In einer Branche, in der hauchdünne Margen, strenge Vorschriften und explodierende Patientenerwartungen aufeinanderprallen, brauchen Führungskräfte im Gesundheitswesen jeden Vorteil, den sie sich verschaffen können.
Hier kommt der digitale Zwilling auf Prozessebene ins Spiel: ein datengesteuertes Live-Modell der Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens, das versteckte Engpässe, Verschwendung und Compliance-Lücken erkennt, bevor sie Sie Millionen kosten.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Process360 Live-Plattform von iGrafx die Patientenaufnahme, die Abrechnung, die Medikamentenverabreichung und vieles mehr transformiert und Anbietern dabei hilft, Kosten zu senken, den Durchsatz zu steigern und die Versorgungsqualität zu verbessern, ohne Unterbrechungen in der realen Welt zu riskieren.
Funktionsweise von digitalen Zwillingen auf Prozessebene
Die Technologie des digitalen Zwillings spiegelt wider, wie die Arbeit Schritt für Schritt, System für System, Person für Person abläuft, und zeigt dann, wo sich Verzögerungen, Verschwendung oder Risiken verbergen.
Dieses lebendige Modell basiert auf echten Daten aus den Systemen, die Ihr Unternehmen bereits verwendet, sowie auf dem Fachwissen Ihrer Fachexperten (SMEs) und erfasst alle Prozesse, Rollen und Kontrollen, die den Betrieb am Laufen halten .
Die Process360 Live-Plattform von iGrafx ist eine bemerkenswerte Technologie für digitale Zwillinge. Es ermöglicht Gesundheitsdienstleistern, reale Prozessausführungsdaten zu nutzen, ihre End-to-End-Prozesse zu modellieren und „Was-wäre-wenn“-Simulationen und prädiktive Analysen durchzuführen, damit Teams datengestützte Entscheidungen treffen können, die den Betrieb verbessern und Probleme wie Engpässe ohne kostspieliges Ausprobieren beheben können.
Warum digitale Zwillinge für die operative Exzellenz im Gesundheitswesen wichtig sind
Prozesse im Gesundheitswesen, von der Eincheckung eines Patienten bis zur Bearbeitung eines Versicherungsanspruchs, umfassen oft viele Schritte, Übergaben und komplexe Regeln. Ineffizienzen in diesen Prozessen können zu längeren Wartezeiten, höheren Kosten, frustriertem Personal und sogar zu einer beeinträchtigten Patientenversorgung führen.
Ein digitaler Zwilling bietet eine datengetriebene Möglichkeit, diese Prozesse zu visualisieren und zu verbessern.
Durch die Erstellung eines dynamischen Modells eines betrieblichen Workflows können Teams Änderungen simulieren, Engpässe identifizieren und Ergebnisse prognostizieren, bevor sie Änderungen in der realen Welt implementieren. Diese Fähigkeit ist von unschätzbarem Wert im Gesundheitswesen, wo das Testen von Änderungen in Live-Umgebungen riskant oder störend sein kann.
Die Technologie des digitalen Zwillings ist im Gesundheitswesen wichtig, da sie direkt auf die wichtigsten Ziele der operativen Exzellenz abzielt:
Niedrigere Kosten
Betriebliche Verschwendung, wie z. B. redundante Schritte, Verspätungen oder falsch zugewiesene Ressourcen, können die Kosten im Gesundheitswesen in die Höhe treiben. Gesundheitsdienstleistern fehlt es oft an Transparenz in den Abläufen, was die Entscheidungsfindung behindert. Mit einer umfassenden Sicht auf die Prozesse können Unternehmen Echtzeitdaten analysieren und zukünftige Änderungen simulieren, um die genauen Auswirkungen einer Änderung zu verstehen – und so sicherzustellen, dass Verbesserungen Zeit und Geld sparen.
Process Mining analysiert detaillierte Systemdaten, die Kosteninformationen enthalten können, die auf Personen- oder Rollenebene oder insgesamt für die ausgeführte Arbeit analysiert werden können. Sie können Bereiche identifizieren, in denen Schulungen oder andere Maßnahmen die Kosten senken können. Die Prozesssimulation ermöglicht es Ihnen, Ressourcen- und andere Kosten zu verstehen und die Auswirkungen vorgeschlagener Änderungen auf Kostenfaktoren (und andere) Faktoren zu erkennen.
