Saviez-vous que l’inefficacité opérationnelle coûte à une entreprise moyenne 20 à 30 % de son chiffre d’affaires annuel ? Bien que les entreprises de tous secteurs fassent face à une forte concurrence, les outils et applications rationalisent et automatisent des processus spécifiques.
La grande question est : optimisez-vous vos opérations pour garantir l’efficacité ?
L’analyse des données est essentielle pour découvrir des informations essentielles sur vos processus et identifier les domaines à améliorer. Le process mining et task mining améliore l’efficacité opérationnelle et vous permet d’apporter des changements pour améliorer vos résultats financiers.
Si vous travaillez avec des processus complexes, le task mining et process mining peuvent être inestimable. Dans ce guide, nous allons explorer comment chacun fonctionne et les principales différences.
Qu’est-ce que le Process Mining ?
Le process mining est une méthode éprouvée pour cartographier des processus métier de bout en bout en utilisant des données collectées à partir des journaux d’événements. Chaque fois qu’un employé effectue une action sur un système informatique, cela laisse une empreinte numérique, et les outils de process mining collectent ces données.
Ils montrent avec précision les étapes impliquées dans chaque processus, créant une image « telle quelle » de la façon dont il est réalisé puis comparant cela aux processus souhaités.
Une fois ces informations disponibles, vous pouvez élaborer des plans stratégiques qui éliminent l’inefficacité opérationnelle et rationalisent divers processus.
Quelles perspectives apporte le process mining ?
Le process mining offre une gamme d’informations précieuses, vous permettant de signaler tout problème et de mettre en œuvre des solutions. Voyons ce que le process mining peut apporter à votre entreprise :
- Variations : Les grandes entreprises comptent souvent de nombreux départements, et beaucoup peuvent utiliser les mêmes processus. Le logiciel évaluera chaque département et identifiera s’il y a des écarts par rapport au flux de travail. Cela vous permet également de mettre en place des procédures standard dans toute l’entreprise.
- Goulets d’étranglement : Le process mining vous aide à identifier les goulets d’étranglement – les endroits où les processus restent bloqués ou prennent plus de temps que nécessaire. Une fois ces informations disponibles, vous pouvez prendre des mesures pour éliminer les goulets d’étranglement.
- KPI : Si votre entreprise ne respecte pas les KPI, comprendre chaque processus métier isolera les zones de préoccupation et identifiera les problèmes de ressources. Cela vous garantira d’allouer les ressources appropriées à chaque département, évitant ainsi de futurs problèmes.
- Conformité : La conformité est une préoccupation majeure pour les entreprises, mais la capacité à étudier chaque processus de bout en bout peut signaler des écarts de flux de travail.
- Opportunités d’automatisation : Les tâches répétitives peuvent faire perdre beaucoup de temps et de ressources. L’automatisation robotique des processus (RPA) peut rationaliser ces tâches, permettant aux départements de se concentrer sur d’autres domaines.
- Parcours client : Offrir un parcours client fluide est essentiel pour les taux de rétention. Selon Empilfy, 86 % des clients quittent une marque après deux expériences négatives. Le process mining identifie les faiblesses dans la gestion de la relation client, permettant ainsi des opportunités d’amélioration.
Qu’est-ce que le Task Mining ?
Alors que le process mining examine l’ensemble des opérations d’une entreprise, le task mining évalue comment chaque tâche contribue à l’ensemble d’un processus. Il collecte souvent des données des systèmes des employés, notamment des frappes au clavier, des clics, des événements d’ouverture d’applications et le temps qu’un employé met à utiliser les applications.
Le logiciel de task mining isole les problèmes de productivité en fournissant aux employeurs des informations détaillées sur les étapes que les employés entreprennent lors de l’exécution des tâches. Chaque entreprise sait que sa main-d’œuvre déterminera son succès, mais de faibles niveaux de productivité continuent de se traduire par des pertes de revenus chaque année.
La mise en œuvre de solutions de task mining peut isoler les domaines à améliorer, ce qui aboutit à une main-d’œuvre plus productive.
Quelles perspectives apporte le type de task mining ?
Le task mining se concentre sur des tâches individuelles, ce qui lui permet de recueillir de nombreuses informations pour les entreprises, notamment :
- Identification des tâches répétitives : Le logiciel identifie les tâches répétitives en analysant les données d’activité. Les décideurs peuvent rationaliser des tâches spécifiques en mettant en place l’automatisation, libérant ainsi du temps aux employés.
- Surveillance de la conformité : Les secteurs de la finance, de la santé et d’autres secteurs fortement réglementés doivent suivre des règles strictes de conformité. Le task mining permet aux entreprises d’évaluer si les individus respectent les procédures.
- Besoins en formation : L’un des avantages les plus importants des outils de task mining est leur capacité à mettre en évidence les tâches qui provoquent des hésitations. Cela offre aux employeurs une excellente opportunité de mettre en place des formations et de réduire les lacunes de connaissances.
- Allocation des ressources : Si certains employés accomplissent rapidement leurs tâches, d’autres nécessitent plus de temps. En voyant combien de temps il faut à quelqu’un pour accomplir une tâche, les entreprises peuvent affiner les allocations pour maximiser la productivité.
