Chaque entreprise fonctionne sur des processus. Du moment où un client passe une commande jusqu’à la réception de son produit, de l’embauche d’un nouvel employé à la clôture des comptes chaque trimestre, les processus définissent la façon dont le travail est effectué. Pourtant, la plupart des organisations perdent du temps, de l’argent et des opportunités en raison de processus inefficaces.
Les processus inefficaces coûtent en moyenne 1,3 million de dollars par an aux entreprises, et ce n’est pas seulement de l’argent gaspillé. Ce sont des employés frustrés qui effectuent des tâches répétitives, des clients qui attendent trop longtemps des réponses et des concurrents qui gagnent du terrain pendant que vous êtes coincé dans des sables mouvants opérationnels.
Alors, comment les entreprises peuvent-elles améliorer l’efficacité des flux de travail complexes de bout en bout ? Les outils modernes d’intelligence des processus offrent une réponse. En combinant des fonctionnalités telles que le process mining, la modélisation, la cartographie, la simulation et la surveillance en temps réel, une plateforme telle que iGrafx Process360 Live permet aux organisations d’identifier les goulets d’étranglement, de découvrir les inefficacités cachées et d’optimiser en permanence leurs opérations commerciales. Le résultat est une approche axée sur les données, proactive et alignée sur les objectifs de l’entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer comment les décideurs peuvent tirer parti de Process360 Live pour améliorer radicalement l’efficacité. Nous mettrons en évidence les principales fonctionnalités et les résultats concrets que nous avons obtenus, notamment la visibilité de bout en bout des processus, la simulation et la modélisation des jumeaux numériques, les contrôles intégrés pour la conformité et l’amélioration continue.
Pourquoi l’amélioration traditionnelle des processus ne suffit pas
Les entreprises tentent de s’attaquer à l’efficacité des processus depuis des décennies. Ils ont mis en place des systèmes ERP et lancé d’innombrables initiatives d’amélioration. Alors pourquoi 70 % des projets d’amélioration des processus ne produisent-ils pas les résultats escomptés ?
La réponse réside dans la façon dont nous avons traditionnellement abordé les processus. La plupart des organisations s’appuient sur des méthodes défectueuses :
| Méthode | Où il tombe en panne |
| Solutions ponctuelles | Les outils spécialisés ont tendance à se concentrer étroitement sur des tâches ou des processus individuels, ou à ne cibler qu’une partie de l’équation. Les outils d’exploitation des processus, de modélisation, d’automatisation, de simulation ou de surveillance ne parviennent pas à examiner les processus de manière globale. De plus, l’optimisation d’une seule tâche peut déplacer les goulets d’étranglement en aval, créer des transferts supplémentaires et rendre l’analyse des causes profondes plus difficile. Vous pouvez accélérer le traitement des factures, mais si les bons de commande sont toujours retardés dans les approbations, vous avez déplacé le problème ailleurs. |
| Examens périodiques | Ces examens font en sorte que les organisations passent à côté de problèmes en cours et d’occasions d’amélioration. Ils sont également généralement subjectifs et rétrospectifs, par opposition à être basés sur des données et proactifs. |
| Projets de changement ponctuels | Les équipes d’amélioration se dissolvent une fois le projet terminé. L’élan s’estompe, les gens reviennent à leurs anciennes habitudes et les gains s’érodent parce que personne ne possède l’optimisation continue. L’excellence des processus nécessite des efforts continus. |
| Documentation manuelle | Les processus capturés dans des documents statiques perdent en précision au moment où les systèmes ou les procédures changent. Ces procédures, qu’elles soient stockées dans Visio, Lucidchart, des documents Word ou des présentations vidéo, reflètent rarement les opérations réelles. Les connaissances restent cloisonnées avec les employés individuels plutôt qu’institutionnalisées, ce qui crée des incohérences et des vulnérabilités lorsque le personnel clé part. Ces méthodes manquent également de contrôle de version et de gestion des modifications, de contrôle d’accès aux autorisations, d’interdépendances entre les processus et de surveillance des risques et des contrôles. |
Comment l’intelligence des processus peut vous aider
La gestion des processus métier n’est plus une question de suppositions éclairées ou d’initiatives d’amélioration périodiques. Grâce aux plateformes d’intelligence des processus, les équipes gagnent en visibilité sur la façon dont les processus de bout en bout sont réellement exécutés, en découvrant les goulets d’étranglement et les inefficacités et en mettant en évidence les opportunités d’amélioration. Cette approche avancée s’appuie sur un certain nombre de fonctionnalités essentielles :
