Construire une fondation
Bien que chaque client avec lequel j’ai travaillé soit un peu différent, son parcours de processus est en grande partie le même. Vous voici avec un tout nouveau diagramme de processus qui documente l’état actuel de votre processus. Peut-être avez-vous importé quelque chose de Visio, travaillé avec les propriétaires de processus pour obtenir quelque chose sur papier virtuel, ou demandé à un spécialiste BPM expert d’en créer un à partir de zéro.
Ou peut-être en avez-vous généré un automatiquement en utilisant Process360 Live Process Mining pour découvrir comment un processus est exécuté à partir des données qui existent dans vos systèmes informatiques. Cela vous permettrait certainement de comprendre certaines des possibilités d’amélioration de votre processus, d’identifier les risques non atténués et de réduire les risques liés à l’amélioration du processus. Cela semble mieux que de simplement deviner comment le processus s’exécute réellement, n’est-ce pas ?
De concert avec l’exploitation minière des processus, vous avez utilisé les connaissances d’un expert en la matière (SME) pour dresser un tableau clair et complet de vos processus. C’est utile pour l’analyse visuelle, la communication et la formation, l’accès facile aux informations procédurales référencées, et bien plus encore.
Création d’un plan directeur pour réduire les risques liés à l’amélioration des processus
Peut-être êtes-vous allé plus loin qu’un diagramme, dans le monde de la modélisation des processus et du jumeau numérique d’une organisation (DTO). Vous avez identifié comment le diagramme visualise l’architecture du processus, les systèmes utilisés, les entrées et les sorties du processus, les rôles RACI (responsable, comptable, consulté et/ou informé) et les personnes.
Peut-être avez-vous identifié des informations sur les risques et le contrôle, et avez-vous suivi les indicateurs clés de performance des processus, pour effectuer la gestion des risques et des performances de vos efforts. Vous avez créé des tableaux de bord pour visualiser et suivre toutes ces informations. Si c’est le cas, c’est excellent ! Vous êtes sur la bonne voie dans votre parcours d’amélioration des processus vers la création d’un jumeau numérique de votre organisation, contribuant ainsi à réduire les risques liés à l’amélioration des processus en rendant visibles, rapportables et compréhensibles toutes les activités et le chaos des efforts quotidiens.
Élaboration d’un plan de travail
Lorsque vous avez utilisé votre modèle de processus et les résultats de l’exploration des processus pour identifier les opportunités d’amélioration, comment réalisez-vous la valeur de ces opportunités ? Vous pouvez certainement utiliser des méthodes traditionnelles pour faire une supposition éclairée, demander à vos PME ce qu’elles en pensent, ou – le cas échéant – utiliser les méthodologies Lean pour organiser un événement Kaizen, faire du Value Stream Mapping (également disponible dans la plateforme iGrafx Process360 Live Design), etc. pour identifier et éliminer les gaspillages évidents.
Si vous pouvez le faire, c’est génial ! Cela peut suffire. Dans le
Que se passe-t-il si, cependant, la phase de définition et la méthodologie Lean ne vous permettent pas d’obtenir l’amélioration dont vous avez besoin ? Le changement est trop risqué, trop coûteux ou tout simplement peu pratique à faire. Le fruit n’est pas sur le sol, ni même suspendu ; vous avez des fruits plus difficiles à atteindre du travail d’amélioration des processus à cueillir. Et si, en fait, vous créez quelque chose de nouveau ; Vous voulez vous rapprocher le plus possible de l’état idéal de votre processus prévu dès le départ ? Quoi encore?
Attendez, ce n’est pas tout ! Parlons plus en profondeur du DTO…
L’un des principaux facteurs de valeur de la création d’un jumeau numérique de votre organisation est que vous pouvez facilement tester des hypothèses sans affecter quoi que ce soit dans vos opérations réelles. Pour ce faire, vous devez créer un modèle de simulation de processus. Pourquoi votre direction (jusqu’à la direction générale de votre organisation) se soucierait-elle de la simulation de processus et investirait-elle dans votre utilisation d’une solution pour le faire ?
La simulation de processus vous permet de poser des questions puissantes « Et si ? », en expérimentant le processus d’une manière que vous ne pouvez souvent pas faire dans la vie réelle. Il vous permet également d’élaborer une analyse de rentabilisation du changement. Vous disposerez de statistiques pour étayer la probabilité d’amélioration si vous modifiez le processus en fonction de vos expériences de simulation. Vous pouvez faire tout cela dans un environnement relativement « sans risque » et à moindre coût.
Comme le Master Black Belt qui m’a instruit en Six Sigma aime dire : « Les électrons sont gratuits », ce qui signifie qu’un ordinateur est tout ce dont vous avez besoin. Lorsque vous effectuez des expériences « dans la vraie vie », elles sont souvent longues et coûteuses. La direction va-t-elle vous permettre d’embaucher et de licencier des gens pour voir si cela vous aide ? Acheter de nouveaux équipements coûteux ? Probablement pas. Cependant, c’est exactement ce que vous pouvez faire virtuellement dans un modèle de simulation de processus.
Depuis plus de 25 ans, j’utilise des modèles de simulation pour construire des jumeaux numériques de processus et même d’usines. Dans les modèles de simulation, je peux modifier les valeurs des variables (comme les niveaux de personnel ou les temps d’activité) ou ajouter/supprimer des étapes dans le processus, etc. pour approximer le changement dans un système afin de voir si quelque chose qui pourrait prendre des mois à mettre en œuvre aidera.