Erhöhter Durchsatz und Effizienz
Durch das Mining oder Simulieren von Prozessen und das virtuelle Experimentieren können Gesundheitsdienstleister Wege finden, mehr Patienten zu behandeln oder mehr Transaktionen mit denselben Ressourcen zu verarbeiten. Von der Identifizierung von Engpässen oder Prozessabweichungen über die Optimierung des Patientenflusses bis hin zur effizienten Personalzuweisung und der Rationalisierung von Verwaltungsprozessen kann ein digitaler Zwilling sicherstellen, dass Prozesse mit maximaler Leistung ausgeführt werden.
Konsistenz und Servicequalität
Variabilität in der Art und Weise, wie Prozesse ausgeführt werden, kann zu Fehlern oder ungleichen Ergebnissen führen. Digitale Zwillinge im Gesundheitswesen tragen zur Standardisierung von Abläufen bei, indem sie Best-Practice-Arbeitsabläufe modellieren. Sobald ein hocheffizienter und effektiver Prozess modelliert ist, kann er als Vorlage für alle Abteilungen oder Einrichtungen dienen, um sicherzustellen, dass jeder Patient oder jeder Anspruch mit dem gleichen Maß an Exzellenz behandelt wird.
Kurz gesagt, digitale Zwillinge machen die Kunst der Prozessverbesserung zu einer Wissenschaft. Sie bieten eine einzige, datenreiche Sicht auf komplexe Abläufe im Gesundheitswesen von Anfang bis Ende und ermöglichen es Unternehmen, Effizienz mit Sicherheit und Compliance in Einklang zu bringen.
In den folgenden Abschnitten untersuchen wir, wie digitale Zwillinge derzeit im Gesundheitswesen eingesetzt werden und welche Vorteile sich daraus ergeben.
Wie digitale Zwillinge operative Exzellenz im Gesundheitswesen liefern
Rationalisierung des Patientenflusses: von der Aufnahme bis zur Entlassung
Eine der wirkungsvollsten Anwendungen von digitalen Zwillingen im Gesundheitswesen ist die Verbesserung des Patientenflusses. Der Weg eines Patienten durch die Gesundheitseinrichtung von der Ankunft (Aufnahme) bis zur Entlassung.
Dies umfasst die Bearbeitung von Aufnahmen, Versetzungen zwischen den Einheiten und Entlassungsverfahren. Ineffizienzen in dieser Kette können zu langen Wartezeiten, Überfüllung und schlechten Patientenerfahrungen führen.
Kinobesuche
Berücksichtigen Sie die Zulassungen. Dabei geht es um das Sammeln von persönlichen Daten, das Zuweisen von Räumen und erste Beurteilungen. Engpässe geben hier den Ton für das gesamte Erlebnis an.
Abhängig von den verfügbaren Systemdaten kann der Prozess ausgenutzt werden, um den tatsächlich stattfindenden Prozess zu validieren und die Prozessleistung auf der Grundlage realer Daten zu analysieren. Unabhängig davon hilft ein virtuelles Modell des Zulassungsverfahrens dabei, genau zu bestimmen, wo Verzögerungen auftreten. Krankenhausverwalter können dann aussagekräftige „Was wäre, wenn?“-Fragen stellen.
- „Was ist, wenn wir während der Stoßzeiten einen weiteren Registrierungsbeamten hinzufügen? Werden sich die Wartezeiten deutlich verringern?“ Oder
- „Was wäre, wenn wir einen Selbstbedienungskiosk für die Formulareingabe einführen?“
Durch das Experimentieren innerhalb des digitalen Zwillings (des Simulationsmodells) können sie die optimale Personalausstattung und das optimale Workflow-Design finden. Ein Simulationsmodell kann sogar für zukünftige Vorhersagen verwendet werden. Was ist zum Beispiel, wenn unsere Patientenbelastung im nächsten Jahr um 10 % steigt oder ein Ereignis einen plötzlichen Anstieg der Einweisungen verursacht? Wie wird der Prozess ablaufen, und was können wir tun, um reaktionsschnell, sicher und konform zu bleiben?
Ein konkretes Beispiel kommt von einem unserer Kunden. Ihr Team nutzte die Prozessmodellierungs- und Simulationstools iGrafx (Teil der iGrafx Process360 Live-Plattform), um einen aufnahmebezogenen Arbeitsablauf in der Frauenklinik zu analysieren. Die Simulation des Intermediate Care Center (ICC) für Frauen zeigte die Hauptverursacher der Wartezeit und testete mögliche Lösungen.