| Capacité | Ce qu’il offre |
| Process mining | Reconstruit automatiquement les processus — bout en bout à partir des journaux d’événements système afin que vous puissiez facilement repérer les retards et les reprises cachées. |
| Surveillance en temps réel | Diffuse les données de processus en direct vers des tableaux de bord, déclenchant des alertes dès que quelque chose change par rapport à la norme ; Par exemple, les temps de cycle glissent ou les contrôles de conformité échouent. |
| Simulation de processus | Utilise l’analyse de scénarios hypothétiques pour prévoir l’impact des changements prévus, sans risque ni investissement initial |
| Modélisation du jumeau numérique | Crée une réplique vivante des opérations, alimentée par des données, afin que vous puissiez tester des variables, comparer des options et choisir la conception optimale sans risquer d’effectuer des opérations en direct. |
| Contrôle de la conformité | Compare l’exécution réelle au processus conçu, en faisant apparaître instantanément les écarts et en générant des preuves prêtes pour l’audit. |
| Task mining | En capturant les interactions réelles sur le bureau, vous pouvez passer des flux de processus de haut niveau aux frappes individuelles. Cela révèle précisément où les employés perdent du temps sur des tâches répétitives, en identifiant les meilleurs candidats pour l’automatisation des processus qui offrent des gains de productivité immédiats. |
| Tableaux de bord KPI et analyses prédictives | Traduit les données brutes des événements en indicateurs clés exploitables et en actions suivantes, guidant les boucles d’amélioration continue. |
Comment iGrafx Process360 Live contribue à améliorer l’efficacité opérationnelle
Voici la liste des façons dont Process360 Live peut aider votre organisation :
Bénéficiez d’une visibilité et d’une visibilité de bout en bout sur les processus
La première étape pour réparer les processus défectueux est de voir ce qui se passe réellement. Trop souvent, les inefficacités se cachent dans les écarts entre les départements ou les systèmes. iGrafx Process360 Live résout ce problème en offrant une visibilité de bout en bout grâce à une modélisation complète des processus, à la modélisation et à l’exploitation minière. Il rassemble chaque étape, rôle et système dans une seule vue, de sorte que vous pouvez enfin voir l’ensemble du parcours et tous ses points faibles en un seul endroit.
Par exemple, dans un cas, une entreprise mondiale de services financiers a cartographié l’ensemble de son processus de négociation, de la demande de front-office au règlement de back-office, à l’aide d’iGrafx. Cet exercice a rapidement révélé de nombreuses inefficacités cachées, telles que des ruptures dans le flux de données qui provoquaient des erreurs et des retards.
Pour la première fois, l’équipe disposait d’une vue d’ensemble de l’ensemble du processus, ce qui lui a permis de déterminer où les choses n’allaient pas et où concentrer les efforts d’amélioration.
Optimisation des processus sans risque
Une fois que vous avez une visibilité sur vos processus, l’étape suivante consiste à concevoir quelque chose de mieux et à être sûr que cela fonctionnera. C’est là qu’entrent en jeu la simulation et le concept de jumeau numérique de votre processus . iGrafx Process360 Live vous permet de créer un modèle virtuel d’un processus (un « jumeau numérique ») et d’exécuter des simulations réalistes pour tester les modifications avant de les mettre en œuvre dans le monde réel.
En expérimentant numériquement, vous pouvez trouver les améliorations optimales sans risque pour les processus en cours, en prédisant des résultats tels que la réduction du temps de cycle, les économies de coûts ou l’augmentation de la capacité.
Par exemple, un grand hôpital s’est tourné vers iGrafx pour améliorer les flux de travail des services aux patients. Cet hôpital avait du mal à réduire les temps d’attente des patients, ce qui avait un impact négatif sur les revenus qu’il pouvait générer. À l’aide d’iGrafx, l’équipe de processus a construit un modèle numérique détaillé des processus d’admission et de soins des patients et a appliqué l’analyse Six Sigma en parallèle. Ils ont découvert, par exemple, que l’ajout d’une infirmière de triage au début du processus et l’ajustement des horaires du personnel pouvaient améliorer considérablement la durée du cycle des patients. Pour valider ces idées, l’équipe a exécuté des simulations iGrafx à l’aide d’outils statistiques (Minitab), ce qui lui a permis de modéliser différents scénarios de simulation et de voir l’impact sur les temps d’attente et les charges de travail. Cette approche axée sur les données a éliminé les conjectures ; Avant d’apporter des changements à l’hôpital, ils savaient quelles améliorations auraient le plus grand effet.
