Quelque chose d’étrange se passe dans le monde des affaires. Les entreprises dépensent des millions dans la transformation numérique, mais environ 70 % de ces efforts échouent, selon McKinsey.
Lorsque quelque chose échoue de manière aussi constante, il y a généralement deux possibilités : soit les entreprises essaient de faire quelque chose d’incroyablement difficile, soit elles font quelque chose de mal.
Dans ce cas, il s’agit de ce dernier.
Pourquoi les efforts de transformation numérique échouent
Les entreprises abordent généralement la transformation numérique uniquement comme un problème technologique. Ils pensent que s’ils achètent le bon logiciel ou mettent en œuvre les bons systèmes numériques, tout le reste se mettra en place. C’est possible. Cependant, si la technologie est cruciale, les aspects humains et axés sur les processus de la transformation numérique le sont tout autant.
Voici ce qui se passe généralement : une entreprise décide qu’elle doit se moderniser. Elle achète de nouveaux logiciels, embauche des consultants et lance des initiatives ambitieuses. Puis la réalité frappe. Le nouveau système ne peut pas prendre en charge les processus cruciaux qui ne sont pas documentés avec précision. Les flux de travail critiques tombent en panne parce que personne ne comprend comment ils fonctionnent réellement. Des failles de sécurité apparaissent parce que personne n’a cartographié l’endroit où circulent les données sensibles. Et ce n’est que la partie technique.
Les problèmes humains sont pires. Différents départements interprètent la transformation différemment. Les gens résistent aux changements qu’ils ne comprennent pas. Les programmes de formation ratent leur cible parce que personne ne savait vraiment quelles compétences étaient nécessaires.
Pourquoi la cartographie des processus est essentielle à la réussite de la transformation
Les entreprises traitent ces problèmes comme des problèmes distincts, mais ils sont tous des symptômes du même problème : vous ne pouvez pas transformer ce que vous ne comprenez pas. Et la plupart des entreprises ne comprennent pas vraiment leurs propres opérations au niveau de détail requis pour les transformer.
Ce qui est intéressant, c’est que ce problème n’est pas nouveau. L’industrie manufacturière l’a résolu il y a des décennies grâce à une documentation détaillée des processus. Vous n’essaieriez jamais de moderniser une usine sans comprendre exactement comment elle fonctionne. Pourtant, les entreprises tentent régulièrement de transformer leurs opérations sans cette compréhension de base.
C’est pourquoi la modélisation des processus est devenue un outil si essentiel. Non pas parce qu’il résout tous ces problèmes directement, mais parce qu’il donne aux organisations ce qui leur manquait : un modèle détaillé et précis de la façon dont les processus se déroulent réellement dans une organisation.
Voyons exactement comment la cartographie des processus aide à relever chaque défi de transformation et pourquoi elle est devenue essentielle à la réussite.
Le rôle de la cartographie des processus dans la transformation numérique
Pensez à ce qui se passe dans une entreprise typique. Demandez à cinq personnes différentes comment fonctionne un processus particulier, et vous obtiendrez cinq réponses différentes. Chaque équipe voit un processus de son point de vue unique : l’équipe de vente en voit un élément, les opérations en voient un autre, le risque et la conformité en voient un troisième et l’informatique en voit un quatrième. Personne n’a une vue d’ensemble. Cette compréhension fragmentée souligne le besoin critique de cartographier les processus.
En tant que technique fondamentale de la gestion des processus d’entreprise (BPM), la cartographie des processus crée une représentation visuelle des étapes, des activités et des points de décision séquentiels au sein d’un processus spécifique. Cette technique fournit un plan clair et détaillé de la façon dont les tâches sont effectuées, ce qui permet aux organisations de briser les silos et d’avoir enfin une vue d’ensemble.
Les humains sont des créatures visuelles. Nous pouvons comprendre un diagramme plus rapidement que nous ne pouvons lire un paragraphe. C’est ainsi que nos cerveaux sont câblés. Lorsque vous montrez à quelqu’un une image d’un processus au lieu de le décrire avec des mots, vous éliminez toute une couche de malentendu potentiel.
Pourquoi la cartographie des processus est essentielle
- Clarté et transparence : Lorsque vous tracez un processus, ces hypothèses vagues et ces interprétations différentes sont résolues.
