Dans de nombreuses organisations, les informations de processus sont stockées dans des fichiers Excel, Word, PPT ou Visio, les connaissances tribales sont enfermées dans la tête des gens et différentes équipes abordent le même travail de manière complètement différente. Lorsque les auditeurs demandent une preuve de contrôle, vous vous dépêchez de rassembler la documentation nécessaire et vous ne savez peut-être pas si les documents que vous avez sont à jour. Lorsque les dirigeants tentent d’améliorer l’efficacité, personne ne sait à quoi ressemble « l’état actuel ».
C’est là qu’intervient iGrafx Process360 Live. En combinant la cartographie des processus avec une modélisation riche des processus dans un emplacement central et gouverné, il transforme le chaos en clarté et crée un système d’enregistrement unique et précis, favorisant l’amélioration des processus et garantissant la conformité.
Le coût caché d’une mauvaise documentation des processus
Lorsque les processus ne sont pas correctement documentés, plusieurs problèmes coûteux surgissent :
- Risque accru : Les processus deviennent sensibles à l’erreur humaine, ce qui entraîne des résultats incohérents et des erreurs potentiellement coûteuses.
- Réduction de la productivité : les employés sont obligés de se fier à ce dont ils se souviennent ou qu’ils peuvent facilement trouver sur le processus, ce qui ralentit les opérations, augmente la redondance et entrave la productivité globale.
- Efficacité réduite : Il devient presque impossible d’identifier les inefficacités, ce qui entrave votre capacité à optimiser les flux de travail et à améliorer les performances.
- Conformité entravée : Démontrer la conformité devient un défi, ce qui augmente le risque de sanctions réglementaires et rend les audits stressants et chronophages.
Ces problèmes s’aggravent au fil du temps, ralentissant la croissance, augmentant les risques et frustrant à la fois les employés et les clients.
Cartographie plus intelligente des processus
La cartographie des processus offre des représentations visuelles des processus d’entreprise conçues pour donner une vue d’ensemble d’un processus. Grâce aux cartes, les parties prenantes comprennent les étapes clés et le flux, ce qui facilite la découverte des domaines à améliorer.
Voici quelques façons dont Process360 Live prend en charge la cartographie des processus :
Prise en charge BPMN : processus de diagrammes avec une notation BPMN 2.0 standardisée et reconnue par l’industrie, avec des formes et des lignes automatiques basées sur des règles étendues et une vérification des règles intégrée. Vous pouvez même télécharger un document de procédure d’exploitation standard (SOP), et le Pia+ (GenAI Process Intelligence Assistant) d’iGrafx créera instantanément un diagramme BPMN entièrement fonctionnel.
Cartographie de la chaîne de valeur : tirez parti de la cartographie de la chaîne de valeur, à l’aide de modèles prédéfinis ou de vos propres modèles, pour créer des VSM claires et précises. La VSM capture des données telles que le Takt Time, les données aux étapes individuelles et aux points d’inventaire, etc. le diagramme effectuera les calculs de la chronologie pour vous. Cela permet aux entreprises de visualiser et d’analyser rapidement et facilement le processus de bout en bout, ce qui facilite la détection des gaspillages, l’amélioration des flux et la garantie de la valeur pour le client. Vous disposez également d’une version électronique centrale sur laquelle il est facile de collaborer et de mettre à jour ; Pas de soucis de coller sur une feuille de papier.
Cartographie du parcours : créez rapidement des cartes du parcours avec les formes, les couloirs et/ou les sections nécessaires. Cela signifie que les équipes peuvent visualiser l’expérience client à travers les moments et les points de contact, en identifiant les points faibles et les opportunités d’amélioration.
Cartes hiérarchiques : créez des cartes de processus à plusieurs niveaux, permettant aux équipes de décomposer les processus complexes en sous-processus qui sont des références à partir de la carte parente ou qui peuvent être représentés séparément. Cela aide les entreprises à comprendre facilement les relations, les responsabilités et les priorités au sein d’une organisation ou d’un processus.
Modélisation des processus : ajout d’un contexte d’entreprise / jumeau numérique
La modélisation des processus avec Process360 Live crée un modèle représentatif riche, dynamique et détaillé (ou des éléments d’un « jumeau numérique ») de la façon dont le processus fonctionne dans le contexte de l’environnement commercial global. Les modèles de processus aident les utilisateurs à analyser et à générer des rapports sur les processus dans l’ensemble de l’organisation. Les processus deviennent un actif réutilisable à long terme qui peut favoriser l’amélioration et la gestion des processus dans votre organisation.
Les capacités comprennent :
- Associez les rôles et les systèmes de manière à ce que la propriété et les dépendances informatiques soient claires comme de l’eau de roche.
