Les modèles de processus sont un élément essentiel de toute initiative de transformation ERP, car ils favorisent l’alignement entre les équipes sur la façon dont le système est utilisé aujourd’hui, permettent une conception éclairée des processus en devenir et mettent en évidence des feuilles de route post-transformation convaincantes.
Cependant, les modèles de processus sont trop souvent mis de côté une fois la transformation terminée, soit en raison d’un manque de ressources ou de connaissances pour les entretenir, soit même par manque d’appréciation de la valeur potentielle qu’ils apportent au cycle de vie post-projet.
Nous avons récemment organisé un webinaire, intitulé « Réussir une transformation ERP avec la modélisation des processus », explorant précisément ce sujet avec Toke Mortensen, consultant senior chez Cornerstones, l’un des partenaires stratégiques d’iGrafx, dans lequel il a souligné un point important concernant les transformations ERP qui mérite d’être répété :
« Les transformations ERP sont des projets d’entreprise, pas des projets informatiques. »
Un piège courant dans tout projet de transformation – et particulièrement dangereux dans les transformations ERP – est la tentation de penser le projet principalement en termes de composants techniques, tout en négligeant son impact sur les processus métiers.
Il est facile de s’enthousiasmer à l’idée d’installer une nouvelle architecture brillante, résistante aux pannes et capable de gérer des charges de travail plus importantes, mais de telles transformations impliquent inévitablement des changements majeurs dans les processus métier de base qui doivent être pris en compte pour en tirer le meilleur parti.
Dans le webinaire, qui peut être visionné à la demande ici, Mortensen explique comment l’acquisition de connaissances critiques sur les processus d’entreprise garantit la réussite d’une transformation ERP :
« Vous avez besoin d’un modèle de processus qui facilite l’adoption d’un langage commun à l’ensemble de l’organisation. Les ventes doivent comprendre la production, et vice versa. C’est crucial pour réussir dans les projets ERP et s’assurer que la solution est alignée sur l’ensemble de l’organisation.
Il décrit ensuite un flux de travail de projet en six phases et la manière dont la modélisation des processus facilite chaque étape :
Phase 1 : Analyse d’affaires
« En cartographiant les modèles d’affaires et de processus contenant l’ensemble du paysage des processus, nous pouvons identifier les lacunes et dissiper les malentendus assez tôt dans le projet et ne pas en souffrir à long terme, ce qui nous permet d’acquérir des connaissances commerciales essentielles que nous pouvons utiliser plus tard. »
Phase 2 : Sélection
« Cette connaissance métier essentielle peut même éclairer le choix d’une solution technique et accélérer le processus de collaboration avec les partenaires en leur permettant de comprendre rapidement l’entreprise, ce qui rend l’étape de sélection plus efficace. »
Phase 3 : Modélisation de la solution
« Nous pouvons utiliser les informations de processus que nous avons accumulées et commencer à concevoir la future solution avec les processus en devenir, qui seront ensuite utilisés lorsque nous développerons et construirons le système. »
Phase 4 : Développement et test
« Nous utilisons les processus en devenir tout au long de la phase de test, en basant nos cas de test sur la documentation du processus et en utilisant les diagrammes de processus comme description des cas de test. Cela réduit le temps consacré à la création de longs textes pour les étapes contenues dans ces cas de test.
Phase 5 : Formation et mise en œuvre
« Les diagrammes de processus peuvent également être utilisés comme base pour les supports de formation, ce qui nous donne une longueur d’avance lorsque nous construisons ce matériel à la fin du projet. »
Phase 6 : Amélioration continue
« Même après la mise en œuvre, nous pouvons utiliser toutes les connaissances que nous avons accumulées lors de l’examen des améliorations potentielles des processus, de l’automatisation et de l’IA et constituer un pipeline d’amélioration complet. »
Au fur et à mesure que les entreprises acquièrent des connaissances sur les processus tout au long de projets ERP comme ceux-ci, elles peuvent combiner leurs modèles de processus avec l’outil de gestion du développement de leur choix, ce qui leur permet de répondre à plusieurs questions importantes :
- Quelles sont les interdépendances entre les processus ?
- Quelles sont les variations et les scénarios pertinents qui existent au sein d’un processus ?
- Quels processus sont impliqués dans quels flux de bout en bout ?
- Quels rôles sont pris en charge par quels systèmes ?
- Quels systèmes prennent en charge quels processus ?
- Quels processus et activités contiennent des personnalisations ERP ?
Même une fois la mise en œuvre finalisée et le passage à l’étape post-projet, il est toujours possible de tirer parti des informations sur le modèle de processus recueillies tout au long du projet.
Gestion des autorisations
Les modèles de processus permettent aux entreprises d’analyser en profondeur la gestion des autorisations, en examinant quels rôles nécessitent d’accéder à quels systèmes, réduisant ainsi les coûts de licence et créant une configuration efficace de gouvernance des accès. De cette façon, les entreprises peuvent s’assurer que les autorisations sont maintenues en permanence et éviter d’avoir une base de licences trop large pour les utilisateurs.
Tout cela peut être fait en utilisant des informations qui ont été accumulées tout au long du projet – et non des informations supplémentaires qui doivent être ajoutées.
Mises à jour du système
De nombreuses organisations privilégient l’utilisation de solutions cloud dont les mises à jour sont continues chaque année. Une fois de plus, les connaissances métiers acquises grâce à la modélisation des processus leur permettront d’analyser les types de personnalisations utilisées, les processus dans lesquels elles sont utilisées et les cas de test qu’elles affectent.
À partir de là, ils peuvent créer des packages de test efficaces pour chaque mise à jour de l’ERP, qui se concentrent sur les bons cas de test et testent les bonnes parties du système pour s’assurer que tout fonctionne après la mise à jour.
Cela réduit le risque de défaillance du système après la mise à jour, grâce à l’identification et au test préventifs des variantes de processus pertinentes.
Amélioration continue
Une fois qu’une entreprise a terminé la mise en œuvre d’un ERP, elle se concentre sur l’amélioration continue et l’identification des domaines potentiels d’optimisation.
Cela peut se faire par le biais d’ateliers de processus ou de séances de brainstorming à l’aide des diagrammes de processus et des données du modèle de processus pour mettre en évidence les améliorations à apporter en premier, puis créer un pipeline d’amélioration et d’automatisation au sein du modèle de processus.
Bien que la création d’un modèle de processus complet au cours des premières étapes d’un projet de transformation ERP puisse rationaliser l’exécution de la transformation elle-même, de nombreuses entreprises négligent de conserver ce modèle de processus et de l’utiliser comme outil pour guider les activités post-projet. Pourtant, il joue un rôle essentiel pour assurer une amélioration continue et éclairer les décisions commerciales critiques dans les mois, voire les années qui suivent l’achèvement du projet.
C’est pour cette raison qu’il est si important de prendre en compte la déclaration de Mortensen au début de notre webinaire – « Les transformations ERP sont des projets d’entreprise, pas des projets informatiques ».
Pour visionner l’intégralité du webinaire « Réussir sa transformation ERP grâce à la modélisation des processus » à la demande, veuillez cliquer sur ce lien.
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