Wie iGrafx die Prozessabbildung und -modellierung unterstützt

In vielen Organisationen werden Prozessinformationen in Excel-, Word-, PPT- oder Visio-Dateien gespeichert, Stammeswissen ist in den Köpfen der Menschen eingeschlossen und verschiedene Teams gehen die gleiche Arbeit auf völlig unterschiedliche Weise an. Wenn Prüfer einen Nachweis über Kontrollen verlangen, haben Sie Schwierigkeiten, die erforderlichen Unterlagen zusammenzustellen, und wissen möglicherweise nicht, ob die Dokumente, die Sie haben, aktuell sind. Wenn Führungskräfte versuchen, die Effizienz zu verbessern, weiß niemand, wie der “Ist-Zustand” aussieht.

Hier kommt iGrafx Process360 Live ins Spiel. Durch die Kombination von Prozessabbildung mit umfassender Prozessmodellierung an einem zentralen und kontrollierten Ort verwandelt es Chaos in Klarheit und schafft ein einziges, genaues Aufzeichnungssystem, das Prozessverbesserungen vorantreibt und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt.

Die versteckten Kosten einer schlechten Prozessdokumentation

Wenn Prozesse nicht ordnungsgemäß dokumentiert werden, treten mehrere kostspielige Probleme auf:

• Erhöhtes Risiko: Prozesse werden anfällig für menschliche Fehler, was zu inkonsistenten Ergebnissen und potenziell kostspieligen Fehlern führt.
• Reduzierte Produktivität: Die Mitarbeiter sind gezwungen, sich auf das zu verlassen, woran sie sich erinnern oder was sie leicht über den Prozess finden können, was den Betrieb verlangsamt, die Redundanz erhöht und die Gesamtproduktivität behindert.
• Geringere Effizienz: Es wird fast unmöglich, Ineffizienzen zu lokalisieren, was Ihre Fähigkeit behindert, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Leistung zu verbessern.
• Behinderte Compliance: Der Nachweis der Compliance wird zu einer Herausforderung, die das Risiko von Strafen erhöht und Audits zu einem stressigen und zeitaufwändigen Unterfangen macht.

Diese Probleme verschlimmern sich im Laufe der Zeit, verlangsamen das Wachstum, erhöhen das Risiko und frustrieren sowohl Mitarbeiter als auch Kunden.

Intelligentere Prozessabbildung

Prozess-Mapping bietet visuelle Darstellungen von Geschäftsprozessen, die einen Überblick über einen Prozess auf hoher Ebene geben sollen. Mit Karten verstehen die Beteiligten die wichtigsten Schritte und Abläufe, was es einfacher macht, verbesserungswürdige Bereiche aufzudecken.

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Process360 Live die Prozessabbildung unterstützt:

BPMN-Unterstützung: Diagrammprozesse mit standardisierter, branchenweit anerkannter BPMN 2.0-Notation, mit automatischen Formen und Linien, die auf umfangreichen Regeln basieren, und integrierter Regelprüfung. Sie können sogar ein SOP-Dokument (Standard Operating Procedure) hochladen, und Pia+ (GenAI Process Intelligence Assistant) von iGrafx erstellt sofort ein voll funktionsfähiges BPMN-Diagramm.

Wertstromanalyse: Nutzen Sie die Wertstromanalyse mit vorgefertigten Vorlagen oder Ihren eigenen Vorlagen, um klare und genaue VSMs zu erstellen. Das VSM erfasst Daten wie Taktzeit, Daten zu einzelnen Schritten und Inventurpunkten, etc.; Das Diagramm führt Zeitleistenberechnungen für Sie durch. Dies hilft Unternehmen, den End-to-End-Prozess schnell und einfach zu visualisieren und zu analysieren, was es einfacher macht, Verschwendung zu erkennen, Abläufe zu verbessern und den Kundennutzen sicherzustellen. Sie haben auch eine zentrale elektronische Version, an der Sie einfach zusammenarbeiten und die Sie aktualisieren können. Keine Sorge, dass Stickies von einem Blatt Papier fallen.

Journey Mapping: Erstellen Sie schnell Journey-Maps mit den erforderlichen Formen, Swimlanes und/oder Schnitten. Das bedeutet, dass Teams das Kundenerlebnis über alle Momente und Berührungspunkte hinweg visualisieren und so Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren können.

Hierarchische Zuordnungen: Erstellen Sie mehrstufige Prozesszuordnungen, die es Teams ermöglichen, komplexe Prozesse in Unterprozesse zu unterteilen, die als Referenz aus der übergeordneten Abbildung dienen oder separat dargestellt werden können. Dies hilft Unternehmen, Beziehungen, Verantwortlichkeiten und Prioritäten in einer Organisation oder einem Prozess leicht zu verstehen.

Prozessmodellierung: Hinzufügen von Unternehmenskontext / Digitaler Zwilling

Die Prozessmodellierung mit Process360 Live erstellt ein reichhaltiges, dynamisches und detailliertes Darstellungsmodell (oder Elemente eines “digitalen Zwillings”), das zeigt, wie der Prozess im Kontext des gesamten Geschäftsumfelds funktioniert. Prozessmodelle helfen Benutzern, Prozesse in der gesamten Organisation zu analysieren und Berichte darüber zu erstellen. Prozesse werden zu einem langfristig wiederverwendbaren Asset, das die Prozessverbesserung und das Prozessmanagement in Ihrem Unternehmen vorantreiben kann.

