La plupart des entreprises découvrent leurs problèmes de conformité à leurs dépens. Une violation de données expose des informations sur les clients, un rapport financier contient des erreurs ou un processus critique échoue lors d’un audit. À ce moment-là, il est trop tard ; Les amendes arrivent, les gros titres frappent et le mal est fait.
Même avec leurs meilleurs efforts de conformité grâce à des procédures détaillées, à la formation du personnel et à des systèmes de contrôle, les organisations continuent de lutter car la complexité des opérations commerciales modernes crée des vulnérabilités qui aggravent les choses.
Les approches traditionnelles de la conformité ne peuvent tout simplement pas suivre le rythme des milliers de transactions quotidiennes circulant sur plusieurs systèmes et emplacements.
Mais que se passerait-il si vous pouviez voir les fissures se former avant que la structure ne s’effondre ? Et si vous pouviez identifier et gérer les risques de manière proactive, et pas seulement réagir aux catastrophes ?
C’est la promesse de l’intelligence des processus : l’analyse, la surveillance et l’optimisation continues des processus d’entreprise pour garantir la conformité et atténuer les risques. En cartographiant et en surveillant systématiquement les processus métier de bout en bout, les entreprises obtiennent une vue structurée et axée sur les données de leurs opérations.
Cela leur permet d’éliminer les angles morts et les incohérences tout en minimisant l’exposition aux manquements à la conformité.
Cet article explore le rôle essentiel de l’intelligence des processus dans la conformité et la gestion des risques, en soulignant comment des solutions telles que notre plateforme Process360 Live permettent aux organisations de répondre aux exigences réglementaires et de réduire les risques opérationnels.
Pourquoi la conformité et la gestion des risques sont-elles importantes ?
Avant d’entrer dans les détails de la manière dont l’intelligence des processus soutient la conformité et la gestion des risques, il est utile de souligner pourquoi ces domaines sont si essentiels :
Complexité réglementaire
Qu’il s’agisse de réglementations sur la protection des données (comme le RGPD), de normes sectorielles (comme SOX dans les services financiers ou HIPAA dans les soins de santé) ou de mandats environnementaux, les organisations doivent faire preuve d’une adhésion cohérente et transparente.
Ne pas suivre le rythme de l’évolution de la réglementation peut entraîner de lourdes amendes, voire des accusations criminelles.
Enjeux financiers et de réputation
Au-delà des sanctions légales, la non-conformité peut ruiner la réputation d’une entreprise. Les violations de la conformité rendues publiques peuvent saper la confiance des clients, rompre les relations entre partenaires et nuire durablement à la marque.
Il en va de même pour la gestion des risques. Les défaillances opérationnelles ou les menaces incontrôlées allant des cyberattaques aux perturbations de la chaîne d’approvisionnement peuvent causer des dommages financiers ou de réputation difficiles à réparer.
Complexité opérationnelle
Les entreprises modernes fonctionnent sur des processus interconnectés. Une seule transaction peut toucher des dizaines de systèmes différents. Un bon de commande passe de la vente à la finance en passant par la logistique.
Les données client circulent entre les équipes marketing, support et produit. Une rupture dans cette chaîne peut déclencher une cascade d’échecs de conformité.
Comment l’intelligence des processus alimente la conformité et la gestion des risques : principaux avantages
L’intelligence des processus fournit la visibilité, le contrôle et les capacités analytiques nécessaires pour gérer efficacement la conformité et les risques. Il y parvient grâce à plusieurs mécanismes clés :
Découverte et cartographie des processus : dévoilement de l’« As-Is »
La base d’une conformité et d’une gestion des risques efficaces est une compréhension claire des processus existants. C’est là que le Process Mining, un composant essentiel de l’intelligence des processus, joue un rôle essentiel. Pour ce faire, il :
- Révéler le vrai processus : Les outils d’exploration de processus exploitent les données des systèmes existants (journaux de transactions, bases de données, ERP, systèmes CRM) pour montrer comment les processus fonctionnent. Ceci est différent de la cartographie traditionnelle des processus, qui repose souvent sur des entretiens et des ateliers qui peuvent être subjectifs et incomplets.
