Dans un secteur où les marges sont très minces, où les réglementations strictes et les attentes croissantes des patients se heurtent, les leaders du secteur de la santé ont besoin de tous les avantages possibles.
C’est là qu’intervient le jumeau numérique au niveau du processus : un modèle en direct, basé sur les données, des flux de travail de votre organisation, qui détecte les goulets d’étranglement cachés, le gaspillage et les lacunes en matière de conformité avant qu’ils ne vous coûtent des millions.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment la plateforme Process360 Live d’iGrafx transforme les admissions de patients, la facturation, l’administration des médicaments, etc., en aidant les prestataires à réduire les coûts, à augmenter le débit et à améliorer la qualité des soins sans risquer d’être perturbés dans le monde réel.
Comment fonctionnent les jumeaux numériques au niveau des processus
La technologie des jumeaux numériques reflète la façon dont le travail se déroule étape par étape, système par système, personne par personne, puis montre où se cachent les retards, les gaspillages ou les risques.
Ce modèle vivant est alimenté par des données réelles provenant des systèmes que votre entreprise utilise déjà, ainsi que de l’expertise de vos experts en la matière (EM), capturant chaque processus, rôle et contrôle qui permet aux opérations de fonctionner.
La plateforme Process360 Live d’iGrafx est une technologie de jumeau numérique remarquable. Elle permet aux prestataires de soins de santé d’exploiter des données d’exécution de processus réelles, de modéliser ses processus de bout en bout, et d’exécuter des simulations et des analyses prédictives afin que les équipes puissent prendre des décisions fondées sur des données qui améliorent les opérations et résolvent des problèmes tels que les goulets d’étranglement sans essais et erreurs coûteux.
Pourquoi les jumeaux numériques sont importants pour l’excellence opérationnelle dans le secteur de la santé
Les processus de soins de santé, de l’enregistrement d’un patient au traitement d’une demande d’indemnisation, impliquent souvent de nombreuses étapes, des transferts et des règles complexes. Les inefficacités de ces processus peuvent entraîner des temps d’attente plus longs, des coûts plus élevés, un personnel frustré et même des soins aux patients compromis.
Un jumeau numérique offre un moyen de visualiser et d’améliorer ces processus à l’aide de données.
En créant un modèle dynamique d’un flux de travail opérationnel, les équipes peuvent simuler des changements, identifier les goulets d’étranglement et prévoir les résultats avant de mettre en œuvre les changements dans le monde réel. Cette capacité est inestimable dans le secteur de la santé, où tester les modifications dans des environnements en direct peut être risqué ou perturbateur.
La technologie des jumeaux numériques est importante dans le secteur de la santé, car elle répond directement aux principaux objectifs d’excellence opérationnelle :
Coûts réduits
Le gaspillage opérationnel, tel que les étapes redondantes, les retards ou les ressources mal allouées, peut faire grimper les coûts des soins de santé. Les prestataires de soins de santé manquent souvent de visibilité sur les opérations, ce qui entrave la prise de décision. Grâce à une vue complète des processus, les organisations peuvent analyser les données en temps réel et simuler les changements futurs pour comprendre l’impact précis d’un changement, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent.
Process Mining analyse les données détaillées du système, qui peuvent inclure des informations sur les coûts qui peuvent être analysées au niveau de la personne ou du rôle, ou globalement, pour le travail effectué. Vous pouvez identifier des domaines où la formation ou d’autres actions peuvent réduire les coûts. La simulation de processus vous permet de comprendre les coûts des ressources et autres coûts, ainsi que l’impact des modifications proposées sur les coûts (et d’autres facteurs).
Augmentation du débit et de l’efficacité
En minant ou en simulant des processus et en expérimentant virtuellement, les prestataires de soins de santé peuvent trouver des moyens de voir plus de patients ou de traiter plus de transactions avec les mêmes ressources.
Cohérence et qualité du service
La variabilité dans la façon dont les processus sont exécutés peut entraîner des erreurs ou des résultats inégaux. Les jumeaux numériques dans le secteur de la santé contribuent à la standardisation des opérations en modélisant les flux de travail des meilleures pratiques. Une fois qu’un processus hautement efficient et efficace est modélisé, il peut servir de modèle dans tous les services ou établissements, garantissant que chaque patient ou demande de remboursement est traité avec le même niveau d’excellence.
En bref, les jumeaux numériques font de l’art de l’amélioration des processus une science. Ils fournissent une vue unique et riche en données des opérations de santé complexes de bout en bout, ce qui permet aux organisations d’équilibrer l’efficacité, la sécurité et la conformité.
