Vous mettez en œuvre un changement de processus et découvrez trois semaines plus tard qu’il a créé un nouveau goulot d’étranglement qui coûte 50 000 $ par mois. Votre équipe a passé des mois à planifier, mais vous n’aviez aucun moyen de prédire les effets d’entraînement.
Et si vous pouviez voir l’impact d’un changement de processus avant d’investir du temps et de l’argent ? Et si vous pouviez expérimenter librement sans perturber vos opérations ? iGrafx Process360 Live offre exactement cette capacité grâce à son moteur de simulation de processus à événements discrets.
L’article suivant vous montre comment la modélisation de scénarios de simulation de Process360 Live optimise les processus sans risque, prévoit les résultats avec une confiance basée sur les données et élimine l’incertitude des initiatives de transformation.
Vous verrez des résultats concrets d’organisations qui utilisent déjà cette approche, et vous obtiendrez un plan d’action simple pour commencer la simulation dès maintenant.
Pourquoi changer un processus ressemble à un pari (et comment y remédier)
Lorsqu’un processus métier critique est sous-performant, qu’il s’agisse de factures bloquées ou de retards de service entraînant des SLA non respectés, les responsables des opérations sont confrontés à un dilemme. Vous pouvez soit laisser les choses telles qu’elles sont (et regarder la douleur continuer), soit essayer un changement et espérer que cela fonctionne. Trop souvent, les équipes choisissent cette dernière option en croisant les doigts, ce qui explique pourquoi 60 à 70 % des initiatives d’amélioration des processus échouent ou ne donnent pas de résultats.
Le problème central est l’incertitude. Il semble impossible de prédire comment un processus se comportera après un changement. L’ajout d’une étape d’approbation réduira-t-il les risques ou ralentira-t-il simplement les choses ? Si vous embauchez deux ressources supplémentaires, le débit s’améliorera-t-il suffisamment pour justifier le coût ? Sans données concrètes, vous pariez votre temps et votre budget sur des suppositions éclairées. Il est difficile de voir les résultats.
Ce manque de visibilité découle de limites fondamentales des approches traditionnelles. Les organigrammes statiques et les modèles de tableur manquent de complexité opérationnelle, la documentation manuelle capture comment les processus devraient fonctionner plutôt que comment ils fonctionnent réellement, et les études de temps fournissent des instantanés au lieu de vues complètes du comportement.
Les variables interagissent de manière inattendue, les goulets d’étranglement se déplacent sans avertissement, les ressources entrent en conflit pendant les périodes de pointe et les programmes pilotes testent les changements de manière isolée sans tenir compte des impacts à l’échelle du système. Pendant ce temps, ce qui fonctionne parfaitement à faible volume s’effondre lorsque la demande augmente, laissant les équipes se démener pour comprendre ce qui n’a pas fonctionné.
Sans simulation de processus, chaque changement de processus devient une expérience en direct avec vos opérations comme banc d’essai.
Process360 Live élimine l’incertitude du processus
Comme le dit Alexandre Wentzo, PDG d’iGrafx, « La simulation est une boule de cristal pour votre entreprise, car elle permet aux organisations de comprendre les conséquences positives et négatives d’un changement de processus sans nécessiter d’investissement initial.”
Process360 Live crée une partie dynamique du jumeau numérique de vos opérations. Il s’agit d’une réplique fonctionnelle qui se comporte comme vos processus réels, avec une variabilité, des contraintes de ressources et une complexité réelle.
Vous pouvez utiliser le Process Mining pour vous aider à dresser un tableau du fonctionnement réel du processus, y compris la collecte et l’analyse de données qui peuvent vous aider à élaborer des hypothèses à tester en simulation et à rassembler certaines des données nécessaires à l’utilisation de la simulation. La plateforme de minage commence par extraire des données de vos systèmes existants pour découvrir comment le travail se déroule réellement, puis cartographie chaque activité, point de décision et transfert avec une précision statistique. Ce processus découvert devient la base de cette partie de votre jumeau numérique.