- Identification des écarts de conformité : Le processus « en l’état » miné est comparé directement à un modèle de processus de conformité déjà défini. Cela met immédiatement en évidence les écarts ou les lacunes, tels que les étapes d’approbation sautées ou les actions hors séquence.
- Exposer les risques cachés : la carte « en l’état » révèle des risques opérationnels jusqu’alors inconnus, notamment les goulots d’étranglement, les reprises excessives, les points de défaillance uniques et les activités non standard, ce qui permet une atténuation proactive.
- Identifier les redondances : en visualisant le processus de bout en bout, les étapes redondantes deviennent évidentes. La suppression de ces derniers permet non seulement d’accélérer le processus, mais aussi d’éliminer les points de défaillance potentiels où les contrôles de conformité peuvent être contournés ou exécutés de manière incorrecte.
Conception et normalisation des processus : construire des processus conformes
Comprendre le « tel qu’il est » est la première étape. L’intelligence des processus permet ensuite aux organisations de concevoir et de mettre en œuvre des processus améliorés et intrinsèquement conformes. Ceci est réalisé grâce à :
- Modélisation des processus conformes : Les outils de Process Intelligence offrent des capacités de conception de processus, permettant aux organisations de créer des modèles numériques de leurs processus, en intégrant tous les contrôles de conformité nécessaires et les mesures d’atténuation des risques. Cela permet de s’assurer que la conformité est « intégrée » dès le départ.
- Établissement de contrôles : Les outils de conception de processus permettent de définir explicitement des contrôles, tels que les approbations, les validations, la séparation des tâches et les pistes d’audit. Ces contrôles peuvent être directement liés à des réglementations ou à des politiques internes spécifiques.
- Standardisation : la conception des processus favorise la standardisation, en veillant à ce que les processus soient exécutés de manière cohérente dans toute l’organisation. Cela réduit la variabilité et la probabilité de violations de la conformité.
Simulation de processus et analyse prédictive
La mise en œuvre de nouveaux processus d’entreprise ou la modification d’un processus existant comporte toujours un certain risque. La simulation de processus permet aux organisations de tester les modifications dans un environnement virtuel avant de les déployer dans le monde réel.
- Scénarios de simulation et évaluation des risques : En simulant différents scénarios, les organisations peuvent évaluer l’impact potentiel de divers risques sur les indicateurs clés de performance (KPI) et la performance des processus. Par exemple, ils peuvent modéliser l’impact d’une nouvelle réglementation (par exemple, GDPR, CCPA, un nouveau mandat spécifique à un secteur) sur leurs processus de traitement des données existants. Cette simulation pourrait révéler qu’une étape spécifique du processus, telle qu’elle est actuellement conçue, enfreindrait le nouveau règlement, ce qui permettrait à l’organisation de repenser de manière proactive le processus avant l’entrée en vigueur du règlement
- Hiérarchisation des améliorations : les résultats de la simulation aident à hiérarchiser les efforts d’amélioration des processus, en se concentrant sur les changements qui auront le plus grand impact positif sur la conformité, la réduction des risques et l’efficacité opérationnelle.
- Analyse prédictive : iGrafx Process360 Live s’étend pour intégrer des capacités prédictives, permettant aux entreprises de prévoir les risques futurs pour l’entreprise.
Rapports d’audit automatisés
Les audits de conformité traditionnels peuvent être longs et coûteux si les auditeurs doivent passer au crible des sources de données disparates et interroger plusieurs parties prenantes.
En revanche, certains outils d’intelligence des processus génèrent automatiquement des pistes d’audit et des contrôles de conformité, prouvant la conformité grâce à des données vérifiables. Cela réduit considérablement le temps et les ressources nécessaires aux audits internes ou externes.
De plus, les audits traditionnels sont par nature rétrospectifs, examinant les processus des mois, voire des années après les faits. Cela crée un décalage important entre une violation potentielle de la conformité et sa détection, entraînant potentiellement une accumulation de dommages (amendes, atteinte à la réputation, perturbations opérationnelles).
L’intelligence des processus offre une visibilité en temps réel (ou presque en temps réel), ce qui permet aux équipes de conformité d’identifier et de rectifier les problèmes au moment où ils se produisent. Cette approche proactive minimise le risque de violations et raccourcit considérablement le cycle de remédiation.