- Identifier les inefficacités : Une fois que vous pouvez voir l’ensemble du processus présenté, les inefficacités deviennent évidentes. Ces trois étapes d’approbation que tout le monde pensait nécessaires ? Il s’avère que deux d’entre eux sont redondants.
- Standardisation : au lieu d’avoir six façons différentes de gérer les retours des clients ou de traiter les factures, vous obtenez un moyen clair sur lequel tout le monde est d’accord. Cela favorise la fiabilité et la qualité à tous les niveaux.
- Faciliter la formation : Agit comme un outil efficace pour la formation ou l’intégration de nouveaux employés en fournissant une vue d’ensemble claire des flux de travail et des responsabilités.
- Soutenir l’amélioration continue : Vous ne pouvez pas améliorer ce que vous ne pouvez pas mesurer, et vous ne pouvez pas mesurer ce que vous ne pouvez pas voir. La cartographie des processus rend les choses visibles afin qu’elles puissent être mesurées et améliorées.
Surmonter les défis courants de la transformation numérique grâce à la cartographie des processus
Surmonter la résistance au changement
Défi : Tout le monde prétend qu’il veut que les choses aillent mieux. Mais dites à quelqu’un que son travail est sur le point de changer, et soudain « mieux » devient menaçant en raison de la peur de l’inconnu ou du confort avec les systèmes existants.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Clarté et transparence : En décrivant visuellement les processus actuels, les employés comprennent clairement comment leurs rôles s’intègrent dans le flux de travail plus large. Cette transparence réduit l’incertitude et la peur associées au changement.
- Engagement inclusif : La participation des employés (propriétaires de processus) à la création et à l’analyse des cartes de processus favorise un sentiment d’appartenance et de participation, ce qui les rend plus réceptifs au processus de transformation.
- Mettre en évidence les avantages : Il révèle pourquoi le changement est important. Les cartes de processus montrent les points faibles actuels : les étapes redondantes, les retards inutiles et le travail manuel qui pourrait être automatisé. Les gens commencent à vouloir du changement quand ils peuvent voir exactement ce qui ne va pas avec la façon actuelle.
Le nouvel assistant d’IA générative d’iGrafx, Pia, simplifie la création de cartes de processus, ce qui les rend accessibles même à ceux qui n’ont pas de formation formelle en cartographie de processus.
Assurer la conformité réglementaire
Défi : Les initiatives numériques doivent être conformes aux lois et réglementations en vigueur, qui peuvent varier selon le secteur et la région.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Intégration de la conformité : les cartes de processus peuvent intégrer directement les exigences réglementaires dans les flux de travail, garantissant ainsi que la conformité est intégrée à chaque étape.
- Préparation aux audits : La documentation détaillée des processus facilite la réalisation des audits et la démonstration de la conformité aux organismes de réglementation.
- Identification proactive des problèmes de conformité : En visualisant les processus, les organisations peuvent identifier et traiter de manière proactive les écarts de conformité potentiels avant qu’ils ne deviennent des problèmes.
- Vérification de la conformité : l’ exploitation minière des processus peut aider à vérifier si les opérations réelles s’alignent sur les processus prévus, ce qui rend les audits plus rapides, plus précis et plus rentables.
Process360 Live d’iGrafx intègre une gestion complète des risques et de la conformité, permettant aux organisations de développer des modèles numériques de leurs processus commerciaux, de propager des stratégies d’atténuation des risques aux premières lignes et de s’assurer que chaque employé mène ses activités en tenant compte des risques.
Faciliter l’intégration avec les systèmes existants
Défi : L’intégration de nouvelles technologies numériques aux systèmes existants peut s’avérer techniquement difficile et coûteuse.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Analyse complète : la cartographie des processus fournit une vue d’ensemble détaillée des flux de travail et des systèmes existants, en identifiant les points d’intégration et les conflits potentiels entre les technologies existantes et nouvelles.
- Planification de la mise en œuvre par phases : En comprenant le flux de processus actuel, les organisations peuvent planifier des intégrations par phases qui minimisent les interruptions et garantissent la compatibilité entre les anciens et les nouveaux systèmes.