À partir de là, vous pouvez créer ou mettre à jour un diagramme de processus valide et l’améliorer pour en faire un modèle de simulation. Avec votre modèle de simulation, vous pouvez tester chaque changement proposé dans un environnement numérique sans risque avant de toucher à vos opérations réelles. Vous voyez exactement comment les modifications se répercutent sur vos processus, mesurez précisément les impacts sur la durée du cycle, les coûts et l’utilisation des ressources, et identifiez les changements qui donnent des résultats et ceux qui créent de nouveaux problèmes.
En d’autres termes, vous pouvez voir exactement quelles améliorations seront rentables (et ce qui ne le sera pas) avant de consacrer des ressources à l’amélioration (ou à la conception / reconception) du processus.
En prévisualisant les changements dans un environnement numérique sans risque, vous résolvez le problème de l’incertitude. Il n’y a pas d’interruption des opérations en direct, pas de programmes pilotes coûteux qui pourraient échouer, et si une idée n’est pas aussi efficace qu’espéré, vous le découvrez dans la simulation, et non après avoir dépensé de l’argent pour la modifier dans l’environnement réel.
Voyez tous les angles : temps, coût, ressources et risques dans un seul modèle
L’un des principaux points forts de la simulation de Process360 Live est son exhaustivité. Dans une seule simulation, vous pouvez examiner simultanément le temps, le coût, la qualité et l’impact sur les ressources. Cela signifie que vous n’obtenez pas seulement une mesure étroite, mais une image complète de la façon dont un changement modifie vos opérations.
Temps et débit
Le temps de cycle détermine la satisfaction des clients et les besoins en fonds de roulement. Process360 Live simule la dynamique temporelle avec une précision que les feuilles de calcul ne peuvent pas égaler en modélisant le temps à plusieurs niveaux, y compris les durées d’activité individuelles, les temps d’attente entre les étapes, les temps d’attente pour la disponibilité des ressources et les retards de traitement du système. Ces éléments se combinent pour déterminer votre véritable temps de cycle de bout en bout.
La simulation temporelle tient compte de la variabilité et des interdépendances qui tuent la plupart des efforts d’amélioration des processus. Une approbation qui prend généralement deux heures s’étend à deux jours lorsque l’approbateur se déplace, tandis qu’un processus qui se déroule sans problème à des volumes normaux s’enlise complètement lors de la clôture de fin de mois. La simulation capture ces modèles à partir de vos données historiques et projette leur impact réel sur les performances.
Avec cette base réaliste en place, vous pouvez tester systématiquement diverses stratégies de réduction du temps en créant des chemins de traitement parallèles, des voies express pour les transactions simples, l’optimisation de la taille des lots, les modifications de planification des ressources, etc.
Chaque scénario révèle des impacts précis sur la durée moyenne du cycle, les variations et l’atteinte du niveau de service, de sorte que vous savez précisément quelles améliorations fonctionneront avant de les mettre en œuvre.
Simulation des coûts, analyse et retour sur investissement
Chaque étape et ressource du modèle peut entraîner des coûts, ce qui vous permet de calculer le coût par cas, les coûts de main-d’œuvre, les coûts d’équipement, etc., au fur et à mesure de l’exécution de la simulation. C’est essentiel pour l’élaboration d’une analyse de rentabilité.
Process360 Live vous donne les chiffres pour étayer (ou contester) le retour sur investissement. En fait, la plateforme peut être utilisée pour comparer les résultats de différents scénarios simulés côte à côte, en mettant en évidence des indicateurs tels que le coût total, la production et la durée de chaque scénario. Cela permet de visualiser facilement les compromis.
Par exemple, un scénario peut permettre d’obtenir un temps de cycle 20 % plus rapide à un coût 10 % plus élevé, tandis qu’un autre scénario est légèrement plus lent mais beaucoup moins cher. Le fait d’avoir ces comparaisons en main vous permet de choisir le chemin qui offre le meilleur retour sur investissement ou le bon équilibre entre coût et rapidité pour vos objectifs.
