Lorsque vous demandez des exemples récents d’entreprises confrontées à des questions de gouvernance, de risque et de conformité (GRC), les dirigeants d’entreprise peuvent évoquer des entités comme Silicon Valley Bank. Ce sont des organisations qui ont été mises sous les projecteurs, non pas pour des raisons louables, mais en raison de leurs difficultés avec la GRC. Pour relever les défis liés aux GRC, comprendre l’intelligence des processus pour la gestion des GRC est primordial.
Les entreprises dont on n’entend généralement pas parler sont celles qui ont réussi. Ces entreprises veillaient à rester conformes et à rester à l’écart des actualités en conséquence. Presque toujours, nous les verrons s’engager dans une gestion proactive des processus GRC au milieu d’une avalanche de changements réglementaires.
Mais avant d’examiner leurs stratégies, examinons les défis typiques auxquels les entreprises sont confrontées dans le domaine de la gestion des GRC.
Entreprise risquée
Une partie centrale du défi pour de nombreuses entreprises est que leur fonction GRC est isolée. Cela rend difficile le suivi des risques et de la conformité, et entraîne plusieurs problèmes évitables.
Manque d’alignement : Disposer d’un système GRC dédié et à accès limité présente ses avantages. Cependant, cela signifie souvent que les unités commerciales de première ligne ne sont pas alignées avec les mesures mises en œuvre par l’équipe conformité gérant la GRC. Cela peut également poser des problèmes si les équipes d’audit interne n’ont pas accès immédiatement à toutes les informations les plus récentes.
Manque de responsabilité et de responsabilité : En conséquence, les équipes peuvent ne pas assumer les risques dans leurs départements. Dans les pires cas, ils peuvent même ne pas être conscients de tous leurs risques et des contrôles utilisés pour les atténuer.
Difficulté à fournir une preuve opérationnelle : Sans documentation claire de la conformité d’un processus aux normes de gestion des risques et de conformité, les entreprises rencontrent souvent des difficultés lors des audits externes. Avoir des stratégies et des contrôles bien définis en gestion des risques est excellent. Mais il faut quand même prouver que ces contrôles sont efficaces.
Difficulté à modéliser les impacts opérationnels des nouvelles politiques : Avec une nouvelle législation, il peut être difficile d’anticiper les effets en aval des changements dans les flux de travail et les opérations. Au mieux, cela engendre des coûts en temps et en espèces. Au pire, cela conduit à la non-conformité et expose l’organisation à des risques financiers et réputationnels plus importants.
Cartographier les processus pour minimiser les risques dans la GRC
Ces défis partagent un thème commun : un manque d’alignement des processus et de transparence. Lorsque la main droite ne sait pas ce que fait la main gauche, les entreprises peuvent avoir du mal à gérer leurs risques et à rester conformes à la gestion des GRC.
Pour résoudre ce problème, de nombreuses entreprises se tournent vers l’intelligence des processus pour gérer la GRC. Ils veulent mieux comprendre leur paysage de processus et optimiser leur fonctionnement. Ils espèrent que cela leur permettra de rester conformes à la fois aux réglementations externes et à la politique interne.
Mais ce qui devient important à ce stade, c’est le choix par l’entreprise de technologies d’intelligence de procédés. Atteindre un véritable alignement des processus et une véritable transparence nécessite un logiciel doté de capacités clés :
Modélisation des processus dans un dépôt centralisé : Résoudre le problème d’alignement exige que toutes les personnes impliquées dans un processus connaissent et comprennent les risques et leurs contrôles d’atténuation. Une bonne solution permettra à l’entreprise de modéliser les processus, tels qu’ils sont comme tels qu’ils devraient l’être, pour la gestion des GRC. Mais il devrait aussi rendre ces modèles accessibles via un referentiel de processus accessible centralement. Cela garantit que chacun peut à la fois percevoir les risques et faire des suggestions sur la manière d’améliorer les processus.
