L’efficacité et l’adaptabilité sont essentielles pour rester compétitif en affaires. C’est là que la gestion des processus d’affaires (BPM) entre en jeu. Le BPM n’est pas seulement un mot à la mode ; Il s’agit d’un cadre essentiel qui permet aux entreprises de rationaliser leurs opérations, d’améliorer leur efficacité et de s’adapter aux demandes en constante évolution du marché.
Que vous soyez une petite start-up cherchant à se développer ou une grande entreprise visant à optimiser vos processus, la compréhension et la mise en œuvre du BPM peuvent changer la donne.
Voyons ce qu’est le BPM et pourquoi il est essentiel au succès de votre entreprise.
Qu’est-ce que la gestion des processus métier(BPM) et pourquoi est-elle importante ?
Alors que la gestion manuelle des processus d’entreprise est une tâche complexe avec une grande marge d’erreur, l’intelligence artificielle a ouvert la voie à des percées dans les solutions logicielles BPM.
Le BPM utilise les systèmes informatiques pour analyser vos processus d’affaires et identifier les inefficacités. Une fois ces inefficacités identifiées, le BPM utilise la modélisation pour tester les changements potentiels et la façon dont ils s’alignent sur les objectifs de l’entreprise.
L’étendue de la gestion des processus métierdépend de la taille et de l’infrastructure d’une organisation. Certaines entreprises peuvent l’utiliser pour affiner les processus d’intégration des clients, tandis que d’autres peuvent l’implémenter dans l’ensemble des services pour une transformation organisationnelle complète.
Les types de gestion des processus métier :
BPM centré sur l’humain
Le BPM centré sur l’humain se concentre sur les flux de travail qui nécessitent une implication humaine, en évaluant les domaines à améliorer et en isolant les opportunités d’automatisation. Les organisations peuvent optimiser les processus d’entreprise en mettant en œuvre des interfaces utilisateur intuitives et en analysant la façon dont les employés interagissent avec les systèmes.
BPM centré sur l’intégration
La gestion des processus métiercentrée sur l’intégration ne nécessite pas d’intervention humaine. Il automatise et rationalise les processus en intégrant des sources de données, des systèmes et des logiciels, tels que la gestion de la relation client (CRM) et les logiciels RH.
BPM centré sur les documents
La documentation peut prendre beaucoup de temps au sein d’une organisation, en particulier les contrats entre les fournisseurs et les clients. Cette forme de gestion des processus métiervise à rationaliser les flux de travail de création et d’approbation lors du traitement de la documentation.
Les avantages de la gestion des processus d’entreprise
La mise en œuvre de solutions BPM peut aider les petites entreprises et les entreprises internationales à identifier les inefficacités opérationnelles et à offrir une meilleure expérience aux employés et aux clients. La disponibilité d’un logiciel BPM signifie également que tout le monde peut analyser et rationaliser les opérations commerciales.
Processus d’entreprise efficaces
Le BPM permet aux décideurs d’isoler les processus inefficaces et de prendre des mesures pour éliminer les goulets d’étranglement dans le flux de travail. Qu’il s’agisse de mettre en œuvre l’automatisation ou d’éliminer les étapes inutiles, des processus efficaces facilitent la préservation des ressources.
Cela permet de réaliser des économies et d’augmenter le retour sur investissement. Une étude de Gartner estime que 80 % des organisations utilisant le BPM connaissent des rendements internes d’environ 15 % ( Process Excellence Network).
Mettre à l’échelle les processus
Les organisations internationales et multidépartementales ont souvent du mal à rationaliser les processus métier, mais les systèmes BPM vous permettent de clarifier les rôles et de mettre en œuvre des flux de travail cohérents sur de nombreux sites ou départements.
Alors que le BPM manuel entraîne souvent un manque de clarté, les logiciels peuvent s’aligner sur vos objectifs de croissance et identifier les domaines clés de l’automatisation.