Utilisation des ressources
Process360 Live vous permet de modéliser la disponibilité des ressources, la capacité, les horaires de travail et les absences, afin que vous puissiez tester des questions telles que « Si nous ajoutons deux analystes, le goulot d’étranglement se résorbe-t-il ou restent-ils inactifs ? » Les rapports affichent les modèles d’utilisation et de mise en file d’attente par scénario.
En une seule fois, le moteur peut exécuter d’innombrables cas, exécutant efficacement de nombreux essais de Monte Carlo dans une seule simulation d’événements discrets pour mettre en évidence les goulets d’étranglement et les modèles d’utilisation que les feuilles de calcul ou les estimations instinctives ne feraient pas semblant. De plus, avec des calendriers, des ressources, des contraintes et ainsi de suite dans le monde réel, vous pouvez faire une analyse beaucoup plus réaliste et puissante que les essais de Monte-Carlo.
Une simulation iGrafx pour un client industriel a révélé que l’achat d’une nouvelle machine coûteuse ne ferait que déplacer le goulot d’étranglement ailleurs dans le processus, sans apporter de gain réel. En conséquence, l’entreprise a évité de dépenser plus de 180 000 $ pour cette machine. Au lieu de cela, ils ont utilisé le modèle pour essayer d’autres ajustements et ont découvert des changements tels que le rééquilibrage du personnel entre les quarts de travail qui ont débloqué des dizaines de millions de dollars de revenus potentiels grâce à un meilleur débit.
Risque et variabilité
Le moteur de simulation de Process360 Live peut intégrer des variations de processus réelles pour effectuer une analyse des risques liés à vos modifications de processus.
Par exemple, vous pouvez saisir une plage de variabilité pour les temps de travail entre les arrivées (pour modéliser un afflux imprévisible de tickets d’assistance ou de patients), ou inclure des probabilités de boucles de reprise ou d’événements de temps d’arrêt aléatoires. La simulation montrera ensuite la variabilité des résultats ; Par exemple, les performances dans le meilleur des cas, dans le pire des cas et dans les cas probables. Vous constaterez peut-être qu’un changement fonctionne bien en moyenne, mais qu’il a un résultat inacceptable dans le pire des cas (par exemple, dans 5 % des simulations, le temps de cycle dépasse votre SLA en raison d’une certaine combinaison de retards).
Impact réel de la simulation de processus
Le cabinet de conseil mondial ZS a placé Process360 Live au centre de son travail d’excellence des processus.
Ils avaient besoin d’un moyen plus rapide de répondre à des questions de simulation, de créer des analyses de rentabilité avec des chiffres réels et de passer de cartes statiques à des modèles vivants. Grâce à la simulation d’événements discrets, l’équipe crée un jumeau numérique partiel du processus, définit les taux d’arrivée, les temps d’étape et les calendriers de ressources, puis compare les scénarios côte à côte en termes de temps, de coût et de capacité. C’est ainsi qu’ils valident les modifications avant le déploiement et choisissent le meilleur chemin en toute confiance.
Ils ont partagé que les outils traditionnels rendaient cela difficile. Les consultants cartographiaient l’état actuel dans Visio ou Lucid, exécutaient des études de temps et de mouvement et calculaient des estimations dans des feuilles de calcul. Cela a pris des semaines. Lorsqu’une partie prenante a demandé : « Et si nous procédions à cette étape plus tôt ? », l’équipe a dû tout recalculer. La simulation a supprimé ce retravail et ce retard.
Maintenant, ils modélisent le processus une fois, puis itérent rapidement. S’ils ajoutent des ressources, modifient l’itinéraire ou parallélisent des tâches, le modèle montre l’impact sur les files d’attente, le temps de cycle et l’utilisation en minutes et non en mois.