Cela ne signifie pas que tout le monde devrait avoir l’autorité de cataloguer les risques et de créer des contrôles pour gérer la GRC. Une grande partie de ce travail peut encore se faire dans le système GRC existant de l’entreprise, qui continue de servir de système de référence. Mais tout le monde devrait pouvoir voir quels sont ces risques, où ils surviennent dans le processus et comment les atténuer.
Idéalement, toute modification apportée à la gestion du GRC devrait être automatiquement importée dans le dépôt central des processus. Cela garantit un alignement continu. Les processus dans le dépôt doivent également être liés de manière à ce que toute modification d’une étape spécifique reflète des effets holistiques. En d’autres termes, il devrait être facile de voir comment les changements affectent d’autres processus métier, systèmes et équipes individuelles pour la gestion de GRC.
Extraction de procédés et vérifications de conformité : Le process mining offre un moyen de vérifier comment les processus s’exécutent. Les choses fonctionnent-elles comme prévu ? Et les processus sont-ils conformes aux contrôles et contrôles mis en place pour garantir la conformité de l’entreprise ? Pouvoir prouver comment un processus fonctionne résout le défi de fournir une preuve opérationnelle pour la gestion des GRC. Cela minimise le temps et la difficulté liés aux processus d’audit.
Cycles de révision et d’approbation : La solution choisie doit également permettre à chacun de rester informé et responsable. Par exemple, il doit informer les utilisateurs concernés lorsqu’un changement a été apporté à un processus. Cela pourrait aussi exiger qu’ils reconnaissent qu’ils ont constaté ces changements.
Simulation de procédé : Grâce à la simulation de procédé, les modifications proposées peuvent être visualisées et testées pour la gestion de GRC. Cela permet à l’entreprise de minimiser les impacts de ces changements. Il est important de noter que cela permet à l’entreprise de tester que les changements fonctionnent comme prévu afin de contrôler les risques et d’assurer la conformité, sans impacter négativement les autres objectifs de l’entreprise.
Rapports de processus et contrôle de version : La solution doit également simplifier la visualisation de l’état et des risques associés à un processus. Les tableaux de bord et résumés peuvent accroître la transparence des processus. Et les cartes thermiques peuvent être utilisées pour repérer rapidement les zones ou équipes où le risque est élevé. Les modifications du processus doivent également être capturées de manière structurée pour permettre le contrôle des versions. Ensuite, lorsque des modifications de processus pourraient impacter GRC, il est facile de déterminer le « qui, quoi et où » qui a conduit à la décision.
Gestion du GRC avec Process360 Live
Dans un environnement réglementaire de plus en plus complexe, ces capacités ne sont pas seulement appréciables. Ils permettent aux entreprises de gérer efficacement leur paysage GRC. Des modifications de processus peuvent être effectuées à la fois conformes et conçues pour maximiser la valeur commerciale.
Ces principes font également partie intégrante de l’approche d’iGrafx en matière d’intelligence des procédés qui soutient la GRC. En plus d’offrir les capacités évoquées, notre plateforme Process360 Live permet aux entreprises d’apporter des améliorations continues à leur paysage de processus, ancrées dans notre méthodologie unique « Découvrir, Concevoir, Optimiser ». Process360 Live s’intègre également aux systèmes GRC existants (par exemple Archer) pour importer les catalogues de risques et de contrôle existants dans votre dépôt de procédés. Cela permet à tout le monde dans l’entreprise de rester informé de ce qui se passe et de ce dont ils sont responsables.
Tout cela donne lieu à un paysage de processus qui ne vous laisse pas le soupçon persistant que les efforts de votre entreprise en GRC ne suffisent pas.
La preuve que tout fonctionne comme prévu est juste devant vous. Et cela laisse chacun libre de se concentrer sur ce qui est important : construire de la valeur commerciale qui vous place dans les gros titres pour toutes les bonnes raisons.
Vous souhaitez savoir comment les capacités d’optimisation des processus d’iGrafx peuvent soutenir la fonction GRC de votre entreprise ? Contactez-nous pour un essai gratuit.