- Identifier les redondances : les cartes de processus peuvent révéler des étapes redondantes ou des pratiques obsolètes qui peuvent être rationalisées ou éliminées, simplifiant ainsi le processus d’intégration.
La plateforme Process360 Live d’iGrafx offre une intelligence de processus de bout en bout, intégrant l’exploration des processus, la conception et la simulation, ce qui vous aide à comprendre comment tout s’emboîte, ce qui facilite l’intégration.
Améliorer les mesures de cybersécurité
Défi : La numérisation accrue expose les organisations à des risques de cybersécurité accrus.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Identification des vulnérabilités : chaque endroit où les données sont consultées, stockées ou déplacées devient visible, mettant en évidence les vulnérabilités potentielles en matière de cybersécurité.
- Mise en œuvre des contrôles : Les cartes de processus facilitent l’intégration des mesures de cybersécurité dans les flux de travail existants en montrant clairement où les protocoles de sécurité des données doivent être appliqués.
- Assurer la conformité : une documentation détaillée des processus garantit que les pratiques de cybersécurité s’alignent sur les exigences réglementaires, ce qui facilite le maintien de la conformité.
Combler les pénuries de compétences et de talents
Défi : La transformation numérique nécessite des compétences spécialisées qui peuvent faire défaut au sein de la main-d’œuvre actuelle.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Identification des compétences requises : Les cartes de processus mettent en évidence les tâches et les technologies spécifiques impliquées dans chaque processus, ce qui permet aux organisations d’identifier les compétences exactes nécessaires à la transformation.
- Programmes de formation ciblés : Lorsque vous savez exactement quelles compétences chaque processus nécessite, vous pouvez créer des programmes de formation qui enseignent exactement ce qui est nécessaire
- Optimiser l’allocation des ressources : les cartes de processus peuvent aider à allouer les ressources plus efficacement en identifiant les domaines où l’automatisation des processus ou les nouvelles technologies peuvent compenser les pénuries de compétences.
Process360 Live dispose d’un assistant d’IA générative (Pia), qui aide le personnel de l’entreprise peu familier avec la modélisation à générer des diagrammes précis, réduisant ainsi la dépendance à l’égard de compétences hautement spécialisées.
Gérer les contraintes financières
Défi : La transformation numérique nécessite souvent d’importants investissements initiaux dans la technologie, l’infrastructure et la formation.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Analyse coûts-avantages : En visualisant les processus, les organisations peuvent identifier les domaines dans lesquels les investissements numériques produiront les rendements les plus élevés, ce qui permettra une allocation plus stratégique des budgets.
- Planification des investissements par phases : Les cartes de processus soutiennent la création de plans de transformation par étapes, ce qui permet aux organisations d’étaler les investissements dans le temps et de gérer les flux de trésorerie plus efficacement.
- Élimination du gaspillage : L’identification et l’élimination des inefficacités grâce à la cartographie des processus peuvent permettre de réaliser des économies, ce qui compense une partie des fardeaux financiers de la transformation.
Les capacités de simulation de processus d’iGrafx permettent aux organisations de réduire les risques liés aux efforts de transformation en effectuant des évaluations du retour sur investissement basées sur les données. L’analyse de scénario, les prédictions et les projections, ainsi que la découverte des causes profondes fournissent des informations précieuses sur les implications financières des changements de processus, facilitant la prise de décision éclairée et l’optimisation de l’allocation budgétaire.
Améliorer la gestion et la qualité des données
Défi : Une transformation numérique efficace repose sur des données précises, opportunes et bien gérées.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Visualisation des flux de données : la cartographie des processus indique où les données sont créées, stockées et accessibles, ce qui aide les organisations à identifier les risques potentiels et à améliorer la gouvernance des données.
- Amélioration de la gouvernance des données : lorsque vous connaissez tous les points de contact de vos données, vous pouvez mettre en place les bons contrôles pour garantir l’exactitude et la sécurité des données.
- Rationalisation de l’intégration des données : la cartographie des processus facilite l’intégration transparente des données en montrant clairement comment les différents systèmes et processus interagissent, ce qui permet une consolidation et une analyse plus efficaces des données.
- Alignement de la conformité : les réglementations en matière de confidentialité des données sont de plus en plus strictes chaque année. La cartographie des processus vous montre exactement où se trouvent et se déplacent les données sensibles.
