Shared Services sollten das Wundermittel für die Effizienz sein. Ziehen Sie alle Supportfunktionen in einem Hub zusammen, standardisieren Sie Prozesse und sehen Sie zu, wie die Kosten bei steigender Effizienz sinken.
Aber die Realität erzählt eine ganz andere Geschichte.
Die aktuelle Forschung zeigt eine beunruhigende Lücke zwischen der Shared-Services-Theorie und den tatsächlichen Ergebnissen. Nur 41 % der Führungskräfte geben an, dass ihre Shared Services tatsächlich „Mehrwert“ für das gesamte Unternehmen schaffen. Noch besorgniserregender ist, dass 60 % der Shared-Services-Initiativen ihre ursprünglichen Business Case-Versprechen nicht erfüllen.
Dies erklärt, warum 73 % der Shared-Services-Führungskräfte die „Verbesserung der Service-Exzellenz“ ganz oben auf ihre Prioritätenliste für 2025 gesetzt haben, direkt hinter der Kostensenkung. Es fehlt eindeutig etwas in der Gleichung.
Das Problem betrifft nicht nur das Organisationsdesign, sondern auch die Prozessintelligenz. Die meisten Shared Services Center sind im Wesentlichen im Blindflug und arbeiten ohne Echtzeit-Einblick in den Arbeitsablauf ihrer Shared-Service-Organisation, z. B. in den Bereichen Personalwesen, Finanzen und Beschaffung.
Ohne diese Transparenz stoßen selbst die durchdachtesten Shared Services Center an frustrierende betriebliche Höchstgrenzen. Das Versprechen „mit weniger mehr erreichen“ bleibt frustrierend unerreichbar.
Hier verändert iGrafx Process360 Live das Spiel vollständig. Unsere Plattform schließt die Transparenzlücke durch Process-Mining-, Mapping- und Simulationsfunktionen sowie Echtzeit-KPI-Dashboards, die Teams dabei helfen, Probleme zu lokalisieren. z. B. sinkende Leistung, steigende Kosten oder verpasste SLAs.
Lassen Sie uns etwas detaillierter darauf eingehen, wie Process Intelligence die Leistung von Shared Services transformiert und warum Unternehmen, die diesen Ansatz beherrschen, Wettbewerbern einen Schritt voraus sind, die noch in der Vergangenheit tätig waren.
Wie iGrafx die Verbesserung des Betriebs von Shared Services unterstützt
iGrafx Process360 Live ist eine End-to-End-Process-Intelligence-Plattform, die Unternehmen, einschließlich Shared Services, dabei unterstützt, ihre Prozesse in großem Maßstab zu verstehen und zu verbessern:
Prozessabbildung und -erkennung für Shared Services
Eine zentrale Herausforderung bei Shared Services besteht darin, ein klares Bild davon zu erhalten, wie die Arbeit in verschiedenen Teams und Systemen erledigt wird.
iGrafx Process360 Live adressiert dieses Problem durch robuste Process-Mining- und Mapping-Funktionen. Es kann automatisch „Ist“-Prozesse erkennen, indem es Daten aus Ihren IT-Systemen (ERP, CRM, HR-Software usw.) abruft und so die Realität von Arbeitsabläufen aufdeckt, die über das hinausgehen, was ein Verfahrensdokument aussagen könnte.
Durch die End-to-End-Abbildung von Prozessen schafft die Plattform eine einzige Quelle der Wahrheit dafür, wie beispielsweise eine Rechnung durch die Kreditorenbuchhaltung fließt oder wie eine Onboarding-Anfrage durch die Personalabteilung läuft.
Diese einheitliche Ansicht hilft Shared-Services-Teams, Ineffizienzen, Übergabeverzögerungen oder Nacharbeitsschleifen zu identifizieren, die in isolierten Berichten schwer zu erkennen wären.