Zu den Funktionen gehören:

• Hängen Sie Rollen und Systeme an, damit Eigentumsverhältnisse und IT-Abhängigkeiten kristallklar sind.
• Betten Sie Risiken und Kontrollen direkt in das Prozessmodell ein und integrieren Sie sie in GRC-Systeme (Governance, Risk, Compliance) und Risikobewertungs-Frameworks.
• Verfolgen Sie Metriken wie Zykluszeit, Kosten, Durchsatz oder Fehlerraten und verknüpfen Sie sie direkt mit Prozessen.
• Verwenden Sie wiederverwendbare “Unternehmensobjekte” (Prozesse, Rollen / Organisationen und andere “Akteure”, Systeme, Inputs/Outputs, Risiken, KPIs usw.) über mehrere Prozesse hinweg, um Zeit zu sparen und alles konsistent zu halten.
• Führen Sie aussagekräftige Berichte für die von Ihnen erstellten Informationen durch. Durchführung von Gap-Analysen, GRC-Berichten (Risiko/Kontrolle) für Audits und Compliance, Verständnis der Auswirkungen von Systemupdates usw.

Das Ergebnis ist eine dynamische Darstellung Ihrer Abläufe, die weitaus leistungsfähiger ist als statische Flussdiagramme oder isolierte SOPs.

Ein zentralisiertes Prozess-Repository

Mit Process360 Live werden alle prozessbezogenen Informationen in einem zentralen Hub dokumentiert, gespeichert und verwaltet. Diese einzige Quelle der Wahrheit ermöglicht viele Vorteile:

• Standardisierung: Bietet eine einzige, zugelassene Quelle für eine konsistente Prozessausführung im gesamten Unternehmen.
• Prozessverbesserung: Erleichtert die Analyse, die Identifizierung von Werten oder Engpässen und die Implementierung von Best Practices durch zentralisierte Prozessdokumentation.
• Produktivität: Bietet einfachen Zugriff auf Prozesswissen, reduziert den Zeitaufwand für die Suche nach Informationen und ermöglicht eine effiziente Aufgabenerledigung.
• Governance: Stärkt die Governance, indem es eine klare Verantwortlichkeit ermöglicht, die Einhaltung von Vorschriften durchsetzt und Prüfpfade für die Prozessausführung bereitstellt.

Die integrierte Prozesslebenszyklus-Governance stellt Folgendes sicher:

• Versionskontrolle mit vollständiger Änderungshistorie.
• Überprüfungs- und Genehmigungszyklen, um die Dokumentation korrekt zu halten.
• Kollaborationstools, mit denen Mitarbeiter Diagramme direkt kommentieren und Verbesserungen vorschlagen können.

Dies macht Ihre Prozessdokumentation zu einer lebendigen, sich entwickelnden Ressource und nicht zu einem staubigen Ordner, dem niemand vertraut.

Ergebnisse aus der Praxis: Schnellere Verbesserungen und weniger Überraschungen

Schauen wir uns zwei Unternehmen an, die mit iGrafx Process360 Live einen Mehrwert realisieren.

Bank- und Finanzwesen

Ein Finanzdienstleistungsunternehmen hatte Schwierigkeiten, die komplexen Prozesse über mehrere Geschäftsbereiche hinweg zu verstehen und zu visualisieren. Mit Hilfe von End-to-End-Prozesslandkarten hatten sie endlich die Transparenz und die Einblicke, die sie brauchten.

“Zum ersten Mal gab es ein Bild auf höchster Ebene, wie das Unternehmen funktioniert”, bemerkte eine Führungskraft, nachdem sie einen geschäftskritischen Prozess abgebildet hatte. Mit dieser Transparenz deckten sie redundante Schritte und Nacharbeitsschleifen auf, die sich in Silos versteckt hatten.

Die Behebung dieser Probleme führte zu einer Reduzierung der manuellen Bearbeitungszeit um mehr als 60 %, was zu Einsparungen von etwa 400.000 € pro Jahr bei den Betriebskosten führte. Kurz gesagt, das Mapping machte die unsichtbaren Ineffizienzen sichtbar.

Herstellung & Compliance

Ein weltweit tätiger Hersteller sah sich häufig mit Audits konfrontiert, weil er die Einhaltung der Vorschriften nicht effektiv nachweisen konnte. Es fehlte an der notwendigen Prozessdokumentation und dem Nachweis, dass angemessene Kontrollen vorhanden waren. Sie nutzten Process360 Live, um ihre Prozesse zu modellieren und zu standardisieren und dann Risiken und Kontrollen in die Modelle einzubetten.

Das Unternehmen ging von der Mühe bei Audits dazu über, alle Prozesse und Kontrollen zur Hand zu haben. Tatsächlich sahen sie nach der Einführung von iGrafx “weitaus weniger Abweichungen” bei den Audits und eine deutlich höhere Konformität mit ihren ISO-Standards im gesamten Unternehmen. Durch die Verknüpfung von Prozessen mit denselben Kontrollen und Richtlinien in einem System fiel nichts durch die Maschen. Die Audit-Vorbereitung, die früher Wochen dauerte, wurde zu einer schnellen Überprüfung des zentralen Dashboards.

Sind Sie bereit, Ihre Prozessdokumentation zu reparieren?

Process360 Live bietet Ihnen die Tools, mit denen Sie Prozesse schnell erfassen, mit Kontext modellieren und mit integrierter Governance auf dem neuesten Stand halten können. Anstelle von verstreuten Dokumenten und veralteten SOPs verfügen Sie über ein einziges, vertrauenswürdiges Aufzeichnungssystem, das die Effizienz und Compliance fördert.

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