La plateforme Process360 Live d’iGrafx comprend des capacités d’exploration de processus qui capturent des points de données à partir de systèmes transactionnels (comme votre ERP, votre CRM ou tout autre logiciel que vous utilisez pour les opérations quotidiennes), offrant ainsi une visibilité objective sur les flux de données. Cela facilite la création d’un référentiel de processus qui relie les informations aux cartes de processus, garantissant ainsi des informations en temps réel basées sur les données.
Mesure du retour sur investissement et des indicateurs de réussite
Défi : Il peut être difficile de quantifier le retour sur investissement (ROI) et de définir des indicateurs de réussite appropriés pour les initiatives de transformation.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Établissement de la base de référence : les cartes de processus fournissent une base de référence claire des opérations actuelles, ce qui facilite la mesure des améliorations et le calcul du retour sur investissement.
- Définir les indicateurs clés de performance : lorsque vous comprenez chaque étape d’un processus, vous pouvez identifier les indicateurs qui comptent vraiment. Au lieu de mesures génériques telles que « l’amélioration de l’efficacité », vous obtenez des indicateurs spécifiques et traçables pour chaque processus.
- Surveillance continue : Les cartes de processus vous fournissent des points de référence clairs pour mesurer les changements. Vous pouvez comparer exactement les nouveaux processus aux anciens en utilisant des données concrètes plutôt que des impressions subjectives.
Les capacités de simulation de processus d’iGrafx améliorent encore la mesure du retour sur investissement en permettant aux organisations de tester les modifications de processus dans un environnement sans risque. L’analyse de simulation, les prédictions et les informations basées sur les données permettent de quantifier les améliorations potentielles avant la mise en œuvre, garantissant ainsi que les efforts de transformation sont à la fois stratégiques et mesurables.
Amélioration de l’évolutivité et de la flexibilité
Défi : À mesure que les organisations se développent, leurs systèmes numériques doivent être évolutifs et flexibles pour s’adapter à l’évolution des besoins.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Identifier les processus évolutifs : Les cartes de processus révèlent les parties du flux de travail qui sont évolutives et celles qui peuvent nécessiter des modifications pour soutenir la croissance de l’entreprise.
- Planification modulaire : la décomposition des processus en modules plus petits et gérables facilite la mise à l’échelle de composants spécifiques selon les besoins.
- Faciliter l’adaptation agile : Avec une carte de processus claire, il devient simple de s’adapter aux nouvelles technologies ou aux exigences changeantes de l’entreprise. Vous disposez d’un cadre qui peut rapidement intégrer les modifications sans perturber l’ensemble du système.
Process360 Live d’iGrafx vous permet d’effectuer des simulations d’événements discrets et des conceptions de processus modulaires, ce qui permet aux organisations de planifier l’évolutivité et la flexibilité.
Aligner le leadership et la vision
Défi : Un processus de transformation numérique réussi nécessite un leadership fort et une vision unifiée à l’échelle de l’organisation. Deloitte souligne que 87 % des organisations reconnaissent la perturbation numérique, mais admettent ne pas avoir le bon leadership pour gérer efficacement la transformation.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Compréhension unifiée : les cartes de processus créent un langage visuel commun qui aligne la direction et les équipes interfonctionnelles autour de l’état actuel et de la vision future des processus.
- Communication stratégique : Les leaders peuvent montrer, et pas seulement dire, comment fonctionnent les processus actuels et comment ils doivent changer. Cette approche visuelle coupe à travers la politique organisationnelle et permet à tout le monde de se concentrer sur les faits.
- Renforcement de la prise de décision : Avec une vision claire des processus, les dirigeants peuvent prendre des décisions éclairées qui s’alignent sur les objectifs globaux de l’entreprise.
Les outils collaboratifs et les cartes visuelles des processus d’iGrafx facilitent la communication stratégique entre les équipes de direction. En fournissant un cadre commun pour comprendre les processus, les dirigeants peuvent aligner leur vision et leur stratégie de transformation numérique, ce qui permet d’intensifier les efforts de transformation numérique de manière cohérente et efficace.
