implementierung von Prozess-Mining-Techniken wird:
- Heben Sie Engpässe in der Lieferkette hervor
- Kundenzufriedenheit sicherstellen
- Verbessern Sie die Qualitätskontrolle
- Erhöhen Sie die Kundenbindung
- Beseitigen Sie Ineffizienzen
Prozess-Mining im Vergleich zu Prozessntelligenz
Prozess-Mining ist eine wichtige Technologie für Unternehmen, um zu verstehen, was mit ihren Systemen und betrieblichen Prozessen passiert, aber es ist eine Teilmenge der Prozessintelligenz. Prozessintelligenz nutzt diese Prozesseinblicke, um optimierte Prozesse für den zukünftigen Zustand zu definieren und zu implementieren
Stellen Sie sich vor, Sie testen ein Auto. Prozess-Mining würde die Leistung des Fahrzeugs bewerten und Ineffizienzen aufzeigen, z. B. wie lange es dauert, von 0 auf 60 Meilen pro Stunde zu kommen. Es würde auch auf die Ursache für Langsamkeit hinweisen, wie z. B. den Motor oder das Getriebe.
Prozessintelligenz würde helfen, einen besseren Motor zu entwerfen und seine hypothetische Leistung zu testen und dann den Motor tatsächlich zu bauen.
Prozess-Mining im Vergleich zu Task-Mining
Prozess-Mining und Task-Mining funktionieren ähnlich, aber es gibt einige wichtige Unterschiede. Beides ist jedoch zentral, um die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens zu verstehen und so für mehr Effizienz zu sorgen. Hier sind die Hauptunterschiede zwischen Prozess-Mining und Task-Mining:
- Fokus: Prozess-Mining identifiziert und analysiert ganze Geschäftsprozesse, während Task-Mining einzelne Prozesse überwacht. Sein Hauptzweck besteht darin, zu bewerten, wie Mitarbeiter mit Aufgaben umgehen, und Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
- Datenerfassung: Prozess-Mining sammelt Daten aus Ereignisprotokollen, aber Task-Mining nutzt Desktop-Interaktionsdaten, einschließlich Tools für die Zusammenarbeit, E-Mails, Screenshots und Tastenanschläge.
- Zweck: Während Prozess-Mining alle Workflows und Systeme auswertet, identifiziert Task-Mining Schwachstellen für einzelne Aufgaben. Wenn beispielsweise das Tippen von E-Mails viel Zeit in Anspruch nimmt, kann dies ein Kandidat für die Implementierung von GenAI sein.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Implementierung von Prozess-Mining?
Das Tolle an Prozess-Mining ist, dass es sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme einfügen lässt, unabhängig davon, in welchem Stadium der Prozessreife Sie sich befinden. Wenn jedoch eine der folgenden Initiativen auf Sie zutrifft, ist dies ein hervorragender Zeitpunkt, um Prozess-Mining-Lösungen zu erkunden:
✔ Rationalisierung von Abläufen in allen Abteilungen
✔ Identifizieren, wo Ihr Unternehmen Geld verliert
✔ Starten Sie eine Fusion oder erweitern Sie Ihr Geschäft
✔ Steigerung der Mitarbeiterproduktivität
✔ Migrieren von Systemen
✔ Risikomanagement und Konformitätsprüfung
Sind Sie bereit, Prozess-Mining zu vereinfachen?
Prozess-Mining ist für Unternehmen, die wachsen, skalieren und Geld sparen wollen, von entscheidender Bedeutung. Da der Wettbewerb in allen Branchen weiter zunimmt, kann die Investition in fortschrittliche Prozess-Mining-Lösungen den Platz Ihres Unternehmens in der Zukunft sichern.
Wenn Sie erfahren möchten, wie unser Prozess-Mining kleinen, mittleren und großen Unternehmen hilft, buchen Sie noch heute eine kostenlose Demo mit iGrafx. Unsere Experten helfen Ihnen gerne dabei, Ihre bestehenden Prozesse zu erkunden und proaktive Lösungen zu finden.
Häufig gestellte Fragen
Was sind die drei wichtigsten Prozess-Mining-Techniken?
Die drei Haupttechniken sind:
- Discovery: Entdeckt und analysiert Prozesse und versteht, wie sie funktionieren.
- Conformance Checking: Performance-Analyse eines bestehenden Prozessmodells mit dem tatsächlichen Prozess, um die Compliance zu gewährleisten und Abweichungen zu beseitigen.
- Verbesserung: Kombiniert und nutzt Erkenntnisse aus der Erkennung und Konformitätsprüfung, um Prozesse zu optimieren.
Ist Prozess-Mining teuer?
Prozess-Mining ist eine Investition, aber die richtige Prozess-Mining-Software analysiert komplexe Prozesse und liefert wertvolle Erkenntnisse.
Die anfänglichen Kosten für Software können im Vergleich zur manuellen und subjektiven Dokumentation von Prozessen viel Geld und Ressourcen sparen, was es zu einer klugen Entscheidung macht, wenn Ihr Ziel darin besteht, Prozesse zu rationalisieren und zu automatisieren.
Wenn Sie unsere Software ausprobieren möchten, können Sie eine kostenlose Testversion nutzen, mit der Sie sie testen können, bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Ist Prozess-Mining die Zukunft?
Es verändert die Art und Weise, wie Unternehmen heute mit betrieblicher Effizienz und Produktivität umgehen. Unsere datengetriebene Gesellschaft zwingt Unternehmen jeder Größe, Echtzeitinformationen zu nutzen, um intelligente Entscheidungen zu treffen.
Die Identifizierung von Engpässen und Ineffizienzen kann möglicherweise gleiche Wettbewerbsbedingungen schaffen und es kleineren Unternehmen ermöglichen, wettbewerbsfähig zu sein. Am wichtigsten ist, dass Prozess-Mining-Tools in andere Technologien integriert werden können, die die Nadel bewegen, einschließlich BPM, Simulation, Automatisierung und KI.