„Zum ersten Mal gab es ein Top-Level-Bild davon, wie das Unternehmen funktioniert“, sagte ein Benutzer, nachdem er einen komplexen Banking-Prozess mit iGrafx abgebildet hatte.
Simulation und Digital Twin Intelligence für Shared Services
Die Verbesserung eines Prozesses bedeutet oft, Änderungen vorzunehmen, aber niemand möchte den Betrieb stören, ohne Vertrauen in das Ergebnis zu haben.
iGrafx bietet Prozesssimulations- und DTO-Funktionen (Digital Twin of an Organization), mit denen Sie virtuell experimentieren können, bevor Sie Änderungen einführen.
Im Wesentlichen können Sie einen lebendigen digitalen Zwilling Ihrer Shared-Service-Prozesse erstellen, der von Echtzeitdaten gespeist wird, und ihn zum Testen von „Was-wäre-wenn“-Szenarien verwenden.
Sie können beispielsweise die Auswirkungen einer zusätzlichen Qualitätsprüfung in einem Beschaffungsworkflow oder der Neuzuweisung von Mitarbeitern in Spitzenzeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung simulieren.
Ihr DTO zeigt Ihnen, wie sich diese Anpassungen auf die End-to-End-Zykluszeit, die Kosten, Service Level Agreements (SLAs) oder andere wichtige Prozesskennzahlen auswirken können.
Das Prozessverbesserungsteam eines großen US-Krankenhauses nutzte die iGrafx-Simulation in Verbindung mit Six-Sigma-Methoden, um Änderungen in einem Patientenaufnahmeprozess zu testen, und fand heraus, dass das Hinzufügen einer Triage-Krankenschwester zu Beginn die Wartezeiten erheblich verkürzen würde. Sie setzten die Änderung mit Zuversicht um, da sie aus der Simulation wussten, dass sie wahrscheinlich zu positiven Ergebnissen führen würde. Und das tat es.
Automatisierte Kontrollen und Risikomanagement für Shared Services
Shared-Services-Teams tragen auch eine große Verantwortung für das Management von Compliance und Risiken. Unabhängig davon, ob es um die Einhaltung von Finanzvorschriften, Personalrichtlinien oder Service Level Agreements (SLAs) geht, gibt es zahlreiche Kontrollpunkte, die Prozesse durchlaufen müssen.
iGrafx Process360 Live bettet Compliance in die Prozessgestaltung und -ausführung ein. Teams können Geschäftsregeln und -kontrollen in den Prozessmodellen definieren, z. B. erforderliche Genehmigungen, Aufgabentrennungsprüfungen oder Audit-Trail-Erfassungen.
Darüber hinaus bietet iGrafx eine Echtzeit-Prozessüberwachung und Warnmeldungen. Wenn ein Prozess vom Standard abweicht (z. B. wenn eine Ausgabengenehmigung einen Schritt überspringt oder ein Bestellwert einen Schwellenwert überschreitet), kann das System dies sofort kennzeichnen. Dieser proaktive Ansatz bedeutet, dass potenzielle Probleme frühzeitig und nicht erst Monate später bei einem Audit erkannt werden.
Ein zentralisiertes Prozess-Repository in iGrafx dient auch als Drehscheibe für alle Prozessdokumentationen, Richtlinien, Verfahren und Risikokontrollen, um sicherzustellen, dass jeder immer auf die aktuellen Informationen verweist. Die Auswirkungen auf die Compliance können dramatisch sein.
Nach der Implementierung der iGrafx-Plattform in seinen europäischen Niederlassungen verzeichnete beispielsweise ein Automobilzulieferer im Wert von 45 Milliarden US-Dollar weitaus weniger Abweichungen bei seinen ISO-Compliance-Audits und eine deutlich höhere Prozesskonformität im gesamten Unternehmen.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass iGrafx Shared-Services-Organisationen mit den Tools ausstattet, um sich kontinuierlich zu verbessern. Es ermöglicht Ihnen, herauszufinden, wie die Arbeit wirklich abläuft, optimierte und standardisierte Prozesse (mit integrierten Best Practices und Kontrollen) zu entwerfen und diese Prozesse für maximale Leistung zu simulieren/zu optimieren.