Sélectionner et mettre en œuvre les bonnes technologies
Défi : Choisir les technologies appropriées et assurer leur mise en œuvre efficace peut être intimidant, compte tenu de la vaste gamme d’options.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Évaluation de l’adéquation technologique : Les cartes de processus permettent d’évaluer comment les nouvelles technologies s’intégreront aux systèmes existants, en veillant à ce que les nouvelles solutions numériques sélectionnées s’alignent sur les besoins du processus.
- Planification de la mise en œuvre : Les cartes détaillées fournissent une feuille de route pour la mise en œuvre de la technologie, décrivant les étapes nécessaires pour intégrer les nouveaux outils de manière transparente.
- Atténuation des risques : En visualisant l’ensemble du processus, les organisations peuvent identifier les risques potentiels de mise en œuvre et élaborer des stratégies pour y faire face de manière proactive.
Maintenir l’élan et l’amélioration continue des processus
Défi : Il est facile de se lancer dans la transformation. Il est difficile de continuer. La plupart des entreprises commencent fort, puis retombent lentement dans leurs vieilles habitudes. Au bout d’un an, les gens refont les choses à l’ancienne, mais sur de nouveaux systèmes.
Comment la cartographie des processus aide-t-elle à :
- Surveillance continue : Les schémas de processus servent de points de référence pour la surveillance et l’évaluation continues, ce qui contribue à maintenir l’orientation et l’élan.
- Faciliter l’amélioration continue : La mise à jour régulière des cartes de processus encourage une culture organisationnelle d’amélioration continue, où les processus sont régulièrement évalués et optimisés.
- Célébrer les jalons : Une documentation claire des processus permet aux organisations d’identifier et de célébrer les jalons, ce qui renforce l’importance des efforts de transformation soutenus.
Process360 Live d’iGrafx prend en charge la surveillance et l’amélioration continues en fournissant des informations en temps réel et en facilitant la mise à jour régulière des cartes de processus.
Tirer parti de la cartographie des processus pour l’excellence de la transformation numérique
La cartographie des processus sert de pont entre les opérations actuelles et la transformation numérique, en fournissant une base de référence claire des processus existants, en identifiant des opportunités d’amélioration spécifiques, en créant une compréhension partagée au sein de l’organisation et en permettant une meilleure planification et exécution des initiatives de transformation numérique.
Mais ce n’est que le début. Une fois que vous disposez de cartes précises de vos processus, vous pouvez faire toutes sortes de choses utiles. Vous pouvez simuler des modifications pour voir comment elles affecteront l’ensemble du système. Vous pouvez identifier les goulets d’étranglement et les inefficacités. Vous pouvez garantir le respect de la réglementation. Mais le plus important est que vous ayez une compréhension commune de la façon dont les choses fonctionnent. Cela peut sembler basique, mais c’est étonnamment rare dans les grandes organisations. La plupart des gens ne comprennent que leur part du processus. Ils ne voient pas comment cela s’inscrit dans le tableau d’ensemble.
Ce que nous avons appris
Les principales conclusions de cette analyse sont étonnamment simples :
- La visibilité précède la transformation : les meilleures transformations commencent par la compréhension des processus actuels, et non par la mise en œuvre de nouvelles technologies.
- Visualisation et clarté : les cartes de processus fournissent une représentation visuelle des flux de travail, ce qui facilite l’identification des inefficacités et des domaines à améliorer.
- Planification stratégique : Une documentation détaillée des processus soutient l’élaboration de plans stratégiques qui s’alignent sur les objectifs de l’entreprise.
- Engagement des parties prenantes : L’implication des principales parties prenantes dans la cartographie des processus favorise la collaboration et l’adhésion, ce qui est essentiel à la réussite de la transformation.
- Amélioration continue : La cartographie des processus n’est pas une activité ponctuelle, mais une pratique continue qui soutient l’optimisation et l’adaptation continues.
En tirant parti de la cartographie des processus, les organisations peuvent systématiquement relever et surmonter les défis courants de la transformation numérique, assurant ainsi une transition plus fluide, plus efficace et plus réussie.
L’intégration d’un logiciel BPM avancé comme Process360 Live amplifie encore ces avantages, en offrant des plateformes complètes et collaboratives qui prennent en charge toutes les facettes du parcours de transformation numérique.
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