Les simulations se sont avérées correctes. L’hôpital a mis en œuvre les changements recommandés (ajout d’une infirmière de triage, d’un fournisseur supplémentaire pendant les heures de pointe et d’autres changements de personnel) et a obtenu des résultats immédiats. Le taux de patients partant sans être soignés – un point de frustration clé – a chuté de 50 %, ce qui indique un service beaucoup plus rapide et une énorme augmentation de la satisfaction des clients.
Cet exemple met en évidence la puissance d’un jumeau numérique pour vos opérations. Le moteur de simulation d’iGrafx peut tenir compte de la variabilité du monde réel (comme les taux d’arrivée des patients, les temps d’arrêt des machines ou les pics de demande des clients) et vous montrer comment les changements proposés se dérouleront. Vous pouvez tester l’ajout de personnel, la réorganisation des tâches ou n’importe quel nombre d’ajustements et voir immédiatement l’effet sur la durée du cycle, le coût et le rendement.
En optimisant d’abord les processus métier dans le monde virtuel, les entreprises évitent des expériences coûteuses d’essais et d’erreurs réels. Comme l’hôpital l’a constaté, cela a permis de prendre des décisions plus intelligentes qui ont rationalisé les opérations et augmenté les revenus.
Amélioration continue des processus grâce à une surveillance et des informations en temps réel
Les grandes organisations adoptent une approche continue de l’amélioration des processus d’affaires. Process360 Live soutient cela avec une surveillance en temps réel, des tableaux de bord de performance et des analyses qui vous aident à maintenir les gains et à identifier de nouvelles opportunités de manière proactive.
Avec iGrafx, une fois que vos processus sont modélisés, améliorés et déployés, vous ne vous contentez pas de les mettre de côté. Avec l’aide du process mining, les équipes peuvent exploiter des capacités robustes de surveillance et d’analyse des processus. Vous pouvez suivre les indicateurs clés de performance (KPI) de chaque processus en temps réel. Si un processus commence à dériver hors spécifications ou si un backlog commence à se développer, le système le rend visible. Par exemple, les responsables peuvent voir si une certaine étape prend trop de temps ou si un point de contrôle de conformité échoue. Cela signifie que vous pouvez détecter rapidement les goulets d’étranglement émergents ou les risques de conformité, avant qu’ils ne se transforment en problèmes importants.
De plus, la plateforme Process360 Live favorise la collaboration entre les équipes informatiques, les équipes d’excellence des processus et les unités commerciales. Toutes les parties prenantes peuvent travailler à partir des mêmes modèles de processus en direct, en identifiant les problèmes, en proposant des améliorations et en simulant l’impact, ce qui crée une puissante boucle de rétroaction d’amélioration.
Il est courant de configurer des tableaux de bord KPI pour les propriétaires de processus afin qu’ils puissent suivre visuellement l’impact des modifications sur les performances. Si une nouvelle réglementation est publiée ou si un changement de marché exige un changement de processus, vous pouvez rapidement ajuster le modèle dans Process360 Live, communiquer le changement à tous les utilisateurs, vous assurer qu’il est adopté et surveiller la conformité.
Standardiser et contrôler les processus de conformité et de qualité
L’amélioration de l’efficacité n’est pas seulement une question de rapidité, mais aussi de faire les choses correctement et de manière cohérente. Dans les grandes organisations, l’un des grands défis consiste à s’assurer que chaque service, zone géographique ou équipe suit les mêmes bonnes pratiques et se conforme aux mêmes normes. C’est un autre domaine dans lequel Process360 Live brille. Il fournit un hub centralisé pour toutes vos connaissances de processus, votre documentation et vos règles métier, afin que vous puissiez standardiser les processus actuels dans toute l’entreprise et intégrer des contrôles pour garantir la conformité aux réglementations ou aux normes de qualité. Tout le monde accède à la même source unique de vérité pour « la façon dont nous faisons les choses », ce qui favorise la cohérence et la responsabilité.
