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Transformez les services partagés pour augmenter la productivité et réduire les coûts

Documentez, analysez et optimisez les processus critiques pour générer des gains d’efficacité mesurables.

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Réaliser la transformation des services partagés

Les organisations de services partagés sont responsables de la centralisation et de la standardisation de diverses fonctions commerciales afin d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts et d’améliorer la qualité du service, tout en maintenant la conformité et en gérant les risques. Grâce à l’intelligence des processus, ces équipes peuvent comprendre en profondeur comment les processus sont exécutés dans l’ensemble de l’organisation, concevoir des versions standardisées et optimales des processus et prendre des décisions basées sur les données qui permettent une efficacité maximale.

Découvrez les avantages d'iGrafx

01

Augmentez la productivité

Identifiez les inefficacités et automatisez les processus clés pour réduire le travail manuel et améliorer la vitesse d’exécution, améliorant ainsi la productivité globale. Surveillez et optimisez en permanence les processus pour garantir une plus grande efficacité et concentrez-vous sur les activités à valeur ajoutée.

02

Réduire les coûts

Rationalisez les processus transactionnels à volume élevé tels que les comptes fournisseurs, les comptes clients, les processus d’achats et autres afin d’éliminer les étapes inutiles et de réduire les coûts sans compromettre la qualité. Valider l’impact des mesures de réduction des coûts et garantir une production cohérente.

03

Assurer la satisfaction des clients

Grâce à une compréhension approfondie des parcours clients à chaque point de contact, découvrez les retards et les goulots d’étranglement pour améliorer la qualité et la rapidité des services et offrir des expériences client exceptionnelles.

Comment l'intelligence des processus améliore les performances des services partagés

Les services partagés étaient censés être la solution miracle de l’efficacité. Rassemblez toutes les fonctions d’assistance dans un seul hub, standardisez les processus et observez la baisse des coûts à mesure que l’efficacité augmente. Mais en réalité, il a été beaucoup plus difficile que prévu d’obtenir les résultats promis. L’intelligence des processus est l’ingrédient magique de la transformation des organisations de services partagés, comme nous l’expliquons dans cet article.

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L'approche iGrafx

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Découvrir

Visualisez et analysez les données de processus en temps réel pour identifier les domaines d’optimisation, d’automatisation et d’atténuation des risques, garantissant ainsi une approche de la transformation axée sur les données.

Les organisations ont besoin d’une visibilité complète sur les processus en l’état. iGrafx offre une suite de fonctionnalités qui permettent cela, notamment le process mining, le task mining et la modélisation des processus.

En savoir plus

Concevoir

Documentez, modélisez et standardisez les processus pour éliminer les silos opérationnels, assurez-vous que les meilleures pratiques sont suivies et améliorez la prestation de services dans l’ensemble des unités commerciales.

Les solutions de conception de processus d’iGrafx, telles que notre solution BPM et notre capacité de simulation de processus, permettent aux professionnels des services partagés de modéliser et de tester les améliorations proposées sans s’appuyer sur des conjectures.

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Optimiser

Anticipez l’impact des modifications de processus sur la productivité, les coûts et la conformité, en veillant à ce que les opérations de services partagés restent résilientes et adaptables au changement.

Obtenez des processus optimaux et de référence en mettant en œuvre des améliorations percutantes à l’aide des outils d’analyse prédictive et de suivi des processus d’iGrafx.

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Apporter de la valeur à l'ensemble des fonctions de l'entreprise

Finance et comptabilité

Obtenez les informations dont vous avez besoin pour réduire les coûts, maintenir la conformité et maximiser l’efficacité. Par exemple, les fonctions suivantes peuvent bénéficier des efforts de transformation :

  • Gestion des comptes fournisseurs
  • Gestion des comptes clients
  • Rapports et analyses financiers
  • Budgétisation et prévisions
  • Conformité réglementaire et rapports

Ressources humaines

Rationalisez les processus grâce à une compréhension approfondie des processus et à une prise de décision en temps réel. Par exemple, les fonctions suivantes peuvent bénéficier des efforts de transformation :

  • Acquisition et intégration des talents
  • Rémunération : Avantages sociaux et paie
  • Performance et développement des employés
  • Conformité et rapports réglementaires