Dans les sections suivantes, nous explorons comment les jumeaux numériques sont actuellement appliqués dans la prestation des soins de santé et les avantages qui en découlent.
Comment les jumeaux numériques assurent l’excellence opérationnelle dans le secteur de la santé
Rationalisation du flux des patients : de l’admission au congé
L’une des applications les plus percutantes des jumeaux numériques dans le secteur de la santé est l’amélioration du flux de patients ; le parcours d’un patient dans l’établissement de santé, depuis son arrivée (admission) jusqu’au point de sortie.
Cela implique le traitement des admissions, les transferts entre les unités et les procédures de sortie. Les inefficacités n’importe où le long de cette chaîne peuvent entraîner de longs temps d’attente, une surpopulation et une mauvaise expérience des patients.
Admissions
Considérez les admissions. Cela implique la collecte d’informations personnelles, l’attribution des salles et les évaluations initiales. Les goulots d’étranglement donnent le ton à l’ensemble de l’expérience.
En fonction des données système disponibles, le processus peut être miné pour valider le processus réel en cours et analyser les performances du processus sur la base de données réelles. Quoi qu’il en soit, un modèle virtuel du processus d’admission permet de déterminer exactement où se produisent les retards. Les administrateurs d’hôpitaux peuvent alors poser de puissantes questions « et si ? ».
- « Et si nous ajoutions un préposé à l’inscription de plus pendant les heures de pointe ? Les temps d’attente vont-ils diminuer considérablement ? Ou
- « Et si nous introduisions un kiosque en libre-service pour la saisie de formulaires ? »
En expérimentant dans le jumeau numérique (le modèle de simulation), ils peuvent trouver les niveaux de personnel et la conception du flux de travail optimaux. Un modèle de simulation peut même être utilisé pour des prédictions futures. Par exemple, que se passe-t-il si le nombre de patients augmente de 10 % l’année prochaine, ou si un événement provoque une augmentation soudaine des admissions ? Comment le processus se déroulera-t-il et que pouvons-nous faire pour rester réactifs, sûrs et conformes ?
Un exemple concret provient de l’un de nos clients. Leur équipe a utilisé les outils de modélisation et de simulation de processus iGrafx (qui font partie de la plateforme iGrafx Process360 Live) pour analyser un flux de travail lié à l’admission dans la clinique des femmes. La simulation du Centre de soins intermédiaires pour femmes a montré les principaux facteurs contribuant au temps d’attente et a testé des solutions potentielles.
Parmi les recommandations de l’analyse du jumeau numérique, mentionnons l’ajout d’une infirmière de triage dès le tout début pour évaluer rapidement les patients, l’ajout d’un fournisseur supplémentaire (médecin ou infirmière praticienne) pour gérer la charge des patients et l’extension de la disponibilité d’un conseiller financier pour accélérer les formalités administratives de sortie des patients.
Tous ces changements ont d’abord été examinés dans le modèle afin de voir leur effet sur les temps d’attente des patients. Après la mise en œuvre de ces changements, ils ont réduit de 50 % le taux de départs de patients avant le traitement et généré environ 1 million de dollars en nouveaux revenus grâce à l’amélioration de l’efficacité opérationnelle.
Débit et sortie des patients
Le parcours d’un patient ne s’arrête pas à l’admission. La façon dont ils progressent dans les unités de traitement et l’efficacité avec laquelle ils sont libérés déterminent également le rendement opérationnel. Les jumeaux numériques sont également utilisés pour examiner ces dernières étapes du flux de patients.
Par exemple, un hôpital peut créer un jumeau numérique de son processus de gestion des lits et de sortie pour répondre à des questions telles que :
Si nous introduisons un rôle de coordonnateur des congés, cela réduira-t-il les temps d’attente pour les nouvelles admissions ?
Que se passe-t-il si le traitement des médicaments de sortie en pharmacie est accéléré de 20 % – cela réduit-il de manière significative la durée du séjour du patient ?
En simulant le processus de planification des congés, les hôpitaux peuvent trouver les meilleurs moyens d’éviter les prolongations inutiles du séjour (qui non seulement frustrent les patients, mais immobilisent également des ressources).
Le même projet a identifié le congé comme un autre point sensible. De nombreux patients attendaient des conseils financiers à la fin de leur séjour. Le jumeau numérique a suggéré que l’extension des heures d’ouverture du conseiller financier résoudrait ce goulot d’étranglement.