De meilleures expériences
Les tâches répétitives et banales sont des sources importantes de mécontentement chez les employés. Selon CV-Library, plus de 44 % des travailleurs s’ennuient au travail, et 26,6 % révèlent qu’ils effectuent les mêmes tâches quotidiennes.
L’adoption d’un système de gestion des processus métierpeut rendre supportables des tâches banales tout en automatisant les flux de travail. À mesure que les taux d’engagement des employés augmentent, la productivité augmente également. Le résultat ? Des clients plus satisfaits et des départements proactifs.
Transparence et responsabilisation
Les systèmes de gestion des processus métieridentifient les responsables de tâches spécifiques, ce qui permet aux gestionnaires d’isoler les responsables des inefficacités. Non seulement cela aide les organisations à atteindre les indicateurs clés de performance, mais cela expose également les goulets d’étranglement dans les systèmes actuels.
Une transparence et une responsabilisation accrues peuvent soutenir la communication entre les services tout en surveillant la conformité.
Le cycle de vie du BPM
Comprendre le cycle de vie de la gestion des processus métierest essentiel pour identifier les flux de travail à améliorer et suivre l’impact de vos modifications. Il existe cinq étapes du cycle de vie du BPM, et chacune joue un rôle important pour garantir que votre organisation obtient des résultats positifs :
- Conception du processus : La première étape consiste à identifier et à décrire chaque étape d’un processus, puis à la diviser en tâches individuelles avec les propriétaires. Il est ainsi plus facile d’isoler les étapes du flux de travail et d’identifier les domaines d’amélioration.
- Modélisation : la modélisation consiste à construire une représentation visuelle de votre processus, y compris les plans de tâches, les flux de données et les chronologies. Un logiciel de gestion des processus métierest essentiel à ce stade, car il élimine la marge d’erreur et crée des modèles complets.
- Exécution : les tests de preuve de concept permettent aux organisations d’évaluer les nouveaux processus au sein d’un petit groupe, ce qui élimine la marge d’erreur et évite les perturbations. Si le nouveau processus reçoit des commentaires positifs, vous pouvez le mettre en œuvre dans tous les services ou emplacements géographiques.
- Surveiller : Tous les processus doivent être surveillés pour voir comment ils améliorent les résultats commerciaux. L’étape de surveillance vous permet également d’éliminer d’autres goulets d’étranglement.
- Optimiser : Une fois qu’un processus est en place, vous pouvez l’évaluer pour déterminer si certains éléments doivent être renforcés. Lorsque vous optimisez les processus existants, il est plus facile d’atteindre vos objectifs et d’assurer votre efficacité.
Cas d’utilisation du BPM
L’intégration d’un outil de gestion des processus d’affaires dans vos opérations est une étape positive dans la priorisation du changement et de la transformation. Cependant, la capacité même de ces solutions signifie souvent que les entreprises trouvent difficile l’application de la gestion des processus métier à des flux de travail spécifiques.
Voici quelques cas d’utilisation qui mettent clairement en évidence les applications du BPM.
Ressources humaines
L’introduction de l’automatisation des processus d’entreprise dans les services RH peut accélérer l’intégration en rationalisant la paperasse et les contrats. La communication entre les RH et les employés peut également s’améliorer, car les processus commerciaux automatisés peuvent accepter les demandes de vacances et surveiller le développement personnel.
Secteur financier
Le secteur financier est très réglementé, ce qui rend la surveillance de la conformité essentielle dans tous les départements. Les systèmes BPM peuvent évaluer la gestion des flux de travail et identifier les zones de préoccupation. Une fois que les organisations mettent en œuvre des processus robustes, elles peuvent éviter les amendes, les poursuites judiciaires et les atteintes à leur réputation.
Équipes du service client
Les clients d’aujourd’hui attendent un service sans faille, ce qui rend l’assistance plus importante que jamais. La gestion des processus peut entraîner des taux de rétention et de fidélité plus élevés en automatisant les processus d’intégration et en orientant les clients vers les bonnes ressources.