Considérez l’expérience d’un grand fournisseur automobile qui opère dans plusieurs pays. Cette entreprise devait maintenir des processus de qualité stricts pour répondre aux normes ISO 9001 et à l’industrie automobile, mais chacune de ses succursales européennes appliquait ses propres processus et procédures de manière légèrement différente.
Ils ont introduit Process360 Live en tant que solution de gestion de processus unifiée pour centraliser et harmoniser leurs opérations. Au cours du déploiement, ils ont pu consolider les systèmes de processus existants de sept succursales européennes différentes en un seul référentiel. Tous leurs processus métier, environ 250 diagrammes de flux de travail et des centaines de documents justificatifs, ont été capturés dans la base de données centrale de la plateforme. L’avantage a été immédiat : chaque employé et manager peut désormais accéder aux informations pertinentes sur les processus via un portail partagé, qu’il se trouve en Allemagne, en Angleterre, en Italie ou ailleurs. Cela a permis d’appliquer un ensemble cohérent de processus dans toutes les zones géographiques.
Vérification de la conformité
Un autre avantage de Process360 Live est la possibilité de surveiller que l’exécution d’un processus réel est conforme à un processus conçu. Par exemple, un service financier peut modéliser un flux de travail de comptabilité fournisseur qui inclut une étape particulière (par exemple, une approbation) et le process mining peut surveiller et alerter les équipes si cette étape a été ignorée. En comparant le comportement réel par rapport au processus attendu, les équipes peuvent identifier les écarts, les inefficacités ou les zones de non-conformité, en anticipant les problèmes avant qu’ils n’aient un impact négatif.
Démarrer avec l’efficacité opérationnelle
Le parcours vers l’excellence des processus et l’efficacité opérationnelle ne nécessite pas de bouleversements massifs. Les organisations constatent généralement une valeur significative dans les semaines qui suivent la mise en œuvre d’iGrafx Process360 Live.
Voici comment commencer :
- Commencez par un processus critique qui cause une douleur visible. C’est peut-être votre cycle de commande à l’encaissement qui immobilise le fonds de roulement. C’est peut-être un processus d’intégration des clients qui entraîne une perte d’activité. Il peut également s’agir d’un processus lourd en matière de conformité où les erreurs ont de graves conséquences.
- Utilisez le process mining et la modélisation des processus pour comprendre ce qui se passe. Vous découvrirez probablement que le processus réel diffère considérablement de ce que vous pensiez. Cette révélation à elle seule laisse souvent entrevoir des gains rapides qui apportent une valeur immédiate.
- Testez les améliorations par simulation avant de les mettre en œuvre. Cela élimine le risque lié aux changements de processus et renforce la confiance dans vos améliorations.
- Surveillez en permanence pour vous assurer que les améliorations persistent et identifiez de nouvelles opportunités.
Transformez vos opérations grâce à l’intelligence des processus
L’écart entre les organisations qui excellent et celles qui ont des difficultés se résume de plus en plus à l’efficacité des processus. Alors que vos concurrents gaspillent des ressources sur des processus défaillants, créent des frictions pour les clients et frustrent les employés avec des processus inefficaces, vous pouvez créer un avantage opérationnel durable.
Process360 Live vous offre la visibilité, les informations et le contrôle nécessaires pour transformer la façon dont le travail est effectué dans votre organisation. Qu’il s’agisse d’exploiter vos processus existants, de simuler des améliorations ou de surveiller les performances en temps réel, la plateforme fournit tout ce dont vous avez besoin pour atteindre l’excellence opérationnelle. La plateforme est également conçue pour s’intégrer à vos systèmes et outils d’automatisation existants, afin que vous puissiez aligner les personnes, les processus et la technologie dans une machine fonctionnant sans problème.
La question n’est pas de savoir si vous pouvez vous permettre d’investir dans l’intelligence des processus. Il s’agit de savoir si vous pouvez vous permettre de ne pas le faire. Chaque jour où vous opérez avec des processus inefficaces, vous laissez de l’argent sur la table, frustrez les clients et donnez un avantage à vos concurrents.
Si vous êtes prêt à voir ce qu’une plateforme moderne d’intelligence des processus peut faire, nous vous invitons à réserver une démo personnalisée ou à contacter l’équipe iGrafx. Laissez-nous vous montrer, en direct et en action, comment vous pouvez transformer vos flux de travail, donner à vos employés les moyens d’améliorer leurs processus et, en fin de compte, satisfaire vos clients avec des opérations plus efficaces.