Lors d’un précédent projet de simulation, nous avons permis d’éviter immédiatement des coûts de plus de 180 000 $ en n’achetant pas d’équipement qui ne faisait que déplacer le goulot d’étranglement d’une étape du processus vers l’aval. Ensuite, mon client a pris le même modèle, testé d’autres idées et identifié des dizaines de millions de dollars de revenus potentiels à partir de quelques améliorations simples comme le rééquilibrage des équipes.
J’ai aidé à concevoir ou à améliorer des centres d’appels, et j’ai même travaillé avec la NASA sur le programme de formation des astronautes de la navette spatiale, cherchant à augmenter le nombre de missions effectuées. La simulation peut, au minimum, être appliquée à n’importe quel processus ou système où vous pouvez créer un diagramme de processus pour expliquer son fonctionnement.
Pour être geek un instant, et plonger plus profondément, l’utilisation de la simulation d’événements discrets (ce que fournit iGrafx) va au-delà des simples types de simulation de Monte Carlo où une formule est résolue à plusieurs reprises pour de nombreux essais ou « simulations ». En une seule simulation iGrafx Process 360 Live, vous pouvez facilement exécuter des milliers (jusqu’à des milliards) de jetons tout au long du processus, et ainsi exécuter de nombreuses « simulations » Monte Carlo en une seule simulation iGrafx. La simulation d’événements discrets peut trouver des choses que les outils Monte Carlo ne peuvent pas trouver, telles que les goulets d’étranglement, l’utilisation réelle des ressources, etc.
Ainsi, l’un des principaux avantages de la simulation de processus est que vous pouvez comprendre les contraintes réelles (goulets d’étranglement) à des niveaux donnés d’équivalent temps plein (ETP, ou ressources), ce qui est impossible à prédire avec Excel ou d’autres outils de « simulation » plus simples. Vous pouvez également comprendre dans quelle mesure les ressources sont utilisées, les coûts impliqués dans l’exécution du processus (coûts inutilisés, coût par pièce), etc.
Prendre son envol : Premiers pas avec la simulation de processus
Maintenant que j’ai fait une digression, cependant, dans les détails geeks de la simulation d’événements discrets, vous vous demandez peut-être à quel point il est difficile de faire ce travail et à quel point l’analyse est précise. C’est étonnamment plus facile que vous ne le pensez et peut être relativement rapide pour obtenir un modèle suffisamment précis.
Vous n’êtes peut-être pas pilote, mais préférez-vous apprendre à piloter ce…
… ou ceci ?
Tout d’abord, notre nouvelle simulation basée sur le cloud démocratise son utilisation pour des personnes autres que les statisticiens et les programmeurs ; la création d’interfaces simples à comprendre et à utiliser, basées sur des dialogues, pour la modélisation de processus réels. Alors que certains outils de simulation peuvent nécessiter que vous soyez un programmeur ou que vous ayez une interface utilisateur qui ressemble un peu au poste de pilotage d’un 747, les capacités de simulation en direct de Process 360 ressemblent davantage au poste de pilotage d’un Cessna. Oui, vous devrez toujours apprendre à voler.
C’est là qu’intervient le cours que j’ai aidé à créer sur l’Université iGrafx ! Nous avons un court cours de synthèse sur la méthodologie, puis les bases de la simulation. Cependant, il y a du pouvoir caché derrière le bouton « PLUS » dans notre interface utilisateur, ce qui vous permet également de vous attaquer à des cas plus avancés.
Deuxièmement, vous aurez besoin des données sur le comportement de votre processus pour effectuer votre analyse. Si vous avez commencé avec l’exploration de processus, vous disposez déjà de certaines données clés dont vous aurez besoin pour créer un modèle de simulation. Vous aurez probablement aussi des idées de changement que vous pourrez prouver à l’aide de la simulation. Même si vous n’avez pas encore miné le processus, il suffit souvent d’aller au Gemba et de demander aux personnes qui font le travail pour les données peut rapidement vous obtenir un modèle suffisamment précis pour justifier le changement. La clé est de rester à l’écart des mauvaises herbes (n’essayez pas de « faire bouillir l’océan ») et de prévoir suffisamment de temps pour effectuer des expériences et affiner votre modèle si nécessaire, en particulier pour réduire les risques liés à l’amélioration du processus.
Troisièmement, et enfin, une fois que vous avez fait vos expériences et testé vos modifications, vous disposez de rapports détaillés contenant des statistiques sur le comportement de votre processus. Au-delà de cela, le projet de simulation dans lequel votre travail est organisé comparera automatiquement les résultats d’un scénario de simulation enregistré à l’autre, ce qui facilitera la compréhension et mettra en évidence les améliorations possibles. Vous pouvez facilement afficher le retour sur investissement des modifications que vous proposez, étayé par des statistiques détaillées si nécessaire.
Prêt à prendre votre envol dans votre voyage DTO ? Si vous pensez que la simulation de processus peut être une solution à vos besoins, alors iGrafx Process 360 Live Simulation est disponible dès maintenant. Des cours de l’Université iGrafx sont prêts pour vous, et nous sommes heureux de discuter avec vous de vos besoins et de votre parcours en matière d’intelligence des processus. Pour voir comment la simulation de processus peut aider votre organisation, réservez une démo gratuite dès aujourd’hui.