Santé
Le secteur de la santé est confronté à de nombreuses complexités, de la protection des données à la coordination des soins en passant par les erreurs médicales. L’intégration d’outils BPM permet d’optimiser les flux de travail administratifs, améliorant ainsi l’expérience du patient. Elle affecte également considérablement l’allocation des ressources, et l’automatisation réduit les erreurs.
Comment le BPM s’intègre-t-il à l’informatique ?
La gestion des processus métieret l’informatique sont des combinaisons puissantes. Pensez-y de cette façon : le BPM est l’architecte, analysant les processus et les modélisant pour atteindre l’efficacité opérationnelle. C’est l’entreprise de construction qui donne vie à la conception et garantit des résultats optimaux.
Les systèmes informatiques jouent un rôle important dans chaque étape du BPM, améliorant l’agilité et les résultats. Voici comment fonctionne ce puissant partenariat.
- Intégration : le BPM prend en charge l’intégration des systèmes informatiques dans tous les départements, ce qui leur permet de partager des données et d’améliorer la précision.
- Amélioration des processus : Les systèmes informatiques collectent et analysent des données pour fournir des éclaircissements sur les différents processus. Cela permet aux décideurs d’identifier les goulets d’étranglement et d’affiner leur stratégie commerciale.
- Gestion des risques : La surveillance manuelle de la conformité est un processus chronophage qui nécessite une expertise. L’intégration d’un logiciel BPM signifie que les organisations peuvent recevoir des mises à jour des risques en temps réel et les atténuer avant qu’ils ne deviennent des violations de conformité importantes.
- Expérience client : les applications informatiques facilitent la gestion des réclamations des clients et améliorent la qualité du service. La collecte d’informations sur les processus soutient le changement organisationnel et évalue si vos flux de travail donnent des résultats.
BPM et automatisation
Bien que le BPM et l’automatisation soient des technologies distinctes, leur collaboration peut améliorer la précision, l’efficacité et la gestion de projet.
La gestion des processus métieroffre une approche holistique. L’automatisation des processus robotiques (RPA) utilise une technologie de pointe pour automatiser les tâches banales et répétitives. L’intégration des deux permet d’affiner les processus existants et nouveaux.
Automatisation des tâches
L’utilisation d ‘applications d’optimisation BPM vous permet d’automatiser les processus manuels ou de vous concentrer sur des tâches de flux de travail individuelles. Par exemple, si un processus implique la collecte de données ou l’envoi de contrats, la RPA préservera les ressources en automatisant ces tâches.
Efficacité et flexibilité
L’automatisation des processus d’entreprise peut faire gagner du temps et permettre aux employés de se concentrer sur les tâches qui nécessitent de la créativité humaine. Par exemple, la fonctionnalité RPA dans les logiciels de gestion de projet peut rationaliser les flux de travail et permettre aux chefs de projet de se concentrer sur les initiatives stratégiques et le leadership.
Exactitude
La collecte de données et même les tâches administratives simples laissent place à l’erreur, mais l’automatisation peut améliorer la précision et surveiller les problèmes de conformité. La RPA peut créer des pistes d’audit, ce qui permet aux organisations de se conformer plus facilement aux réglementations.
Analyse
La collecte d’informations sur différents processus, de l’analyse en temps réel à l’analyse prédictive, fait partie intégrante de l’amélioration continue. La RPA peut collecter des données sur l’ensemble d’un processus et des tâches au sein de ce processus, ce qui permet aux décideurs d’isoler les éléments qui nécessitent d’être affinés.
Défis courants lors de la mise en œuvre du BPM
La gestion des processus métierest une tâche complexe qui nécessite une approche à plusieurs volets. Bien qu’il s’accompagne de nombreux défis, chacun d’entre eux est facile à relever. Il s’agit notamment de :
- Objectifs à long terme et buts immédiats peu clairs.
- Des employés peu enthousiastes en raison d’un manque de clarté concernant les applications BPM et de la peur des pertes d’emplois.
- Un manque de protocoles et d’infrastructures de test.
- Ambiguïté quant à la façon d’identifier les outils et les mesures appropriés pour chaque processus.
- Des processus mal documentés qui restent cachés.
