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Transformieren Sie Shared Services, um die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken

Dokumentieren, analysieren und optimieren Sie kritische Prozesse, um messbare Effizienzsteigerungen zu erzielen.

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Transformation bei Shared Services

Shared-Services-Organisationen sind für die Zentralisierung und Standardisierung verschiedener Geschäftsfunktionen verantwortlich, um die Effizienz zu verbessern, Kosten zu senken und die Servicequalität zu verbessern, während gleichzeitig die Compliance und das Risikomanagement gewahrt werden. Mit Process Intelligence können diese Teams genau verstehen, wie Prozesse im gesamten Unternehmen ausgeführt werden, standardisierte und optimale Versionen von Prozessen entwerfen und datengesteuerte Entscheidungen treffen, die maximale Effizienz fördern.

Entdecken Sie die Vorteile von iGrafx

01

Produktivität steigern

Identifizieren Sie Ineffizienzen und automatisieren Sie wichtige Prozesse, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Ausführungsgeschwindigkeit zu erhöhen und so die Gesamtproduktivität zu verbessern. Überwachen und optimieren Sie kontinuierlich Prozesse, um eine höhere Effizienz zu gewährleisten und diese Zeit auf wertschöpfende Aktivitäten zu konzentrieren.

02

Kosten senken

Optimieren Sie hochvolumige, transaktionale Prozesse wie AP, AR, P2P und andere, um unnötige Schritte zu eliminieren und Kosten zu senken, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Validieren Sie die Auswirkungen von Kostensenkungsmaßnahmen und stellen Sie eine konsistente Leistung sicher.

03

Interne und externe Kundenzufriedenheit sicherstelle

Mit einem tiefgreifenden Verständnis der Customer Journeys über jeden Berührungspunkt hinweg können Sie Verzögerungen und Engpässe aufdecken, um die Qualität und Geschwindigkeit von Services zu verbessern und außergewöhnliche Kundenerlebnisse zu bieten.

Wie Process Intelligence die Leistung von Shared Services verbessert

Shared Services sollten das Wundermittel für die Effizienz sein. Ziehen Sie alle Supportfunktionen in einem Hub zusammen, standardisieren Sie Prozesse und sehen Sie zu, wie die Kosten bei steigender Effizienz sinken. Aber in Wirklichkeit war es viel schwieriger als erwartet, die versprochenen Ergebnisse zu erzielen. Process Intelligence ist die magische Zutat für die Transformation von Shared-Services-Organisationen, wie wir in diesem Artikel untersuchen.

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Der iGrafx-Ansatz

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Entdecken

Visualisieren und analysieren Sie Prozessdaten in Echtzeit, um Bereiche für Optimierung, Automatisierung und Risikominderung zu identifizieren und einen datengesteuerten Transformationsansatz zu gewährleisten.

Shared-Services-Unternehmen benötigen einen umfassenden Einblick in die Ist-Prozesse. iGrafx bietet eine Reihe von Funktionen, die dies ermöglichen, darunter Prozess-Mining, Task-Mining und Prozessabbildung.

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Design

Dokumentieren, modellieren und standardisieren Sie Prozesse, um betriebliche Silos zu beseitigen, sicherzustellen, dass Best Practices befolgt werden, und die Servicebereitstellung in allen Geschäftsbereichen zu verbessern.

Die Prozessdesign-Lösungen von iGrafx, wie z. B. unsere BPM-Lösung und die Prozesssimulationsfunktion, ermöglichen es Shared-Services-Experten, vorgeschlagene Verbesserungen zu modellieren und zu testen, ohne sich auf Vermutungen verlassen zu müssen.

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Optimieren

Prognostizieren, wie sich Prozessänderungen auf Produktivität, Kosten und Compliance auswirken werden, und stellen Sie sicher, dass der Betrieb von Shared Services widerstandsfähig und anpassungsfähig an Veränderungen bleibt.

Erzielen Sie optimale Prozesse nach Goldstandard, indem Sie mit Hilfe der Predictive Analytics– und Prozessüberwachungstools von iGrafx wirkungsvolle Verbesserungen implementieren.

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Wertschöpfung über Geschäftsbereiche hinweg

Finanz- und Rechnungswesen

Erhalten Sie die Einblicke, die Sie benötigen, um Kosten zu senken, Compliance zu gewährleisten und die Effizienz zu maximieren. Zum Beispiel können die folgenden Funktionen von den Transformationsbemühungen profitieren:

  • Kreditorenmanagement
  • Debitorenmanagement
  • Finanzberichterstattung und -analyse
  • Budgetierung und Prognose
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Berichterstattung

Personalabteilung

Optimieren Sie Prozesse mit tiefem Prozessverständnis und Entscheidungsfindung in Echtzeit. Zum Beispiel können die folgenden Funktionen von Transformationsbemühungen profitieren:

  • Talentakquise und -onboarding
  • Vergütung: Sozialleistungen und Gehaltsabrechnung
  • Mitarbeiterleistung und -entwicklung
  • Compliance und regulatorische Berichterstattung

Beschaffung

Optimieren Sie hochvolumige, transaktionale Prozesse, stellen Sie die Einhaltung von SLAs sicher und minimieren Sie die Kosten. Zum Beispiel in Purchase-to-Pay (P2P)-Prozessen. Darüber hinaus können folgende Funktionen von Transformationsbemühungen profitieren:

  • Lieferantenmanagement
  • Lieferantenleistung
  • Risikomanagement

Betriebsmittel

Process Documentation: The Critical First Step to Operational Excellence

The Forrester Wave on Process Intelligence Software

Getting Started with Process Intelligence: A Comprehensive Guide

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Vorgestellter blog

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01

Einleitung: Warum diese Debatte jetzt wichtig ist Als jemand, der täglich mit Analysten, Partnern und Kunden aus verschiedenen Branchen zusammenarbeitet und die Positionierung von Anbietern genau im Auge behält, habe ich eine Verschiebung festgestellt: Prozess-Mining ist immer noch wertvoll – aber es wird nicht mehr

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02

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Häufig gestellte Fragen

Sie haben Fragen, wir haben Antworten

Was ist der Unterschied zwischen Shared Services und Outsourcing?
Bei Shared Services werden interne Supportfunktionen (wie HR oder Finanzen) innerhalb derselben Organisation zentralisiert, um mehrere Abteilungen zu bedienen. Ziel ist es, Effizienz und Kosteneinsparungen bei gleichzeitiger Beibehaltung der internen Kontrolle zu erzielen. Outsourcing bedeutet im Umkehrschluss, dass dieselben Geschäftsprozesse oder Funktionen an einen externen Drittanbieter vergeben werden. Dies geschieht, um externes Know-how zu nutzen, Kosten zu senken oder Skalierbarkeit zu erreichen, auch wenn dies bedeutet, dass Sie einen Teil der direkten Kontrolle abgeben müssen.
Vom Standpunkt der Prozessintelligenz aus sind Shared Services oft mit Problemen wie einem Mangel an End-to-End-Prozesstransparenz konfrontiert, die eine echte Optimierung behindern. Sie können der Kostensenkung Vorrang vor der Servicequalität einräumen, was zu Unzufriedenheit der Kunden führt. Eine inkonsistente Datenqualität über alle Systeme hinweg und ein unzureichender Fokus auf kontinuierliche Prozessverbesserung (über die anfängliche Standardisierung hinaus) beeinträchtigen ebenfalls die Effizienz, verhindern eine effektive Automatisierung und schränken die strategische Wertschöpfung ein.
Ein Target Operating Model (TOM) für Shared Services ist eine detaillierte Blaupause des gewünschten zukünftigen Zustands. Es wird beschrieben, wie Prozesse, Mitarbeiter, Technologie, Daten und Governance integriert und optimiert werden, um gemeinsam genutzte Dienste effektiv bereitzustellen. Das TOM, das auf Prozesseinblicken basiert, zielt darauf ab, Arbeitsabläufe zu standardisieren, die Effizienz zu steigern, die Servicequalität zu verbessern und den Betrieb an strategischen Zielen auszurichten, um letztendlich den Wert zu maximieren und klare Vorteile aufzuzeigen.
Die Implementierung eines Shared-Services-Modells aus der Sicht der Prozessintelligenz erfordert einen strukturierten Ansatz. Verwenden Sie zunächst eine Process-Intelligence-Lösung wie iGrafx, um einen End-to-End-Einblick in die Ist-Prozesse zu erhalten, und nutzen Sie Process Mining, um Ineffizienzen und Abweichungen zu identifizieren. Definieren Sie als Nächstes ein Zielbetriebsmodell, das auf standardisierten, optimierten Prozessen basiert und nach Möglichkeit die Automatisierung nutzt. Entscheidend ist, dass Sie eine klare Governance einrichten, SLAs definieren und KPIs überwachen, um eine kontinuierliche Verbesserung und Wertrealisierung zu gewährleisten, unterstützt durch kontinuierliche Datenanalysen und Leistungseinblicke.
Ein Shared-Services-Modell zentralisiert und standardisiert Supportfunktionen wie Personalwesen, Finanzen oder Beschaffung in einer einzigen Einheit, die dem gesamten Unternehmen dient. Anstatt dass jede Abteilung diese Aufgaben eigenständig ausführt, fungiert das Shared Services Center als interner Dienstleister. Dieser Ansatz nutzt Skaleneffekte, reduziert Doppelarbeit und zielt darauf ab, effizientere, konsistentere und kostengünstigere Dienstleistungen bereitzustellen, oft durch die Standardisierung von Prozessen und den Einsatz von Technologie.

Gängige Beispiele für Shared Services sind Back-Office-Funktionen, die standardisiert und zentralisiert werden können, um die Effizienz zu steigern. Dazu gehören oft:

  • Finanz- und Rechnungswesen: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, Hauptbuch, Finanzberichterstattung.
  • Human Resources (HR): Mitarbeiter-Onboarding, Verwaltung von Sozialleistungen, Unterstützung bei der Rekrutierung, Verwaltung von Personalrichtlinien.
  • Informationstechnologie (IT): Helpdesk, Infrastrukturmanagement, Cybersicherheit, Anwendungssupport.
  • Beschaffung: Lieferantenmanagement, Einkauf, Vertragsverhandlung.
  • Kundenservice: Callcenter und technischer Support.

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