Ils ont mis en œuvre ce changement, car l’embauche de personnel supplémentaire n’était pas prévue dans le budget et ont réussi à éliminer l’arriéré de sortie, contribuant ainsi à la réduction globale du temps de cycle des patients.
Améliorer l’efficacité de la facturation et du traitement des réclamations
Il s’agit d’un autre domaine lourd en processus mûr pour l’optimisation avec des jumeaux numériques. Ces processus impliquent souvent plusieurs étapes : coder les procédures, soumettre les demandes de remboursement aux payeurs, répondre aux questions ou aux refus, émettre les factures des patients, etc.
Les retards ou les erreurs dans ce domaine peuvent avoir des impacts financiers importants (perte de revenus, pénalités de conformité) et affecter la satisfaction des patients (factures déroutantes ou longues attentes pour la résolution de l’assurance).
Les jumeaux numériques permettent aux organisations de visualiser l’ensemble du flux d’informations financières. En cartographiant le cycle de vie des réclamations, de la génération au paiement, les responsables de processus peuvent voir exactement combien de temps dure chaque étape et où se forment les arriérés.
Cette représentation virtuelle peut intégrer des données réelles telles que les temps de codage moyens, les temps de réponse de l’assureur et les taux de rejet typiques pour créer une simulation réaliste.
Une utilisation pratique consiste à expérimenter des changements de processus ou des allocations de ressources. Par exemple, si l’approbation des demandes de remboursement est en retard parce qu’une petite équipe examine manuellement chaque demande pour s’assurer qu’elle est conforme, un hôpital peut simuler ce qui se passe s’il introduit un logiciel automatisé de vérification des demandes de remboursement ou réaffecte du personnel à cette tâche.
Ce type d’informations exploitables permet de justifier des investissements tels que l’automatisation ou la formation supplémentaire en fournissant des preuves d’amélioration du débit (par exemple, plus de demandes traitées par jour) ou de réduction des erreurs (par exemple, moins de demandes refusées en raison d’erreurs de codage).
Améliorer l’administration des médicaments et les processus cliniques
L’administration de médicaments implique la prescription, la délivrance et la livraison des bons médicaments aux patients au bon moment, un processus qui transcende les professionnels de la santé, les médecins, les pharmaciens et les flux de travail des soins infirmiers. Les erreurs ou les retards peuvent avoir un impact direct sur la sécurité des patients et les résultats.
Standardisation des flux de travail des médicaments
Dans de nombreux hôpitaux, le processus d’administration des médicaments comprend la vérification des commandes, la distribution à partir de la pharmacie, le transport des médicaments vers le service et la confirmation par les infirmières de l’identité et de la posologie du patient avant de lui administrer le médicament.
Il existe de nombreux points de défaillance potentiels (p. ex., une erreur de transcription dans la commande, un retard dans l’attente de l’approbation de la pharmacie, une dose oubliée en raison d’un calendrier).
En examinant les tournées de médicaments, un fournisseur de soins de santé peut se rendre compte qu’un service particulier connaît des retards fréquents parce que les infirmières attendent à la pharmacie pour des médicaments qui nécessitent une préparation spéciale.
Consciente de cela, la direction pourrait tester un changement potentiel : par exemple, ajuster le personnel de la pharmacie ou introduire une armoire de distribution automatisée dans ce service. La simulation montrerait si ce changement réduit considérablement le délai d’exécution entre la prescription et l’administration.
Réduire les erreurs et la variabilité
Les jumeaux numériques mettent également en évidence les variations qui se produisent dans un processus qui, idéalement, devrait être uniforme. Si un quart d’infirmières suit une procédure de vérification des médicaments différente d’une autre, cette incohérence pourrait entraîner des erreurs.
Le modèle jumeau, en particulier lorsqu’il est lié à des données en temps réel (comme les rapports d’incident ou les données temporelles), peut identifier de tels modèles. L’organisation peut ensuite mettre en œuvre une formation ou des changements de processus pour normaliser la procédure.
Au-delà de l’administration de médicaments, les jumeaux numériques peuvent être appliqués à d’autres opérations cliniques telles que la planification chirurgicale, les flux de travail des tests de diagnostic et le triage des services d’urgence.
Partout où il y a un processus complexe, l’exploitation de ce processus pour des données réelles (et en temps réel), ou l’utilisation d’un modèle de simulation, peut aider à fournir la visibilité nécessaire pour apporter des améliorations significatives et justifier l’analyse de rentabilisation de ces améliorations.