R&D clinique. ZS a modélisé la phase de la dernière visite du patient jusqu’à la phase de soumission. Ils ont recherché des étapes qui pourraient se dérouler en parallèle, où les équipes utilisaient les mêmes entrées mais travaillaient séquentiellement par habitude. Dans le jumeau numérique, ils ont reséquencé les transferts, resserré les fenêtres de coordination et testé différents modèles de personnel. L’état futur simulé a réduit la chronologie d’environ 48 %. Parce que le modèle reflétait les calendriers réels et la variabilité, les parties prenantes étaient à l’aise pour aller de l’avant.
Rémunération incitative. Les cycles de prévision consommaient un grand nombre d’heures manuelles. ZS a construit un modèle du travail de bout en bout, puis a simulé l’automatisation et le traitement en dehors des heures de travail. Ils ont testé où la RPA pouvait prendre en charge les tâches répétitives et quand déclencher des tâches pendant la nuit pour prolonger la journée de travail efficace sans augmenter les effectifs. Dans le meilleur des cas, les heures manuelles ont été réduites d’environ 40 % et ont permis aux spécialistes de se concentrer sur l’analyse plutôt que sur le travail fastidieux.
Commande à l’encaissement (dispositifs médicaux). La direction s’est fixé un objectif ambitieux : multiplier par dix le débit. ZS a utilisé la simulation pour tester le processus actuel à ce volume. Le modèle a mis en évidence des arriérés cachés au-delà de la saisie des commandes et a montré où l’intégration des systèmes et les transferts se briseraient sous la charge. En rééquilibrant le travail, en nettoyant les transferts et en éliminant les déchets, l’équipe a éliminé environ 55 à 70 % des inefficacités en cours de processus avant de toucher la production.
Ils ont également partagé des leçons qui font tenir la simulation. Des données parfaites ne sont pas une condition préalable. Les apports directionnels des PME, étayés par des études en temps spot, suffisent à construire un premier modèle utile. Vous fixez des temps minimum et maximum pour chaque étape, tenez compte des quarts de travail, des jours fériés et des disponibilités, tout en obtenant des résultats fiables.
L’adhésion interfonctionnelle est également importante. L’entreprise et l’informatique travaillent ensemble pour s’assurer que l’état futur est réalisable à mettre en œuvre. La plupart des pilotes parviennent à une analyse de rentabilité prête à l’emploi en six à douze semaines, puis passent à l’activation du changement avec une feuille de route claire.
Comment commencer à simuler vos changements de processus dès maintenant
À présent, les avantages de tester virtuellement les changements commerciaux devraient être clairs. La question suivante est la suivante : comment votre équipe peut-elle commencer à tirer parti de la simulation de Process360 Live dès maintenant ? Voici un plan d’action simple, étape par étape, pour commencer petit, apprendre l’outil et obtenir rapidement de la valeur :
1. Choisissez un processus douloureux à cibler
Identifiez un processus qui cause beaucoup de problèmes, idéalement quelque chose avec des inefficacités évidentes ou des objectifs manqués (par exemple, un flux de travail d’approbation de facture trop lent ou un processus de service client avec des escalades élevées). Il est utile d’avoir des données sur ses performances actuelles (temps de cycle, volume, taux d’erreur), mais ne vous inquiétez pas si ce n’est pas parfait.
2. Cartographier le processus actuel et recueillir des données
À l’aide d’iGrafx Process360 Live, cartographiez l’état actuel de ce processus. C’est la base de votre jumeau numérique. Si vous avez déjà documenté le processus dans Visio ou un outil compatible BPMN, vous pouvez l’importer pour gagner du temps.
Si ce n’est pas le cas, travaillez avec les propriétaires de processus et les experts pour obtenir des données clés, ou utilisez la capacité de Process Mining de Process360 pour capturer le flux à partir des journaux système. En même temps, rassemblez des données de base pour la simulation, telles que le temps moyen des tâches, les taux d’arrivée (la fréquence des nouveaux travaux), les ressources impliquées et leurs capacités, ainsi que toutes les probabilités (par exemple, « 20 % des commandes nécessitent une reprise »). Vous pouvez commencer par des estimations ou des chiffres approximatifs provenant d’experts en la matière. N’oubliez pas que vous pouvez toujours affiner les données plus tard.