Zu den Empfehlungen aus der Analyse des digitalen Zwillings gehörten: das Hinzufügen einer Triage-Krankenschwester zu Beginn, um die Patienten schnell zu beurteilen, das Hinzufügen eines zusätzlichen Anbieters (Arzt oder Krankenschwester) zur Bewältigung der Patientenlast und die Erweiterung der Verfügbarkeit eines Finanzberaters, um den Entlassungspapierkram für die Patienten zu beschleunigen.
Alle diese Änderungen wurden zunächst im Modell überprüft, um ihre Auswirkungen auf die Wartezeiten der Patienten zu sehen. Nach der Implementierung dieser Änderungen reduzierte das Unternehmen die Rate, mit der Patienten vor der Behandlung abbrachen, um 50 % und generierte durch verbesserte betriebliche Effizienz neue Einnahmen in Höhe von rund 1 Million US-Dollar.
Patientendurchsatz und Entlassung
Die Reise eines Patienten endet nicht mit der Aufnahme. Wie sie die Behandlungseinheiten durchlaufen und wie effizient sie entlassen werden, bestimmt ebenfalls die Betriebsleistung. Digitale Zwillinge werden auch verwendet, um diese späteren Phasen des Patientenflusses zu untersuchen.
Zum Beispiel könnte ein Krankenhaus einen digitalen Zwilling seines Bettenmanagement- und Entlassungsprozesses erstellen, um Fragen zu beantworten wie:
Wenn wir eine spezielle Rolle als Entlassungskoordinator einführen, wird dies die Wartezeiten für neue Einweisungen verkürzen?
Was wäre, wenn die Verarbeitung von Entlassungsmedikamenten in der Apotheke um 20 % beschleunigt würde – verkürzt sich dadurch die Verweildauer des Patienten erheblich?
Durch die Simulation des Entlassungsplanungsprozesses können Krankenhäuser die besten Wege finden, um unnötige Aufenthaltsverlängerungen zu vermeiden (die nicht nur Patienten frustrieren, sondern auch Ressourcen binden).
Im selben Projekt wurde die Entlassung als ein weiterer Schmerzpunkt identifiziert. Viele Patienten warteten am Ende ihres Aufenthalts auf eine Finanzberatung. Der digitale Zwilling schlug vor, dass eine Verlängerung der Arbeitszeiten des Finanzberaters diesen Engpass beheben würde.
Sie setzten diese Änderung um, da die Einstellung von zusätzlichem Personal nicht im Budget enthalten war, und beseitigten erfolgreich den Entlassungsrückstand, was zur allgemeinen Verkürzung der Patientenzykluszeit beitrug.
Verbesserung der Effizienz der Abrechnung und Schadenbearbeitung
Dies ist ein weiterer prozesslastiger Bereich, der reif für eine Optimierung mit digitalen Zwillingen ist. Diese Prozesse umfassen oft mehrere Schritte: Codierungsverfahren, Einreichung von Ansprüchen bei Kostenträgern, Beantwortung von Anfragen oder Ablehnungen, Ausstellung von Patientenrechnungen und so weiter.
Verzögerungen oder Fehler in diesem Bereich können erhebliche finanzielle Auswirkungen haben (Umsatzeinbußen, Compliance-Strafen) und die Patientenzufriedenheit beeinträchtigen (verwirrende Rechnungen oder lange Wartezeiten auf eine Versicherungslösung).
Digitale Zwillinge ermöglichen es Unternehmen, den gesamten Fluss von Finanzinformationen zu visualisieren. Durch die Abbildung des Schadenlebenszyklus von der Generierung bis zur Zahlung können Prozessverantwortliche genau sehen, wie lange jeder Schritt dauert und wo sich Rückstände bilden.
Diese virtuelle Darstellung kann reale Daten wie durchschnittliche Codierungszeiten, Reaktionszeiten des Versicherers und typische Ablehnungsraten integrieren, um eine realistische Simulation zu erstellen.
Eine praktische Anwendung besteht darin, mit Prozessänderungen oder Ressourcenzuweisungen zu experimentieren. Wenn beispielsweise die Genehmigung von Ansprüchen verzögert wird, weil ein kleines Team jeden Antrag manuell auf Einhaltung prüft, könnte ein Krankenhaus simulieren, was passiert, wenn es eine automatisierte Software zur Schadenprüfung einführt oder einige Mitarbeiter mit dieser Aufgabe betraut.