- Problèmes de navigation et de gestion des contrats de tiers.
Meilleures pratiques lors de l’utilisation d’outils de gestion des processus métier:
- Assurez-vous que vos objectifs sont idéalistes mais réalisables. L’ambition est essentielle à l’innovation et à la croissance, mais il est important de comprendre l’équilibre entre le possible et l’inaccessible.
- Le BPM doit toujours se concentrer sur l’amélioration des performances, qu’il s’agisse de l’automatisation de certains processus, de l’amélioration de la gestion des tâches ou de l’amélioration de l’expérience client.
- Toutes les parties prenantes méritent la transparence lors de la mise en œuvre d’un logiciel BPM. Faites-leur savoir à quoi sert le logiciel et assurez à votre personnel qu’il ne remplace pas leurs emplois.
- Concentrez-vous d’abord sur les processus de base qui ont le plus d’impact sur les objectifs organisationnels.
- Évaluez les outils BPM qui s’intégreront le mieux à vos systèmes informatiques actuels et concentrez-vous sur les avantages à long terme de chacun d’entre eux. Ce qui convient à une entreprise peut ne pas convenir aux besoins de votre organisation.
- Suivez chaque étape du cycle de vie du BPM et ne vous précipitez pas dans les changements. La mise en œuvre de l’automatisation et la modification des règles métier par étapes vous permettent de suivre leur impact.
- Testez chaque modèle de processus avant de le déployer dans les services ou dans l’ensemble de l’organisation. Cela vous permet d’évaluer s’il atteindra les résultats souhaités.
- Documentez les nouveaux processus, y compris leur impact sur votre organisation. Être en mesure de justifier vos changements inspirera les employés et permettra aux parties prenantes externes de voir les résultats positifs de chaque amélioration de processus.
- N’oubliez pas que le BPM est un investissement continu qui nécessite un suivi et une adaptation réguliers. Ce n’est pas une solution unique.
Solutions logicielles BPM disponibles
De nombreuses technologies rendent le BPM plus accessible aux organisations de toutes tailles. Bien que certaines applications soient distinctes, investir dans une suite BPM complète vous permet d’économiser de l’argent et de gérer les processus de bout en bout.
Outils de Process Mining
Le process mining se déroule à l’étape de la découverte, ce qui vous permet de découvrir et d’analyser vos processus métier. De nombreux outils de Process Mining incluent également des fonctionnalités de task mining pour cartographier et surveiller des tâches individuelles.
Outils de conception
Les outils de conception modélisent les processus idéaux et vous permettent de simuler les résultats potentiels. Il s’agit d’un moyen puissant d’identifier les risques et de s’assurer que vos processus futurs s’alignent sur les objectifs de l’organisation.
Outils d’optimisation
L’utilisation d’outils d’optimisation est la dernière étape de la transformation de vos processus. Ils automatisent et intègrent vos systèmes, ce qui permet un suivi sans faille des processus.
L’avenir de la gestion des processus d’entreprise
La gestion des processus d’affaires n’est pas un concept nouveau, mais les progrès technologiques permettent aux organisations de toutes tailles de l’intégrer à leurs opérations. L’IA générative continuera de jouer un rôle déterminant dans l’optimisation et le raffinement des flux de travail et des processus commerciaux.
À l’avenir, nous pouvons nous attendre à voir l’automatisation de processus commerciaux plus complexes au lieu de tâches banales et répétitives, ce qui permettra d’optimiser davantage les flux de travail et de contribuer à la prise de décision.
Plus important encore, le logiciel BPM est déjà accessible aux personnes non techniques, mais la technologie le simplifiera davantage.
Comme vous pouvez le constater, le BPM continuera à jouer un rôle essentiel dans l’efficacité et la productivité. Les organisations qui ne l’adoptent pas pourraient être laissées pour compte.
Si vous souhaitez planifier l’avenir et vous assurer que votre entreprise prospère dans des environnements concurrentiels, veuillez réserver une démo gratuite de notre suite BPM complète qui offre une gestion des processus de bout en bout.