3. Construire et exécuter le modèle de simulation
Entrez maintenant ce modèle de processus et ces données dans le module de simulation de Process360 Live. Définissez vos ressources, vos délais de traitement, vos coûts et toute variabilité ou logique de ramification. L’interface vous guidera dans la configuration de ces paramètres à l’aide de boîtes de dialogue simples.
Une fois que tout est réglé, exécutez la simulation pour votre processus d’état actuel. Le logiciel exécutera de nombreux cas virtuels (par exemple, des milliers à des millions) de cas virtuels (jetons) pour établir une base de référence de performance. Examinez les rapports et les tableaux de bord. Notez les indicateurs de base tels que la durée moyenne du cycle, le taux de débit, l’utilisation des ressources, le coût par unité, etc. Il s’agit de votre scénario de contrôle.
4. Posez des scénarios et expérimentez
C’est là que le plaisir commence ! Faites un remue-méninges sur quelques modifications ou améliorations à tester. Commencez par les idées évidentes que l’équipe a lancées. Créez un nouveau scénario dans l’outil pour chaque idée. Il suffit généralement de copier le modèle de base et d’effectuer la modification (par exemple, ajouter une personne à une équipe de 3 personnes ou ajuster une règle de routage). Exécutez la simulation pour chaque scénario de simulation. Process360 Live comparera automatiquement les résultats de chaque scénario à la base de référence et les uns aux autres.
5. Valider et présenter les résultats
Une fois que vous avez découvert une amélioration prometteuse dans la simulation, vérifiez-la. Le scénario fait-il des hypothèses réalistes ? (Par exemple, s’il suppose d’embaucher du personnel, vérifiez qu’il a correctement modélisé son coût et sa disponibilité. S’il suppose l’élimination d’une étape, vérifiez que cette étape n’est pas requise pour la conformité, etc.) Affinez le modèle si nécessaire et réexécutez-le.
Lorsque vous êtes satisfait, compilez les résultats dans un bref rapport ou une présentation pour les parties prenantes. Incluez des graphiques ou des statistiques de la sortie iGrafx pour donner de la crédibilité. Cette histoire étayée par des données aidera à obtenir l’adhésion pour aller de l’avant.
6. Mettre en œuvre dans le monde réel (et surveiller)
Avec le consensus, mettez en œuvre le changement dans le processus réel. Comme vous l’avez testé virtuellement, vous pouvez procéder avec la certitude que vous verrez l’amélioration attendue. Néanmoins, gardez un œil sur les métriques en direct pour vous assurer que les prédictions de simulation sont vraies. Dans de nombreux cas, ils seront très proches, et s’il y a des différences mineures, vous pouvez mettre à jour votre modèle pour une précision encore meilleure la prochaine fois.
La simulation de Process360 Live est conçue pour les utilisateurs professionnels, et pas seulement pour les programmeurs ou les statisticiens. Il offre une configuration basée sur une boîte de dialogue et une interface intuitive pour construire des modèles.
Prêt à éliminer les incertitudes lors de vos changements de processus ?
La meilleure façon de comprendre la puissance de Process360 Live est de le voir en action. Nous vous invitons à réserver une démo avec iGrafx et à découvrir avec quelle facilité vous pouvez créer vos propres scénarios de processus et jumeaux numériques.
Bring your toughest process challenge to the session, and you’ll learn how simulation can tackle it with no risk and high reward. You can also reach out to our team of process experts for a conversation about your goals and how iGrafx can help.
Apportez votre défi de processus le plus difficile à la session, et vous apprendrez comment la simulation peut le relever sans risque et avec une grande récompense. Vous pouvez également contacter notre équipe d’experts en processus pour une conversation sur vos objectifs et sur la façon dont iGrafx peut vous aider.