Approvisionnement

Rationalisez les processus transactionnels à volume élevé, assurez la conformité aux SLA et minimisez les coûts. Par exemple, dans les processus Purchase-to-Pay (P2P). De plus, les fonctions suivantes peuvent bénéficier des efforts de transformation :

  • Gestion des fournisseurs
  • Performance des fournisseurs
  • Gestion des risques

Ressources

Process Documentation: The Critical First Step to Operational Excellence

The Forrester Wave on Process Intelligence Software

Getting Started with Process Intelligence: A Comprehensive Guide

Quoi de neuf

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faq

Vous avez des questions, nous avons des réponses

Quelle est la différence entre les services partagés et l’externalisation ?
Les services partagés impliquent la centralisation des fonctions de support internes (comme les RH ou les finances) au sein d’une même organisation pour servir plusieurs départements. L’objectif est de gagner en efficacité et de réaliser des économies tout en conservant un contrôle interne. L’externalisation, à l’inverse, signifie sous-traiter ces mêmes processus ou fonctions métier à un fournisseur tiers externe. Cela permet de tirer parti de l’expertise externe, de réduire les coûts ou de gagner en évolutivité, même si cela signifie renoncer à un certain contrôle direct.
Du point de vue de l’intelligence des processus, les services partagés sont souvent confrontés à des problèmes tels qu’un manque de visibilité de bout en bout des processus, ce qui entrave une véritable optimisation. Ils peuvent privilégier la réduction des coûts plutôt que la qualité du service, ce qui entraîne l’insatisfaction des clients. La qualité inégale des données entre les systèmes et l’attention insuffisante portée à l’amélioration continue des processus (au-delà de la normalisation initiale) entravent également l’efficacité, empêchent une automatisation efficace et limitent la création de valeur stratégique.
Un modèle d’exploitation cible (TOM) pour les services partagés est un plan détaillé de l’état futur souhaité. Il décrit comment les processus, les personnes, la technologie, les données et la gouvernance seront intégrés et optimisés pour fournir efficacement des services partagés. Le TOM, éclairé par des informations sur les processus, vise à normaliser les flux de travail, à améliorer l’efficacité, à améliorer la qualité du service et à aligner les opérations sur les objectifs stratégiques, en maximisant la valeur et en démontrant des avantages évidents.
La mise en œuvre d’un modèle de services partagés, du point de vue de l’intelligence des processus, nécessite une approche structurée. Tout d’abord, utilisez une solution d’intelligence des processus comme iGrafx pour obtenir une visibilité de bout en bout sur les processus « en l’état », en utilisant l’exploration des processus pour identifier les inefficacités et les variations. Ensuite, définissez un modèle d’exploitation cible basé sur des processus standardisés et optimisés, en tirant parti de l’automatisation lorsque cela est possible. Surtout, établissez une gouvernance claire, définissez des SLA et surveillez les indicateurs clés de performance pour assurer l’amélioration continue et la création de valeur, soutenus par une analyse continue des données et des informations sur les performances.
Un modèle de services partagés centralise et standardise les fonctions de support telles que les ressources humaines, les finances ou les achats en une seule unité au service de l’ensemble de l’organisation. Au lieu que chaque service effectue ces tâches indépendamment, le centre de services partagés agit en tant que fournisseur de services interne. Cette approche permet de réaliser des économies d’échelle, de réduire les doublons et d’offrir des services plus efficaces, cohérents et rentables, souvent en normalisant les processus et en utilisant la technologie.

Parmi les exemples courants de services partagés, citons les fonctions de back-office qui peuvent être normalisées et centralisées pour plus d’efficacité. Il s’agit souvent de :

  • Finance et comptabilité : paie, comptes fournisseurs/recevables, grand livre, rapports financiers.
  • Ressources Humaines (RH) : Intégration des collaborateurs, administration des avantages sociaux, soutien au recrutement, gestion de la politique RH.
  • Technologies de l’information (TI) : service d’assistance, gestion d’infrastructure, cybersécurité, soutien applicatif.
  • Approvisionnement : Gestion des fournisseurs, achats, négociation de contrats.
  • Service client : Centres d’appels et support technique.

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