Das Ergebnis ist ein Kreislauf der kontinuierlichen Verfeinerung: Während Prozesse in der realen Welt ablaufen, fließen die Daten zurück in die iGrafx-Plattform, die dann die nächsten Möglichkeiten zur Automatisierung oder Verbesserung aufzeigt. Diese Art von datengesteuertem, iterativem Ansatz ist der Schlüssel zum Erreichen operativer Exzellenz bei Shared Services.
Wie iGrafx Ergebnisse für kritische Shared-Services-Funktionen liefert
Nachdem wir nun behandelt haben, wie die Plattformfunktionen von iGrafx funktionieren, schauen wir uns an, wie das Unternehmen die größten Herausforderungen in drei kritischen Bereichen der Shared Services bewältigt.
Finanz- und Rechnungswesen Shared Services
Für viele Unternehmen sind Accounting Shared Services ein Eckpfeiler des Shared-Services-Modells. Die Zentralisierung von Finanz- und Buchhaltungsfunktionen (wie Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Treasury oder Finanzberichterstattung) kann enorme Vorteile bringen, bedeutet aber auch, dass das Shared-Services-Team ein hohes Volumen an Transaktionen mit Genauigkeit und Geschwindigkeit bewältigen muss.
iGrafx unterstützt Finance-Shared-Services-Teams auf verschiedene Weise.
Vollständige Prozesstransparenz
Erstens bietet es Einblick in End-to-End-Finanzprozesse, die sich über Abteilungen und Systeme erstrecken. Stellen Sie sich einen Purchase-to-Pay-Prozess vor, der mit einer Kaufanforderung in der Beschaffung beginnt, durch Genehmigungen im Finanzwesen fließt und in Zahlungen über ein ERP endet. Ohne eine einheitliche Ansicht können sich Ineffizienzen wie doppelte Genehmigungen, manuelle Dateneingabe oder Verzögerungen in den Ritzen verstecken. iGrafx bringt diese ans Licht.
In einem Fall bildete ein globales Finanzdienstleistungsunternehmen seinen gesamten Trading-Backend-Prozess mit iGrafx ab, von Front-Office-Anfragen über Middle-Office-Checks bis hin zu Back-Office-Abrechnungen. Diese Übung deckte zahlreiche Schwachstellen auf, von redundanten faxbasierten Schritten bis hin zu Unterbrechungen im Datenfluss, die Fehler und Verzögerungen verursachten. Mit einer klaren Karte in der Hand war das Team in der Lage, diese Schwachstellen neu zu gestalten und zu beseitigen.
Noch beeindruckender ist, dass sie diese Verbesserung ohne große neue IT-Investitionen erreichten. Es ging darum, intelligenter mit dem Prozess selbst zu arbeiten. Durch die Ablösung papierbasierter und manueller Aufgaben durch optimierte digitale Arbeitsabläufe senkte die Finanzgruppe nicht nur die Kosten, sondern befreite ihre Mitarbeiter auch von der Bearbeitung von jährlich rund 250.000 Papierdokumenten. Dabei handelt es sich um Ressourcen, die an wertschöpfendere Aktivitäten umgeleitet werden könnten, z. B. Analysen oder Ausnahmebehandlungen.
Compliance handhabbar machen
Ein weiterer wichtiger Vorteil für das Finanzwesen ist die verbesserte Finanzkontrolle und Compliance. Finance Shared Services unterstützen häufig die Einhaltung von Vorschriften wie dem Sarbanes-Oxley Act (SOX) oder den Anforderungen der internen Revision.
iGrafx ermöglicht es dem Finanzteam, Kontrollpunkte in jedes Prozessmodell zu integrieren. Ein Kreditorenbuchhaltungsprozess kann z. B. einen Genehmigungsschritt haben, der mit einer Complianceregel verknüpft ist (z. B. müssen Zahlungen über einen bestimmten Betrag zwei Genehmiger haben).