Les principales différences entre le process mining et le task mining
Le process mining et le travail de minage peuvent être bénéfiques pour des entreprises de toutes tailles. Cependant, chacun a un objectif unique, et comprendre les différences peut vous aider à prendre la bonne décision selon vos besoins. Dans cet esprit, comparons plus en détail les deux techniques de minage.
Processus individuels vs processus de bout en bout
Enregistrer des tâches individuelles présente des avantages, mais les informations que vous recueillez resteront toujours limitées. Bien que le task mining puisse vous aider à examiner des indicateurs clés de performance individuels, le process mining vous permet d’identifier des opportunités à l’échelle de l’entreprise.
Le task mining est souvent un élément de découverte de processus, permettant une compréhension globale de l’efficacité opérationnelle lors du process mining.
Collecte de données
Le minage ne peut réussir qu’avec un processus complet d’acquisition de données. Le process mining et task mining reposent toutes deux sur l’analyse des données, mais chacune collecte des informations provenant de sources différentes. Le process mining utilise les journaux d’événements des systèmes informatiques, tandis que le task mining collecte des données à partir d’enregistrements d’écran et d’activité utilisateur.
La collecte de données individuelles permet d’apercevoir le comportement, mais accéder aux journaux d’événements offre une analyse approfondie des opérations de l’entreprise.
Perspectives et opportunités
La mise en œuvre de stratégies d’amélioration complète des processus peut renforcer les opérations de l’ensemble de l’entreprise, conduisant à un meilleur retour sur investissement et à des taux de fidélisation plus élevés. Le task mining fournit un retour sur le fonctionnement des individus, permettant aux décideurs d’affiner les systèmes.
Les deux ont des avantages, mais le travail miné ne peut fournir que des informations limitées, tandis que le process mining permet des changements inter-départements.
Les similitudes entre le task mining et le process mining :
Optimisation : Le task mining et le process mining partagent les mêmes objectifs : optimiser les flux de travail et améliorer l’efficacité opérationnelle. Le process mining offre une image complète.
Piloté par les données : La collecte de données est intrinsèque aux deux techniques, le process mining enregistrant chaque événement système et le task mining s’appuyant sur des données de bureau ou d’autres appareils individuels.
Opportunités d’automatisation : Les deux techniques isolent les domaines clés de l’automatisation, ce qui entraîne des économies significatives.
Amélioration de l’expérience : Qu’il s’agisse d’améliorer l’expérience des employés ou d’améliorer les taux de satisfaction client, les deux techniques offrent aux décideurs une vision globale des goulets d’étranglement.
Quand devrais-je utiliser le process ou le task mining ?
Mettre en œuvre à la fois le task mining et le process mining dans votre entreprise peut être extrêmement bénéfique pour mieux comprendre les opérations de votre entreprise. Lors de la décision à mettre en œuvre, il est important de prendre en compte vos besoins immédiats et à long terme.
Explorons quelques cas d’usage pour les deux techniques :
Process mining
Les logiciels de process mining jouent un rôle important dans la transformation numérique continue, aidant les industries à cartographier, gérer et optimiser leurs processus. Les cas d’utilisation populaires de cette technologie incluent :
Secteur financier : Le process mining dans le secteur financier peut simplifier l’expérience d’intégration des clients et maintenir la conformité à l’échelle de l’organisation. Avec des réglementations strictes, le logiciel peut identifier les inefficacités tout en accélérant les demandes de prêts et de prêts hypothécaires.
Secteur de la santé : Les patients s’attendent à un processus réputé et simplifié pour accéder aux soins de santé. La mise en œuvre de solutions de process mining peut aboutir à l’excellence des processus et à une efficacité accrue.
Usines de fabrication : Les flux de travail de production doivent être fluides dans les usines, mais les goulots d’étranglement dans les systèmes d’information et les perturbations de la chaîne d’approvisionnement peuvent causer des problèmes importants. Le process mining peut optimiser les flux de travail et révéler des inefficacités dans les départements.
Task Mining
Bien que les insights du task mining ne soient pas aussi approfondis, la mise en œuvre d’un logiciel peut bénéficier à votre entreprise. Voici quelques cas d’utilisation qui mettent en avant ses capacités :
Expérience utilisateur (UX) : Le task mining permet aux entreprises d’identifier les points sensibles des employés, y compris les problèmes d’applications ou d’interfaces complexes. Ces informations peuvent ouvrir la voie à des améliorations qui améliorent l’expérience utilisateur.
Efficacité des tâches : Mettre en place des solutions pour des flux de travail rationalisés permet aux employés d’accomplir davantage avec leur temps. La capacité d’attribuer des tâches en fonction des capacités de chacun peut également améliorer la satisfaction et la rétention.
Amélioration de la précision : La saisie de données est l’un des processus métier les plus essentiels, mais elle entraîne souvent des erreurs. Les entreprises peuvent intégrer l’automatisation en évaluant les données d’interaction utilisateur, en réduisant les erreurs coûteuses et en améliorant la productivité des employés.
La conclusion
Les méthodes traditionnelles pour lutter contre l’inefficacité opérationnelle peuvent être insuffisantes, mais le task mining et process mining fournit des informations précieuses sur la manière dont chaque action contribue à la vision d’ensemble.
La mise en œuvre d’un logiciel de process mining vous offre un outil puissant pour affiner les processus dans toute votre organisation. Le résultat ? Efficacité maximale, support client plus fluide et élimination des barrières.
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