Diese Art von umsetzbaren Erkenntnissen hilft bei der Rechtfertigung von Investitionen wie Automatisierung oder zusätzlichen Schulungen, indem sie Beweise für eine Verbesserung des Durchsatzes (z. B. mehr bearbeitete Ansprüche pro Tag) oder eine Verringerung von Fehlern (z. B. weniger abgelehnte Ansprüche aufgrund von Codierungsfehlern) liefert.
Verbesserung der Medikamentenverabreichung und der klinischen Prozesse
Die Verabreichung von Medikamenten umfasst die Verschreibung, Abgabe und Verabreichung der richtigen Medikamente an Patienten zur richtigen Zeit, ein Prozess, der sich über medizinisches Fachpersonal, Ärzte, Apotheker und Pflegeabläufe erstreckt. Fehler oder Verzögerungen können sich hier direkt auf die Patientensicherheit und die Ergebnisse auswirken.
Standardisierung von Medikations-Workflows
In vielen Krankenhäusern umfasst der Prozess der Verabreichung von Medikamenten die Überprüfung von Bestellungen, die Abgabe in der Apotheke, den Transport von Medikamenten zur Station und die Bestätigung der Identität und Dosierung des Patienten durch das Pflegepersonal, bevor es das Medikament verabreicht.
Es gibt viele potenzielle Fehlerquellen (z. B. ein Transkriptionsfehler in der Bestellung, eine Verzögerung beim Warten auf die Genehmigung durch die Apotheke, eine verpasste Dosis aufgrund der Terminplanung).
Durch die Untersuchung von Medikationsvisiten kann ein Gesundheitsdienstleister feststellen, dass es auf einer bestimmten Station häufig zu Verzögerungen kommt, da die Krankenschwestern in der Apotheke auf Medikamente warten, die eine besondere Vorbereitung erfordern.
In Anbetracht dessen könnte das Management eine mögliche Änderung testen: Zum Beispiel die Anpassung des Apothekenpersonals oder die Einführung eines automatisierten Ausgabeschranks auf dieser Station. Die Simulation würde zeigen, ob diese Änderung die Durchlaufzeit von der Verschreibung bis zur Verabreichung erheblich verkürzt.
Reduzierung von Fehlern und Variabilität
Digitale Zwillinge zeigen auch auf, wo Abweichungen in einem Prozess auftreten, der idealerweise einheitlich sein sollte. Wenn eine Schicht von Krankenschwestern ein anderes Verfahren zur Überprüfung der Medikation anwendet als eine andere, kann diese Inkonsistenz zu Fehlern führen.
Das Zwillingsmodell kann, insbesondere wenn es mit Echtzeitdaten (wie Vorfallberichten oder Timing-Daten) verknüpft ist, solche Muster erkennen. Die Organisation kann dann Schulungen oder Prozessänderungen durchführen, um das Verfahren zu standardisieren.
Über die Medikamentenverabreichung hinaus können digitale Zwillinge auch auf andere klinische Abläufe angewendet werden, z. B. auf die chirurgische Terminplanung, Arbeitsabläufe bei diagnostischen Tests und die Triage in der Notaufnahme.
Überall dort, wo es einen komplexen Prozess gibt, kann das Mining dieses Prozesses nach realen (und Echtzeit-)Daten oder die Verwendung eines Simulationsmodells dazu beitragen, die Transparenz zu schaffen, die erforderlich ist, um sinnvolle Verbesserungen vorzunehmen, und den Business Case für diese Verbesserungen zu rechtfertigen.
Compliance-Ebene: Risiken, die Sie sehen, Bußgelder, die Sie nicht sehen
Krankenhäuser und andere Organisationen des Gesundheitswesens sind mit zahlreichen Vorschriften konfrontiert: Datenschutzgesetze wie HIPAA (das die Vertraulichkeit von Patientendaten regelt), Gesundheitsgesetze wie der Affordable Care Act (ACA), spezielle Vorschriften wie COBRA und MHPAEA für Versicherer und Akkreditierungsstandards, die bestimmte Protokolle erfordern.
Darüber hinaus verfügen Unternehmen über interne Risikokontrollen, um Fehler, Betrug oder unsichere Praktiken zu verhindern. Wie helfen digitale Zwillinge bei all dem?
Einbettung regulatorischer Anforderungen
Ein digitales Zwillingsmodell eines Prozesses im Gesundheitswesen kann mit integrierten Compliance-Kontrollpunkten erstellt werden .
Stellen Sie sich beispielsweise einen Prozess für den Umgang mit Patientenakten vor. HIPAA verlangt, dass der Zugriff auf Patientenakten auf diejenigen beschränkt ist, die es wissen müssen. In einem Prozesszwilling kann man bei jedem Schritt Benutzerrollen und Berechtigungen modellieren.