Kurz gesagt, iGrafx gibt Finanz-Shared-Services-Profis das Geschenk von Klarheit und Kontrolle. Teams erhalten tiefe Einblicke in Prozesse wie Rechnungsstellung, Verbindlichkeiten, Forderungen, Finanzberichterstattung, Budgetierung und Prognosen. Sie können diese Prozesse im Hinblick auf Geschwindigkeit und Genauigkeit optimieren, die Auswirkungen von Änderungen simulieren (z. B. die Einführung eines neuen Abrechnungssystems oder das Outsourcing eines Teilprozesses) und sicherstellen, dass die Compliance-Anforderungen bei jedem Schritt erfüllt werden.
Das Ergebnis ist ein Shared Service-Betrieb im Finanzwesen, der nicht nur kostengünstiger arbeitet, sondern auch einen zuverlässigen, zeitnahen Service für das Unternehmen bietet, mit vollem Vertrauen in Governance und Risikomanagement.
Gemeinsame Dienstleistungen im Personalwesen
HR ist ein weiterer Top-Kandidat für den Shared-Services-Ansatz. HR Shared Services Center kümmern sich häufig um Dinge wie Rekrutierung, Onboarding, Gehaltsabrechnung, Leistungsverwaltung und Mitarbeiteranfragen für das gesamte Unternehmen.
Die Herausforderung besteht darin, den Mitarbeitern (den „internen Kunden“) ein konsistentes, positives Erlebnis zu bieten und gleichzeitig die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien unter einen Hut zu bringen.
iGrafx unterstützt HR-Teams, indem es eine prozesszentrierte Disziplin in den manchmal sehr personalintensiven Betrieb bringt.
Rationalisierung der Talentakquise
Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, HR-Prozesse wie Talent Acquisition oder Onboarding zu analysieren und zu rationalisieren. iGrafx kann beispielsweise den End-to-End-Einstellungsprozess abbilden – von der Erstellung einer Stellenanforderung über das Kandidaten-Screening und die Vorstellungsgespräche bis hin zum Angebot und Onboarding einer neuen Mitarbeiterin.
Durch die Visualisierung können HR-Manager feststellen, dass bestimmte Schritte zu Engpässen führen, wie z. B. eine zu lange Genehmigung oder redundante Dateneingaben zwischen HR-Systemen. Vielleicht nehmen Hintergrundüberprüfungen aufgrund von manuellem Papierkram eine zusätzliche Woche in Anspruch, oder die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verzögert sich aufgrund von Terminproblemen.
Mit iGrafx werden diese Schwachstellen durch Daten sichtbar (z. B. Dashboards, die die durchschnittliche Zeit für jeden Schritt anzeigen, oder Process Mining, das zeigt, dass 30 % der Fälle aufgrund fehlender Informationen zurückgehen). Das HR-Team kann dann mit Verbesserungen experimentieren, z. B. Aufgaben neu anordnen oder eine Automatisierung hinzufügen, um Erinnerungen im digitalen Zwilling des HR-Prozesses zu versenden, bevor sie implementiert werden.
Die Simulationsfunktionen der Plattform könnten zeigen, dass eine einfache Änderung, wie z. B. die Automatisierung einer Benachrichtigung an die IT-Abteilung zur früheren Einrichtung von Geräten, die Einarbeitungszeit um mehrere Tage verkürzen könnte. Kleine Effizienzsteigerungen summieren sich zu einem großen Unterschied, wenn Sie Hunderte oder Tausende von Einstellungen oder Mitarbeiteranfragen pro Jahr bearbeiten.