Couche de conformité : des risques que vous voyez, des amendes que vous ne voyez pas
Les hôpitaux et autres organisations de soins de santé sont confrontés à de nombreuses réglementations : des lois sur la protection de la vie privée comme HIPAA (qui régit la confidentialité des données des patients), des lois sur les soins de santé comme l’Affordable Care Act (ACA), des réglementations spécialisées telles que COBRA et MHPAEA pour les assureurs, et des normes d’accréditation qui exigent certains protocoles.
De plus, les organisations disposent de contrôles internes des risques pour prévenir les erreurs, la fraude ou les pratiques dangereuses. Alors, comment les jumeaux numériques aident-ils à tout cela ?
Intégration des exigences réglementaires
Un modèle de jumeau numérique d’un processus de santé peut être construit avec des points de contrôle de conformité intégrés.
Prenons l’exemple d’un processus de traitement des dossiers médicaux des patients. La loi HIPAA exige que l’accès aux dossiers des patients soit limité aux personnes qui ont besoin de les connaître. Dans un jumeau de processus, il est possible de modéliser les rôles et les autorisations des utilisateurs à chaque étape.
Ce faisant, le jumeau peut être utilisé pour identifier les points du processus où les données sensibles de santé des patients pourraient être surexposées ou où un transfert pourrait entraîner une violation de la vie privée.
Contrôle des risques, analyse prédictive et gestion proactive
Au-delà des réglementations formelles, les opérations de santé disposent de contrôles internes des risques, par exemple, nécessitant une double signature pour un achat coûteux. En modélisant ces contrôles dans le jumeau numérique, les organisations peuvent vérifier que les mesures d’atténuation des risques sont efficaces et universellement appliquées.
Les jumeaux numériques simplifient également considérablement les tâches d’audit et de documentation. Étant donné que le jumeau sert de modèle vivant du fonctionnement des processus (y compris tous les points de contrôle de conformité et les parties responsables), il devient une source unique de vérité qui peut être présentée aux auditeurs internes ou externes.
Au lieu de sortir des documents de politique éparpillés, un responsable de la conformité peut démontrer à l’aide de la documentation du processus qui montre « voici tous nos points de contrôle et voici qui est responsable à chaque étape ».
Cette documentation centrale peut rationaliser les audits externes, car tout est cartographié et toutes les modifications apportées au processus sont enregistrées et vérifiables.
À titre d’exemple, imaginez qu’une équipe de conformité d’un hôpital utilise un jumeau numérique pour garantir le respect des réglementations sur la manipulation des médicaments (par exemple, une règle selon laquelle toutes les substances contrôlées doivent être prises en compte à chaque transfert).
Le jumeau montre le parcours d’une commande de drogue contrôlée :
- prescrit par le médecin
- dispenses de pharmacie (avec enregistrement)
- L’infirmière reçoit et administre
- Le médicament restant est retourné ou gaspillé selon le protocole, chacun avec une signature.
L’équipe peut analyser et déterminer si les transferts ne sont pas documentés correctement ou si une étape a tendance à se produire lorsqu’un pharmacien superviseur n’est pas disponible (ce qui pourrait être une lacune en matière d’observance).
À partir de là, l’équipe peut identifier les étapes du processus qui éliminent les problèmes, simuler l’impact de ces modifications sur le processus et les mettre en œuvre.
Conclusion : La voie vers l’excellence opérationnelle
Ainsi, comme nous l’avons vu, la technologie des jumeaux numériques représente une approche véritablement transformatrice pour les organisations de soins de santé qui visent l’excellence opérationnelle.
En se concentrant sur ces processus pratiques et quotidiens (admissions, flux de patients, facturation, administration des médicaments) et en intégrant profondément les considérations de risque et de conformité, les prestataires de soins de santé et les payeurs peuvent utiliser les jumeaux numériques non seulement pour optimiser les performances, mais aussi pour maintenir, voire élever, les normes élevées de service et de conformité exigées par le secteur de la santé et les patients.
La clé pour libérer ce potentiel réside dans l’application réfléchie de cette technologie, d’une manière qui inclut les personnes mêmes qui font fonctionner les soins de santé – le personnel dévoué. Il s’agit d’avoir des objectifs clairs, d’utiliser les bons outils et d’encourager une culture ouverte au changement axé sur les données.
Lorsque ces éléments sont réunis, les jumeaux numériques peuvent aider les organisations de santé à atteindre ce qui semblait autrefois être des objectifs concurrents : des processus plus rapides, des coûts réduits, des opérations plus sûres et, en fin de compte, ce qui compte le plus, de meilleurs résultats pour les patients. Ce sont les véritables marqueurs de l’excellence opérationnelle.