- Intégrez les risques et les contrôles directement dans le modèle de processus, en les intégrant aux systèmes GRC (Gouvernance, Risque, Conformité) et aux cadres d’évaluation des risques.
- Suivez des indicateurs tels que le temps de cycle, le coût, le débit ou les taux d’erreur, en les reliant directement aux processus.
- Utilisez des « objets d’entreprise » réutilisables (processus, rôles/organisations et autres « acteurs », systèmes, entrées/sorties, risques, indicateurs clés de performance, etc.) dans plusieurs processus, ce qui permet de gagner du temps et de garder tout cohérent.
- Réalisez des rapports puissants sur les informations que vous avez créées. Effectuer des analyses d’écarts, des rapports GRC (risque/contrôle) pour les audits et la conformité, comprendre les impacts des mises à jour du système, etc.
Le résultat est une représentation dynamique de vos opérations, bien plus puissante que les organigrammes statiques ou les SOP cloisonnées.
Un référentiel de processus centralisé
Avec Process360 Live, toutes les informations relatives aux processus sont documentées, stockées et gérées dans un hub centralisé. Cette source unique de vérité offre de nombreux avantages :
- Normalisation : fournit une source unique et approuvée pour une exécution cohérente des processus dans l’ensemble de l’organisation.
- Amélioration des processus : Facilite l’analyse, l’identification de la valeur ou des goulets d’étranglement et la mise en œuvre des meilleures pratiques grâce à une documentation centralisée des processus.
- Productivité : Permet d’accéder facilement à la connaissance des processus, ce qui réduit le temps consacré à la recherche d’informations et permet une exécution efficace des tâches.
- Gouvernance : renforce la gouvernance en permettant une responsabilisation claire, en faisant respecter les réglementations et en fournissant des pistes d’audit pour l’exécution des processus.
La gouvernance intégrée du cycle de vie des processus garantit les avantages suivants :
- Contrôle des versions avec historique complet des modifications.
- Cycles d’examen et d’approbation pour maintenir l’exactitude de la documentation.
- Des outils de collaboration pour que les employés puissent commenter directement les diagrammes et suggérer des améliorations.
Cela fait de la documentation de votre processus une ressource vivante et évolutive plutôt qu’un classeur poussiéreux auquel personne ne fait confiance.
Des résultats concrets : une amélioration plus rapide et moins de surprises
Regardons deux organisations qui réalisent de la valeur avec iGrafx Process360 Live.
Banque et finance
Une société de services financiers avait du mal à comprendre et à visualiser les performances de processus complexes dans plusieurs unités commerciales. Avec l’aide de cartes de processus de bout en bout, ils ont enfin obtenu la transparence et les informations dont ils avaient besoin.
« Pour la première fois, il y avait une image de haut niveau de la façon dont l’entreprise fonctionnait », a noté un cadre après avoir cartographié un processus critique. Grâce à cette visibilité, ils ont découvert des étapes redondantes et des boucles de retravail qui se cachaient dans des silos.
La résolution de ces problèmes a permis de réduire de plus de 60 % le temps de traitement manuel, ce qui a permis d’économiser environ 400 000 € par an en coûts d’exploitation. En bref, la cartographie a rendu visibles les inefficacités invisibles.
Fabrication et conformité
Un fabricant mondial était confronté à de fréquents résultats d’audits parce qu’il ne pouvait pas démontrer efficacement sa conformité aux réglementations. Ils ne disposaient pas de la documentation nécessaire sur le processus et de la preuve que des contrôles appropriés étaient en place. Ils ont utilisé Process360 Live pour modéliser et standardiser leurs processus, puis intégrer les risques et les contrôles dans les modèles.
L’entreprise est passée de la bousculade lors des audits à la maîtrise de tous les processus et contrôles. En fait, après avoir déployé iGrafx, ils ont constaté « beaucoup moins d’écarts » dans les audits et une conformité nettement plus grande à leurs normes ISO à l’échelle de l’entreprise. En liant les processus au même ensemble de contrôles et de politiques dans un seul système, rien n’est passé entre les mailles du filet. La préparation de l’audit, qui prenait auparavant des semaines, s’est transformée en un examen rapide de leur tableau de bord centralisé.
Prêt à réparer la documentation de votre processus ?
Process360 Live vous fournit les outils nécessaires pour capturer rapidement les processus, les modéliser en fonction du contexte et les maintenir à jour grâce à une gouvernance intégrée. Au lieu de documents éparpillés et de SOP obsolètes, vous disposerez d’un système d’enregistrement unique et fiable qui favorise l’efficacité et la conformité.
Si vous êtes prêt à commencer, réservez une
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avec iGrafx.