Datengestützte Entscheidungsfindung
Bei den Auswirkungen von iGrafx auf den Betrieb von HR Shared Services geht es nicht nur um Geschwindigkeit. Es geht auch um datengesteuerte Entscheidungsfindung in der Belegschaft. Ein gutes Beispiel stammt von einer multinationalen Bank, die iGrafx für Leistungstransparenz einsetzte. Durch die Erstellung von KPI-Dashboards für verschiedene Supportfunktionen erkannte das Unternehmen, dass sein ausgelagertes HR-Servicecenter im Vergleich zu internen Benchmarks durchweg unterdurchschnittlich abgeschnitten hatte.
Mit harten Daten in der Hand trafen sie die mutige Entscheidung, diese HR-Funktionen wieder in ihre Shared-Services-Organisation auszulagern, was zu verbesserten Service-Levels führte. Diese Art von Erkenntnissen ermöglicht es Führungskräften, strategische Entscheidungen auf Fakten und nicht auf Bauchgefühlen zu treffen.
Systematisches Compliance-Management
HR-Prozesse haben auch kritische Compliance- und Qualitätsanforderungen, von der Verfolgung von Mitarbeiterschulungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Sicherstellung, dass die Gehaltsabrechnung in allen Regionen genau und pünktlich durchgeführt wird. Die Plattform kann Standard-HR-Richtlinien weltweit durchsetzen und bei Bedarf lokale Variationen zulassen (z. B. können unterschiedliche Rechtsformen für verschiedene Länder einem gemeinsamen Prozess mit bedingten Niederlassungen zugeordnet werden).
Alle Prozessänderungen sind versionskontrolliert und überprüfbar, was wichtig ist, wenn beispielsweise ein Prüfer fragt, wie Ihr Onboarding-Prozess bestimmte regulatorische Anforderungen erfüllt, Sie den dokumentierten Prozess anzeigen können und wann er zuletzt aktualisiert wurde.
Gemeinsame Dienstleistungen für die Auftragsvergabe
Auch Beschaffungs- und Einkaufsfunktionen haben sich auf Shared Services konzentriert, oft unter dem Dach von Purchase-to-Pay (P2P) oder Supply-Chain-Services.
Ein Procurement Shared Service kann alles abdecken, vom Lieferanten-Onboarding und Vertragsmanagement bis hin zur Bearbeitung von Bestellungen und dem Rechnungsabgleich für das gesamte Unternehmen.
Aber die damit verbundenen Prozesse sind komplex und umfassen viele Berührungspunkte, genau die Art von Szenarien, in denen die Fähigkeiten von iGrafx von unschätzbarem Wert sind.
End-to-End-Transparenz und datengesteuerte Prozessoptimierung
Beschaffungsprozesse erstrecken sich in der Regel über mehrere Systeme und Parteien. Stellen Sie sich zur Veranschaulichung eine einzelne Bestellung vor: Sie könnte in einem Einkaufsportal beginnen, dann in ein ERP-System für Budgetprüfungen übergehen, per E-Mail an Lieferanten für Angebote gesendet werden, manuelle Aktualisierungen von Tabellenkalkulationen beinhalten und schließlich in einem Vertragsrepository aufgezeichnet werden.
Jede Übergabe oder Formatänderung ist ein Punkt, an dem Verzögerungen oder Fehler auftreten können. Ohne End-to-End-Transparenz erkennt ein Beschaffungsteam möglicherweise nicht, dass beispielsweise die RFQ-Phase (Request for Quote) zu lange dauert, weil sie auf E-Mails angewiesen ist, oder dass bei 15 % der Bestellungen eine notwendige Genehmigung erst spät im Prozess fehlt.
iGrafx bietet diesen Überblick über das große Ganze. Durch die Auswertung von Daten aus all diesen Systemen, die anschließende Abbildung und Analyse des gesamten Prozesses wird den Beschaffungsleitern genau angezeigt, wo die Engpässe oder Compliance-Ausfälle liegen.