Auf diese Weise kann der Zwilling verwendet werden, um alle Punkte im Prozess zu identifizieren, an denen sensible Gesundheitsdaten von Patienten möglicherweise übermäßig offengelegt werden oder an denen eine Übergabe zu einer Datenschutzverletzung führen könnte.
Risikokontrollen, vorausschauende Analysen und proaktives Management
Neben formalen Vorschriften gibt es im Gesundheitswesen interne Risikokontrollen, die beispielsweise eine doppelte Genehmigung für einen teuren Kauf erfordern. Durch die Modellierung dieser Kontrollen im digitalen Zwilling können Unternehmen überprüfen, ob die Risikominderung wirksam und universell anwendbar ist.
Digitale Zwillinge vereinfachen zudem Prüfungs- und Dokumentationsaufgaben erheblich. Da der Zwilling als lebendiges Modell für die Funktionsweise von Prozessen dient (einschließlich aller Compliance-Checkpoints und verantwortlichen Parteien), wird er zu einer Single Source of Truth, die internen oder externen Auditoren gezeigt werden kann.
Anstatt verstreute Richtliniendokumente heranzuziehen, kann ein Compliance-Beauftragter anhand der Prozessdokumentation demonstrieren, die zeigt: „Hier sind alle unsere Kontrollpunkte und hier ist, wer bei jedem Schritt verantwortlich ist.“
Diese zentrale Dokumentation kann externe Audits rationalisieren, da alles abgebildet wird und alle Änderungen am Prozess protokolliert und überprüfbar sind.
Stellen Sie sich zur Veranschaulichung ein Compliance-Team in einem Krankenhaus vor, das einen digitalen Zwilling verwendet, um die Einhaltung der Vorschriften für den Umgang mit Medikamenten sicherzustellen (sagen wir eine Regel, dass alle kontrollierten Substanzen bei jeder Übergabe berücksichtigt werden müssen).
Der Zwilling zeigt die Reise eines kontrollierten Drogenbestellers:
- Arzt verschreibt
- Apothekenausgabe (mit Protokollierung)
- Krankenschwester empfängt und verabreicht
- Das verbleibende Medikament wird gemäß dem Protokoll zurückgegeben oder verschwendet, jeweils mit einer Abnahme.
Das Team kann analysieren und feststellen, ob bei Übergaben die ordnungsgemäße Dokumentation fehlt oder ob ein Schritt dazu neigt, wenn ein betreuender Apotheker nicht verfügbar ist (was eine Compliance-Lücke sein könnte).
Von dort aus kann das Team die Schritte im Prozess identifizieren, die die Probleme beseitigen, und simulieren, wie sich diese Änderungen auf den Prozess auswirken, und sie umsetzen.
Fazit: Der Weg zur Operational Excellence
Wie wir gesehen haben, stellt die Technologie des digitalen Zwillings einen wirklich transformativen Ansatz für Organisationen im Gesundheitswesen dar, die nach operativer Exzellenz streben.
Durch die Fokussierung auf diese praktischen, alltäglichen Prozesse – Aufnahmen, Patientenfluss, Abrechnung, Medikamentenverabreichung – und durch die tiefgreifende Integration von Risiko- und Compliance-Überlegungen können Gesundheitsdienstleister und Kostenträger digitale Zwillinge nicht nur zur Leistungsoptimierung, sondern auch zur Aufrechterhaltung und sogar zur Aufrechterhaltung und sogar zur Erhöhung der hohen Service- und Compliance-Standards nutzen, die die Gesundheitsbranche und die Patienten verlangen.
Der Schlüssel zur Erschließung dieses Potenzials liegt in der durchdachten Anwendung dieser Technologie und in einer Weise, die genau die Menschen einbezieht, die das Gesundheitswesen am Laufen halten – das engagierte Personal. Es geht darum, klare Ziele zu haben, die richtigen Tools einzusetzen und eine Kultur zu fördern, die offen für datengetriebene Veränderungen ist.
Wenn diese Elemente zusammenkommen, können digitale Zwillinge Organisationen im Gesundheitswesen dabei helfen, scheinbar konkurrierende Ziele zu erreichen: schnellere Prozesse, niedrigere Kosten, sicherere Abläufe und letztendlich, was am wichtigsten ist, bessere Patientenergebnisse. Dies sind die wahren Marker für operative Exzellenz.