Référentiel centralisé et collaboration : une source unique de vérité
L’une des caractéristiques des plateformes d’intelligence des processus est la centralisation des informations de conformité. Au lieu de jongler avec plusieurs feuilles de calcul et documents de politique autonomes, les entreprises stockent les politiques, les normes et les contrôles de conformité dans un référentiel de processus unique.
Chaque processus métier peut alors être explicitement lié aux contrôles et réglementations pertinents. Ce système centralisé offre également plusieurs avantages clés :
- Source unique de vérité : Un référentiel centralisé garantit que tout le monde travaille avec les mêmes informations à jour. Cela élimine la confusion et réduit le risque d’erreurs.
- Catalogues de risques et cadres de contrôle : Grâce à une bibliothèque centralisée, les entreprises peuvent stocker des catégories de risque standardisées, des évaluations de gravité et des mesures d’atténuation. Chaque processus peut faire référence aux risques pertinents et aux contrôles prédéfinis qui les atténuent.
- Approbations rationalisées : Les flux de travail d’approbation intégrés garantissent que les modifications de processus sont correctement examinées et autorisées, ce qui permet de maintenir la conformité et de réduire le risque de modifications non autorisées.
- Contrôle de version : le référentiel conserve un historique des modifications de processus, fournissant une piste d’audit claire et facilitant la responsabilisation.
Études de cas iGrafx en conformité et gestion des risques
Vous trouverez ci-dessous des exemples de la façon dont les solutions iGrafx ont aidé les organisations à réaliser des avantages tangibles en matière de conformité et de gestion des risques. Chacun d’entre eux démontre comment les principes de l’intelligence des processus se traduisent par des résultats commerciaux concrets :
Étude de cas #1 : Optics Balzers – Atteindre la conformité à l’industrie 4.0
Défi : Optics Balzers, spécialiste des composants optiques de haute qualité, a constaté que la croissance rapide créait de la complexité dans la communication et la documentation. Ils avaient du mal à obtenir une vue claire et cohérente de leurs processus organisationnels, ce qui rendait difficile l’application des mandats de conformité et des contrôles des risques.
Solution : En mettant en œuvre iGrafx, l’entreprise s’est éloignée d’une documentation manuelle non structurée au profit d’une plateforme orientée processus qui cartographie chaque étape de bout en bout. Il s’agissait notamment d’intégrer les exigences ISO 9001 et IATF 16949 dans les modèles de processus.
Résultats :
- Transparence : Tous les processus et les risques associés sont devenus visibles pour les parties prenantes, ce qui a renforcé la collaboration et la compréhension partagée.
- Flux de travail d’approbation automatisés : Cela a permis de s’assurer que les examens de conformité étaient systématiquement planifiés et qu’aucune étape n’était négligée.
- Atténuation des risques : Grâce aux données de processus structurées dans iGrafx, ils ont pu identifier les risques les plus critiques et mettre en place des examens en temps opportun.
- Gestion centralisée des risques, permettant un suivi en temps réel des risques hautement prioritaires.
« iGrafx est une plateforme pour les questions de processus, de conformité et de qualité, toutes en réseau. Nous avons dépassé nos objectifs. – Carsten Rybka, responsable de la gestion des processus et de la qualité.
Étude de cas : DENSO – Conformité et efficacité automobiles grâce à l’intelligence des processus
Défi : DENSO, un équipementier automobile mondial, a dû relever le défi d’assurer une conformité cohérente dans l’ensemble de ses opérations européennes. Une documentation fragmentée, souvent manuelle, et l’absence d’un référentiel de processus centralisé ont entravé leur capacité à :
- Visualisez et comprenez clairement leurs processus « tels quels ».
- Standardisez les processus sur différents sites.
- Gérez et suivez efficacement la conformité aux réglementations de l’industrie.
Solution : DENSO a mis en œuvre iGrafx pour créer une source unique de vérité pour toutes les informations relatives aux processus, ce qui lui a permis de :
- Découvrez et cartographiez leurs processus de bout en bout.
- Concevez des processus conformes en intégrant les exigences ISO 9001 et TS 16949 directement dans leurs modèles de processus.