Vielleicht ist es ein Hinweis darauf, dass 16 % der Bestellungen eine Verzögerung erleben, wenn sie auf die Abnahme durch einen Manager warten (eine Statistik, die wir in einer Analyse eines Serviceprozesses gesehen haben). Mit diesem Wissen kann das Team seine Verbesserungsbemühungen auf den Genehmigungsworkflow konzentrieren, indem es vielleicht eine parallele Genehmigung für Elemente mit geringem Risiko einführt oder automatische Erinnerungen für Genehmiger einrichtet.
Prozesssimulation und automatisiertes Compliance-Monitoring
Shared Services-Experten für die Beschaffung werden oft an der Zykluszeit und der Einhaltung von Richtlinien gemessen. iGrafx hilft an beiden Fronten. Durch Simulation kann ein Team testen, wie sich Änderungen wie die Konsolidierung bestimmter Genehmigungsschritte oder die Implementierung von Automatisierung auf die Gesamtzykluszeit auswirken.
Sie könnten durch einen digitalen Zwilling feststellen, dass der Wegfall eines manuellen Dateneingabeschritts (z. B. das erneute Abtippen von Lieferanteninformationen von einem System in ein anderes) durchschnittlich zwei Tage pro Bestellung einspart, ein großer Gewinn, wenn man ihn auf Tausende von Bestellungen verteilt.
Auf der Compliance-Seite stellt die Plattform sicher, dass jeder Kauf dem vorgesehenen Weg folgt. Wenn ein Käufer versucht, den bevorzugten Lieferanten zu umgehen oder ein Vertrag nicht genehmigt wurde, kann die Abweichung abgefangen und protokolliert werden. Shared-Services-Manager können diese Ausnahmen dann beheben, indem sie das Prozessdesign bei Bedarf entweder neu schulen oder verfeinern.
iGrafx unterstützt auch das Lieferantenmanagement bei der Beschaffung. Mit zentralisierten Prozessen ist es möglich, Metriken wie Lieferantenvorlaufzeiten oder Fehlerquoten innerhalb der Prozessabläufe zu verfolgen. Wenn ein bestimmter Lieferant wiederholt Verzögerungen verursacht (z. B. verspätete Lieferungen, die zu stockenden internen Prozessen führen), kann iGrafx dieses Muster hervorheben.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass iGrafx Shared Services im Einkauf ermöglicht, um Einkaufsabläufe mit hohen Stückzahlen zu rationalisieren, die Einhaltung von Vertrags- und Genehmigungsrichtlinien durchzusetzen und die Kosten durch kontinuierliche Optimierung zu minimieren. Das Beschaffungsteam kann interne Kunden (wie alle Abteilungen, die Einkäufe anfordern) schneller und transparenter bedienen.
Sind Sie bereit, Ihre Shared Services zu transformieren?
Bei Shared Services geht es darum, Ihrem Unternehmen zu helfen, besser zu laufen, und wie die oben genannten Beispiele zeigen, machen die richtigen Tools einen großen Unterschied darin, wie weit Sie diese Mission bringen können. iGrafx Process360 Live gibt Ihrem Team den Einblick und die Kontrolle, um zentralisierte Services in Motoren für kontinuierliche Verbesserung, Risikomanagement und operative Exzellenz zu verwandeln.
Sind Sie bereit, ähnliche Effizienzsteigerungen und Compliance-Vertrauen in Ihre HR-, Finanz- oder Beschaffungsfunktionen zu erzielen?
Machen Sie den nächsten Schritt, indem Sie iGrafx Process360 Live für Ihr Unternehmen erkunden. Buchen Sie eine Demo oder kontaktieren Sie das iGrafx-Team noch heute , um zu erfahren, wie Process Intelligence neue Werte in Ihrem Shared-Services-Modell freisetzen und Ihnen helfen kann, die Art von Ergebnissen zu erzielen, die im gesamten Unternehmen wahrgenommen werden.