- Standardisez les processus dans sept succursales européennes, en éliminant les incohérences.
- Facilitez la collaboration et le partage d’informations grâce à une plateforme centralisée.
Résultats:
- Référentiel de processus centralisé : création d’une base de connaissances complète contenant 250 diagrammes de flux de travail et 715 documents intégrés.
- Adoption élevée par les utilisateurs : Plus de 500 employés accèdent au système environ 7 000 fois par mois, ce qui témoigne de l’amélioration de l’accessibilité de l’information et de la collaboration.
- Amélioration de la conformité : Moins d’écarts ont été constatés lors des audits de certification ISO-TS, ce qui démontre l’efficacité de la normalisation et du contrôle des processus.
- Retour sur investissement obtenu en deux ans : Démontre les avantages financiers tangibles de la mise en œuvre de l’intelligence des processus.
« Nous disposons désormais de chiffres clés de processus correspondants pour tout, nous constatons moins d’écarts dans la certification ISO-TS et nous avons une conformité des processus nettement plus élevée », a déclaré Albert Fendl, Senior Manager of Business Process Management.
Mise en œuvre de l’intelligence des processus pour votre stratégie de conformité et de risque
La mise en place d’un outil d’intelligence process, ce n’est pas seulement mettre à disposition un logiciel. Cela nécessite un engagement organisationnel en faveur de l’amélioration continue et de la collaboration entre plusieurs parties prenantes, notamment les responsables de la conformité, les gestionnaires de risques, les spécialistes informatiques et les équipes opérationnelles.
Étapes clés pour assurer le succès :
- Définissez des objectifs clairs : Commencez par identifier les principaux risques de conformité et les indicateurs clés de performance (KPI). Sachez ce que vous voulez mesurer et pourquoi.
- Cartographiez d’abord les processus critiques : hiérarchisez les processus qui ont les implications les plus élevées en matière de conformité ou de risque, tels que les approbations financières, les achats ou la gestion des données client.
- Établissez un référentiel central : tirez parti d’une plateforme unifiée pour stocker les modèles de processus, les catalogues de risques et la documentation de conformité. Cela garantit la cohérence et la facilité de récupération pour les audits.
- Automatisez la surveillance et les alertes : Définissez des seuils qui, s’ils sont dépassés, alerteront les équipes concernées pour qu’elles enquêtent. Cette approche proactive permet d’éviter que des non-conformités mineures ne se transforment en problèmes majeurs.
- Former et impliquer le personnel : Les utilisateurs finaux, des employés de ligne aux managers, doivent comprendre non seulement comment utiliser les nouveaux processus, mais aussi pourquoi la conformité et les contrôles des risques sont importants.
- Itérez et améliorez : utilisez les données de votre plateforme pour affiner régulièrement les processus. Les risques évoluent, tout comme les réglementations, de sorte que vos processus et contrôles doivent suivre le mouvement.
Une nouvelle ère en matière de conformité et de gestion des risques
À l’ère de la surveillance réglementaire accrue et des environnements opérationnels complexes, la conformité et la gestion des risques sont à la fois non négociables et difficiles. Les organisations ont besoin d’une vue en temps réel du fonctionnement de leurs processus, des cas où ils peuvent échouer ou s’écarter des réglementations, et de la manière de s’adapter avant que les problèmes ne s’aggravent.
L’intelligence des processus est l’accélérateur stratégique dans ce domaine. En fusionnant l’exploration des processus, la conception, la simulation, l’analyse et une base de connaissances centralisée, des plateformes comme iGrafx Process 360 Live permettent aux organisations d’intégrer des opérations conformes et tenant compte des risques directement dans les bases de leur travail quotidien.
Quel que soit le secteur d’activité, la finance, l’industrie manufacturière, la santé ou au-delà, la capacité à visualiser les processus de bout en bout, à identifier les inefficacités ou les lacunes en matière de conformité et à réagir rapidement aux risques émergents est un signe clé d’une entreprise prête pour l’avenir.
Prêt à automatiser les contrôles de conformité, à rationaliser les audits et à obtenir des informations sur les risques en temps réel ? Réservez une démo dès aujourd’hui pour explorer la puissance de Process360 Live pour la conformité et la gestion des risques.